Guía práctica
Cómo cualificar las solicitudes de eventos
Una solicitud se juzga por cuatro puntos: la fecha, los asistentes y el formato, el presupuesto y quién está detrás. Aquí tienes la tabla para leerlos en dos minutos y elegir la respuesta que corresponde.
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Cualificar una solicitud en cinco pasos
El orden importa: cada paso puede frenar la solicitud antes de que dediques tiempo al siguiente.
Comprobar la fecha y su flexibilidad
Mira el calendario antes que nada, con montaje y desmontaje incluidos. Una fecha ocupada no cierra la solicitud: propón la fecha más cercana u otro espacio. Anota también si la fecha es firme o «flexible», y con cuánta antelación se celebra el evento.
Comparar los asistentes y el formato con tus espacios
Un mismo grupo no cabe en el mismo espacio para una reunión, un cóctel o una cena sentada. Una horquilla (de 40 a 60 personas) se comprueba por arriba. Anota las necesidades técnicas o de catering que no puedes cubrir.
Leer el presupuesto
Compara el presupuesto indicado con tus fórmulas para ese número de asistentes, a tanto alzado o por persona. Que falte el presupuesto no es mala señal: muchos clientes esperan tu precio. La señal negativa es un presupuesto muy por debajo de tus fórmulas, presentado como cerrado.
Saber quién escribe y quién decide
El propio cliente, un asistente para su equipo, una agencia para su cliente: la respuesta cambia. Anota la empresa, la persona que decide y la fecha de la decisión. Si es una agencia, pregunta a quién dirigir el presupuesto.
Clasificar y responder
Caliente: respuesta completa con prioridad, con disponibilidad, precio y propuesta de visita. Templada: respuesta con la disponibilidad y dos o tres preguntas concretas. Fría: respuesta breve y cuidada, o rechazo con su motivo. Vuelve a clasificar cada vez que el cliente responda.
La tabla de cualificación de solicitudes, para imprimir
Adapta los umbrales a tus fórmulas y a tus espacios.
| Criterio | Caliente | Templada | Fría |
|---|---|---|---|
| Fecha | Fecha concreta y libre, montaje incluido | Varias fechas posibles, o «flexible» | Fecha ocupada, sin aceptar otra fecha |
| Asistentes y formato | Dentro de la capacidad del espacio para ese formato, con necesidades que puedes cubrir | Horquilla amplia o formato por precisar, necesidades técnicas por comprobar | Fuera de capacidad, o una exigencia que el lugar no puede cumplir (alojamiento, sonido, horarios) |
| Presupuesto | Indicado y coherente con tus fórmulas para ese número de asistentes | Ausente o «flexible»: da una horquilla en la respuesta | Muy por debajo de tus fórmulas y presentado como cerrado |
| Quién pide | Cliente identificado, la persona que decide o lleva el proyecto | Intermediario sin el nombre de quien decide ni fecha de decisión | Sin nombre ni empresa, sin respuesta a tus preguntas |
| Qué responder | Respuesta completa con prioridad: disponibilidad, precio, visita | Disponibilidad y dos o tres preguntas concretas | Respuesta breve y cuidada, o rechazo con su motivo |
Formato A4, listo para imprimir y colgar. Sin registro.
Clasificar rápido sin descartar las buenas solicitudes
Tres reflejos evitan descartar una buena solicitud cuando la cola se desborda.
Comprueba la fecha con el tiempo de cambio de montaje. Una cena a las 19 h en un espacio ocupado por una reunión hasta las 18 h solo está libre si esa hora basta para cambiarlo todo
Responde con un precio aunque no haya presupuesto indicado: una horquilla o una fórmula por persona le dice al cliente si sigue contigo
Lee los asistentes junto con el formato. Un seminario con plenaria y dos grupos de trabajo ocupa tres espacios, no uno
Tres cifras que seguir
- Tasa de éxito por nivel: las solicitudes calientes deben firmar claramente más que las demás
- Tasa de éxito por fuente
- Motivos de rechazo y motivos de pérdida, mes a mes
La tabla se escribe una vez para todo el equipo
Si el interés de una solicitud depende de quién la lee, no hay criterio. Escribe los umbrales una vez y aplícalos en cuanto llega cada solicitud.
