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Plantilla de escaleta de evento gratis, con un ejemplo completo
La escaleta da la hora, la secuencia, el espacio y el responsable de cada momento, del montaje al cierre. Descarga la escaleta en blanco y el ejemplo relleno de una cena de empresa para 120 invitados, en Excel o en PDF.
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Un archivo Excel con dos pestañas: una escaleta en blanco con sus siete columnas (hora, duración, secuencia, espacio, responsable, técnica, notas) y el ejemplo de la cena de empresa. El PDF es el mismo documento, listo para imprimir.
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Escaleta, Excel (.xlsx)
Dos pestañas: una escaleta en blanco y el ejemplo relleno de abajo. Se abre en Excel, Google Sheets y Numbers.
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El ejemplo relleno y después una escaleta en blanco para imprimir. A4 apaisado.
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Ejemplo de escaleta: una cena de empresa para 120 invitados, minuto a minuto
La escaleta que un lugar de celebraciones de Madrid emite para la cena anual de Talvenor, del montaje al cierre. Los nombres y horarios son ficticios. La misma escaleta abre el archivo Excel.
| Hora | Duración | Secuencia | Espacio | Responsable | Técnica | Notas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Montaje | ||||||
| 16:00 | 60 min | Acceso al lugar. Mesas y sillas, 12 redondas de 10 | Salón principal | Jefe de sala | Plano de mesas v3 del cliente | |
| 16:30 | 90 min | Montaje técnico: sonido, 3 micros, proyector, pantalla | Salón principal | Técnico | ||
| 17:00 | 60 min | Florista: 12 centros de mesa, jardineras de la terraza | Salón principal, Terraza | Florista | Franja de muelle de carga de 17:00 a 17:30 | |
| 18:30 | 15 min | Prueba de sonido, diapositivas del cliente en pantalla | Salón principal | Técnico | Diapositivas en USB | |
| 19:00 | 30 min | Llegada del DJ y prueba | Salón principal | DJ | DJ en el sonido del lugar | |
| Apertura de puertas | ||||||
| 19:30 | 15 min | Briefing del equipo: cronograma, plano de mesas, alergias | Office | Coordinadora | Cada responsable lee sus líneas | |
| 20:15 | 10 min | Última revisión con el contacto del cliente | Todos los espacios | Coordinadora | Luces preajustadas | |
| 20:30 | 50 min | Apertura de puertas. Cóctel, aperitivos servidos | Terraza | Jefe de sala, barra | Música de ambiente, baja | Estufas encendidas a las 20:00 |
| 21:20 | 10 min | Invitación a pasar al Salón principal | Terraza a Salón principal | Jefe de sala | Fundido de música | |
| Programa, discursos y señales | ||||||
| 21:30 | 15 min | Invitados sentados | Salón principal | Jefe de sala | Luces al 40 % | |
| 21:45 | 5 min | Discurso de bienvenida (Lucía Ortega) | Tarima | Cliente | Micro 1, foco en el atril | |
| 22:00 | 30 min | Servicio del entrante | Salón principal | Cocina, sala | Mesa 4: sin nueces (alergia) | |
| 22:40 | 40 min | Servicio del plato principal | Salón principal | Cocina, sala | 12 vegetarianos: mesas 3, 7, 11 | |
| 23:20 | 15 min | Postre y café | Salón principal | Cocina, sala | Sin gluten: mesas 2, 9 | |
| 23:30 | 5 min | Cava servido para el brindis | Salón principal | Barra | Espumoso sin alcohol a petición | |
| 23:35 | 10 min | Entrega de premios y brindis | Tarima | Cliente | Diapositivas 12 a 18, micro 2 | Presenta el CEO de Talvenor |
| 23:45 | 5 min | Cambio de sala: 2 mesas retiradas para la pista | Salón principal | Jefe de sala | Luces al 60 % | |
| Animación | ||||||
| 23:50 | 70 min | Sesión de DJ | Salón principal | DJ | Luces de baile | Limitador de sonido desde las 00:00 |
| Cierre | ||||||
| 00:30 | Anuncio de la última copa | Salón principal | DJ, barra | Micro 2 | ||
| 00:45 | Cierre de la barra | Barra | Camareros de barra | |||
| 01:00 | 15 min | Fin de la música, luces encendidas, salida de invitados | Salón principal | Coordinadora | Luces al 100 % | Taxis en la puerta principal |
| Desmontaje | ||||||
| 01:15 | 15 min | Revisión de daños con el contacto del cliente | Todos los espacios | Coordinadora | Anotada y firmada en la orden de servicio | |
| 01:30 | 45 min | Desmontaje del DJ y del equipo técnico | Salón principal | DJ, técnico | Muelle abierto a la 01:30 | |
| 02:30 | Lugar recogido y cerrado | Todos los espacios | Jefe de sala | Objetos perdidos registrados | ||
Los menús y las cantidades no se repiten aquí: van en la orden de servicio. El DJ y los ponentes reciben esta escaleta, no la orden de servicio.
