À quoi ressemble un devis événementiel complet, envoyé par un lieu
Sept sections, dans l'ordre où le client les lit, avec les mentions qui manquent le plus souvent et coûtent la réservation. C'est le devis que Joinways génère depuis la demande et votre catalogue d'articles : il n'y a donc aucun modèle à télécharger et à remplir.
L'essentiel : ce que contient un devis événementiel
Un devis événementiel, ou proposition, est l'offre chiffrée qu'un lieu envoie après une demande, et le document que le client signe pour réserver. Un devis complet comporte sept sections : l'en-tête avec le lieu, le client, le numéro et la validité du devis ; le résumé de l'événement avec la date, les horaires, le nombre de convives et les espaces réservés ; les lignes groupées par bloc (location d'espaces, restauration et boissons, personnel, technique, extras) ; la logique de prix par ligne, par personne ou forfaitaire, avec les quantités ; le taux de TVA par ligne et les totaux HT et TTC ; les conditions financières (acompte, échéancier, annulation) ; et les options avec le bloc de signature. Dans Joinways, le devis est rédigé depuis la demande et votre catalogue d'articles tarifés, envoyé depuis l'événement, suivi au statut « Lu » et signé en ligne. Cette page parcourt un vrai devis de dîner d'entreprise, pas un modèle vierge.
- Sept sections, toujours dans le même ordre : en-tête, résumé de l'événement, lignes par bloc, logique de prix, TVA et totaux, conditions financières, options et signature
- Chaque ligne vient d'un catalogue d'articles tarifés : unité, quantité, prix unitaire, taux de TVA. Aucune ligne tapée de mémoire
- Les lignes par personne se recalculent avec l'effectif garanti ; les lignes forfaitaires, non. Le devis dit lesquelles sont lesquelles
- Acompte, échéancier et conditions d'annulation sur le devis lui-même : signer le devis, c'est réserver l'événement
- Envoyé depuis l'événement, passe en « Lu » à l'ouverture, signé par un lien public, et la feuille de fonction (BEO) est générée depuis le devis une fois signé
Les sept sections d'un devis événementiel, section par section
À lire dans l'ordre où le client les lit. Chaque section précise ce qui doit y figurer et ce qui manque le plus souvent quand le devis est assemblé dans un traitement de texte.
- 01
En-tête, validité et numéro de devis
Raison sociale et adresse du lieu, entreprise et contact du client, un numéro de devis unique, la date d'émission et une date de validité, en général deux à trois semaines. Ce qui manque : la date de validité, celle qui vous permet de libérer l'option quand le client ne répond plus, et le numéro de version quand un devis est révisé.
- 02
Résumé de l'événement
Nom et type d'événement, date, heures de début et de fin, créneaux de montage et de démontage compris, effectif garanti et date à laquelle il doit être confirmé, espaces réservés et leur mise en place. Ce qui manque : les créneaux de montage et de démontage, et c'est ainsi qu'un client suppose que la salle est à lui dès 8 h quand l'événement précédent se termine à midi.
- 03
Lignes groupées par bloc
Location par espace, restauration et boissons par plat ou par forfait, personnel par poste et par heure, technique et matériel, extras et prestations de prestataires. Un bloc par famille, une ligne par article, dans l'ordre où le client y pense. Ce qui manque : les lignes de personnel et de technique évoquées par email et jamais chiffrées, qui réapparaissent en surprise sur la facture.
- 04
Logique de prix et quantités
Chaque ligne indique son unité : par personne, par heure, à l'unité ou forfaitaire, avec la quantité et le prix unitaire. Les lignes par personne sont liées à l'effectif garanti et le disent ; les lignes forfaitaires sont fixes quel que soit l'effectif. Ce qui manque : l'effectif sur lequel les lignes par personne sont basées, et ce que devient le total quand il bouge de dix convives.
- 05
TVA par ligne et totaux
Location, restauration, boissons et prestations portent souvent des taux de TVA différents. Chaque ligne affiche son taux ; le devis affiche le total HT, la TVA par taux et le total TTC. Les remises figurent sur leur propre ligne, jamais enfouies dans un prix unitaire. Ce qui manque : un taux de TVA unique appliqué à tout, faux sur l'un des blocs et corrigé dans un tableur plus tard.
- 06
Acompte, échéancier et conditions d'annulation
Le montant de l'acompte et sa date d'exigibilité, le solde et sa date, les moyens de paiement acceptés, et le barème d'annulation : ce qui est conservé à chaque date avant l'événement, et la politique de report. Le minimum de dépense et les règles d'effectif garanti ont aussi leur place ici. Ce qui manque : le barème d'annulation, la clause dont un lieu a le plus besoin et qu'il écrit le moins.