Respondes por orden de llegada, y la solicitud que podía firmar se queda esperando
Tus solicitudes llegan mezcladas: un seminario con fecha y presupuesto, una fiesta con «fecha por definir», una cena para doce, una agencia que consulta para un cliente. Sin tabla, las gestionas en el orden en que caen. El presupuesto detallado acaba en la equivocada.
La fecha está en el asunto, los asistentes al final del mensaje, el presupuesto en ninguna parte: relees cada solicitud dos veces
Con JoinwaysCada solicitud llega leída a la bandeja de entrada, con cada dato ordenado en el mismo sitio, bajo el mensaje original
Preparas el precio antes de comprobar la fecha y el tiempo de montaje, y el conflicto aparece justo al enviar
Con JoinwaysAl crear el evento, se señala cualquier conflicto de fecha o de espacio, con montaje y desmontaje incluidos
La solicitud sin número de asistentes firme ni presupuesto se queda en espera en lugar de salir con dos preguntas
Con JoinwaysEl email para pedir información está listo: añades tus preguntas y lo envías
No sabes si escribes a quien decide, a su asistente o a una agencia, ni cuándo se tomará la decisión
Con JoinwaysLa solicitud queda vinculada a la empresa cliente, con sus eventos y presupuestos anteriores. Bajo la solicitud aparece qué parte de las solicitudes de esa fuente se ha convertido en eventos
Las solicitudes fuera de capacidad o de presupuesto siguen abiertas, o se cierran sin motivo, y tu criterio nunca se afina
Con JoinwaysRechazas en un solo gesto, con su motivo (fecha no disponible, capacidad insuficiente, presupuesto demasiado bajo, no encaja con el lugar) y el email de rechazo para revisar
Páginas de producto relacionadas: Informes
El producto, pantalla a pantalla
Lo que compruebas durante la prueba
Con tus propias solicitudes, junto a tus herramientas actuales.
La tabla para imprimir
Se descarga sin registro, para colgarla donde el equipo lee las solicitudes.
Para conectar tu correo
Gmail u Outlook se conectan en dos minutos, y las solicitudes que llegan ahí se leen, también las de las plataformas de reserva.
De prueba gratis, junto a tus herramientas
La prueba funciona en paralelo a tu organización actual, sin tarjeta.
El mismo método, tres situaciones
Los criterios se mantienen, su peso cambia.
Las solicitudes de las plataformas de reserva
Suelen llegar con la fecha, los asistentes y el presupuesto rellenados. El cliente compara varios lugares con la misma solicitud: una respuesta completa, con disponibilidad y precio, pesa más que una pregunta.
Las solicitudes de agencias
La agencia consulta para su cliente, a menudo en varios lugares. Pregunta para quién es, la fecha de la decisión y a quién dirigir el presupuesto: a la agencia o a su cliente.
Las solicitudes con poca o mucha antelación
Un cóctel dentro de tres semanas se decide en pocos días. Una convención dentro de diez meses puede ser caliente sin ser urgente: opción, visita y seguimientos espaciados.
Para saber más: Solicitudes · Eventos
Preguntas frecuentes
¿Cómo cualificar las solicitudes de eventos?
- La fecha primero: si el espacio está ocupado, propón otra fecha u otro espacio en la misma respuesta
- Los asistentes y el formato, comparados con la capacidad real de tus espacios
- El presupuesto comparado con tus fórmulas para ese número de asistentes, sin descartar una solicitud que no lo indica
- Quién escribe: el cliente, una agencia o un intermediario, y quién decide
- Una clasificación que revisas cada vez que el cliente responde
¿Joinways clasifica las solicitudes por mí?
¿Hay que responder a las solicitudes frías?
¿Cuántas preguntas hacer en la primera respuesta?
¿Una solicitud enviada a varios lugares merece una respuesta completa?
¿Se puede modificar la tabla?
¿Qué significa cualificar una solicitud de evento?
¿Qué preguntas hacer al cliente después de una solicitud de evento?
¿Cómo saber si una solicitud de evento es seria?
¿Cómo cualificar una solicitud sin fecha concreta?
¿Qué motivos de rechazo seguir para cualificar mejor?
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