À quoi ressemble un conducteur d'événement (run of show) complet, minute par minute
Huit blocs, du premier prestataire au quai de déchargement à la dernière chaise empilée, avec un horaire et un responsable sur chaque ligne. C'est le déroulé que Joinways construit dans l'événement : il n'y a donc aucun tableur à télécharger et à remplir.
L'essentiel : ce que contient un conducteur
Un conducteur, ou run of show, est le déroulé minute par minute d'un événement : une ligne par moment, avec un horaire, un top, un responsable et un espace, pour que lieu, client et prestataires exécutent la même séquence. Un conducteur complet couvre huit blocs dans l'ordre : l'en-tête avec l'événement, la date et les deux contacts du jour J ; le montage ; l'ouverture des portes ; le programme bloc par bloc, repas et pauses compris ; les transitions et les tops techniques ; les discours et l'animation ; la clôture, de la dernière commande au départ ; et le démontage. Il diffère de la feuille de fonction (BEO), qui liste les prestations et les quantités : le conducteur dit quand chaque chose se passe et qui s'en charge. Dans Joinways, le déroulé vit dans l'événement à côté du devis et de la feuille de fonction, et cette page parcourt un vrai dîner d'entreprise, pas un modèle vierge.
- Huit blocs dans l'ordre de la journée : en-tête, montage, ouverture des portes, programme, tops, animation, clôture, démontage
- Chaque ligne a quatre champs : horaire, top, responsable, espace. Une ligne sans responsable est une ligne que personne n'exécute
- Le lieu est responsable du conducteur pour ce qu'il livre ; le client ou son organisateur, du contenu du programme. Un document, deux auteurs
- Diffusé avec la feuille de fonction : version de travail environ une semaine avant, version finale une fois le programme figé, mêmes destinataires à chaque fois
- Construit dans l'événement Joinways : le déroulé, la feuille de fonction et le devis ne se contredisent jamais sur les horaires ni sur l'effectif
Les huit blocs d'un conducteur, dans l'ordre
À lire dans l'ordre où la journée se déroule. Chaque bloc précise les lignes qu'il doit porter et ce qui manque le plus souvent quand le déroulé est refait dans un tableur la veille au soir.
- 01
En-tête et responsables
Nom de l'événement, client, date, effectif garanti, espaces utilisés, et les deux personnes qui portent la journée : le coordinateur du lieu et le référent du client, chacun avec un numéro de portable. En dessous, la liste des responsables qui apparaîtront sur les lignes : salle, cuisine, technique, sécurité, chaque prestataire. Ce qui manque : le contact côté client capable de décider à 19 h si le discours commence sans le PDG.
- 02
Montage et installation
Arrivée du premier prestataire avec un créneau de déchargement par prestataire, mobilier et mise en place par espace, nappage et vaisselle, installation technique et balance son, fleurs, signalétique, une dernière tournée de contrôle avec un horaire. Ce qui manque : l'ordre entre les prestataires. Le son ne peut pas s'installer pendant le montage de la scène, et le fleuriste a besoin des tables dressées. Une ligne par dépendance.
- 03
Ouverture des portes et arrivée des invités
Brief des équipes, ouverture des portes, accueil et émargement, vestiaire, boissons d'accueil, niveau de la musique d'ambiance, le moment où les invités sont invités à passer dans l'espace suivant. Ce qui manque : la marge entre l'ouverture des portes et le premier bloc du programme, et qui surveille la porte pour les retardataires une fois la salle fermée.
- 04
Le programme, bloc par bloc
Chaque bloc du programme sur sa propre ligne : mot d'ouverture, sessions ou plats, pauses, repas avec l'heure de service exacte par plat, remise de prix, photo de groupe. Les repas sont les lignes du lieu ; les sessions, celles du client, mais les deux tiennent sur le même déroulé. Ce qui manque : l'heure de service de chaque plat, la seule information dont la cuisine a réellement besoin, et les pauses qui permettent à la salle de remettre un espace en état.
- 05
Transitions et tops techniques
Chaque moment où la lumière, le son, les écrans ou la configuration de la salle changent : noir salle pour le film, passage de micro entre deux intervenants, responsable de l'avancement des slides, retournement de la plénière au dîner avec une durée, contenu des écrans pendant les repas. Ce qui manque : qui appuie sur le bouton. Un top sans responsable est un top qui arrive en retard.
- 06
Discours et animation
Ordre des intervenants avec noms et durées, les lignes d'introduction, les horaires de set du groupe ou du DJ et leurs pauses, la première danse ou la remise de prix, le gâteau ou la surprise, et le plan de repli si un intervenant déborde. Ce qui manque : l'heure de fin que le DJ a acceptée et le couvre-feu sonore auquel le lieu est tenu.
