Vous avez rédigé la fiche de fonction le soir de la signature, proprement, avec le plan de salle en annexe. Vous l'avez envoyée en pièce jointe à la cuisine, à la technique et à la salle. Puis le client a ajouté vingt convives et un discours à l'apéritif ; vous avez prévenu le chef par téléphone, et la salle par un message. Le jour J, la cuisine dresse pour 120, la salle pour 100, et personne n'a prévu de micro pour le discours. Le document existait. Il n'était plus le même selon la personne qui le tenait.
La fiche de fonction, que l'hôtellerie anglo-saxonne appelle BEO (banquet event order), est le document opérationnel qui traduit un devis signé en consignes pour les équipes : qui fait quoi, à quelle heure, dans quelle salle, avec quel matériel. Le glossaire APEX de l'Events Industry Council la définit comme le formulaire, surtout utilisé par les hôtels, qui donne au personnel les détails d'une prestation de restauration ou d'une mise en place de salle. L'essentiel est qu'il n'en existe qu'une version, datée et lue par tout le monde.
Fiche de fonction, BEO, fiche technique : de quoi parle-t-on
Trois noms pour un même objet. En France on dit fiche de fonction ou fiche d'événement ; au Royaume-Uni function sheet ; aux États-Unis BEO. Le glossaire de MPI résume ce qu'on y attend : la mise en place, la restauration, les horaires, les effectifs garantis et les consignes particulières. La fiche technique, elle, ne couvre que la partie son, lumière et vidéo ; elle est une annexe de la fiche de fonction, pas son remplaçant.
Ce que le document n'est pas mérite d'être dit aussi. Ce n'est pas le devis : les montants y figurent, mais on n'y négocie rien. Ce n'est pas le contrat : les conditions d'annulation, les arrhes ou l'acompte, les pénalités relèvent du contrat et du Code civil, la fiche de fonction y renvoie. Dans l'hôtellerie nord-américaine, Cvent la présente comme un mini-contrat signé par le lieu et par le client, limité à l'usage des salles et aux prestations de banquet. En France, la signature client n'est pas systématique ; elle est pourtant le meilleur moyen de figer les effectifs et les allergies déclarées.
Ce qui doit y figurer, et qui en répond
Pour un déjeuner de trente couverts, une page suffit. Pour un gala de trois cents personnes avec changement de plateau, elle en fera quatre ou cinq, et c'est normal. L'objectif n'est pas la longueur, c'est qu'aucune rubrique ne soit vide par oubli.
| Rubrique | Contenu | Qui renseigne | Qui lit en premier |
|---|---|---|---|
| En-tête et contacts | Nom de l'événement, date, client, contact client sur place avec mobile, référent lieu, effectif garanti et effectif attendu, salles réservées | Commercial | Tous |
| Déroulé horaire | Une ligne par action : heure, action, responsable, lieu, de la première livraison au dernier véhicule | Commercial avec l'exploitation | Responsable de salle, technique |
| Plan et configuration | Disposition (tables rondes, théâtre, classe, cocktail debout), nombre de tables, scène, buffets, issues dégagées, plan numéroté joint | Exploitation | Équipe de mise en place, sécurité |
| Restauration et boissons | Menu par séquence, nombre de couverts par option, horaires de service, régimes et allergies déclarées par table ou par nom, forfait boissons | Commercial, relu par le chef | Cuisine, bar, salle |
| Technique | Micros, écrans, sonorisation, éclairage, alimentations électriques, qui fournit, qui installe, qui démonte, connectique client | Responsable technique | Technique, prestataire audiovisuel |
| Personnel | Postes, horaires d'arrivée et de départ, zones, heure du briefing, repas du personnel | Exploitation | Responsable de salle, agence |
| Logistique et accès | Adresse de livraison, horaires du quai, badges véhicules, parking, accès PMR, contraintes du bâtiment | Exploitation | Prestataires, sécurité, accueil |
| Facturation et garantie | Total, acompte reçu, date du solde, prestations facturées à la consommation, date limite de l'effectif garanti | Commercial, relu par la comptabilité | Responsable de salle, comptabilité |
| Notes particulières | Invités d'honneur, contraintes culturelles ou religieuses, surprise prévue par le client, sujets sensibles, tout ce qui a été dit à l'oral pendant la vente | Commercial | Tous |
Allergènes : une obligation écrite, pas un mot au passe
Ici, le droit tranche. L'article 44 du règlement (UE) n° 1169/2011 rend obligatoire, pour les denrées non préemballées vendues au consommateur final et aux collectivités, l'information sur les substances provoquant des allergies ou intolérances, et son annexe II en liste quatorze catégories, du gluten aux mollusques. Le même règlement note, dans son considérant 48, qu'apparemment la plupart des incidents d'allergie alimentaire trouvent leur origine dans des denrées non préemballées. Un dîner servi à l'assiette est une denrée non préemballée.
En droit interne, la fiche de la préfecture du Jura sur l'information allergènes en restauration rappelle que l'article R412-14 du Code de la consommation impose une information écrite, lisible et visible dans les lieux où le public est admis. Pour un événement privé, la fiche de fonction est l'endroit où cette information doit être écrite pour la cuisine : allergie déclarée, nom ou numéro de table, plat de substitution prévu. Une allergie transmise oralement au chef n'existe pas.
