Guide pratique
Comment trier les demandes événementielles
Une demande se juge sur quatre points : la date, l'effectif et le format, le budget, et qui la porte. Voici la grille pour les lire en deux minutes et choisir la réponse qui va avec.
30 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire. Dès 69 € par mois et par lieu, utilisateurs illimités.
Trier une demande en cinq étapes
L'ordre compte : chaque étape peut arrêter la demande avant que vous passiez du temps sur la suivante.
Vérifier la date et sa souplesse
Regardez le planning avant tout le reste, mise en place et rangement compris. Une date prise ne clôt pas la demande : proposez la date voisine ou un autre espace. Notez aussi si la date est ferme ou « flexible », et à quelle échéance a lieu l'événement.
Rapporter l'effectif et le format à vos espaces
Un même groupe ne tient pas dans le même espace en réunion, en cocktail ou en dîner assis. Une fourchette (40 à 60 personnes) se vérifie sur le haut. Relevez les besoins techniques et de restauration que vous ne savez pas servir.
Lire le budget
Comparez le budget annoncé à vos formules pour cet effectif, au forfait ou par personne. Un budget absent n'est pas un mauvais signe : beaucoup de clients attendent votre prix. Le signal négatif, c'est un budget très en dessous de vos formules, présenté comme ferme.
Savoir qui écrit et qui décide
Le client lui-même, un(e) assistant(e) pour son équipe, une agence pour son client : la réponse change. Notez la société, la personne qui décide et la date de décision. Pour une agence, demandez à qui adresser le devis.
Classer, puis répondre
Chaude : réponse complète en priorité, avec disponibilité, prix et proposition de visite. Tiède : réponse avec la disponibilité et deux ou trois questions précises. Froide : réponse courte et soignée, ou rejet avec son motif. Reclassez à chaque réponse du client.
La grille de tri des demandes, à imprimer
Adaptez les seuils à vos formules et à vos espaces.
| Critère | Chaud | Tiède | Froid |
|---|---|---|---|
| Date | Date précise et libre, mise en place comprise | Plusieurs dates possibles, ou « flexible » | Date prise, aucune autre date acceptée |
| Effectif et format | Dans la capacité de l'espace pour ce format, besoins que vous savez servir | Fourchette large ou format à préciser, besoins techniques à vérifier | Hors capacité, ou contrainte que le lieu ne peut pas tenir (hébergement, son, horaires) |
| Budget | Annoncé et cohérent avec vos formules pour cet effectif | Absent ou « flexible » : donnez une fourchette dans la réponse | Très en dessous de vos formules et présenté comme ferme |
| Qui demande | Client identifié, personne qui décide ou porte le projet | Intermédiaire sans nom du décideur ni date de décision | Ni nom ni société, aucune réponse à vos questions |
| Réponse à apporter | Réponse complète en priorité : disponibilité, prix, visite | Disponibilité et deux ou trois questions précises | Réponse courte et soignée, ou rejet avec motif |
Format A4, prêt à imprimer et à afficher. Sans inscription.
Trier vite sans écarter les bonnes demandes
Trois réflexes évitent d'écarter une bonne demande quand la file déborde.
Vérifiez la date avec la remise en place. Un dîner à 19 h dans un espace occupé par une réunion jusqu'à 18 h n'est libre que si l'heure suffit à tout changer
Répondez avec un prix même sans budget annoncé : une fourchette ou un forfait par personne dit au client s'il continue avec vous
Lisez l'effectif avec le format. Un séminaire en plénière avec deux sous-commissions occupe trois espaces, pas un seul
Trois chiffres à suivre
- Taux de gain par niveau : les demandes chaudes doivent signer nettement plus que les autres
- Taux de gain par source
- Motifs de rejet et raisons de perte, mois par mois
La grille s'écrit une fois pour toute l'équipe
Si l'intérêt d'une demande dépend de qui la lit, le tri n'existe pas. Écrivez les seuils une fois et appliquez-les dès l'arrivée de chaque demande.
