Importer et exporter vos données

Vous arrivez avec un historique — un tableur de contacts patiemment constitué, un planning d'événements passés et à venir, une liste d'entreprises clientes ? Importer ces données dans Joinways vous fait gagner des heures de ressaisie et vous permet de démarrer avec votre activité déjà en place. Et dans l'autre sens, l'export vous garde à tout moment maître de vos données : vous pouvez les récupérer pour vos analyses, votre comptabilité ou une sauvegarde, sans jamais être prisonnier de l'outil.

Cet article détaille ce qui peut être importé et exporté, les formats acceptés, la façon de préparer un fichier propre, et comment relancer un import après correction. L'objectif : que votre première journée dans Joinways parte d'une base complète plutôt que d'une page blanche.

Prérequis

• Avoir un compte Joinways et accéder à votre espace de travail (workspace).
• Disposer de vos données source dans un tableur (Excel, Google Sheets) ou un fichier CSV.
• Pour l'import, le droit d'accéder aux Paramètres de l'espace ; certains imports sensibles sont réservés aux administrateurs.
• Idéalement, une première colonne d'en-têtes claire dans votre fichier (Nom, Email, Téléphone, etc.) pour faciliter l'association des colonnes.

Ce que vous allez apprendre

• Importer vos contacts, vos entreprises et vos événements existants.
• Préparer un fichier propre pour un import sans erreur.
• Associer les colonnes de votre fichier aux champs de Joinways.
• Exporter vos contacts, vos événements et vos rapports.
• Corriger et relancer un import partiellement échoué.

Importer des données

L'import lit votre fichier ligne par ligne et crée, dans Joinways, un enregistrement par ligne. Vous gardez le contrôle à chaque étape : choix du type de données, association des colonnes, puis vérification avant que les enregistrements ne soient réellement créés.

1. Ouvrez Paramètres puis la section Import / Export de votre espace de travail.
2. Choisissez le type de données à importer : contacts (personnes), entreprises, ou événements.
3. Téléversez votre fichier au format CSV ou Excel depuis votre ordinateur.
4. Associez chaque colonne de votre fichier au champ Joinways correspondant (par exemple la colonne « Mail » au champ Email).
5. Lancez l'import : Joinways traite les lignes et crée les enregistrements.
6. Vérifiez le résultat affiché — le nombre de lignes importées et, le cas échéant, celles qui ont été ignorées.

Préparer un fichier propre

La qualité de l'import dépend avant tout de la qualité du fichier source. Quelques minutes de nettoyage en amont évitent des heures de correction après coup. L'idée est d'arriver avec un tableau régulier, où chaque colonne contient un seul type d'information et où les formats sont homogènes.

1. Mettez une ligne d'en-têtes explicite en première ligne (Nom, Prénom, Email, Téléphone, Entreprise, Date…).
2. Une information par colonne : ne mélangez pas nom et prénom, ou ville et code postal, dans la même cellule.
3. Harmonisez les formats de date (par exemple JJ/MM/AAAA partout) et de téléphone.
4. Supprimez les lignes vides, les doublons évidents et les caractères parasites.
5. Enregistrez en CSV (UTF-8) ou en Excel avant de téléverser.

Exporter des données

L'export fait le chemin inverse : Joinways génère un fichier tableur à partir de vos enregistrements, que vous téléchargez en quelques clics. C'est utile pour une analyse externe, un envoi au comptable, une sauvegarde périodique ou une migration.

1. Ouvrez la liste que vous voulez exporter (contacts, événements) ou la section Rapports.
2. Lancez l'export depuis la section Import / Export ou l'action d'export de la liste.
3. Téléchargez le fichier généré au format tableur.
4. Ouvrez-le dans votre outil habituel pour vos analyses ou votre comptabilité.

Référence : ce qui s'importe et s'exporte

Voici les types de données pris en charge et le format attendu, avec en une ligne ce que chacun recouvre.

• Contacts (personnes) — vos interlocuteurs : nom, email, téléphone et coordonnées associées.
• Entreprises — les sociétés clientes ou prospects auxquelles rattacher vos contacts et événements.
• Événements — votre planning : événements passés et à venir avec leurs dates.
• Rapports — à l'export, vos données agrégées pour analyse ou comptabilité.
• Format d'import accepté — CSV et Excel (les formats tableur courants).
• Format d'export — fichier tableur téléchargeable, exploitable dans Excel, Google Sheets ou un logiciel comptable.
• Association de colonnes — l'étape de mapping qui relie chaque colonne du fichier au bon champ Joinways.
• Compte-rendu d'import — le récapitulatif des lignes importées et ignorées affiché en fin d'import.
• Encodage recommandé — UTF-8 pour préserver les accents et caractères spéciaux dans les CSV.
• Sauvegarde — l'export sert aussi de copie de secours indépendante de l'outil.

