Praxisleitfaden
So verkürzen Sie Ihre Reaktionszeit auf Veranstaltungsanfragen
Ihre Kunden schicken dieselbe Anfrage oft an mehrere Locations. So messen Sie Ihre tatsächliche Reaktionszeit in Öffnungsstunden und beseitigen die Schritte, die sie verlangsamen.
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Verkürzen Sie Ihre Reaktionszeit in fünf Schritten
Planen Sie vier Wochen ein: eine Ausgangsmessung, dann jede Woche eine Kontrolle.
Messen Sie Ihren Ausgangswert
Nehmen Sie die Anfragen der letzten vier Wochen. Notieren Sie für jede, wann sie eingegangen ist und wann die erste brauchbare Antwort rausging: eine Antwort auf der Plattform, ein Angebot, eine E-Mail, eine Rückfrage. Berechnen Sie den Median in Öffnungsstunden.
Finden Sie heraus, wo die Stunden verloren gehen
Sortieren Sie die verspäteten Antworten nach Kanal, Eingangszeit und Person. Die Verzögerung staut sich fast immer an einer Stelle: eine Plattform, die seltener geprüft wird, Anfragen nach Geschäftsschluss, ein Teammitglied, das mit laufenden Veranstaltungen beschäftigt ist.
Legen Sie fest, wer antwortet, Block für Block
Ein Name pro halbem Tag Öffnungszeit, dem ganzen Team bekannt. Außerhalb der Öffnungszeiten entscheiden Sie, was der Kunde erhält: eine Eingangsbestätigung, die sagt, wann Sie antworten.
Bereiten Sie vor, was abgetippt wird
Schreiben Sie eine Vorlage pro häufiger Anfrageart, höchstens fünf oder sechs. Halten Sie Ihre Pakete aktuell (Pauschale, Preis pro Person), damit Ihre erste Antwort einen Preis enthält. Das ausführliche Angebot kann folgen.
Legen Sie das Ziel fest und verfolgen Sie es
Legen Sie das Ziel ausgehend von Ihrem Ausgangsmedian fest, nicht von einer irgendwo gelesenen Zahl. Berechnen Sie ihn vier Wochen lang jede Woche neu, nach Kanal und nach Person. So wissen Sie, welcher Schritt gewirkt hat und was noch zu beheben ist.
Die erste brauchbare Antwort ist nicht immer das Angebot
Drei Gewohnheiten verkürzen Ihre Reaktionszeit, ohne zusätzliche Arbeit.
Zählen Sie in Öffnungsstunden: Eine Anfrage, die um 22 Uhr eintrifft, zählt ab der nächsten Öffnung. Sonst vermischt die Zahl Ihre Reaktionsfähigkeit mit Ihren Öffnungszeiten
Ein Unternehmen auf Location-Suche erwartet in Ihrer ersten Antwort drei Dinge: Verfügbarkeit, einen Pauschal- oder Pro-Kopf-Preis und eine namentlich genannte Ansprechperson
Anfragen für das Jahresende kommen ab September, die für das Frühjahr ab Januar. Benennen Sie in diesen Wochen zwei Personen pro Block statt einer
Drei Kennzahlen im Blick
- Mediane Erstreaktionszeit, in Öffnungsstunden
- Anteil der Anfragen, die in weniger als einer Öffnungsstunde beantwortet werden
- Anfragen, die länger als 24 Stunden warten
Die Reaktionszeit wird bis zur echten Antwort gemessen
Die Eingangsbestätigung beruhigt den Kunden, beantwortet seine Anfrage aber nicht. Joinways zählt die Zeit bis zum ersten brauchbaren Signal an den Kunden und zeigt sie nach Quelle: Sie sehen, welcher Kanal wartet.
Ihre Antwort wartet auf alles, was Sie vorher erledigen müssen
Sie sind bei einer Besichtigung oder betreuen eine Veranstaltung, wenn die Anfrage eintrifft. Bevor Sie antworten können, müssen Sie sie finden, das Datum prüfen, die Details abtippen und oft einen Preis kalkulieren. Jeder Schritt kostet Stunden.
