Gestionar tu catálogo y tarifas
Crea una vez tu catálogo de prestaciones y tarifas, y luego úsalo para generar presupuestos coherentes y rápidos.
Cada lugar dispone de un catálogo de prestaciones reutilizables: alquiler de espacio, menús de catering, bebidas, opciones y material. Lo creas una vez y luego lo usas en cada presupuesto: tus tarifas se mantienen coherentes y ahorras un tiempo valioso. Este artículo explica cómo nutrir, organizar y mantener ese catálogo para que se convierta en la base de todos tus presupuestos.
Un catálogo bien mantenido es lo que distingue un presupuesto improvisado de uno profesional enviado en minutos. Cada prestación lleva un título, un precio y un tipo de IVA, y se reutiliza idéntica de un cliente a otro, sin reescritura ni riesgo de tarifa equivocada.
Requisitos
Antes de construir tu catálogo, reúne estos elementos para ganar tiempo.
- Disponer de un lugar al que vincular el catálogo (cada lugar tiene su propio catálogo de prestaciones).
- Tener a mano tus tarifas actualizadas y los tipos de IVA aplicables a cada tipo de prestación.
- Conocer las grandes familias de lo que vendes: espacios, catering, bebidas, opciones, material.
- Tener permisos suficientes para acceder al catálogo del lugar y crear o modificar prestaciones.
Lo que aprenderás
- Añadir prestaciones a tu catálogo, cada una con su precio y su tipo de IVA.
- Organizar tus prestaciones por tipo para encontrarlas fácilmente.
- Mantener tus tarifas actualizadas con el tiempo.
- Entender cómo el catálogo alimenta tus presupuestos sin modificar los ya emitidos.
Crear tu catálogo
El catálogo reúne todo lo que ofreces con regularidad. Empieza por añadir lo que aparece con más frecuencia en tus presupuestos y complétalo poco a poco.
- Abre el catálogo de tu lugar: aparece la lista de prestaciones existentes.
- Crea una prestación y dale un título («Alquiler de la sala principal», «Menú de catering de 3 platos»).
- Indica su precio y su tipo de IVA: ambos valores se copiarán tal cual en tus presupuestos.
- Guarda: la prestación se añade al catálogo y queda disponible para todos tus próximos presupuestos.
Organizar tus prestaciones
Clasifica tus prestaciones por tipo para localizarlas de un vistazo al preparar un presupuesto. Un catálogo ordenado es un catálogo que de verdad se usa.
- Agrupa las prestaciones por tipo: espacios, catering, bebidas, opciones, material.
- Edita una prestación existente para corregir su nombre o su categoría.
- Elimina una prestación que ya no ofreces para mantener una lista útil.
Mantener tus tarifas actualizadas
Los precios cambian: un menú que sube, una opción que se re-tarifica. Actualiza el catálogo para que tus próximos presupuestos partan siempre del precio correcto.
- Abre la prestación correspondiente y edita su precio.
- Comprueba el tipo de IVA si ha cambiado, para que los presupuestos sigan siendo conformes.
- Guarda: el nuevo valor se aplica a los presupuestos creados a partir de ahora.
Referencia de los campos de una prestación
Este es el significado de cada elemento que lleva una prestación del catálogo.
- Título: nombre de la prestación, reutilizado tal cual en las líneas de tus presupuestos.
- Precio: tarifa base de la prestación, punto de partida de cada presupuesto que la usa.
- Tipo de IVA: impuesto aplicado a la prestación, imprescindible para presupuestos conformes.
- Tipo: familia de la prestación (espacios, catering, bebidas, opciones, material) para la clasificación.
- Lugar: establecimiento al que el catálogo, y por tanto la prestación, está vinculado.
Cómo funciona
El catálogo es una biblioteca de referencia: los presupuestos toman de él, pero una vez que una línea se añade a un presupuesto, vive su propia vida. Modificar el catálogo no altera los presupuestos ya emitidos.
- Cuando creas un presupuesto, tomas las prestaciones directamente del catálogo del lugar.
- El título, el precio y el IVA de la prestación se copian en la línea del presupuesto al añadirla.
- Luego puedes ajustar la cantidad o el precio en el presupuesto sin tocar el catálogo.
- Una modificación posterior del catálogo solo se aplica a los presupuestos futuros, nunca a los antiguos.
Este desacoplamiento protege tus presupuestos enviados: puedes hacer evolucionar tus tarifas libremente sin temor a modificar un documento ya compartido con el cliente.
