Comprendre les Demandes unifiées

La rubrique Demandes est le point d'entrée de toute votre activité commerciale : c'est l'écran sur lequel atterrit chaque message susceptible de devenir un événement, quel que soit le canal par lequel le prospect vous a écrit. Au lieu de surveiller votre boîte mail d'un côté, vos DM Instagram de l'autre et WhatsApp encore ailleurs, vous regardez un seul flux, déjà trié et pré-qualifié par l'IA.

L'idée centrale est celle d'un entonnoir unique. Une opportunité ne se perd jamais autant que lorsqu'elle est éparpillée entre plusieurs applications, où personne ne sait qui répond. En réunissant tous les canaux dans un même endroit, les Demandes garantissent qu'aucune demande ne reste sans réponse simplement parce qu'elle est arrivée sur un canal que vous consultez peu.

Ce que vous allez apprendre

• Comprendre comment les demandes arrivent depuis tous vos canaux et sont qualifiées automatiquement
• Lire et interpréter les informations extraites par l'IA
• Filtrer le flux et prioriser les demandes les plus prometteuses
• Traiter une demande : la convertir, la rattacher à un dossier existant ou l'écarter

Le principe : un entonnoir unique

Chaque prospect choisit son propre canal : certains envoient un email détaillé, d'autres un message Instagram en deux lignes, d'autres encore un vocal converti en texte sur WhatsApp. Sans outil central, ces messages vivent dans des boîtes séparées et finissent par se contredire ou se perdre. L'espace Demandes les rassemble dans une file unique, classée par date d'arrivée, où chaque entrée porte l'indication de son canal d'origine.

Concrètement, vous voyez d'un coup d'œil le message brut à gauche et, à droite, ce que l'IA en a compris. Vous n'avez plus à recopier une date depuis un email vers un logiciel : l'information est déjà structurée, prête à devenir un dossier.

Les canaux centralisés

Quatre canaux alimentent les Demandes. Chacun se branche une seule fois, puis remonte automatiquement ses nouveaux messages.

• Email (Gmail, Outlook) : la majorité des demandes. C'est souvent le canal le plus complet, car le prospect prend le temps d'écrire date, budget et nombre de participants.
• Instagram : les messages directs de votre compte professionnel. Les demandes y sont plus courtes et informelles, mais souvent à fort potentiel.
• WhatsApp Business : les conversations entrantes. Pratique pour les échanges rapides, surtout sur les demandes de dernière minute.
• Formulaire de site : les demandes via votre formulaire intégré. Comme les champs sont déjà structurés, l'extraction y est la plus fiable.

Quel que soit le canal, la demande arrive au même endroit et suit le même parcours. Vous répondez toujours depuis les Demandes, ce qui évite de revenir manuellement sur Instagram ou WhatsApp pour boucler la conversation.

Ce que l'IA fait pour vous

À chaque message entrant, l'IA accomplit un premier travail de tri pour vous faire gagner du temps. Elle commence par détecter s'il s'agit réellement d'une demande d'événement ou d'un message sans rapport (newsletter, démarchage, question administrative). Si c'est bien une demande, elle en extrait les informations clés :

• Type d'événement et date(s) souhaitée(s) — ce qui permet de vérifier tout de suite la disponibilité.
• Participants (Pax) et budget évoqué — les deux critères qui déterminent l'espace adapté et le sérieux du projet.
• Coordonnées du contact — nom, email, téléphone, afin de relier la demande à la bonne personne.

En coulisses, l'IA évalue aussi la qualité de chaque demande. Cette appréciation sert à automatiser la qualification — c'est-à-dire à faire remonter les opportunités les plus solides — et, selon vos réglages, à déclencher la génération d'un devis sans intervention manuelle.

Ce que vous voyez à l'écran, c'est donc un résumé fidèle posé à côté du texte d'origine. Vous gardez toujours la possibilité de tout vérifier : l'IA propose, vous décidez.

Référence : canaux, statuts et filtres

Pour vous repérer dans la file, voici l'inventaire des éléments que vous croisez sur chaque demande.

