La vista Solicitudes: volumen y reactividad
Mide el volumen de solicitudes recibidas, tu tasa de aceptación, tu tiempo de respuesta y el rendimiento por fuente y lugar.
Todo empieza con una solicitud. La vista Solicitudes mide la parte alta de tu embudo: cuántas solicitudes recibes, cuántas aceptas y, sobre todo, con qué rapidez respondes — un factor decisivo para convertir.
Donde la vista Contable razona sobre el ingreso ya realizado, la vista Solicitudes mira aguas arriba: el flujo entrante, tu capacidad de cualificarlo y la rapidez con la que reacciona tu equipo. Aquí se decide buena parte de tu tasa de firma.
Todos los indicadores se recalculan automáticamente a partir de las solicitudes registradas en Joinways: sin recuento manual que llevar, basta con que cada solicitud entre en la herramienta y sea atendida.
Requisitos
Para que la vista Solicitudes refleje fielmente tu actividad, deben cumplirse algunas condiciones.
- Cada solicitud, sea cual sea su canal, debe registrarse en Joinways para que se cuente.
- Cada solicitud debe ser atendida (validada o rechazada) para alimentar el tiempo de respuesta y la tasa de conversión.
- La fuente de la solicitud (email, Instagram, WhatsApp, formulario, teléfono, directo…) debe estar informada para el reparto por fuente.
- El lugar correspondiente debe estar asociado a la solicitud para el reparto por lugar.
Lo que aprenderás
- Leer el volumen recibido, aceptado y rechazado
- Entender tu tasa de conversión de solicitudes
- Medir tu tiempo de respuesta, global y por miembro
- Analizar el rendimiento por fuente y por lugar
Para qué sirve la vista Solicitudes
La vista Solicitudes mide la parte alta de tu embudo comercial: el flujo de solicitudes entrantes, la proporción que transformas en eventos y la rapidez con la que las atiendes. Responde a la pregunta «¿de dónde viene mi actividad y cómo la procesamos?».
Es la herramienta de pilotaje del día a día comercial: ayuda a repartir la carga en el equipo, a priorizar los canales que mejor convierten y a vigilar la reactividad, que pesa directamente en la tasa de firma.
El volumen: recibido, aceptado, rechazado
Las solicitudes recibidas agrupan todas las solicitudes entrantes en el periodo. Entre ellas, las aceptadas son las solicitudes validadas, es decir, convertidas en evento, y las rechazadas son las solicitudes rechazadas.
La curva «solicitudes en el tiempo» visualiza ese volumen recibido a lo largo del periodo, para detectar tus picos de demanda y anticipar las temporadas cargadas.
La tasa de conversión
La tasa de conversión es la proporción de solicitudes aceptadas sobre el total recibido. Una tasa baja puede señalar solicitudes mal cualificadas en origen, o una atención demasiado lenta que deja escapar prospectos hacia la competencia.
La reactividad (tiempo de respuesta)
El tiempo de respuesta mide el lapso entre la llegada de una solicitud y tu primera acción (validarla o rechazarla). Joinways muestra la media, la mediana y el reparto — menos de 1 h, 1 a 4 h, 4 a 24 h, más de 24 h — global y por miembro del equipo.
La mediana suele ser más elocuente que la media: resiste a las pocas solicitudes olvidadas durante varios días que inflan artificialmente la media. El reparto por tramos, por su parte, muestra concretamente cuántas solicitudes salen en menos de 1 h y cuántas se demoran más de 24 h.
Los repartos por fuente y por lugar
El reparto por fuente desglosa tus solicitudes por canal de origen — email, Instagram, WhatsApp, formulario, teléfono, directo… — para saber de dónde viene el flujo. El reparto por lugar da, para cada lugar, el volumen recibido y su tasa de aceptación.
Cruzados, estos dos repartos revelan tus canales y lugares más rentables: un canal que aporta mucho volumen pero convierte poco no tiene el mismo valor que uno discreto pero muy cualificado.
Referencia de los indicadores
Aquí tienes cada indicador de la vista Solicitudes, con su definición exacta.
- Solicitudes recibidas: todas las solicitudes entrantes en el periodo.
- Aceptadas: solicitudes validadas, es decir, convertidas en evento.
- Rechazadas: solicitudes rechazadas.
- Tasa de conversión: la proporción de solicitudes aceptadas sobre el total recibido.
- Tiempo de respuesta (media y mediana): el lapso entre la llegada de una solicitud y tu primera acción (validar o rechazar).
- Reparto del tiempo de respuesta: el desglose por tramos — menos de 1 h, 1 a 4 h, 4 a 24 h, más de 24 h — global y por miembro.
