Modèle gratuit
Modèle de conducteur d'événement gratuit, avec un exemple complet
Le conducteur donne l'heure, la séquence, l'espace et le responsable de chaque moment, du montage à la fermeture. Téléchargez le conducteur vierge et l'exemple rempli d'un dîner d'entreprise de 120 convives, en Excel ou en PDF.
30 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire. Dès 69 € par mois et par lieu, utilisateurs illimités.
Téléchargez le modèle de conducteur
Le fichier Excel a deux onglets : un conducteur vierge avec ses sept colonnes (heure, durée, séquence, espace, responsable, technique, notes) et l'exemple du dîner d'entreprise. Le PDF reprend le même document, prêt à imprimer.
- TéléchargerConducteur, Excel (.xlsx)
Conducteur, Excel (.xlsx)
Deux onglets (un conducteur vierge et l'exemple rempli ci-dessous), à ouvrir dans Excel, Google Sheets ou Numbers.
- TéléchargerConducteur, PDF à imprimer
Conducteur, PDF à imprimer
L'exemple rempli, suivi d'un conducteur vierge à imprimer, au format A4 paysage.
Gratuit, sans inscription ni adresse email.
Exemple de conducteur : un dîner d'entreprise de 120 convives, minute par minute
Le conducteur qu'un lieu de réception lyonnais diffuse pour le dîner annuel de Talvenor, du montage à la fermeture. Les noms et les horaires sont fictifs. Le même conducteur ouvre le fichier Excel.
| Heure | Durée | Séquence | Espace | Responsable | Technique | Notes |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Montage | ||||||
| 14 h 00 | 60 min | Accès au lieu. Tables et chaises, 12 rondes de 10 | Grande salle | Chef de rang | Plan de table v3 du client | |
| 14 h 30 | 90 min | Montage technique : sono, 3 micros, vidéoprojecteur, écran | Grande salle | Technicien | ||
| 15 h 00 | 60 min | Fleuriste : 12 centres de table, jardinières terrasse | Grande salle, Terrasse | Fleuriste | Créneau quai 15 h à 15 h 30 | |
| 16 h 30 | 15 min | Balance son, diapos du client à l'écran | Grande salle | Technicien | Diapos sur clé USB | |
| 17 h 00 | 30 min | Installation du DJ et test | Grande salle | DJ | DJ sur la sono du lieu | |
| Ouverture des portes | ||||||
| 17 h 30 | 15 min | Briefing équipe : déroulé, plan de table, allergies | Office | Coordinatrice | Chaque responsable lit ses lignes | |
| 18 h 15 | 10 min | Dernier tour avec le contact client | Tous les espaces | Coordinatrice | Préréglage lumière | |
| 18 h 30 | 50 min | Ouverture des portes. Cocktail, pièces servies | Terrasse | Chef de rang, bar | Musique d'ambiance, volume bas | Chauffages allumés à 18 h |
| 19 h 20 | 10 min | Invitation à passer en Grande salle | Terrasse vers Grande salle | Chef de rang | Fondu musique | |
| Programme, discours et tops | ||||||
| 19 h 30 | 15 min | Installation des convives | Grande salle | Chef de rang | Lumière à 40 % | |
| 19 h 45 | 5 min | Discours d'accueil (Anne Blondel) | Estrade | Client | Micro 1, douche pupitre | |
| 20 h 00 | 30 min | Service de l'entrée | Grande salle | Cuisine, salle | Table 4 : sans noix de pécan (allergie) | |
| 20 h 40 | 40 min | Service du plat | Grande salle | Cuisine, salle | 12 végétariens : tables 3, 7, 11 | |
| 21 h 30 | 15 min | Dessert et café | Grande salle | Cuisine, salle | Sans gluten : tables 2, 9 | |
| 21 h 40 | 5 min | Crémant servi pour le toast | Grande salle | Bar | Pétillant sans alcool sur demande | |
| 21 h 45 | 10 min | Remise de prix et toast | Estrade | Client | Diapos 12 à 18, micro 2 | Présentée par le PDG de Talvenor |
| 21 h 55 | 5 min | Retournement de salle : 2 tables retirées pour la piste | Grande salle | Chef de rang | Lumière à 60 % | |