Les statuts d'une demande

• À traiter : la demande n'a pas encore été traitée ; c'est le statut à vider en priorité chaque jour.
• Une fois la demande convertie en événement, elle quitte la file active mais reste consultable.
• Une demande peut aussi être rattachée à un dossier ou un contact existant.
• Décliné : la demande a été sortie de la file sans créer de dossier ; elle reste retrouvable via les filtres.

Filtrer la file

• Par statut : afficher uniquement les demandes à traiter, ou au contraire revoir une demande déjà déclinée.
• Par canal : regrouper toutes les conversations d'un même canal, par exemple les DM Instagram.

Chaque demande affiche aussi son canal d'origine et sa date d'arrivée, deux repères utiles pour décider quoi traiter en premier.

Filtrer et prioriser le flux

Quand le volume monte, le tri devient essentiel. Les filtres vous laissent restreindre l'affichage par statut, pour ne voir par exemple que les demandes non encore traitées, ou par canal, pour regrouper toutes les conversations Instagram.

1. Ouvrez les Demandes : la file affiche les demandes les plus récentes en haut, avec leur statut et leur canal.
2. Appliquez un filtre pour isoler ce qui compte maintenant — par exemple les demandes à traiter avec une date proche.
3. Traitez les demandes une à une : chaque action met à jour le statut, et l'entrée quitte la liste des demandes à traiter.

Traiter une demande

Traiter une demande consiste à décider de son sort une fois l'extraction vérifiée. Trois issues sont possibles, et chacune fait avancer le dossier proprement.

1. Ouvrez la demande pour voir le message d'origine et les champs extraits côte à côte.
2. Corrigez si besoin (date, budget, nombre de participants) : votre correction est conservée.
3. Choisissez l'action : Créer l'événement reprend toutes les informations dans un nouveau dossier ; rattacher à un dossier existant complète une opportunité déjà ouverte ; écarter range le message sans créer de dossier.

Comment ça marche

L'enchaînement est toujours le même : un message arrive sur un canal connecté, l'IA le détecte et l'extrait, la demande apparaît dans les Demandes avec son résumé, vous vérifiez puis vous décidez. Vos corrections ne sont pas perdues : elles servent de signal pour fiabiliser les extractions suivantes, si bien que l'outil se trompe de moins en moins sur vos formulations habituelles.

Cas particuliers

Plusieurs messages d'un même prospect : il arrive qu'un contact relance par email puis sur Instagram. Reliez la nouvelle demande au dossier déjà ouvert plutôt que d'en créer un second, pour garder un historique unique.

Message ambigu : si l'IA hésite et n'extrait que partiellement les champs, ne forcez pas la conversion. Répondez d'abord au prospect pour obtenir la date ou le budget manquant, puis traitez la demande complétée.

Message hors sujet bien rédigé : un démarchage commercial peut ressembler à une demande. Avant de convertir, vérifiez qu'une vraie date d'événement est mentionnée ; sinon, écartez.

Pic de volume : après un salon ou une campagne, les Demandes peuvent se remplir d'un coup. Filtrez par date proche pour traiter d'abord les événements imminents, puis revenez aux demandes à échéance lointaine.

Canal déconnecté en cours de route : si un canal cesse de remonter ses messages, les demandes ne disparaissent pas — elles attendent la reconnexion. Vérifiez vos réglages dès qu'un canal semble silencieux.

💡 Bon à savoir : une demande mal qualifiée se corrige en un clic. Vos corrections aident à fiabiliser les suivantes.

Bonnes pratiques

• Traitez les Demandes au moins une fois par jour : la rapidité de réponse fait gagner des dossiers, car le premier établissement à répondre part souvent gagnant.
• Priorisez les demandes les plus complètes et urgentes (date proche, budget clair) plutôt que de traiter strictement dans l'ordre d'arrivée.
• Reliez chaque demande à un contact pour garder tout l'historique au même endroit, même si le prospect change de canal.
• Corrigez l'IA dès que vous repérez une erreur : c'est rapide et cela améliore les extractions futures.
• Gardez tous vos canaux connectés : un canal débranché, c'est une source de demandes qui ne remonte plus dans la file.
• Répondez depuis les Demandes plutôt que depuis le canal d'origine pour conserver un historique complet et centralisé.

