Modèle gratuit
Modèle de contrat de location de salle gratuit, avec un exemple complet
Le contrat de location de salle fixe les locaux, les dates, le prix, l'annulation, la responsabilité et le règlement intérieur. Téléchargez le modèle vierge et l'exemple annoté d'un dîner d'entreprise de 120 convives, en Word ou en PDF. Information générale, pas un conseil juridique.
30 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire. Dès 69 € par mois et par lieu, utilisateurs illimités.
Téléchargez le modèle de contrat de location de salle
Le fichier Word reprend les huit clauses de l'exemple, champs à remplir surlignés et courte note sous chacune. Le PDF reprend le même modèle, prêt à imprimer.
- TéléchargerContrat de location de salle, Word (.docx)
Contrat de location de salle, Word (.docx)
Les huit clauses, champs à remplir surlignés, à ouvrir dans Word, Google Docs ou Pages.
- TéléchargerContrat de location de salle, PDF à imprimer
Contrat de location de salle, PDF à imprimer
Le même modèle, à lire ou à imprimer, au format A4.
Gratuit, sans inscription ni adresse email.
Exemple de contrat de location de salle : un dîner d'entreprise de 120 convives
Les huit clauses remplies pour le dîner annuel de Talvenor dans un lieu de réception lyonnais, chacune avec sa note. Les noms et les chiffres sont fictifs. Le fichier Word reprend les mêmes clauses avec les champs à remplir.
| Point | Exemple de rédaction | Pourquoi |
|---|---|---|
| 1. Locaux mis à disposition | ||
| Parties | Les Halles du Quai SAS et Talvenor SAS, signataire : Anne Blondel, DRH | Le signataire doit pouvoir engager la société |
| Locaux | Grande salle (150 assis) et Terrasse (120 debout). Jardin et salon privé non inclus | Écrire ce qui est exclu évite un litige |
| 2. Date, horaires et accès | ||
| Horaires | Jeudi 12 novembre 2026, de 18 h 30 à minuit | |
| Accès | Montage à partir de 14 h, démontage terminé à 1 h 30. Livraisons par le quai sur rendez-vous | Évite que le fleuriste arrive à 7 h pour une salle libre à midi |
| Dépassement | 350 € HT par heure entamée après minuit, avec l'accord du Lieu | |
| 3. Prix, acompte et paiement | ||
| Prix | 25 507,20 € TTC selon le devis n° D-2026-0412 | |
| Acompte | 30 % (7 652,16 €) à la signature. La date est bloquée à réception de l'acompte | Sans cette phrase, l'option reste ouverte indéfiniment |
| Solde | À régler le 5 novembre 2026, ajusté à l'effectif définitif | |
| 4. Annulation et report | ||
| Barème | Plus de 90 jours : acompte conservé. De 90 à 31 jours : 50 % du total. 30 jours ou moins : 100 % | Les dates et les pourcentages tranchent, sans négociation |
| Report | Une fois, au moins 30 jours avant, sur une date dans les 12 mois. L'acompte est transféré | La plupart des clients le préfèrent à un remboursement |
| 5. Effectif garanti et minimum de consommation | ||
| Effectif | 120 convives confirmés le 2 novembre. Facturation sur l'effectif garanti, ou sur l'effectif réel s'il est supérieur | La cuisine commande sur ce chiffre |
| Minimum | 12 000 € HT de restauration et boissons | |
| 6. Responsabilité, assurance et dégâts | ||
| Assurance | Attestation de responsabilité civile reçue le 28 octobre | |
| État des lieux | À 0 h 15 avec le contact client. Dégâts notés et signés sur la fiche de fonction | Les dégâts se règlent sur place |
| 7. Règlement intérieur | ||
| Son | Fin de la musique à minuit. Limiteur à partir de 23 h | |
| Décoration et prestataires | Ni confettis ni flamme nue. Fleuriste et DJ agréés, assurances reçues | Aucun prestataire inconnu le jour J |
| Alcool | Servi uniquement par les barmen du Lieu, titulaire de la licence | |
| 8. Force majeure, droit applicable et signature | ||
| Force majeure | Report dans les 12 mois d'abord ; sinon remboursement des prestations non fournies | |
| Droit applicable | Droit français, tribunal de commerce de Lyon | |
| Signature | Devis signé en ligne le 1er octobre 2026, conditions jointes | Une seule signature pour le devis et les conditions |
Cet exemple est une information générale et non un conseil juridique. Acomptes, arrhes, frais d'annulation, responsabilité et contrats avec des particuliers obéissent à des règles précises : faites relire votre version une fois par un avocat.