- Solicitudes por fuente: email, Instagram, WhatsApp, formulario, teléfono, directo…
- Solicitudes por lugar: volumen y tasa de aceptación de cada lugar.
- Curva «solicitudes en el tiempo»: la evolución del volumen recibido a lo largo del periodo.
Cómo funciona
- Abre Informes — la vista Solicitudes se muestra por defecto.
- Elige el periodo a analizar.
- Lee los indicadores, la curva «solicitudes en el tiempo», el tiempo de respuesta y los repartos por fuente y lugar.
Cada cambio de periodo recalcula al instante los volúmenes, la tasa de conversión y los tiempos de respuesta: no hace falta ninguna exportación ni refresco manual.
Casos particulares
- Una solicitud recibida por teléfono solo se cuenta si se registra en Joinways como solicitud.
- Una solicitud aún no atendida no tiene tiempo de respuesta: se calcula en la primera decisión (validación o rechazo).
- Una solicitud sin fuente informada pesa en el volumen total pero no aparece en el reparto por fuente.
- Unas pocas solicitudes atendidas muy tarde tiran de la media hacia arriba: mira la mediana para una visión más representativa.
💡 Consejo: responder en menos de una hora aumenta claramente tus opciones de firmar — sigue el tiempo de respuesta por miembro para ver quién necesita ayuda.
Buenas prácticas
- Apunta a una primera respuesta en menos de 1 h en tus mejores fuentes.
- Compara el tiempo de respuesta por miembro para equilibrar la carga.
- Concentra tus esfuerzos en las fuentes con mejor tasa de aceptación.
- Registra cada solicitud, incluso las telefónicas, para no subestimar tu volumen real.
- Atiende las solicitudes con rapidez para fiabilizar el tiempo de respuesta y limitar las pérdidas.
Solución de problemas
Problema: el volumen recibido parece subestimado. Causa: algunas solicitudes (a menudo telefónicas) no se registran en Joinways. Solución: registra cada solicitud, sea cual sea su canal, para que se cuente.
Problema: el tiempo de respuesta medio parece anormalmente alto. Causa: unas pocas solicitudes atendidas muy tarde tiran de la media. Solución: apóyate en la mediana y el reparto por tramos para una lectura más justa.
Problema: una fuente conocida no aparece en el reparto. Causa: la fuente no está informada en las solicitudes afectadas. Solución: indica la fuente al registrar para que esas solicitudes alimenten el reparto por fuente.
Ejemplo concreto
Un lugar recibe 120 solicitudes/mes y acepta el 55 %. El reparto muestra que el 40 % de las respuestas salen tras 24 h. Al introducir una respuesta en menos de 1 h en las solicitudes de Instagram, la tasa de aceptación de ese canal mejora claramente.
Al seguir el tiempo de respuesta por miembro, el responsable detecta que dos personas concentran la mayor parte de las respuestas tardías: reequilibra la carga y el equipo gana varias horas en su retraso mediano.
Otro ejemplo
Un lugar compara sus dos salas en el reparto por lugar: una recibe menos solicitudes pero muestra una tasa de aceptación mucho más alta. En lugar de intentar generar más volumen en todas partes, el equipo decide impulsar la sala con mejor rendimiento en los canales que la convierten.
Al cruzar fuente y tasa de aceptación, el mismo lugar descubre que sus solicitudes por formulario convierten el doble que las recibidas en directo: destaca el formulario en su sitio web.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el tiempo de respuesta?
Desde que llega la solicitud hasta tu primera decisión (validar o rechazar).
¿Se cuentan las solicitudes por teléfono?
Sí, siempre que se registren en Joinways como solicitud.
¿Qué diferencia hay entre media y mediana del tiempo de respuesta?
La media es sensible a las solicitudes atendidas muy tarde; la mediana describe el retraso «típico». Joinways muestra ambas, más el reparto por tramos.
¿Qué es una solicitud aceptada?
Una solicitud validada, es decir, convertida en evento. Las solicitudes rechazadas se cuentan como rechazadas.
¿Qué fuentes se siguen?
Los principales canales: email, Instagram, WhatsApp, formulario, teléfono, directo… El reparto por fuente los desglosa en el periodo.
¿Se puede ver el rendimiento por lugar?
Sí: el reparto por lugar da, para cada lugar, el volumen recibido y su tasa de aceptación.
¿El tiempo de respuesta es realmente importante para convertir?
Sí: responder en menos de una hora aumenta claramente tus opciones de firmar. Es una de las palancas más directas sobre tu tasa de conversión.
Véase también
¿Listo para centralizar tus solicitudes de eventos?