Los ocho bloques de una escaleta, en orden
Los bloques en el orden del día, con las líneas que lleva cada uno y lo que más suele faltar cuando el cronograma se rehace la víspera por la noche.
Cabecera y responsables
Nombre del evento, cliente, fecha, asistentes garantizados, los espacios utilizados y las dos personas responsables del día. Son la coordinadora del lugar y el responsable por parte del cliente, cada uno con un número de móvil. Debajo, la lista de responsables que aparecerán en las líneas: sala, cocina, técnica, seguridad, cada proveedor. Lo que suele faltar: el contacto del lado del cliente que puede decidir a las 19 h si el discurso empieza sin el director general.
Montaje y preparación
Llegada del primer proveedor con una franja de muelle de carga por proveedor, mobiliario y montaje por espacio, mantelería y vajilla. Después, instalación técnica y prueba de sonido, flores, señalética y un último recorrido de comprobación con su hora. Lo que suele faltar: el orden entre proveedores. El sonido no puede instalarse mientras se monta el escenario, y la floristería necesita las mesas puestas. Una línea por dependencia.
Apertura de puertas y llegada de invitados
Briefing del personal, apertura de puertas, bienvenida y registro, guardarropa, bebida de bienvenida y nivel de la música de ambiente. Después, el momento en que se invita a los asistentes a pasar al siguiente espacio. Lo que suele faltar: el margen entre la apertura de puertas y el primer bloque del programa, y quién vigila la puerta para los rezagados una vez cerrada la sala.
El programa, bloque a bloque
Cada bloque del programa en su propia línea: palabras de apertura, sesiones o platos, pausas, comidas con la hora exacta de servicio de cada plato, premios, foto de grupo. Las comidas son líneas del lugar; las sesiones, líneas del cliente, pero ambas van en el mismo cronograma. Lo que suele faltar: la hora de servicio de cada plato, que es lo que la cocina necesita de verdad. Faltan también las pausas que permiten a la sala reconfigurar un espacio.
Transiciones y señales técnicas
Cada momento en que cambian la iluminación, el sonido, las pantallas o la configuración de la sala: oscuro en sala para la película, paso del micrófono entre ponentes. Anota quién pasa las diapositivas, el cambio de montaje de plenaria a cena con su duración y el contenido de las pantallas durante las comidas. Lo que suele faltar es quién pulsa el botón, y sin responsable la señal llega tarde.
Discursos y animación
Orden de los ponentes con nombres y duraciones, las líneas de presentación, los pases del grupo o del DJ y sus pausas. Después, la entrega de premios o el primer baile, la tarta o la sorpresa, y el plan B si un ponente se alarga. Lo que suele faltar: la hora de corte acordada con el DJ y el límite horario de ruido al que está sujeto el lugar.
Cierre: de la última copa a la salida de los invitados
Aviso de última copa, cierre de barra, luces de sala encendidas, coordinación de transporte o taxis, salida de invitados, devolución del guardarropa, balance con el cliente sobre el terreno. Lo que suele faltar: el intervalo entre el final oficial y el momento en que sale el último invitado, que es donde se acumulan las horas de personal.
Desmontaje y salida de proveedores
Franjas de desmontaje de proveedores en orden inverso al montaje, recogida del lugar, objetos perdidos y comprobación de daños con el responsable del cliente antes de que se vaya. Después, devolución de llaves y acreditaciones de acceso, y la última línea con la hora en que se entrega el lugar. Lo que suele faltar: el recorrido de comprobación con el cliente, el único momento en que una reclamación por daños puede resolverse sin conflicto.
Qué va en una línea de la escaleta y qué no
Qué comprobar antes de enviar la escaleta: en cada columna, lo que siempre está, lo que se añade si procede y lo que pertenece a otro documento.
| Columna | Siempre en la línea | Añadir si procede | Nunca en la escaleta |
|---|---|---|---|
| Hora | Una hora exacta, no una duración, en cada línea desde el montaje hasta la entrega del lugar | Una duración junto a la hora en los bloques que pueden alargarse, como los discursos | El cronograma comercial: cuándo se envió, se vio o se firmó el presupuesto |
| Secuencia | Una acción en palabras llanas: apertura de puertas, oscuro en sala, servicio del plato principal | El disparador de la señal, como la última frase de un ponente o una canción | Cantidades y menús, que pertenecen a la orden de servicio |
| Responsable | Una persona o un equipo con nombre por línea, nunca «todo el mundo» | Un responsable suplente para las señales que no pueden retrasarse | Las tarifas de los proveedores y la comisión de la agencia |
| Espacio | El espacio donde ocurre la señal, sobre todo en eventos multiespacio | El tipo de montaje del espacio en ese momento cuando la sala cambia de configuración | Los precios de alquiler de cada espacio |
| Notas | Lo único que saldrá mal si se olvida: la alergia en la mesa 4, el ponente que necesita un micrófono de solapa | La redacción del cliente para los anuncios | Cualquier dato financiero y el historial del cliente con el lugar |
Una escaleta cumple el horario si prevé los márgenes
Los retrasos siempre aparecen en los mismos puntos: después de los discursos, en el cambio de montaje, entre dos platos. Ahí van los márgenes y los responsables.