Les huit clauses d'un contrat de location de salle, dans l'ordre
Les clauses dans l'ordre où le client les lit, avec ce que chacune doit dire et ce qui manque le plus souvent dans un contrat type trouvé en ligne.
Parties et locaux
Indiquez l'entité juridique et l'adresse du lieu, l'entité juridique du client (ou le nom du particulier) et la qualité du signataire. Indiquez ensuite les locaux : chaque espace par son nom et sa capacité, ainsi que les parties communes incluses, comme la terrasse, le vestiaire ou le parking. On oublie souvent de préciser les espaces non inclus, et un client qui a signé pour la salle suppose que le jardin est compris.
Date, horaires et accès
Précisez la date de l'événement, les horaires des invités et les créneaux de montage et de démontage avec leurs heures. Ajoutez les points d'accès, les créneaux de déchargement des prestataires et ce qui se passe si le client déborde. La distinction entre horaires des invités et horaires d'accès manque souvent, d'où des livraisons prévues avant que la salle soit libre.
Prix, acompte et échéancier
Reprenez le total HT et TTC du devis signé, le montant de l'acompte et sa date d'exigibilité, ainsi que le solde et sa date. Indiquez aussi les moyens de paiement acceptés, les pénalités de retard et, s'il y en a une, la caution. Beaucoup de contrats omettent la phrase selon laquelle la date n'est bloquée qu'à réception de l'acompte, et l'option reste alors ouverte indéfiniment.
Annulation et report
Prévoyez un barème par date. Il indique la part du total conservée si le client annule plus d'un certain nombre de jours avant, puis une part plus élevée à l'approche de la date. Dans les derniers jours, c'est la totalité. Ajoutez un délai de report, pendant lequel l'acompte est transféré sur une nouvelle date dans un délai fixé. Indiquez aussi les conditions d'annulation par le lieu lui-même et ce qu'il rembourse alors. Le plus souvent, c'est le barème qui manque : le contrat indique que des frais d'annulation peuvent s'appliquer, sans dire lesquels.
Effectif garanti et minimum de consommation
Indiquez l'effectif garanti, la date à laquelle il doit être confirmé et la règle qui s'applique ensuite. Le client paie le nombre garanti même si moins de personnes viennent, et un supplément pour chaque convive au-delà. Ajoutez le minimum de consommation si le lieu en applique un. Sans date de confirmation écrite, la cuisine commande pour 120 et le client annonce 95 le matin même.
Responsabilité, assurance et dégâts
Le contrat doit dire qui répond des dégâts sur les locaux et le matériel, quelle assurance le client doit souscrire et quelle attestation fournir. Il doit aussi préciser comment le lieu est lui-même assuré, quand se fait l'état des lieux avec le référent du client et comment les dégâts sont facturés. L'état des lieux contradictoire au démontage est souvent oublié, alors qu'il permet de régler sur place une réclamation pour dégâts.
Règlement intérieur : bruit, décoration, prestataires, alcool
Notez le couvre-feu sonore et la limite de volume, ce qui peut ou non être fixé aux murs et aux plafonds et le sort des bougies et des confettis. Ajoutez la liste des prestataires agréés ou les conditions imposées aux prestataires extérieurs, ainsi que les règles sur l'alcool et qui le sert. Précisez enfin les zones fumeurs, la présence de mineurs et la prise de vue. Ce qui manque le plus souvent : un couvre-feu à une heure précise et la règle sur les prestataires. Sans elle, un traiteur que personne ne connaît peut arriver sans assurance.
