Guide pratique
Comment gérer les demandes entrantes d'un lieu
Vos demandes arrivent par les plateformes de réservation, l'adresse contact du lieu, le formulaire du site et les boîtes mail de votre équipe. Voici une méthode en six étapes pour que chacune ait un responsable, une réponse et une issue.
30 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire. Dès 69 € par mois et par lieu, utilisateurs illimités.
Gérer vos demandes en six étapes
La méthode tient avec une boîte partagée et un tableur, comme avec un outil.
Réunir toutes vos entrées
Listez par où arrivent vos demandes (plateformes de réservation, adresse contact, formulaire du site, boîtes personnelles) et faites-les converger vers une seule boîte visible de tous. Seuil : vous pouvez lister les demandes de la semaine sans ouvrir une autre boîte.
Nommer un responsable et dédoublonner
Chaque demande a un nom à côté d'elle dès son arrivée. Un même client écrit souvent deux fois, par une plateforme puis en direct, ou envoie la même demande à deux de vos lieux. Rattachez le doublon à la première demande pour qu'une seule personne réponde.
Lire la demande en entier
Avant de répondre, relevez la date et sa souplesse, l'effectif (fixe ou en fourchette), le format, les espaces souhaités, le budget, le client et ses besoins techniques ou de restauration. Ce qui manque fait l'objet d'une seule question groupée dans la réponse. Le guide du tri détaille la grille.
Répondre au bon endroit, avec la disponibilité réelle
Une demande de plateforme se traite sur la plateforme, dont les conditions encadrent souvent le contact direct. Une demande par email se traite par email. Vérifiez la date avec le temps de mise en place et de rangement de l'espace. Si elle est prise, proposez une autre date ou un autre espace dans la même réponse.
Poser l'option avec une échéance
Annoncez jusqu'à quand vous tenez l'option et notez une relance à cette date. Sans réponse à l'échéance, relancez une fois, puis libérez l'espace. Quand le client signe ailleurs, fermez la demande en perdue avec le motif « autre lieu retenu ».
Relire la file chaque semaine
Un quart d'heure suffit sur trois listes : les demandes sans réponse depuis plus de 24 h, les options ouvertes sans nouvelle du client, les motifs de perte du mois.
Ce qui fait tenir la méthode au-delà du premier mois
Les six étapes tiennent quand trois règles d'équipe sont écrites.
Traitez les demandes à heures fixes, deux fois par jour. Vous répondez mieux en série qu'en coupant chaque visite ou chaque devis
Rattachez chaque demande d'entreprise à sa société, même quand l'interlocuteur change. Le devis de l'an dernier sert alors de base à la réponse
Répondez depuis l'adresse du lieu, pas depuis une boîte personnelle. Le client qui revient l'année suivante écrit à l'adresse qu'il a gardée
Trois chiffres à suivre
- Délai médian de première réponse, en heures d'ouverture
- Demandes à traiter depuis plus de 24 h
- Taux de gain par source
Un nom sur chaque demande, dès son arrivée
Nommer quelqu'un passe avant les modèles de réponse et les délais. La personne nommée répond, relance l'option et ferme la demande avec son motif.
Vos demandes arrivent par plusieurs portes, et aucune ne dit qui s'en occupe
Vous répondez entre une visite, un devis et une mise en place, pendant que les demandes arrivent partout. Le soir, vous ne savez plus laquelle attend une réponse, ni quelle option tient encore.
Une demande reste dans la boîte d'un collègue, ou dans une notification de plateforme que personne n'a ouverte
Avec JoinwaysVos boîtes Gmail ou Outlook connectées alimentent une seule boîte de réception : plateformes, adresse contact et formulaire du site, chaque demande lue avec ses détails
Le même client écrit par une plateforme puis en direct : deux personnes lui répondent, avec deux prix
Avec JoinwaysJoinways signale la même demande reçue plusieurs fois, dans le même lieu ou un autre. Vous la fusionnez sans rien supprimer, et les relances du client restent comptées
Personne n'est nommé sur la demande, et chacun pense qu'un autre a répondu
Avec JoinwaysChaque événement a un responsable, choisi à sa création. Les tâches de relance lui sont assignées
Vous posez une option, le client ne répond plus, et l'espace reste bloqué quand la demande suivante arrive sur la même date
Avec JoinwaysL'option est visible de toute l'équipe sur le planning. Une automatisation crée la tâche de relance quand elle n'a pas bougé depuis le nombre de jours choisi. À la confirmation, les autres options de la même demande passent en perdues si vous le choisissez
Une demande refusée ou perdue sort de la file sans motif : vous ne savez pas si vous perdez sur le prix, la date ou la capacité
Avec JoinwaysUne demande se rejette avec son motif (date indisponible, capacité insuffisante, budget trop bas, pas adapté au lieu) et un email de rejet prêt à envoyer. Les raisons de perte remontent dans les rapports
Pages produit associées : Rapports
Le produit, écran par écran
Ce que vous vérifiez pendant l'essai
Sur vos propres demandes, à côté de vos outils actuels.
Pour connecter votre boîte mail
Gmail ou Outlook se connectent en deux minutes. Les notifications des plateformes de réservation qui y arrivent sont lues sans rien changer chez elles.
Votre délai de première réponse
Compté en heures d'ouverture du lieu, par source et par membre de l'équipe, à partir des demandes reçues dans la boîte de réception.
D'essai gratuit, à côté de vos outils
L'essai tourne à côté de votre organisation actuelle, sans carte bancaire.
La même méthode, trois situations
La méthode ne change pas, le canal de réponse si.
Les demandes des plateformes de réservation
Elles arrivent par une notification email et se traitent sur la plateforme. L'extension Chrome de Joinways affiche la demande sur la page de la plateforme, avec sa disponibilité et son statut.
Les emails et le formulaire du site
Vous répondez directement au client depuis Joinways. Le formulaire du site peut envoyer un accusé de réception juste après l'envoi de la demande.
La même demande envoyée à plusieurs de vos lieux
Si vous gérez plusieurs lieux, la demande reçue par chacun est signalée. Vous ouvrez celle du lieu qui répond, et vous fusionnez ou rejetez les autres.
Pour aller plus loin : Demandes · Événements
Questions fréquentes
Comment gérer les demandes entrantes d'un lieu ?
- Une seule boîte pour les plateformes de réservation, l'adresse contact, le formulaire du site et les boîtes personnelles
- Un responsable par demande, et les doublons rattachés à la première
- Une lecture complète avant toute réponse : date, effectif, format, budget, client, besoins
- Une réponse sur le canal d'où vient la demande, après vérification de la date et des espaces
- Une échéance annoncée pour chaque option, puis une demande confirmée, perdue ou rejetée avec son motif
Comment gérer les demandes entrantes qui arrivent par les plateformes de réservation ?
Joinways écrit-il au client d'une plateforme à ma place ?
Combien de temps tenir une option ?
Peut-on répartir les demandes entre plusieurs commerciaux ?
Que faire d'une demande qui ne correspond pas au lieu ?
Qu'est-ce qu'une demande entrante pour un lieu événementiel ?
Faut-il un CRM pour gérer les demandes d'un lieu ?
Comment suivre ses demandes dans un tableur ?
Quels statuts donner à une demande ?
Que mettre dans la première réponse à une demande ?
Les tarifs sont publics : à partir de 69 € par lieu et par mois selon la taille du lieu, avec un essai gratuit de 30 jours. Voir les tarifs