Da al cambio de montaje su propia línea, con su duración y su equipo. Entre una plenaria y una cena, es el momento que retrasa toda la velada
Da por escrito al DJ o al grupo su hora de fin y el límite de ruido del lugar
Pide al cliente que nombre a una persona que decida el día del evento, si un ponente se alarga o el director llega tarde
Qué comprobar antes del envío
- Cada línea tiene una hora exacta y un responsable con nombre, señales técnicas incluidas
- Las horas de servicio coinciden con la orden de servicio de cocina
- El cliente ha confirmado el programa por escrito y cada proveedor tiene su enlace
Una hora por plato, no una franja
«Cena 22:00-00:00» no le dice nada a cocina. Entrante a las 22:00, principal a las 22:40, postre a las 23:20: cada plato tiene su hora, y los discursos se encajan entre ellos.
Tu escaleta vive en una hoja de cálculo aparte, y el día del evento ya no está al día
Rehaces el cronograma la víspera con el presupuesto, la orden de servicio y los emails del cliente. Los horarios de las salas están en tu calendario, los del servicio en la orden, el programa del cliente en su último adjunto. El día del evento, cada equipo sigue la versión que imprimió.
Copias los horarios del presupuesto y de la orden de servicio: al primer desfase, cocina y sala ya no tienen la misma hora de servicio
Con JoinwaysEl cronograma forma parte de la orden de servicio, preparada a partir del presupuesto firmado: comidas, pausas y servicios vendidos ya están, con sus horarios
La plenaria reservada hasta las 12:00 termina a las 12:30 en la escaleta, y nadie ve que se solapa con la comida
Con JoinwaysUna línea vinculada a una reserva de espacio muestra la sala y los horarios del calendario. Un solapamiento entre dos líneas queda señalado, con la corrección en un clic
El programa del cliente cambia por email o por teléfono, y no sabes qué versión ha aprobado
Con JoinwaysEl cliente lee el cronograma desde su enlace y lo aprueba o pide un cambio desde la página. Ves qué versión ha aprobado
El DJ, el catering y los ponentes reciben la hoja completa, con precios
Con JoinwaysCada destinatario tiene su enlace. Un proveedor ve la orden sin la nota interna y sin ningún precio, y responde «Recibido, confirmo» o «No disponible»
Un cambio de última hora no llega a quienes imprimieron la víspera
Con JoinwaysLos enlaces muestran siempre la última versión. Un cambio posterior a la congelación queda señalado, y un cambio a menos de 48 h del evento avisa al equipo del evento
Páginas de producto relacionadas: Informes
El producto, pantalla a pantalla
Lo que compruebas durante la prueba
Con tus propias solicitudes, junto a tus herramientas actuales.
Un cronograma por día
Para un seminario de dos días o un evento en varias fechas, cada día tiene sus líneas, sus salas y su personal.
Las etapas habituales en un clic
Recepción, pausa café, comida, cóctel, cena, clausura: las etapas habituales se añaden con un clic, ajustadas a los horarios del evento.
De prueba gratis, junto a tus herramientas
Monta el cronograma de tus próximos eventos y compáralo con tu hoja de cálculo actual. Sin tarjeta.
La misma plantilla, de un evento a otro
La estructura se mantiene, las líneas cambian.
Una cena de empresa con discursos
Cóctel, colocación en mesas, tres platos, dos discursos, un premio y un DJ hasta medianoche: la escaleta encaja la hora de cada plato entre los discursos.
Un seminario de dos días
Plenaria, talleres, comida, cambio de montaje para la cena y desayuno al día siguiente: cada jornada mantiene sus pausas y sus cambios de montaje.
Una fiesta privada
Del aperitivo a la última copa, con la cena, los brindis y el DJ. El organizador lleva el programa; el lugar, el montaje, el servicio y el desmontaje.
Para saber más: Órdenes de servicio (BEO) · Eventos
Preguntas frecuentes
Lo esencial: qué contiene una escaleta
- El lugar se encarga del montaje, el servicio, los cambios de sala y el desmontaje; el cliente o su organizador, del contenido del programa
- Los menús y las cantidades se quedan en la orden de servicio, los precios en el presupuesto
¿Qué es una escaleta o run of show?
¿Qué diferencia hay entre una escaleta y una orden de servicio?
¿Quién escribe la escaleta, el lugar o el cliente?
¿Hace falta de verdad detallarlo todo minuto a minuto?
¿Cuándo debe salir la escaleta y a quién?
¿Hay una plantilla de escaleta para Excel o Google Sheets?
¿Cómo es un ejemplo de escaleta de evento?
¿Qué columnas debe tener una escaleta?
¿Qué diferencia hay entre una escaleta y un calendario de preparación?
¿Cómo se hace una escaleta de evento?
¿Hay que imprimir la escaleta o compartirla en línea?
¿Qué software usar para hacer una escaleta?
Los precios son públicos: desde 69 € por lugar al mes según el tamaño del lugar, con 30 días de prueba gratis. Ver precios