| Animation | ||||||
| 22 h 00 | 120 min | DJ | Grande salle | DJ | Jeux de lumière | Limiteur de son à partir de 23 h |
| Clôture | ||||||
| 23 h 15 | Annonce de la dernière tournée | Grande salle | DJ, bar | Micro 2 | ||
| 23 h 30 | Fermeture du bar | Bar | Barmen | |||
| 0 h 00 | 15 min | Fin de la musique, lumières rallumées, départ des convives | Grande salle | Coordinatrice | Lumière à 100 % | Taxis à l'entrée principale |
| Démontage | ||||||
| 0 h 15 | 15 min | État des lieux avec le contact client | Tous les espaces | Coordinatrice | Noté et signé sur la fiche de fonction | |
| 0 h 30 | 45 min | Démontage DJ et technique | Grande salle | DJ, technicien | Quai ouvert à 0 h 30 | |
| 1 h 30 | Remise en état, fermeture du lieu | Tous les espaces | Chef de rang | Objets trouvés consignés | ||
Les menus et les quantités n'y figurent pas, puisqu'ils sont sur la fiche de fonction : c'est ce déroulé, et non la fiche, que reçoivent le DJ et les intervenants.
Les huit blocs d'un conducteur, dans l'ordre
Les blocs dans l'ordre de la journée, avec les lignes que chacun porte et ce qui manque le plus souvent quand le déroulé est refait la veille au soir.
En-tête et responsables
L'en-tête donne le nom de l'événement, le client, la date, l'effectif garanti et les espaces utilisés. Il nomme aussi les deux personnes qui pilotent la journée : le coordinateur du lieu et le référent du client, chacun avec son numéro de portable. En dessous figure la liste des responsables qui apparaîtront sur les lignes : salle, cuisine, technique, sécurité et chaque prestataire. Il manque souvent un contact côté client capable de décider, à 19 h, si le discours commence sans le PDG.
Montage et installation
Ce bloc va de l'arrivée du premier prestataire à la dernière tournée de contrôle, avec un créneau de déchargement pour chaque prestataire. Chaque tâche a son horaire : mobilier et mise en place par espace, nappage et vaisselle, installation technique et balance son, fleurs, signalétique. L'ordre de passage des prestataires est souvent oublié, alors que le son ne s'installe pas pendant le montage de la scène et que le fleuriste a besoin de tables dressées. Prévoyez une ligne pour chaque tâche qui en attend une autre.
Ouverture des portes et arrivée des invités
Ce bloc couvre le briefing des équipes, l'ouverture des portes, l'accueil et l'émargement, le vestiaire et les boissons d'accueil. Il couvre aussi le volume de la musique d'ambiance et le moment où l'on prie les invités de passer dans l'espace suivant. Manquent souvent la marge entre l'ouverture des portes et le premier bloc du programme, et le nom de la personne qui guette les retardataires une fois la salle fermée.
Le programme, bloc par bloc
Donnez une ligne à chaque bloc du programme : mot d'ouverture, sessions, pauses, repas avec l'heure exacte de service de chaque plat, remise de prix, photo de groupe. Les repas relèvent du lieu et les sessions du client, mais les deux figurent sur le même déroulé. On oublie souvent l'heure de service de chaque plat, dont la cuisine a besoin, et les pauses qui laissent à la salle le temps de remettre un espace en état.
Transitions et tops techniques
Notez chaque moment où la lumière, le son, les écrans ou la configuration de la salle changent : noir salle pour le film, passage de micro entre deux intervenants. Notez aussi la personne qui fait défiler les diapositives, le retournement de la plénière au dîner avec sa durée et le contenu des écrans pendant les repas. Sans le nom de la personne qui déclenche chaque top, celui-ci part en retard.