- 07
Options et signature
Des lignes optionnelles que le client peut ajouter en les cochant, chiffrées mais exclues du total tant qu'elles ne sont pas choisies : l'heure de bar supplémentaire, le deuxième atelier cocktail, l'ingénieur du son. Puis le bloc de signature : nom, date, et la phrase qui dit que la signature du devis confirme la réservation aux conditions jointes. Ce qui manque : la phrase. Sans elle, un devis signé est une intention, pas une réservation.
Chiffrer pour que la signature vaille réservation
Les lieux qui signent vite n'envoient pas de plus jolis devis. Ils envoient des devis complets, le jour même, avec les conditions financières sur le document et un lien de signature dans l'email.
Construire le catalogue avant le prochain devis : chaque article avec son unité, son prix et son taux de TVA. Tant qu'une ligne est tapée de mémoire, le total est à risque
Mettre le barème d'annulation sur le devis, pas dans une annexe que le client n'ouvre jamais. Accepté par la signature, il protège la date et la marge
Envoyer le jour de la demande, puis relancer après la lecture du devis, pas après une semaine. Le statut « Lu » vous dit quand
À vérifier avant d'envoyer un devis
- Chaque ligne a une unité, une quantité, un prix unitaire et un taux de TVA, et les lignes par personne nomment l'effectif sur lequel elles sont basées
- Date de validité, acompte, date du solde et barème d'annulation sont sur le devis
- Le bloc de signature porte la phrase qui fait de la signature une réservation, et le lien de signature est dans l'email
Ce qui distingue les lieux dont les devis sont signés
La différence ne tient pas à la mise en page, mais à la complétude et à la vitesse : un devis qui ne laisse rien à un email ultérieur, envoyé le jour de la demande, relancé quand il est lu et signé en ligne. L'outil aide parce que les lignes viennent d'un catalogue et que les conditions accompagnent le devis, si bien que chaque devis est complet quel que soit le commercial. C'est autour de cela que le module devis de Joinways est construit.
Le devis prend une heure, et il lui manque encore la ligne qui coûte la réservation
La plupart des lieux font leurs devis dans un traitement de texte, à partir d'un devis précédent. Cela prend une bonne partie de l'heure, la TVA s'applique à la main, la ligne de personnel évoquée au téléphone est oubliée, et les conditions d'annulation sont dans un document à part que le client n'ouvre jamais. Puis le devis part en pièce jointe et personne ne sait s'il a été lu.
- Le devis est copié depuis le dernier : un vieux prix, une mauvaise date ou le nom d'un client précédent passe entre les mailles
- Les lignes par personne et forfaitaires sont mélangées sans dire lesquelles sont lesquelles, et le total est faux le jour où l'effectif bouge
- Un taux de TVA unique est appliqué à la location, à la restauration et aux prestations, puis corrigé dans un tableur après coup
- Acompte et conditions d'annulation vivent dans un PDF à part : un devis signé n'est donc pas encore une réservation
- Envoyé en pièce jointe : pas de statut « Lu », pas de relance au bon moment, une signature papier qui traîne des semaines
Le devis est généré depuis la demande et le catalogue, puis signé dans l'événement
Dans Joinways, la demande est lue à son arrivée et un brouillon de devis est construit depuis votre catalogue d'articles tarifés : chaque ligne avec son unité, son taux de TVA et sa quantité, les lignes par personne liées à l'effectif, vos conditions jointes. Vous relisez, ajustez et envoyez depuis l'événement. Le devis passe en « Lu » à l'ouverture, une relance est préparée s'il reste sans réponse, le client signe en ligne, et la feuille de fonction est générée depuis les lignes signées.
Pages produit associées: Rapports
- Brouillon construit depuis la demande : date, effectif, espaces et prestations extraits, rapprochés des articles du catalogue
- Sept sections dans le bon ordre, TVA par ligne, totaux HT et TTC, remises sur leur propre ligne
- Acompte, échéancier et conditions d'annulation sur le devis : la signature vaut réservation
- Statut « Lu », relance préparée, signature en ligne, avenants, et la facture et la feuille de fonction générées depuis le devis signé
Ce qui a sa place sur le devis, et ce qui ne l'a pas
La grille que le commercial vérifie avant d'envoyer. Une ligne par section : ce qui y figure toujours, ce qui s'ajoute quand c'est utile, et ce qui relève d'un autre document.