Vous répondez dans l'ordre d'arrivée, et la demande qui pouvait signer attend
Vos demandes arrivent mêlées : un séminaire avec date et budget, une soirée « date à définir », un dîner de douze, une agence qui consulte pour un client. Sans grille, vous les traitez dans l'ordre où elles tombent. Le devis détaillé part sur la mauvaise.
La date est dans l'objet, l'effectif en fin de message, le budget nulle part : vous relisez chaque demande deux fois
Avec JoinwaysChaque demande arrive lue dans la boîte de réception, chaque détail rangé au même endroit, sous le message d'origine
Vous chiffrez avant d'avoir vérifié la date et le temps de mise en place, et le conflit apparaît au moment d'envoyer
Avec JoinwaysÀ la création de l'événement, un conflit sur la date ou l'espace est signalé, mise en place et rangement compris
La demande sans effectif ferme ni budget reste en attente au lieu de partir avec deux questions
Avec JoinwaysL'email de demande d'informations est prêt : vous ajoutez vos questions et vous l'envoyez
Vous ne savez pas si vous écrivez au décideur, à son assistant(e) ou à une agence, ni quand la décision tombe
Avec JoinwaysLa demande est rattachée à l'entreprise cliente, avec ses événements et devis passés. Sous la demande s'affiche la part des demandes de cette source devenues des événements
Les demandes hors capacité ou hors budget restent ouvertes, ou se ferment sans motif, et votre tri ne s'affine jamais
Avec JoinwaysUn rejet se fait en un geste, avec son motif (date indisponible, capacité insuffisante, budget trop bas, pas adapté au lieu) et l'email de rejet à relire
Pages produit associées : Rapports
Le produit, écran par écran
Ce que vous vérifiez pendant l'essai
Sur vos propres demandes, à côté de vos outils actuels.
La grille à imprimer
Téléchargeable sans inscription, à afficher là où l'équipe lit les demandes.
Pour connecter votre boîte mail
Gmail ou Outlook se connectent en deux minutes, et les demandes qui y arrivent sont lues, plateformes de réservation comprises.
D'essai gratuit, à côté de vos outils
L'essai tourne à côté de votre organisation actuelle, sans carte bancaire.
La même méthode, trois situations
Les critères restent, leur poids change.
Les demandes des plateformes de réservation
Elles arrivent souvent avec la date, l'effectif et le budget remplis. Le client compare plusieurs lieux sur la même demande : une réponse complète, avec disponibilité et prix, pèse plus qu'une question.
Les demandes d'agence
L'agence consulte pour son client, souvent dans plusieurs lieux. Demandez pour qui, la date de décision et à qui adresser le devis : à l'agence ou à son client.
Les demandes à échéance courte ou longue
Un cocktail dans trois semaines se décide en quelques jours. Une convention dans dix mois peut être chaude sans être urgente : option, visite et relances espacées.
Pour aller plus loin : Demandes · Événements
Questions fréquentes
Comment trier les demandes événementielles ?
- La date d'abord : si l'espace est pris, proposez une autre date ou un autre espace dans la même réponse
- L'effectif et le format rapportés à la capacité réelle de vos espaces
- Le budget comparé à vos formules pour cet effectif, sans écarter une demande qui n'en donne pas
- Qui écrit : le client, une agence ou un intermédiaire, et qui décide
- Un classement revu à chaque réponse du client
Joinways classe-t-il les demandes à ma place ?
Faut-il répondre aux demandes froides ?
Combien de questions poser dans la première réponse ?
Une demande envoyée à plusieurs lieux mérite-t-elle une réponse complète ?
Peut-on modifier la grille ?
Que veut dire trier une demande événementielle ?
Quelles questions poser au client après une demande d'événement ?
Comment savoir si une demande d'événement est sérieuse ?
Comment trier une demande sans date précise ?
Quels motifs de rejet suivre pour améliorer le tri ?
Les tarifs sont publics : à partir de 69 € par lieu et par mois selon la taille du lieu, avec un essai gratuit de 30 jours. Voir les tarifs