Cómo es un presupuesto de evento completo enviado por un espacio
Siete secciones, en el orden en que las lee el cliente, con las menciones que más a menudo faltan y cuestan la reserva. Es el presupuesto que Joinways genera desde la solicitud y tu catálogo de artículos, así que no hay ninguna plantilla que descargar y rellenar.
La versión corta: qué contiene un presupuesto de evento de un espacio
Un presupuesto de evento, o propuesta, es la oferta con precio que un espacio envía tras una solicitud y que el cliente firma para reservar. Un presupuesto completo lleva siete secciones: la cabecera con el espacio, el cliente, el número de presupuesto y su validez; el resumen con fecha, horarios, número de asistentes y espacios; las líneas agrupadas por bloque: alquiler de salas, comida y bebida, personal, técnica y extras; el precio de cada línea, por persona o fijo, con cantidades; el tipo de IVA por línea y los totales en base imponible y con IVA; las condiciones económicas: anticipo, calendario de pagos y cancelación; y las opciones y la firma. En Joinways el presupuesto se redacta desde la solicitud y tu catálogo de artículos, se envía desde el evento, pasa a «Leído» al abrirse y se firma en línea. El ejemplo de esta página recorre un presupuesto real de cena de empresa, no una plantilla en blanco.
- Siete secciones, siempre en el mismo orden: cabecera, resumen del evento, líneas por bloque, lógica de precio, IVA y totales, condiciones económicas, opciones y firma
- Cada línea sale de un catálogo de artículos con precio: unidad, cantidad, precio unitario, tipo de IVA. Ninguna línea tecleada de memoria
- Las líneas por persona se recalculan con los asistentes garantizados; las de precio fijo, no. El presupuesto dice cuál es cuál
- Anticipo, calendario de pagos y condiciones de cancelación en el propio presupuesto, así que firmar el presupuesto es reservar el evento
- Enviado desde el evento, pasa a «Leído» al abrirse, se firma mediante un enlace público, y la orden de servicio (BEO) se genera desde él una vez firmado
Las siete secciones de un presupuesto de evento, sección por sección
En el orden en que las lee el cliente. Cada sección indica qué debe contener y qué falta con más frecuencia cuando el presupuesto se monta en un procesador de textos.
- 01
Cabecera, validez y número de presupuesto
La razón social y la dirección del espacio, la empresa y el contacto del cliente, un número de presupuesto único, la fecha de emisión y una fecha de validez, normalmente de dos a tres semanas. Lo que suele faltar: la fecha de validez, que es lo que te permite liberar la opción cuando el cliente deja de responder, y el número de versión cuando un presupuesto se revisa.
- 02
Resumen del evento
Nombre y tipo de evento, fecha, hora de inicio y de fin incluidas las franjas de montaje y desmontaje, asistentes garantizados y la fecha en que deben confirmarse, los espacios reservados y su tipo de montaje. Lo que suele faltar: las franjas de montaje y desmontaje, que es como un cliente da por hecho que la sala es suya desde las 8 h cuando el evento anterior termina a mediodía.
- 03
Líneas agrupadas por bloque
Alquiler de sala por espacio, comida y bebida por plato o por paquete, personal por puesto y por hora, técnica y material, extras y servicios de proveedores. Un bloque por familia, una línea por artículo, en el orden en que el cliente piensa en ellos. Lo que suele faltar: las líneas de personal y de técnica que se mencionaron por email y nunca se presupuestaron, y que reaparecen como sorpresa en la factura.
- 04
Lógica de precio y cantidades
Cada línea indica su unidad: por persona, por hora, por unidad o precio fijo, con la cantidad y el precio unitario. Las líneas por persona van ligadas a los asistentes garantizados y lo dicen; las líneas de precio fijo no cambian sea cual sea el número de asistentes. Lo que suele faltar: el número de asistentes en que se basan las líneas por persona, y qué pasa con el total cuando se mueve diez invitados.
- 05
IVA por línea y totales
Alquiler de sala, comida, bebida y servicios llevan a menudo tipos de IVA distintos. Cada línea muestra su tipo; el presupuesto muestra la base imponible, el IVA por tipo y el total con IVA. Los descuentos van en su propia línea, nunca escondidos en un precio unitario. Lo que suele fallar: un único tipo de IVA aplicado a todo, que es incorrecto en uno de los bloques y se corrige después en una hoja de cálculo.
- 06
Anticipo, calendario de pagos y condiciones de cancelación
El importe del anticipo y su fecha de vencimiento, el saldo y su fecha, los medios de pago aceptados y la escala de cancelación: qué se retiene en cada fecha antes del evento, y la política de cambio de fecha. El consumo mínimo y las reglas de asistentes garantizados también van aquí. Lo que suele faltar: la escala de cancelación, la cláusula que un espacio más necesita y menos escribe.