Comment ça marche

Lors d'un import, Joinways lit l'en-tête de votre fichier pour vous proposer une association de colonnes, puis parcourt chaque ligne pour créer un enregistrement. Les lignes conformes sont créées ; les lignes dont une colonne obligatoire est vide ou mal formatée sont écartées et signalées dans le compte-rendu. Aucune donnée n'est créée tant que vous n'avez pas validé l'association des colonnes.

À l'export, Joinways assemble les enregistrements de la liste ou du rapport choisi en un seul fichier tableur, en respectant les colonnes visibles, puis vous le remet en téléchargement.

Cas particuliers

• Fichier volumineux : découpez-le en plusieurs lots si l'import semble long, en gardant la même ligne d'en-têtes dans chaque lot.
• Doublons : un même contact présent deux fois dans le fichier crée deux enregistrements ; dédupliquez avant l'import.
• Dates ambiguës : un format mélangé (JJ/MM et MM/JJ) peut décaler des dates d'événements ; uniformisez avant de téléverser.
• Colonnes manquantes : si une colonne obligatoire est absente, l'association échoue ; ajoutez-la au fichier et relancez.

💡 Astuce : faites toujours un import test sur un petit échantillon (5 à 10 lignes) avant d'importer tout le fichier. Vous validez ainsi l'association des colonnes et les formats sans risquer de polluer votre base avec des centaines de lignes mal mappées.

Bonnes pratiques

• Commencez par un échantillon réduit pour valider l'association et les formats.
• Harmonisez les formats de date et de téléphone dans tout le fichier.
• Vérifiez les doublons après chaque import et nettoyez-les si besoin.
• Importez les entreprises avant les contacts pour pouvoir rattacher les seconds aux premières.
• Conservez votre fichier source : il sert de sauvegarde et permet de relancer un import corrigé.

Dépannage

Problème : certaines lignes n'ont pas été importées. Cause : une colonne obligatoire est vide ou un format est invalide sur ces lignes. Solution : ouvrez le compte-rendu, corrigez les lignes signalées dans le fichier, puis relancez l'import sur le fichier corrigé.

Problème : les colonnes ne s'associent pas correctement. Cause : la ligne d'en-têtes est absente ou ambiguë. Solution : ajoutez des en-têtes explicites en première ligne et refaites l'association manuellement à l'étape de mapping.

Problème : les caractères accentués s'affichent mal après import. Cause : le fichier n'est pas encodé en UTF-8. Solution : réenregistrez le CSV en UTF-8 (ou utilisez le format Excel) puis téléversez-le à nouveau.

Exemple concret

Une salle de réception migre depuis un tableur Excel de 400 contacts. La responsable nettoie d'abord le fichier (une colonne Nom, une colonne Email, une colonne Téléphone, suppression des doublons), importe d'abord les entreprises, puis teste l'import sur 10 contacts. L'association validée, elle lance les 400 contacts d'un coup : le compte-rendu indique 396 importés et 4 ignorés pour email manquant.

Elle corrige les 4 lignes dans le fichier, les réimporte, et retrouve son carnet d'adresses complet dans Joinways en moins d'un quart d'heure.

Autre exemple

En fin de trimestre, le gérant exporte ses événements pour les transmettre à son comptable. Depuis Import / Export, il génère un fichier tableur de tous les événements du trimestre, l'ouvre dans Google Sheets pour vérifier les montants, puis l'envoie au cabinet comptable.

Le même fichier lui sert de sauvegarde mensuelle : il en garde une copie datée, indépendante de Joinways.

FAQ

Quels formats de fichier sont acceptés à l'import ?

Les formats tableur courants : CSV et Excel. Préférez le CSV en UTF-8 pour préserver les accents.

Que puis-je importer ?

Vos contacts (personnes), vos entreprises et vos événements existants.

Que puis-je exporter ?

Vos contacts, vos événements et vos rapports, dans un fichier tableur téléchargeable.

Comment associer mes colonnes aux champs Joinways ?

À l'étape de mapping, vous reliez chaque colonne de votre fichier au champ correspondant (Email, Téléphone, etc.).

Pourquoi certaines lignes ne sont-elles pas importées ?

Parce qu'une colonne obligatoire est vide ou mal formatée sur ces lignes ; corrigez-les et relancez.

Dois-je importer les entreprises avant les contacts ?

C'est recommandé, pour pouvoir rattacher ensuite chaque contact à son entreprise.

Mes données m'appartiennent-elles ?

Oui. L'export vous permet de récupérer vos données à tout moment, pour analyse, comptabilité ou sauvegarde.

Puis-je relancer un import sans créer de doublons ?

Relancez sur les seules lignes corrigées issues du compte-rendu, plutôt que sur tout le fichier, pour éviter de recréer les enregistrements déjà importés.

Voir aussi

• Gérer les personnes
• Gérer les entreprises
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