| Section | Toujours sur le devis | À ajouter si utile | Jamais sur le devis |
|---|---|---|---|
| En-tête et résumé | Numéro de devis, date de validité, date et horaires de l'événement, effectif, espaces réservés | Numéro de version, créneaux de montage et de démontage, référence de l'agence | L'historique complet du client et ses prix passés |
| Lignes | Une ligne par article avec unité, quantité, prix unitaire et taux de TVA, groupées par bloc | Une courte description sous la ligne pour les forfaits, le menu par plat | Votre prix de revient et la marge par ligne |
| Prix et totaux | Total HT, TVA par taux, total TTC, remises sur leur propre ligne | Une moyenne par personne pour le responsable budget du client | Les prix d'autres clients, les tarifs saisonniers non proposés ici |
| Conditions financières | Acompte et date d'exigibilité, solde et date, barème d'annulation, politique de report | Minimum de dépense, règle d'effectif garanti, caution | Les tarifs des prestataires et la commission de l'agence apporteuse |
| Options et signature | Options chiffrées et exclues du total, la phrase qui fait de la signature une réservation | Le lien de signature public, les conditions jointes en annexe | Les consignes opérationnelles, qui relèvent de la feuille de fonction |
Ce qu'un devis complet change pour vos réservations
Ce que le module devis est conçu pour changer. Jugez sur vos propres devis pendant l'essai gratuit.
Par devis, pas une heure
Les lignes viennent du catalogue avec leur unité, leur prix et leur TVA. Vous ajustez les quantités et les options au lieu de retaper un devis précédent.
Rien d'oublié
Date de validité, créneaux de montage, barème d'annulation, la phrase qui fait de la signature une réservation : demandés sur chaque devis, quel que soit le commercial.
Du oui verbal à la signature
Statut « Lu », une relance prête, une signature en ligne. Le devis envoyé le jour de la demande bat le devis parfait envoyé trois jours plus tard.
Chiffres donnés à titre illustratif : ils décrivent ce qu'un processus structuré est conçu pour permettre, et non des résultats clients mesurés par Joinways. Les résultats réels varient selon l'établissement.
Les mêmes sept sections, des lignes différentes
Un dîner d'entreprise, un forfait séminaire, un mariage : la structure tient, les blocs changent.
Pages produit associées: Demandes · Événements
Un dîner d'entreprise
Location de la grande salle et de la terrasse, un forfait cocktail et un dîner trois plats par personne, deux serveurs à l'heure, un ingénieur du son, une heure de bar supplémentaire en option. Lignes par personne liées à 120 convives, lignes forfaitaires pour les salles et le technicien.
Un forfait journée d'étude
Un forfait journée par personne couvrant la salle, les pauses café et le déjeuner, plus des lignes forfaitaires pour la mise en place de la plénière et le vidéoprojecteur. La ligne forfait porte sa propre ventilation de TVA entre location et restauration.
Un mariage
Location du lieu en forfait avec le gîte en option, dîner et boissons par personne, le gâteau et l'en-cas de fin de soirée en options, et un barème d'annulation adapté à une date réservée un an à l'avance.
Un dîner d'entreprise pour 120 convives, de l'email de demande au devis signé
Point de départ
Une entreprise écrit à un lieu de réception : dîner annuel, 120 convives, un jeudi de novembre, cocktail puis dîner assis, un DJ jusqu'à minuit, budget autour d'un montant donné par personne. Jusqu'ici, la commerciale ouvrait le dernier devis similaire dans un traitement de texte et l'adaptait en une heure environ.
Ce que fait la commerciale
La demande arrive dans Joinways déjà lue : date, effectif, espaces et prestations extraits. Le brouillon de devis a la grande salle et la terrasse en lignes forfaitaires, le cocktail et le dîner en lignes par personne liées à 120, les serveurs à l'heure, la ligne DJ, chacune avec son taux de TVA. Elle ajoute l'ingénieur du son que le client a évoqué au téléphone, fixe l'acompte à la signature et le solde dix jours avant, choisit le barème d'annulation standard, ajoute l'heure de bar supplémentaire en option, et l'envoie depuis l'événement.
Ce que ça donne
Dans ce scénario, le devis part vingt minutes après la demande, le client l'ouvre l'après-midi même, coche l'option et signe en ligne deux jours plus tard. Les conditions d'acompte étaient sur le devis, la signature vaut donc réservation, et la feuille de fonction est générée depuis les lignes signées six semaines plus tard.
Responsable commerciale du lieu
Scénario illustratif : lieu de réception
Scénario illustratif fondé sur des résultats types observés en établissement, et non sur un client nommément identifié.
Questions fréquentes sur les devis événementiels
Que doit contenir un devis événementiel ?
Quelle différence entre un devis, une proposition et un contrat ?
Combien de temps un devis doit-il rester valable ?
Comment présenter les lignes par personne et les lignes forfaitaires ?
Quelles conditions d'acompte et d'annulation sont habituelles pour un lieu ?
Comment présenter des options sans gonfler le total ?
Existe-t-il un modèle de devis événementiel à télécharger ?
Les tarifs sont publics : à partir de 49 € par lieu et par mois, essai gratuit 30 jours. Voir les tarifs
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