- 07
Clôture : de la dernière commande au départ des invités
Annonce de la dernière commande, fermeture du bar, retour de l'éclairage de salle, coordination des transports ou des taxis, départ des invités, restitution du vestiaire, débrief à chaud avec le client. Ce qui manque : l'écart entre la fin officielle et le moment où le dernier invité part, là où les coûts de personnel gonflent sans bruit.
- 08
Démontage et départ des prestataires
Créneaux de démontage des prestataires dans l'ordre inverse du montage, remise en état du lieu, objets trouvés, état des lieux avec le référent du client avant son départ, clés et badges d'accès rendus, la dernière ligne avec l'heure à laquelle le lieu est restitué. Ce qui manque : la tournée de contrôle avec le client, le seul moment où une réclamation pour dégâts se règle sans litige.
Tenir une journée qui suit le déroulé
Les lieux dont les événements tiennent l'horaire n'ont pas de meilleurs tableurs. Ils ont un seul déroulé, un responsable par ligne, et un brief où chaque responsable lit ses propres lignes à voix haute.
Briefer depuis le conducteur, pas de mémoire : quinze minutes avant l'ouverture des portes, chaque responsable lit ses lignes. Une ligne que personne ne revendique au brief est une ligne qui n'aura pas lieu
Placer des marges là où la journée glisse : après les discours, après le retournement, avant le dernier plat. Un conducteur sans marge est une liste de vœux
Garder la version prestataires propre : le DJ a besoin des horaires de set et du couvre-feu, pas du prix du cocktail. Un document, deux exports, jamais deux documents
À vérifier avant de diffuser le conducteur
- Chaque ligne a une heure précise et un responsable nommé, tops techniques compris
- Les heures de service du conducteur correspondent à la feuille de fonction que la cuisine a en main
- Le client a confirmé les blocs du programme par écrit, et les prestataires ont leur lien
Ce qui distingue les lieux dont les événements tiennent l'horaire
La différence ne tient pas au modèle, mais à la discipline : un seul déroulé dans l'événement, un responsable sur chaque top, un brief qui lit les lignes à voix haute, et le réflexe de modifier le document plutôt que de prévenir les gens. L'outil aide parce que les lignes du lieu viennent de ce qui a été vendu, et que chaque lecteur a la même version à jour. C'est autour de cela que le déroulé de Joinways est construit.
Le conducteur existe, dans un tableur auquel personne ne se fie le jour J
La plupart des lieux ont un déroulé pour chaque événement. Le problème, c'est où il vit : un tableur reconstruit la veille au soir depuis le devis et trois fils d'emails, une colonne par équipe, imprimé pour la salle et envoyé au DJ. Le client décale les discours par email le jour même, le tableur ne suit pas, et à 20 h la cuisine sert le plat principal pendant le toast du PDG.
- Le déroulé est reconstruit à la main depuis le devis et le fil d'emails : les horaires du conducteur, de la feuille de fonction et du devis ne concordent pas
- Les lignes ont un horaire mais pas de responsable : chacun suppose que quelqu'un d'autre appuie sur le bouton des lumières
- Les lignes du lieu et le programme du client vivent dans deux documents, et la cuisine n'en voit qu'un
- Les changements convenus le jour même par email ou SMS n'atteignent jamais la version imprimée que la salle a en main
- Les prestataires reçoivent le tableur interne complet, onglets avec les prix compris, faute d'un moyen propre de ne partager que leurs lignes
Un seul déroulé dans l'événement, partagé avec ceux qui l'exécutent
Dans Joinways, le déroulé vit dans l'événement, à côté des emails, du devis et de la feuille de fonction. Les lignes du lieu viennent de ce qui a été vendu ; le programme du client s'ajoute sur le même déroulé ; chaque ligne a un horaire, un top, un responsable et un espace. Il se partage en PDF en interne et par lien public avec les prestataires, sans les prix, et chaque changement se fait une fois, à un seul endroit.
Pages produit associées: Rapports
- Construit depuis l'événement : le devis signé donne les espaces, les repas et les prestations, les lignes du lieu sont donc là avant que quiconque ne tape
- Un déroulé pour deux auteurs : les lignes opérationnelles du lieu et les blocs du programme du client tiennent dans la même séquence
- Quatre champs par ligne, un responsable sur chaque top, et un déroulé par jour pour les séminaires multi-jours
- Partagé avec la feuille de fonction : PDF pour les équipes internes, lien public pour les prestataires sans données financières, une seule version à jour pour tous
Ce qui a sa place sur une ligne du conducteur, et ce qui ne l'a pas
Les quatre colonnes que chaque ligne porte, ce qui s'ajoute quand c'est utile, et ce qui relève d'un autre document.
