Guía práctica
Cómo gestionar las solicitudes entrantes de un lugar
Tus solicitudes llegan por las plataformas de reserva, el correo de contacto del lugar, el formulario de la web y los buzones de tu equipo. Aquí tienes un método en seis pasos para que cada una tenga un responsable, una respuesta y un desenlace.
30 días de prueba gratis, sin tarjeta. Desde 69 € por lugar al mes, usuarios ilimitados.
Gestionar tus solicitudes en seis pasos
El método funciona con un buzón compartido y una hoja de cálculo, o con una herramienta.
Reunir todas tus entradas
Anota por dónde llegan tus solicitudes (plataformas de reserva, correo de contacto, formulario de la web, buzones personales) y haz que confluyan en una sola bandeja visible para todos. Umbral: puedes listar las solicitudes de la semana sin abrir otro buzón.
Nombrar un responsable y detectar duplicados
Cada solicitud tiene un nombre al lado desde que llega. Un mismo cliente suele escribir dos veces, por una plataforma y luego directamente, o envía la misma solicitud a dos de tus lugares. Vincula el duplicado a la primera solicitud para que responda una sola persona.
Leer la solicitud entera
Antes de responder, anota la fecha y su flexibilidad, los asistentes (fijos o en horquilla), el formato, los espacios, el presupuesto, el cliente y sus necesidades técnicas o de catering. Lo que falte va en una sola pregunta agrupada dentro de la respuesta. La guía de cualificación detalla la tabla.
Responder en el sitio correcto, con la disponibilidad real
Una solicitud de plataforma se gestiona en la plataforma, cuyas condiciones suelen limitar el contacto directo. Una solicitud por email se responde por email. Comprueba la fecha contando el montaje y el desmontaje del espacio. Si está ocupada, propón otra fecha u otro espacio en la misma respuesta.
Poner la opción con un plazo
Dile al cliente hasta cuándo mantienes la opción y anota un seguimiento para esa fecha. Si no hay respuesta al vencer el plazo, insiste una vez y libera el espacio. Cuando el cliente firma en otro sitio, cierra la solicitud como perdida con el motivo «Otro lugar elegido».
Revisar la cola cada semana
Basta un cuarto de hora con tres listas: solicitudes sin respuesta desde hace más de 24 h, opciones abiertas sin noticias del cliente y motivos de pérdida del mes.
Lo que sostiene el método más allá del primer mes
Los seis pasos aguantan cuando tres reglas de equipo están por escrito.
Gestiona las solicitudes a horas fijas, dos veces al día. Respondes mejor en serie que interrumpiendo cada visita o cada presupuesto
Vincula cada solicitud corporativa a su empresa, aunque cambie el interlocutor. El presupuesto del año pasado sirve entonces de base para la respuesta
Responde desde la dirección del lugar, no desde un buzón personal. El cliente que vuelve al año siguiente escribe a la dirección que guardó
Tres cifras que seguir
- Plazo mediano de primera respuesta, en horas de apertura
- Solicitudes pendientes desde hace más de 24 h
- Tasa de éxito por fuente
Un nombre en cada solicitud, desde que llega
Nombrar a alguien va antes que las plantillas de respuesta y los plazos. La persona designada responde, hace el seguimiento de la opción y cierra la solicitud con su motivo.
Tus solicitudes entran por varias puertas, y ninguna dice quién se encarga
Respondes entre una visita, un presupuesto y un montaje, mientras las solicitudes llegan por todas partes. Por la noche ya no sabes cuál espera respuesta, ni qué opción sigue en pie.
Una solicitud se queda en el buzón de un compañero, o en una notificación de plataforma que nadie ha abierto
Con JoinwaysTus buzones de Gmail u Outlook conectados alimentan una sola bandeja de entrada: plataformas, correo de contacto y formulario de la web, con cada solicitud leída con todos sus datos
El mismo cliente escribe por una plataforma y luego directamente: le responden dos personas, con dos precios
Con JoinwaysJoinways señala la misma solicitud recibida varias veces, en el mismo lugar o en otro. La fusionas sin borrar nada, y los mensajes de seguimiento del cliente siguen contando
Nadie figura como responsable de la solicitud, y cada uno cree que otro ya ha respondido
Con JoinwaysCada evento tiene un responsable, elegido al crearlo. Las tareas de seguimiento se le asignan a esa persona
Pones una opción, el cliente deja de responder y el espacio sigue bloqueado cuando llega la siguiente solicitud para la misma fecha
Con JoinwaysLa opción se ve en el calendario para todo el equipo. Una automatización crea la tarea de seguimiento cuando lleva sin moverse el número de días que elijas. Al confirmar, las demás opciones de la misma solicitud pasan a perdidas si así lo decides
Una solicitud rechazada o perdida sale de la cola sin motivo: no sabes si pierdes por el precio, la fecha o la capacidad
Con JoinwaysUna solicitud se rechaza con su motivo (fecha no disponible, capacidad insuficiente, presupuesto demasiado bajo, no encaja con el lugar) y un email de rechazo listo para enviar. Los motivos de pérdida aparecen en los informes
Páginas de producto relacionadas: Informes
El producto, pantalla a pantalla
Lo que compruebas durante la prueba
Con tus propias solicitudes, junto a tus herramientas actuales.
Para conectar tu correo
Gmail u Outlook se conectan en dos minutos. Las notificaciones de las plataformas de reserva que llegan ahí se leen sin cambiar nada en las plataformas.
Tu plazo de primera respuesta
Contado en horas de apertura del lugar, por fuente y por miembro del equipo, a partir de las solicitudes recibidas en la bandeja de entrada.
De prueba gratis, junto a tus herramientas
La prueba funciona en paralelo a tu organización actual, sin tarjeta.
El mismo método, tres situaciones
El método no cambia, el canal de respuesta sí.
Las solicitudes de las plataformas de reserva
Llegan con una notificación por email y se gestionan en la plataforma. La extensión de Chrome de Joinways muestra la solicitud en la página de la plataforma, con su disponibilidad y su estado.
Los emails y el formulario de la web
Respondes directamente al cliente desde Joinways. El formulario de la web puede enviar un acuse de recibo justo después de que llegue la solicitud.
La misma solicitud enviada a varios de tus lugares
Si gestionas varios lugares, la solicitud que recibe cada uno queda señalada. Abres la del lugar que responde, y fusionas o rechazas las demás.
Para saber más: Solicitudes · Eventos
Preguntas frecuentes
¿Cómo gestionar las solicitudes entrantes de un lugar?
- Una sola bandeja para las plataformas de reserva, el correo de contacto, el formulario de la web y los buzones personales
- Un responsable por solicitud, y los duplicados vinculados a la primera
- Una lectura completa antes de cualquier respuesta: fecha, asistentes, formato, presupuesto, cliente y necesidades
- Una respuesta por el canal del que viene la solicitud, después de comprobar la fecha y los espacios
- Un plazo anunciado para cada opción, y después una solicitud confirmada, perdida o rechazada, con su motivo
¿Cómo gestionar las solicitudes entrantes que llegan por las plataformas de reserva?
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Los precios son públicos: desde 69 € por lugar al mes según el tamaño del lugar, con 30 días de prueba gratis. Ver precios