Dépannage

Une vraie demande n'a pas été détectée ? Cause : l'IA l'a classée comme message divers car la formulation était inhabituelle. Solution : ouvrez le message et convertissez-le manuellement en événement ; l'IA apprend de ces cas et progresse.

Une demande n'apparaît pas du tout dans les Demandes ? Cause probable : le canal concerné n'est pas (ou plus) connecté. Solution : vérifiez la connexion du canal dans vos réglages et reconnectez-le si besoin.

Un champ extrait est systématiquement faux ? Cause : une confusion récurrente, par exemple un budget TTC lu comme HT. Solution : corrigez le champ à chaque fois ; ces corrections répétées sont le signal le plus efficace pour fiabiliser l'extraction.

La file ne se met pas à jour ? Cause : un filtre actif masque une partie des demandes. Solution : réinitialisez les filtres pour revoir l'ensemble de la file avant de conclure à un problème de canal.

Exemple concret

Le lundi matin, 14 messages attendent dans les Demandes : 9 demandes d'événement détectées, 5 messages divers. Plutôt que d'ouvrir Gmail, Instagram et WhatsApp séparément, l'équipe parcourt une seule file. En 20 minutes, elle convertit 6 demandes en options, en rattache une à un dossier déjà ouvert pour un prospect qui avait relancé, et programme des relances pour les 3 incertaines qui manquaient de date. Les 5 messages divers sont déclinés d'un clic, et les Demandes repartent propres.

Autre exemple

Un vendredi soir, une demande WhatsApp arrive : « Bonjour, dispo demain soir pour 30 personnes ? ». L'IA détecte une demande, extrait 30 participants et une date au lendemain, mais le budget et le type d'événement restent vides. Plutôt que de la laisser dormir tout le week-end, l'organisateur la voit en haut de la file (date la plus proche), répond directement depuis les Demandes pour confirmer la disponibilité et obtenir le type d'événement, puis convertit en option. Le même fil WhatsApp se poursuit dans les Demandes : aucune bascule d'application, et l'historique reste complet sur le dossier.

FAQ

Les messages personnels arrivent-ils aussi ?

L'IA filtre pour ne faire remonter que ce qui ressemble à une demande d'événement ; vous gardez le contrôle final et pouvez toujours écarter ce qui n'a pas sa place.

Dois-je répondre depuis les Demandes ou depuis le canal d'origine ?

Depuis les Demandes : tout est centralisé, ce qui évite de jongler entre boîte mail, DM Instagram et WhatsApp et garantit que l'historique reste complet.

Que se passe-t-il si je corrige un champ extrait par l'IA ?

Votre correction est conservée pour ce dossier et sert aussi de signal pour fiabiliser les extractions suivantes.

Une demande déclinée est-elle perdue ?

Non : décliner range le message hors de la file active sans le supprimer. Vous gardez un espace Demandes propre tout en conservant la trace du message.

L'IA peut-elle générer un devis toute seule ?

Oui, selon vos réglages : lorsqu'une demande est jugée de bonne qualité, l'IA peut déclencher la génération d'un devis. Vous restez libre de le revoir avant envoi.

Combien de canaux puis-je connecter ?

Les quatre canaux — email, Instagram, WhatsApp Business et formulaire de site — peuvent être branchés en parallèle. Plus vous en connectez, plus les Demandes couvrent l'ensemble de vos sources de demandes.

Puis-je retrouver une demande déjà traitée ?

Oui : filtrez par statut (convertie, rattachée, déclinée) pour la réafficher. Rien n'est supprimé, tout reste consultable depuis les Demandes.

L'ordre de la file est-il modifiable ?

La file est classée par date d'arrivée, les plus récentes en haut. Pour vous concentrer sur l'urgent, appliquez un filtre (statut, canal) plutôt que de suivre l'ordre brut.

Voir aussi

• Traiter une demande
• Comprendre le score IA
• Comment l'IA qualifie vos demandes