| Colonne | Toujours sur la ligne | À ajouter si utile | Jamais sur le conducteur |
|---|---|---|---|
| Horaire | Une heure précise, pas une durée, pour chaque ligne du montage à la restitution | Une durée à côté de l'heure pour les blocs qui peuvent glisser, comme les discours | Le déroulé commercial : quand le devis a été envoyé, lu ou signé |
| Top | Une action en mots simples : ouverture des portes, noir salle, service du plat principal | Le déclencheur du top, comme la dernière phrase d'un intervenant ou un morceau | Quantités et menus, qui relèvent de la feuille de fonction |
| Responsable | Une personne ou une équipe nommée par ligne, jamais « tout le monde » | Un responsable de secours pour les tops qui ne peuvent pas glisser | Les tarifs des prestataires et la commission de l'agence |
| Espace | L'espace où le top se produit, surtout sur les événements multi-espaces | La mise en place de l'espace à ce moment-là quand la salle se retourne | Les prix de location par espace |
| Notes | La seule chose qui ratera si on l'oublie : l'allergie à la table 4, l'intervenant qui a besoin d'un micro-cravate | La formulation du client pour les annonces | Tout élément financier, et l'historique du client avec le lieu |
Ce qu'un conducteur complet change le jour J
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Par ligne
Chaque top nomme la personne qui l'exécute. La lumière baisse parce qu'un nom est sur la ligne, pas parce que tout le monde comptait sur quelqu'un d'autre.
Entre les documents
Déroulé, feuille de fonction et devis partagent une seule source. L'heure de service du conducteur est celle que la cuisine lit sur la feuille de fonction.
Pour les prestataires
Le DJ, le traiteur et le fleuriste lisent leurs lignes par un lien qui masque les prix et l'historique client. Une version à jour, pas trois impressions.
Chiffres donnés à titre illustratif : ils décrivent ce qu'un processus structuré est conçu pour permettre, et non des résultats clients mesurés par Joinways. Les résultats réels varient selon l'établissement.
Les mêmes huit blocs, un contenu différent
Un dîner d'entreprise, un séminaire de deux jours, un mariage : la structure tient, les lignes changent.
Pages produit associées: Demandes · Événements
Un dîner d'entreprise avec discours
Cocktail, placement, trois plats, deux discours, une remise de prix, un DJ jusqu'à minuit. Le conducteur porte l'heure de service de chaque plat entre les discours, et le top lumière avant le film.
Un séminaire de deux jours
Plénière, ateliers, déjeuner, retournement de la salle pour le dîner du soir, puis petit-déjeuner et deuxième journée. Un déroulé par jour garde les retournements, les pauses et les repas distincts au lieu d'une feuille moyennée.
Un mariage
Cérémonie, cocktail, dîner, première danse, gâteau, dernière commande. L'organisateur des mariés est responsable des blocs du programme, le lieu du montage, du service, de la clôture et du démontage, et les deux lisent le même déroulé.
Un dîner d'entreprise pour 120 convives, du devis au conducteur
Point de départ
Un lieu de réception accueille le dîner annuel d'une entreprise : 120 convives, cocktail sur la terrasse, dîner assis dans la grande salle, deux discours, une remise de prix, un DJ. Le devis a été signé six semaines avant. Jusqu'ici, la coordinatrice reconstruisait le déroulé dans un tableur la veille, depuis le devis et les emails du client.
Ce que fait la coordinatrice
Elle ouvre l'événement dans Joinways. Les espaces, le cocktail, les trois plats et la ligne DJ sont déjà sur le déroulé depuis le devis signé. Elle ajoute les blocs du programme du client (mot d'accueil, deux discours, la remise de prix), fixe une heure de service pour chaque plat entre eux, nomme le responsable de chaque top, ajoute le couvre-feu sonore sur la ligne DJ, et diffuse le PDF en interne le lundi. Le DJ et le traiteur reçoivent le lien public le jour même.
Ce que ça donne
Dans ce scénario, le déroulé est diffusé en vingt minutes au lieu d'une soirée, la cuisine lit les mêmes heures de service que la salle, et quand le client décale un discours le jeudi, le changement se fait une fois et tout le monde lit la nouvelle version par le même lien.
Coordinatrice événementiel
Scénario illustratif : lieu de réception
Scénario illustratif fondé sur des résultats types observés en établissement, et non sur un client nommément identifié.
Questions fréquentes sur le conducteur
Qu'est-ce qu'un conducteur (run of show) ?
Que doit contenir un conducteur ?
Quelle différence entre un conducteur, une feuille de fonction (BEO) et un déroulé ?
Qui rédige le conducteur, le lieu ou le client ?
Quel niveau de détail, vraiment minute par minute ?
Quand le conducteur doit-il partir, et à qui ?
Existe-t-il un modèle de conducteur à télécharger sous Excel ou Google Sheets ?
Les tarifs sont publics : à partir de 49 € par lieu et par mois, essai gratuit 30 jours. Voir les tarifs
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