- 07
Opciones y firma
Líneas opcionales que el cliente puede añadir marcándolas, con precio pero fuera del total hasta que las elige: la hora extra de barra, la segunda estación de cóctel, el técnico de sonido. Después el bloque de firma: nombre, fecha y la frase que dice que firmar el presupuesto confirma la reserva según las condiciones adjuntas. Lo que suele faltar: la frase. Sin ella, un presupuesto firmado es una intención, no una reserva.
Presupuestar para que la firma sea la reserva
Los espacios que firman rápido no envían presupuestos más bonitos. Envían presupuestos completos, el mismo día, con las condiciones económicas en el documento y un enlace de firma en el email.
Construir el catálogo antes del próximo presupuesto: cada artículo con su unidad, su precio y su tipo de IVA. Mientras una línea se teclee de memoria, el total está en riesgo
Poner la escala de cancelación en el presupuesto, no en un anexo que el cliente nunca abre. Aceptada con la firma, protege la fecha y el margen
Enviar el día de la solicitud, y después hacer el recordatorio cuando el presupuesto se ha leído, no al cabo de una semana. El estado «Leído» te dice cuándo
Qué comprobar antes de enviar un presupuesto
- Cada línea tiene una unidad, una cantidad, un precio unitario y un tipo de IVA, y las líneas por persona indican el número de asistentes en que se basan
- Fecha de validez, anticipo, fecha del saldo y escala de cancelación están en el presupuesto
- El bloque de firma lleva la frase que convierte la firma en reserva, y el enlace de firma va en el email
Qué distingue a los espacios cuyos presupuestos se firman
La diferencia no está en la maquetación, sino en la completitud y la rapidez: un presupuesto que no deja nada para un email posterior, enviado el día de la solicitud, con recordatorio cuando se lee y firmado en línea. La herramienta ayuda porque las líneas salen de un catálogo y las condiciones van con el presupuesto, así que cada presupuesto está completo sea quien sea el comercial. Alrededor de eso está construido el módulo de presupuestos en Joinways.
El presupuesto lleva una hora, y aun así le falta la línea que cuesta la reserva
La mayoría de los espacios presupuesta en un procesador de textos a partir de un presupuesto anterior. Lleva casi una hora, el IVA se aplica a mano, la línea de personal mencionada por teléfono se olvida, y las condiciones de cancelación están en otro documento que el cliente nunca abre. Después el presupuesto sale como adjunto y nadie sabe si se ha leído.
- El presupuesto se copia del anterior: se cuela un precio antiguo, una fecha equivocada o el nombre de otro cliente
- Las líneas por persona y de precio fijo se mezclan sin decir cuál es cuál, así que el total es incorrecto el día en que cambia el número de asistentes
- Un único tipo de IVA se aplica al alquiler, la comida y los servicios, y se corrige después en una hoja de cálculo
- El anticipo y las condiciones de cancelación viven en un PDF aparte, así que un presupuesto firmado todavía no es una reserva
- Enviado como adjunto: sin estado de lectura, sin recordatorio en el momento justo, una firma en papel que se arrastra durante semanas
El presupuesto se genera desde la solicitud y el catálogo, y se firma en el evento
En Joinways la solicitud se lee a la llegada y se construye un borrador de presupuesto desde tu catálogo de artículos con precio: cada línea con su unidad, su tipo de IVA y su cantidad, las líneas por persona ligadas al número de asistentes, tus condiciones adjuntas. Tú revisas, ajustas y envías desde el evento. El presupuesto pasa a «Leído» al abrirse, un recordatorio queda preparado si no hay respuesta, el cliente firma en línea y la orden de servicio se genera desde las líneas firmadas.
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- Borrador construido desde la solicitud: fecha, número de asistentes, espacios y servicios extraídos y relacionados con los artículos del catálogo
- Siete secciones en el orden correcto, IVA por línea, base imponible y total con IVA, descuentos en su propia línea
- Anticipo, calendario de pagos y condiciones de cancelación en el presupuesto, así que la firma es la reserva
- Estado «Leído», recordatorio preparado, firma en línea, adendas, y la factura y la orden de servicio generadas desde el presupuesto firmado
Qué va en el presupuesto y qué no
La tabla que el comercial repasa antes de enviar. Una fila por sección: lo que está siempre, lo que se añade cuando procede y lo que pertenece a otro documento.