Die Anfrage wartet in einem Postfach, das niemand öffnet: eine Plattform-Benachrichtigung, das Postfach eines abwesenden Teammitglieds
Mit JoinwaysAlle Ihre Anfragen kommen in einem einzigen Posteingang an. Eine zuschaltbare Benachrichtigung weist Sie auf neue Anfragen hin, und die, die länger als 24 Stunden warten, werden gezählt
Sie antworten nicht, ohne das Datum im Kalender zu prüfen, und der Kalender liegt nicht vor Ihnen
Mit JoinwaysBei einer Plattform-Anfrage zeigt die Chrome-Erweiterung auf der Seite der Plattform, ob das Datum frei ist. Beim Anlegen der Veranstaltung werden Raumkonflikte gemeldet, Aufbau inklusive
Jede Antwort wird von Grund auf neu geschrieben, Datum, Personenzahl und Räume werden abgetippt
Mit JoinwaysEin Antwortentwurf, von der KI aus der Anfrage, Ihren Räumen und der tatsächlichen Verfügbarkeit vorbereitet. Ist das Datum vergeben, schlägt er ein anderes Datum oder einen anderen Raum vor. Sie prüfen ihn und schicken ihn ab
Die erste Antwort wartet auf das Angebot, und das Angebot wartet darauf, dass Sie Ihre Preise aus einer Datei holen
Mit JoinwaysDas Angebot wird beim Anlegen der Veranstaltung aus Ihren Paketen vorbereitet: Pauschale, pro Person oder gestaffelt
Sie kennen Ihre tatsächliche Reaktionszeit nicht, weder nach Kanal noch für Anfragen nach Geschäftsschluss
Mit JoinwaysDer Reiter Anfragen in den Berichten zeigt Ihre mediane Erstreaktionszeit in Öffnungsstunden, nach Quelle, Teammitglied und Location
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Das Produkt, Bildschirm für Bildschirm
Was Sie während der Testphase prüfen können
An Ihren eigenen Anfragen, parallel zu Ihren aktuellen Tools.
Um Ihr Postfach zu verbinden
Gmail oder Outlook ist in zwei Minuten verbunden. Anfragen von Buchungsplattformen, die dort landen, werden wie alle anderen gelesen.
Wann Ihre Anfragen eintreffen
Eine Heatmap nach Tag und Zwei-Stunden-Fenster, in der Zeitzone der Location, mit der Reaktionszeit für Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten.
Kostenlose Testphase, parallel zu Ihren Tools
Die Testphase läuft parallel zu Ihrer heutigen Arbeitsweise, ohne Kreditkarte.
Dieselbe Methode, drei Situationen
Drei Situationen und was sie im Griff hält.
Anfragen nach Geschäftsschluss
Das Website-Formular kann seine Eingangsbestätigung direkt nach dem Absenden verschicken, zu jeder Uhrzeit. Am nächsten Tag bearbeitet die für die Öffnung benannte Person diese Anfragen zuerst.
Stoßzeiten
Wenn Anfragen in Massen eintreffen, verlängert sich die Reaktionszeit, ohne dass es jemand merkt. Die Zahl der Anfragen, die länger als 24 Stunden warten, macht es sichtbar.
Das Team bei einer Besichtigung oder Veranstaltung
Die Benachrichtigung meldet die Anfrage, wo immer Sie sind. Die Antwort geht zwischen zwei Terminen raus, aus dem vorbereiteten Entwurf.
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Häufige Fragen
Wie verkürzen Sie Ihre Reaktionszeit auf Veranstaltungsanfragen?
- Die Reaktionszeit zählt in Öffnungsstunden bis zu einer echten Antwort: Die Eingangsbestätigung zählt nicht
- Eine namentlich benannte Person, die in jedem Block der Öffnungszeiten antwortet
- Eine Eingangsbestätigung, die sagt, wann Sie antworten, und dieses Versprechen hält
- Vorlagen nach Anfrageart und fertige Pakete, damit Sie mit einem Preis antworten
- Reaktionszeit jede Woche verfolgt, nach Quelle und nach Person
Was ist eine gute Reaktionszeit auf eine Veranstaltungsanfrage?
Ist eine automatische Eingangsbestätigung nicht unpersönlich?
Kann man auf Anfragen von Buchungsplattformen schneller antworten?
Wie misst Joinways die Reaktionszeit?
Heißt schnell antworten, ohne Angebot zu antworten?
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