Capacité : indiquez la configuration, pas seulement le chiffre
Une salle n'a pas une capacité, elle en a une par disposition. En France, un lieu événementiel est un établissement recevant du public ; la fiche Qu'est-ce qu'un ERP de Service-Public Entreprendre rappelle que la capacité d'accueil correspond au nombre de personnes autorisées par le service départemental d'incendie et de secours, et que cet effectif détermine la catégorie de l'établissement, de la 1re au-dessus de 1 500 personnes à la 5e. Écrivez la configuration et l'effectif côte à côte sur la fiche de fonction. Le responsable de salle doit pouvoir vérifier les deux d'un coup d'œil, sans appeler personne.
Le circuit de validation, en quatre passages
- Rédaction par le commercial, à partir du devis signé et de ses notes d'entretien. Tout ce qui a été promis à l'oral passe à l'écrit à ce moment-là, ou il est perdu.
- Relecture par l'exploitation et la cuisine. La question n'est pas « est-ce joli » mais « est-ce faisable » : le temps de retournement de salle, le nombre de menus différents, la puissance électrique réellement disponible.
- Validation par le client, idéalement signée, avec l'effectif garanti et les allergies déclarées. Après cette étape, tout changement est une modification tracée, pas une conversation.
- Diffusion à toutes les équipes, internes et externes, avec le numéro de version en clair. La cuisine lit les menus et les effectifs ; la technique lit le déroulé et le matériel ; la sécurité lit le plan, l'effectif et les accès ; l'accueil lit les contacts.
Sur les délais, on préfère décrire la pratique qu'imposer une règle. La version validée par le client est le plus souvent figée quelques jours ouvrés avant l'événement, une fois l'effectif garanti connu, et les changements tardifs partent sous forme d'une courte note « ce qui a changé » plutôt que d'une réédition complète. La date limite de l'effectif garanti figure sur la fiche elle-même.
Les erreurs qu'on voit encore le jour J
La première est celle du récit d'ouverture : plusieurs versions en circulation. Elle ne se corrige pas avec plus de rigueur individuelle, mais avec une règle : une version en vigueur à la fois, numérotée, et l'ancienne retirée explicitement.
La deuxième est la pièce jointe. Un PDF est figé à l'instant où il quitte la boîte d'envoi ; toute modification impose un renvoi, et le renvoi est précisément ce qu'on oublie sous pression. Une fiche de fonction consultable en ligne, à jour, remplace dix renvois.
La troisième est le copier-coller de l'événement précédent. Il fait gagner vingt minutes et importe une ligne fausse : une allergie d'un autre client, un contact traiteur périmé, un créneau de livraison qui n'existe plus. Un modèle avec champs obligatoires laissés vides est plus sûr qu'une copie pleine.
La quatrième, enfin : les prestataires externes oubliés. Traiteur, société audiovisuelle, fleuriste, orchestre ont besoin du déroulé autant que vos équipes, et ce sont eux qui travaillent le plus souvent sur la base d'un coup de téléphone.
Word, tableur ou logiciel
Un modèle Word convient à un lieu qui organise quelques événements par mois, avec une personne qui écrit et une qui lit. Il cesse de convenir quand trois personnes modifient, quand le client change deux fois d'effectif, ou quand la fiche doit être reconstruite à partir d'un devis qui contient déjà toutes les lignes. À ce stade, le document doit être généré depuis le devis, pas ressaisi. C'est ainsi que la gestion des événements dans Joinways procède : le devis signé devient la fiche de fonction, les versions sont conservées, chaque équipe voit ses rubriques. Pour comparer les outils, notre guide du logiciel de gestion de lieu événementiel liste les points à vérifier, et la page alternative à Tripleseat traite spécifiquement du volet fiche de fonction. Le cycle complet, de la demande à la fiche de fonction, est décrit sur notre page logiciel de gestion de lieu événementiel.
Quel que soit l'outil, le test ne change pas. Donnez la fiche à quelqu'un qui ne connaît rien de l'événement. S'il peut le faire tourner, elle est finie.
Questions fréquentes
- Une feuille de fonction est-elle un contrat ?
- Non : les montants y figurent, mais rien ne s'y négocie, et l'annulation, l'acompte et les pénalités restent dans le contrat. En France, la signature du client n'est pas obligatoire, mais elle fige l'effectif garanti et les allergies déclarées. Après cette validation, tout changement devient une modification tracée.
- Où écrire les allergènes pour un dîner servi à l'assiette ?
- Sur la feuille de fonction destinée à la cuisine, avec l'allergie déclarée, le nom ou le numéro de table et le plat de substitution. L'article 44 du règlement (UE) n° 1169/2011 impose l'information sur les quatorze catégories de l'annexe II pour les denrées non préemballées. Une allergie signalée de vive voix au chef doit donc y être reportée elle aussi.
- Quand figer la version lue le jour J ?
- En général quelques jours ouvrés avant l'événement, une fois l'effectif garanti connu : c'est à ce moment que la plupart des salles figent la version validée par le client. Les changements tardifs partent ensuite dans une note « ce qui a changé », sans rééditer tout le document. Il n'y a qu'une version en vigueur à la fois, numérotée, et l'ancienne est retirée.