Discours et animation
Indiquez l'ordre des intervenants avec leurs noms et leurs durées, les mots d'introduction, les horaires de passage du groupe ou du DJ et leurs pauses. Indiquez aussi la remise de prix ou la première danse, le gâteau ou la surprise, et le plan de repli si un intervenant déborde. Deux points manquent souvent : l'heure de fin acceptée par le DJ et le couvre-feu sonore auquel le lieu est tenu.
Clôture : de la dernière tournée au départ des invités
La clôture enchaîne l'annonce de la dernière tournée, la fermeture du bar, le rallumage de la salle et la coordination des transports ou des taxis. Viennent ensuite le départ des invités, la restitution du vestiaire et un débrief à chaud avec le client. Pensez à l'écart entre la fin officielle et le départ du dernier invité, car c'est là que s'accumulent les heures de personnel.
Démontage et départ des prestataires
Le démontage suit les créneaux des prestataires dans l'ordre inverse du montage. Viennent ensuite la remise en état du lieu, les objets trouvés et l'état des lieux avec le référent du client avant son départ. Suivent la restitution des clés et des badges d'accès et, en dernière ligne, l'heure à laquelle le lieu est rendu. La tournée de contrôle avec le client est souvent sautée, alors que c'est à ce moment qu'une réclamation pour dégâts se règle avant de tourner au litige.
Ce qui a sa place sur une ligne du conducteur, et ce qui ne l'a pas
À vérifier avant d'envoyer le conducteur : pour chaque colonne, ce qui y figure toujours, ce qui s'ajoute si c'est utile et ce qui relève d'un autre document.
| Colonne | Toujours sur la ligne | À ajouter si utile | Jamais sur le conducteur |
|---|---|---|---|
| Horaire | Une heure précise, pas une durée, pour chaque ligne du montage à la restitution | Une durée à côté de l'heure pour les blocs qui peuvent glisser, comme les discours | L'historique commercial : quand le devis a été envoyé, vu ou signé |
| Séquence | Une action en mots simples : ouverture des portes, noir salle, service du plat principal | Le déclencheur du top, comme la dernière phrase d'un intervenant ou un morceau de musique | Quantités et menus, qui relèvent de la fiche de fonction |
| Responsable | Une personne ou une équipe nommée par ligne, jamais « tout le monde » | Un responsable de secours pour les tops qui ne peuvent pas glisser | Les tarifs des prestataires et la commission de l'agence |
| Espace | L'espace où le top se produit, surtout sur les événements multi-espaces | La mise en place de l'espace à ce moment-là, quand la salle est retournée | Les prix de location par espace |
| Notes | Le détail qui fait tout rater si on l'oublie : l'allergie à la table 4, l'intervenant qui a besoin d'un micro-cravate | La formulation du client pour les annonces | Tout élément financier, et l'historique du client avec le lieu |
Un conducteur tient l'horaire s'il prévoit les marges
Les retards se prennent toujours aux mêmes endroits : après les discours, au retournement de salle, entre deux plats. C'est là que se placent les marges et les responsables.
Donnez sa propre ligne au retournement de salle, avec sa durée et son équipe. Entre une plénière et un dîner, c'est le moment qui fait glisser toute la soirée
Donnez par écrit au DJ ou au groupe son heure de fin et le couvre-feu sonore du lieu
Faites nommer côté client une personne qui décide le jour J, si un intervenant déborde ou si le dirigeant est en retard
À vérifier avant l'envoi
- Chaque ligne a une heure précise et un responsable nommé, tops techniques compris
- Les heures de service correspondent à la fiche de fonction de la cuisine
- Le client a confirmé le programme par écrit, et chaque prestataire a son lien
Une heure par plat, pas une fourchette
« Dîner 20 h-22 h » ne dit rien à la cuisine. Entrée à 20 h, plat à 20 h 40, dessert à 21 h 30 : chaque plat a son heure, et les discours se calent entre eux.
Votre conducteur vit dans un tableur à part, et il n'est plus à jour le jour J
Vous refaites le déroulé la veille, à partir du devis, de la fiche de fonction et des emails du client. Les horaires des salles sont dans votre planning, ceux du service dans la fiche, le programme du client dans sa dernière pièce jointe. Le jour J, chaque équipe suit la version qu'elle a imprimée.
