La vue Demandes : volume et réactivité
Mesurez le volume de demandes reçues, votre taux d'acceptation, votre temps de réponse et la performance par source et par lieu.
Tout commence par une demande. La vue Demandes des rapports mesure le haut de votre tunnel : combien de demandes vous recevez, combien vous en acceptez, et surtout à quelle vitesse vous y répondez — un facteur décisif pour convertir.
Là où la vue Comptable raisonne sur le revenu déjà livré, la vue Demandes regarde l'amont : le flux entrant, votre capacité à le qualifier et la rapidité avec laquelle votre équipe réagit. C'est ici que se joue une grande partie de votre taux de signature.
Tous les indicateurs se recalculent automatiquement à partir des demandes saisies dans Joinways : pas de pointage manuel à tenir, il suffit que chaque demande entre dans l'outil et soit traitée.
Prérequis
Pour que la vue Demandes reflète fidèlement votre activité, quelques conditions doivent être réunies.
- Chaque demande, quel que soit son canal, doit être saisie dans Joinways pour être comptée.
- Chaque demande doit être traitée (validée ou refusée) pour alimenter le temps de réponse et le taux de conversion.
- La source de la demande (email, Instagram, WhatsApp, formulaire, téléphone, direct…) doit être renseignée pour la répartition par source.
- Le lieu concerné doit être associé à la demande pour la répartition par lieu.
Ce que vous allez apprendre
- Lire le volume reçu, accepté et décliné
- Comprendre votre taux de conversion des demandes
- Mesurer votre temps de réponse, globalement et par membre
- Analyser la performance par source et par lieu
À quoi sert la vue Demandes
La vue Demandes mesure le haut de votre tunnel commercial : le flux de demandes entrantes, la proportion que vous transformez en événements et la rapidité de votre prise en charge. Elle répond à la question « d'où vient mon activité, et comment la traite-t-on ? ».
C'est l'outil de pilotage du quotidien commercial : il aide à répartir la charge dans l'équipe, à prioriser les canaux qui convertissent le mieux et à surveiller la réactivité, qui pèse directement sur le taux de signature.
Le volume : reçu, accepté, décliné
Les demandes reçues regroupent toutes les demandes entrantes sur la période. Parmi elles, les acceptées sont les demandes validées, c'est-à-dire converties en événement, et les déclinées sont les demandes refusées.
La courbe « demandes dans le temps » visualise ce volume reçu au fil de la période, pour repérer vos pics de sollicitation et anticiper les périodes chargées.
Le taux de conversion
Le taux de conversion est la part de demandes acceptées sur le total reçu. Un taux faible peut signaler des demandes mal qualifiées à la source, ou un traitement trop lent qui laisse filer des prospects vers la concurrence.
La réactivité (temps de réponse)
Le temps de réponse mesure le délai entre l'arrivée d'une demande et votre première action (la valider ou la refuser). Joinways affiche la moyenne, la médiane et la répartition — moins d'1 h, 1 à 4 h, 4 à 24 h, plus de 24 h — globalement et par membre de l'équipe.
La médiane est souvent plus parlante que la moyenne : elle résiste aux quelques demandes oubliées plusieurs jours qui gonflent artificiellement la moyenne. La répartition par tranches, elle, montre concrètement combien de demandes partent sous 1 h et combien traînent au-delà de 24 h.
Les répartitions par source et par lieu
La répartition par source ventile vos demandes par canal d'origine — email, Instagram, WhatsApp, formulaire, téléphone, direct… — pour savoir d'où vient le flux. La répartition par lieu donne, pour chaque lieu, le volume reçu et son taux d'acceptation.
Croisées, ces deux répartitions révèlent vos canaux et vos lieux les plus rentables : un canal qui apporte beaucoup de volume mais convertit peu n'a pas la même valeur qu'un canal discret mais très qualifié.
Référence des indicateurs
Voici chaque indicateur de la vue Demandes, avec sa définition exacte.
- Demandes reçues : toutes les demandes entrantes sur la période.
- Acceptées : les demandes validées, c'est-à-dire converties en événement.
- Déclinées : les demandes refusées.
- Taux de conversion : la part de demandes acceptées sur le total reçu.
- Temps de réponse (moyenne et médiane) : le délai entre l'arrivée d'une demande et votre première action (valider ou refuser).
- Répartition du temps de réponse : la ventilation par tranches — moins d'1 h, 1 à 4 h, 4 à 24 h, plus de 24 h — globalement et par membre.