Casos particulares
Algunas situaciones habituales conviene anticiparlas para aprovechar al máximo el catálogo.
- Prestación puntual: una solicitud única puede introducirse directamente en el presupuesto, sin recargar el catálogo.
- Subida de tarifa a mitad de temporada: actualiza el precio en el catálogo; los presupuestos ya enviados conservan la tarifa anterior.
- Varios lugares: como cada lugar tiene su catálogo, una misma prestación puede existir a un precio diferente según el establecimiento.
💡 Consejo: revisa tu catálogo al inicio de cada temporada. Unos minutos para refrescar los precios te evitan enviar un presupuesto con una tarifa caducada.
Buenas prácticas
- Usa títulos claros y explícitos: aparecerán tal cual en tus presupuestos.
- Indica un tipo de IVA en cada prestación para que los presupuestos sigan siendo conformes.
- Mantén el catálogo conciso: retira lo que ya no vendes para usar solo lo útil.
- Clasifica cada prestación en el tipo correcto para encontrarla rápido al presupuestar.
- Revisa los precios al menos una vez por temporada para evitar tarifas caducadas.
Solución de problemas
Problema: una prestación no aparece cuando preparas un presupuesto.
Causa: la prestación pertenece al catálogo de un lugar distinto al del presupuesto.
Solución: comprueba que trabajas en el catálogo del lugar correcto, o vuelve a crear allí la prestación.
Problema: un presupuesto muestra un precio caducado.
Causa: el precio del catálogo se actualizó después de crear el presupuesto.
Solución: edita la línea directamente en el presupuesto; los nuevos presupuestos partirán de la tarifa actualizada.
Problema: el IVA de un presupuesto parece incorrecto.
Causa: la prestación se creó sin tipo de IVA, o con un tipo obsoleto.
Solución: abre la prestación en el catálogo, indica el tipo de IVA correcto y vuelve a crear el presupuesto.
Ejemplo concreto
Una finca que organiza bodas registra una vez el alquiler de cada espacio, tres fórmulas de catering, su carta de bebidas y algunas opciones (DJ, photobooth). Cada prestación lleva su precio y su tipo de IVA.
Cuando llega una solicitud, el equipo toma estas prestaciones del catálogo y un presupuesto coherente está listo en minutos, con el mismo precio de un cliente a otro, sin reescritura ni olvido de IVA.
Otro ejemplo
Un catering de eventos estructura su catálogo en cinco tipos: menús, bebidas, personal de servicio, alquiler de material y opciones. Cada línea lleva su tarifa sin impuestos y su IVA, a veces diferente entre la comida y el alcohol.
A principios de año, revaloriza en una sola pasada los precios de los menús en el catálogo. Los presupuestos enviados el año anterior quedan intactos, pero toda nueva propuesta parte automáticamente de las tarifas actualizadas.
Preguntas frecuentes
Si cambio un precio en el catálogo, ¿cambian mis presupuestos anteriores?
No. El catálogo es un punto de partida: los presupuestos ya creados conservan los precios del momento en que los hiciste. Solo tus próximos presupuestos parten de la nueva tarifa.
¿Tengo que registrarlo todo en el catálogo?
Registra lo que aparece a menudo. Una prestación excepcional siempre puede introducirse directamente en un presupuesto sin recargar tu catálogo.
¿Puedo modificar el precio de una prestación al presupuestar?
Sí. El precio del catálogo es una base: puedes ajustarlo en la línea del presupuesto sin cambiar el valor de referencia.
¿Cada lugar tiene su propio catálogo?
Sí. El catálogo está vinculado al lugar, lo que permite tener precios diferentes de un establecimiento a otro.
¿Qué ocurre si elimino una prestación del catálogo?
Desaparece de los futuros presupuestos, pero los presupuestos existentes que la contenían conservan la línea y su precio original.
¿Cómo clasifico una prestación que abarca varias familias?
Elige el tipo que corresponde a su naturaleza principal; el objetivo es encontrarla rápido, no clasificarla a la perfección.
¿Es obligatorio el tipo de IVA?
Indícalo en cada prestación: es lo que garantiza presupuestos conformes y te evita corregir el impuesto a mano.
Véase también
- Crear un presupuesto profesional
- Gestionar tus lugares y catálogos
- Ajustes de facturación
¿Listo para centralizar tus solicitudes de eventos?