| Sección | Siempre en el presupuesto | Añadir cuando procede | Nunca en el presupuesto |
|---|---|---|---|
| Cabecera y resumen | Número de presupuesto, fecha de validez, fecha y horarios del evento, número de asistentes, espacios reservados | Número de versión, franjas de montaje y desmontaje, referencia de la agencia | El historial completo del cliente y sus precios anteriores |
| Líneas | Una línea por artículo con unidad, cantidad, precio unitario y tipo de IVA, agrupadas por bloque | Una descripción corta bajo la línea para los paquetes, el menú por plato | Tu precio de coste y el margen de cada línea |
| Precios y totales | Base imponible, IVA por tipo, total con IVA, descuentos en su propia línea | Una media por persona para quien gestiona el presupuesto del lado del cliente | Precios de otros clientes, tarifas de temporada que no se ofrecen aquí |
| Condiciones económicas | Anticipo y fecha de vencimiento, saldo y fecha, escala de cancelación, política de cambio de fecha | Consumo mínimo, regla de asistentes garantizados, fianza | Tarifas de proveedores y la comisión de la agencia que trajo el evento |
| Opciones y firma | Opciones con precio y fuera del total, la frase que convierte la firma en reserva | El enlace público de firma, las condiciones adjuntas como anexo | Instrucciones operativas, que pertenecen a la orden de servicio (BEO) |
Lo que cambia un presupuesto completo en tus reservas
Para esto está hecho el módulo de presupuestos. Júzgalo con tus propios presupuestos durante la prueba gratuita.
Por presupuesto, no una hora
Las líneas salen del catálogo con su unidad, su precio y su IVA. Ajustas cantidades y opciones en lugar de reteclear un presupuesto anterior.
Nada olvidado
Fecha de validez, franjas de montaje, escala de cancelación, la frase que convierte la firma en reserva: se piden en cada presupuesto, sea quien sea el comercial.
Del sí verbal a la firma
Estado «Leído», un recordatorio listo, una firma en línea. El presupuesto enviado el día de la solicitud gana al presupuesto perfecto enviado tres días más tarde.
Cifras ilustrativas: describen lo que un proceso estructurado está diseñado para hacer posible, no resultados medidos de clientes de Joinways. Los resultados reales varían según el establecimiento.
Las mismas siete secciones, líneas distintas
Una cena de empresa, un paquete de seminario, una boda: la estructura se mantiene, los bloques cambian.
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Una cena de empresa
Alquiler de la sala y la terraza, un paquete de cóctel y una cena de tres platos por persona, dos camareros por hora, un técnico de sonido, una hora extra de barra opcional. Líneas por persona ligadas a 120 invitados, líneas fijas para las salas y el técnico.
Un paquete de jornada de seminario
Un paquete de jornada completa por persona que cubre sala, pausas de café y comida, más líneas fijas para el montaje de la plenaria y el proyector. La línea del paquete lleva su propio desglose de IVA entre sala y restauración.
Una boda
Alquiler del espacio a precio fijo con la casa de invitados como opción, cena y bebidas por persona, la tarta y el resopón como opciones, y una escala de cancelación acorde con una fecha reservada con un año de antelación.
Una cena de empresa para 120, del email de solicitud al presupuesto firmado
Punto de partida
Una empresa escribe a un espacio de celebraciones: cena anual, 120 invitados, un jueves de noviembre, cóctel y después cena sentada, un DJ hasta medianoche, presupuesto en torno a un importe dado por persona. Hasta ahora la comercial abría el último presupuesto parecido en un procesador de textos y lo adaptaba en cerca de una hora.
Lo que hace la comercial
La solicitud llega a Joinways ya leída: fecha, número de asistentes, espacios y servicios extraídos. El borrador de presupuesto tiene la sala y la terraza como líneas fijas, el cóctel y la cena como líneas por persona ligadas a 120, los camareros por hora, la línea del DJ, cada una con su tipo de IVA. Añade el técnico de sonido que el cliente mencionó por teléfono, fija el anticipo a la firma y el saldo diez días antes, elige la escala de cancelación estándar, añade la hora extra de barra como opción y lo envía desde el evento.
Cómo queda
En este escenario el presupuesto sale veinte minutos después de la solicitud, el cliente lo abre esa misma tarde, marca la opción y firma en línea dos días después. Las condiciones del anticipo estaban en el presupuesto, así que la firma es la reserva, y la orden de servicio se genera desde las líneas firmadas seis semanas más tarde.
Responsable comercial del espacio
Escenario ilustrativo: espacio de celebraciones
Escenario ilustrativo basado en resultados típicos de establecimientos, no en un cliente real identificado.
Preguntas frecuentes sobre los presupuestos de eventos
¿Qué debe incluir un presupuesto de evento?
¿Qué diferencia hay entre un presupuesto, una propuesta y un contrato?
¿Cuánto tiempo debe ser válido un presupuesto?
¿Cómo presentar las líneas por persona y las de precio fijo?
¿Qué condiciones de anticipo y cancelación son habituales en un espacio?
¿Cómo presento opciones sin inflar el total?
¿Hay una plantilla de presupuesto de evento que pueda descargar?
Los precios son públicos: desde 49 € por espacio al mes, con 30 días de prueba gratis. Ver precios
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