Force majeure, droit applicable et signature
Définissez ce qui relève de la force majeure et ce qui se passe alors (le report d'abord, puis le remboursement des sommes non engagées). Précisez aussi le droit applicable et le tribunal compétent. Terminez par le bloc de signature, avec les noms, les dates et la phrase indiquant que la signature du devis confirme la réservation à ces conditions. C'est souvent cette phrase qui manque, alors que c'est elle qui lie les conditions au devis et permet qu'une seule signature suffise.
Ce qui a sa place dans le contrat, et ce qui ne l'a pas
À vérifier avant d'envoyer vos conditions : pour chaque famille de clauses, ce qui y figure toujours, ce qui s'ajoute si c'est utile et ce qui relève d'un autre document.
| Famille | Toujours dans le contrat | À ajouter si utile | Jamais dans le contrat |
|---|---|---|---|
| Locaux et horaires | Espaces par leur nom, horaires invités, créneaux de montage et de démontage, accès des prestataires | Parties communes incluses, parking, tarif de dépassement à l'heure | Le déroulé opérationnel, qui relève du conducteur |
| Prix et paiement | Total identique au devis, acompte et date d'exigibilité, solde et date, phrase qui bloque la date à réception de l'acompte | Caution, pénalités de retard, minimum de consommation | Vos prix de revient, les tarifs des prestataires, la commission d'agence |
| Annulation | Un barème par date en pourcentages du total, et une fenêtre de report | Les conditions d'annulation du lieu lui-même, le traitement de la force majeure | Toute formule du type « des frais peuvent s'appliquer » sans chiffre |
| Effectif et responsabilité | Effectif garanti, date de confirmation, règle après cette date, obligation d'assurance, état des lieux | Prix par convive supplémentaire, date limite pour l'attestation d'assurance | Menus et quantités, qui relèvent de la fiche de fonction |
| Règlement intérieur et signature | Couvre-feu sonore à une heure précise, limites de décoration, règle sur les prestataires, règles sur l'alcool, phrase qui lie les conditions au devis | Liste des prestataires agréés, zones fumeurs, règles de prise de vue | Des règles copiées d'un autre lieu, que vous n'appliquez pas |
Des conditions écrites une fois tranchent les litiges
Les litiges naissent presque toujours des mêmes clauses : l'annulation, l'effectif, les horaires et les dégâts.
Notez qui signe pour le client et à quel titre. Un(e) assistant(e) qui réserve pour sa direction n'engage pas toujours la société
Chiffrez l'heure de dépassement dans le contrat : c'est la clause qu'on vous demande à minuit, quand la soirée se prolonge
Faites le tour des espaces avec le contact du client avant son départ, et notez les dégâts sur la fiche de fonction
À vérifier avant l'envoi
- Les conditions jointes sont la version relue, pas une copie retouchée
- Les dates de l'acompte, du solde et de confirmation de l'effectif figurent sur le devis
- La phrase de signature renvoie aux conditions
Acompte ou arrhes : le mot engage
Avec des arrhes, chaque partie peut se dédire : le client en les perdant, le lieu en les rendant au double. Un acompte engage les deux. Choisissez le mot avec votre avocat, puis gardez-le partout.
Votre contrat vit à côté du devis, et les deux finissent par se contredire
Vous envoyez le devis, puis un contrat adapté d'un modèle trouvé en ligne, en PDF. Le client signe l'un et oublie l'autre, ou signe un contrat dont le montant date de la première version du devis. Le jour où il annule ou change l'effectif, vous cherchez quelle clause s'applique.