- Demandes par source : email, Instagram, WhatsApp, formulaire, téléphone, direct…
- Demandes par lieu : volume et taux d'acceptation pour chaque lieu.
- Courbe « demandes dans le temps » : l'évolution du volume reçu au fil de la période.
Comment ça marche
- Ouvrez Rapports — la vue Demandes s'affiche par défaut.
- Choisissez la période à analyser.
- Lisez les indicateurs, la courbe « demandes dans le temps », le temps de réponse et les répartitions par source et par lieu.
Chaque changement de période recalcule instantanément les volumes, le taux de conversion et les temps de réponse : aucun export ni rafraîchissement manuel n'est nécessaire.
Cas particuliers
- Une demande reçue par téléphone n'est comptée que si elle est saisie dans Joinways comme demande.
- Une demande encore non traitée n'a pas de temps de réponse : il se calcule à la première décision (validation ou refus).
- Une demande sans source renseignée pèse dans le volume total mais n'apparait pas dans la répartition par source.
- Quelques demandes traitées très tardivement tirent la moyenne vers le haut : regardez la médiane pour une vision plus représentative.
💡 Astuce : répondre en moins d'une heure augmente nettement vos chances de signer — suivez le temps de réponse par membre pour identifier qui a besoin d'aide.
Bonnes pratiques
- Visez une première réponse sous 1 h sur vos meilleures sources.
- Comparez le temps de réponse par membre pour équilibrer la charge.
- Concentrez vos efforts sur les sources au meilleur taux d'acceptation.
- Saisissez chaque demande, même téléphonique, pour ne pas sous-estimer votre volume réel.
- Traitez les demandes rapidement pour fiabiliser le temps de réponse et limiter les pertes.
Dépannage
Problème : le volume reçu semble sous-estimé. Cause : des demandes (souvent téléphoniques) ne sont pas saisies dans Joinways. Solution : enregistrez chaque demande, quel que soit son canal, pour qu'elle soit comptée.
Problème : le temps de réponse moyen paraît anormalement élevé. Cause : quelques demandes traitées très tard tirent la moyenne. Solution : appuyez-vous sur la médiane et la répartition par tranches pour une lecture plus juste.
Problème : une source connue n'apparaît pas dans la répartition. Cause : la source n'est pas renseignée sur les demandes concernées. Solution : indiquez la source à la saisie pour que ces demandes alimentent la répartition par source.
Exemple concret
Un lieu reçoit 120 demandes/mois et en accepte 55 %. La répartition montre que 40 % des réponses partent après 24 h. En instaurant une réponse sous 1 h sur les demandes Instagram, le taux d'acceptation de ce canal progresse nettement.
En suivant le temps de réponse par membre, le responsable repère que deux personnes concentrent l'essentiel des réponses tardives : il rééquilibre la charge et l'équipe gagne plusieurs heures sur son délai médian.
Autre exemple
Un lieu compare ses deux salles dans la répartition par lieu : l'une reçoit moins de demandes mais affiche un taux d'acceptation bien plus élevé. Plutôt que de chercher à générer plus de volume partout, l'équipe décide de pousser la salle la plus performante auprès des canaux qui la convertissent.
En croisant source et taux d'acceptation, le même lieu découvre que ses demandes par formulaire convertissent deux fois mieux que celles reçues en direct : il met en avant le formulaire sur son site.
FAQ
Comment est calculé le temps de réponse ?
Du moment où la demande arrive jusqu'à votre première décision (la valider ou la refuser).
Les demandes par téléphone sont-elles comptées ?
Oui, dès lors qu'elles sont saisies dans Joinways comme demande.
Quelle différence entre moyenne et médiane du temps de réponse ?
La moyenne est sensible aux demandes traitées très tard ; la médiane décrit le délai « typique ». Joinways affiche les deux, plus la répartition par tranches.
Qu'est-ce qu'une demande acceptée ?
Une demande validée, c'est-à-dire convertie en événement. Les demandes refusées sont comptées comme déclinées.
Quelles sources sont suivies ?
Les principaux canaux : email, Instagram, WhatsApp, formulaire, téléphone, direct… La répartition par source les ventile sur la période.
Peut-on voir la performance par lieu ?
Oui : la répartition par lieu donne, pour chaque lieu, le volume reçu et son taux d'acceptation.
Le temps de réponse est-il vraiment important pour convertir ?
Oui : répondre en moins d'une heure augmente nettement vos chances de signer. C'est l'un des leviers les plus directs sur votre taux de conversion.
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