Vous recopiez les horaires du devis et de la fiche : au premier écart, la cuisine et la salle n'ont plus la même heure de service
Avec JoinwaysLe déroulé fait partie de la fiche de fonction, préparée à partir du devis signé : repas, pauses et prestations vendues y sont déjà, avec leurs horaires
La plénière réservée jusqu'à 12 h finit à 12 h 30 sur le conducteur, et le chevauchement avec le déjeuner ne se voit pas
Avec JoinwaysUne ligne liée à une réservation d'espace affiche la salle et les horaires du planning. Un chevauchement entre deux lignes est signalé, avec la correction en un clic
Le programme du client change par email ou par téléphone, et vous ne savez pas quelle version il a validée
Avec JoinwaysLe client lit le déroulé par son lien, le valide ou demande une modification depuis la page. Vous voyez quelle version il a validée
Le DJ, le traiteur et les intervenants reçoivent le tableur complet, prix compris
Avec JoinwaysChaque destinataire a son lien. Un prestataire voit la fiche sans la remarque interne, aucun prix n'y figure, et il répond « Bien reçu, je confirme » ou « Pas disponible »
Un changement de dernière minute n'atteint pas ceux qui ont imprimé la veille
Avec JoinwaysLes liens montrent toujours la dernière version. Une modification après le gel est signalée, et un changement à moins de 48 h de l'événement prévient l'équipe de l'événement
Pages produit associées : Rapports
Le produit, écran par écran
Ce que vous vérifiez pendant l'essai
Sur vos propres demandes, à côté de vos outils actuels.
Un déroulé par jour
Pour un séminaire de deux jours ou un événement sur plusieurs dates, chaque jour a ses lignes, ses salles et son personnel.
Les étapes courantes en un clic
Accueil, pause café, déjeuner, cocktail, dîner, clôture : les étapes habituelles s'ajoutent d'un clic, calées sur les horaires de l'événement.
D'essai gratuit, à côté de vos outils
Construisez le déroulé de vos prochains événements et comparez avec votre tableur actuel. Sans carte bancaire.
Le même modèle, d'un événement à l'autre
La structure reste, les lignes changent.
Un dîner d'entreprise avec discours
Cocktail, placement, trois plats, deux discours, une remise de prix, un DJ jusqu'à minuit : le conducteur cale l'heure de chaque plat entre les prises de parole.
Un séminaire de deux jours
Plénière, ateliers, déjeuner, retournement de la salle pour le dîner, puis petit-déjeuner le lendemain : chaque journée garde ses pauses et ses retournements.
Une soirée privée
De l'apéritif à la dernière tournée, avec le dîner, les discours et le DJ. L'organisateur tient le programme, le lieu le montage, le service et le démontage.
Pour aller plus loin : Fiches de fonction · Événements
Questions fréquentes
L'essentiel : ce que contient un conducteur
- Le lieu répond du montage, du service, des retournements et du démontage ; le client ou son organisateur, du contenu du programme
- Les menus et les quantités restent sur la fiche de fonction, les prix sur le devis
Qu'est-ce qu'un conducteur (run of show) ?
Quelle différence entre un conducteur et une fiche de fonction ?
Qui rédige le conducteur, le lieu ou le client ?
Faut-il vraiment tout détailler à la minute ?
Quand envoyer le conducteur, et à qui ?
Existe-t-il un modèle de conducteur à télécharger sous Excel ou Google Sheets ?
À quoi ressemble un exemple de conducteur d'événement ?
Quelles colonnes prévoir dans un conducteur ?
Quelle différence entre un conducteur et un rétroplanning ?
Comment faire un conducteur d'événement ?
Faut-il imprimer le conducteur ou le partager en ligne ?
Quel logiciel utiliser pour faire un conducteur ?
Les tarifs sont publics : à partir de 69 € par lieu et par mois selon la taille du lieu, avec un essai gratuit de 30 jours. Voir les tarifs