Le devis et le contrat sont deux documents : le client en signe un, rarement les deux
Avec JoinwaysPour chaque lieu, vous choisissez : vos conditions dans le devis, qui se signe seul, ou un contrat séparé de deux pages, généré depuis le devis accepté ou signé
Vous recopiez dans le contrat les parties, la date, les espaces et les montants du devis, avec les erreurs de la recopie
Avec JoinwaysLe contrat reprend l'identité du lieu, le client, l'événement, les espaces, l'effectif, le prix et l'échéancier depuis le devis et vos réglages
Vos clauses changent d'un envoi à l'autre, et l'annulation tient en « des frais peuvent s'appliquer »
Avec JoinwaysVous écrivez vos conditions une fois pour le lieu : paiement, acompte, annulation, report, caution, pénalités de retard, assurance, force majeure. Elles partent sur chaque document
Le client ajoute vingt personnes ou change de date après la signature, et le contrat signé ne correspond plus au devis
Avec JoinwaysSi le montant, les dates, l'effectif ou les espaces changent, le contrat est signalé à régénérer. Un contrat signé ne change pas : la modification se convient dans un nouveau document
La signature traîne : contrat imprimé, signé, scanné, renvoyé par email, puis rangé on ne sait où
Avec JoinwaysLe client signe en ligne, avec un code de vérification envoyé à son adresse email. Le PDF signé est archivé dans les fichiers de l'événement
Pages produit associées : Rapports
Le produit, écran par écran
Ce que vous vérifiez pendant l'essai
Sur vos propres demandes, à côté de vos outils actuels.
Une clause se retire pour un contrat
Une clause qui ne s'applique pas à ce client se décoche au moment de générer le contrat, sans toucher aux conditions du lieu.
Le contrat dans la langue du client
Vous choisissez la langue à la génération, pour un client ou une agence à l'étranger.
D'essai gratuit, à côté de vos outils
Joignez vos conditions à vos prochains devis et comparez avec le contrat que vous envoyez aujourd'hui. Sans carte bancaire.
Le même modèle, d'un événement à l'autre
Les clauses restent, les chiffres et les priorités changent.
Un dîner d'entreprise
Acompte à la signature, solde une semaine avant, effectif confirmé dix jours avant, couvre-feu sonore à minuit. Le service achats lit souvent d'abord la clause de droit applicable.
Une réception réservée un an à l'avance
Un acompte plus élevé pour bloquer une date très demandée, un barème d'annulation plus long et une fenêtre de report. Le règlement intérieur part aux prestataires de l'organisateur.
Un tournage ou une prise de vue
Les horaires d'accès comptent plus que ceux des invités. Le contrat prévoit un tarif de dépassement à l'heure, l'attestation d'assurance avant le montage et le droit de filmer les locaux.
Pour aller plus loin : Demandes · Événements
Questions fréquentes
L'essentiel : ce que contient un contrat de location de salle
- Le barème d'annulation s'écrit en dates et en pourcentages du total
- Les horaires des convives et les horaires d'accès sont deux lignes distinctes
- Les conditions se relisent une fois avec un avocat, puis ne changent plus d'un client à l'autre
Qu'est-ce qu'un contrat de location de salle ?
Puis-je utiliser un modèle de contrat de location de salle ?
À quoi ressemblent les conditions d'annulation d'un lieu ?
L'acompte est-il remboursable ?
Faut-il un contrat en plus du devis ?
Une signature en ligne est-elle valable pour un contrat de location de salle ?
Quelle différence entre un contrat de location de salle et des conditions générales de vente ?
Quel acompte demander pour une location de salle ?
Faut-il demander une caution pour une location de salle ?
Quelle assurance demander au client qui loue une salle ?
Un contrat de location de salle avec un particulier est-il différent ?
Comment faire signer un contrat de location de salle en ligne ?
Les tarifs sont publics : à partir de 69 € par lieu et par mois selon la taille du lieu, avec un essai gratuit de 30 jours. Voir les tarifs