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Plantilla de presupuesto de evento gratis, con un ejemplo completo
El presupuesto le dice al cliente qué reserva y a qué precio, línea a línea: alquiler, comida y bebida, personal, IVA por tipo y anticipo. Descarga el presupuesto en blanco, con fórmulas, y el ejemplo relleno de una cena de empresa para 120 invitados, en Excel o en PDF.
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Descarga la plantilla de presupuesto de evento
Un archivo Excel con dos pestañas: un presupuesto en blanco con sus fórmulas y el ejemplo de la cena de empresa de esta página, con el IVA calculado por tipo. El PDF es el mismo documento, listo para imprimir.
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Presupuesto de evento, Excel (.xlsx)
Dos pestañas: un presupuesto en blanco y el ejemplo relleno de abajo. Importes, IVA por tipo y anticipo son fórmulas.
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Presupuesto de evento, PDF para imprimir
El ejemplo relleno y después un presupuesto en blanco para imprimir. Formato A4.
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Ejemplo de presupuesto de evento: una cena de empresa para 120 invitados
El presupuesto que un lugar de celebraciones de Madrid envía para la cena anual de Talvenor, línea a línea. Los precios y los tipos de IVA son ilustrativos: comprueba los tuyos con tu asesor fiscal. El mismo presupuesto, con sus fórmulas, abre el archivo Excel.
| Concepto | Unidad | Cant. | Precio unit. | Importe | IVA |
|---|---|---|---|---|---|
| Alquiler de espacios | |||||
| Alquiler del Salón principal, de 16:00 a 02:30 | fijo | 1 | 3.500,00 € | 3.500,00 € | 21 % |
| Alquiler de la Terraza, cóctel | fijo | 1 | 900,00 € | 900,00 € | 21 % |
| Comida y bebida | |||||
| Cóctel, 6 aperitivos por invitado | por invitado | 120 | 16,00 € | 1.920,00 € | 10 % |
| Cena de tres platos emplatada | por invitado | 120 | 62,00 € | 7.440,00 € | 10 % |
| Barra libre 5 h (cerveza, vino, 2 cócteles, refrescos) | por invitado | 120 | 28,00 € | 3.360,00 € | 10 % |
| Personal | |||||
| Camareros (8 x 6 h) | por hora | 48 | 32,00 € | 1.536,00 € | 10 % |
| Camareros de barra (3 x 6 h) | por hora | 18 | 35,00 € | 630,00 € | 10 % |
| Técnica y animación | |||||
| Pack técnico: sonido, 3 micros, proyector, pantalla de 3 m | fijo | 1 | 750,00 € | 750,00 € | 21 % |
| Técnico (6 h) | por hora | 6 | 60,00 € | 360,00 € | 21 % |
| DJ, de 23:45 a 01:00 | fijo | 1 | 1.100,00 € | 1.100,00 € | 21 % |
| Decoración | |||||
| Mantelería y centros de mesa | por mesa | 12 | 45,00 € | 540,00 € | 21 % |
| Totales y anticipo | |||||
| Base imponible | 22.036,00 € | ||||
| IVA 10 % | 1.488,60 € | ||||
| IVA 21 % | 1.501,50 € | ||||
| Total IVA incluido | 25.026,10 € | ||||
| Anticipo a la firma | 30 % | 7.507,83 € | |||
| Resto a pagar el 5 de noviembre de 2026 | 17.518,27 € | ||||
| Opciones (no incluidas en el total) | |||||
| Recena a las 00:30 (minihamburguesas, patatas) | por invitado | 120 | 9,00 € | 1.080,00 € | 10 % |
Condiciones del mismo presupuesto: anticipo del 30 % a la firma, asistentes definitivos 10 días antes del evento y resto 7 días antes, ajustado a esa cifra. Cancelación: a más de 90 días se retiene el anticipo; de 90 a 31 días, el 50 % del total; a 30 días o menos, el 100 %. Se admite un cambio de fecha, con al menos 30 días de antelación, dentro de los 12 meses siguientes.
Las siete secciones de un presupuesto de evento, en orden
Las secciones en el orden en que las lee el cliente, con lo que más suele faltar cuando el presupuesto se monta en un procesador de textos.
Cabecera, validez y número de presupuesto
La razón social y la dirección del lugar, la empresa y el contacto del cliente y un número de presupuesto único. Después, la fecha de emisión y una fecha de validez, normalmente de dos a tres semanas. Lo que suele faltar es la fecha de validez, que te permite liberar la opción cuando el cliente deja de responder. Suele faltar también el número de versión cuando un presupuesto se revisa.
Resumen del evento
Nombre y tipo de evento, fecha, hora de inicio y de fin incluidas las franjas de montaje y desmontaje. También el número de asistentes garantizado y la fecha en que debe confirmarse, los espacios reservados y su tipo de montaje. Lo que suele faltar: las franjas de montaje y desmontaje. Sin ellas, el cliente da por hecho que la sala es suya desde las 8:00 cuando el evento anterior termina a mediodía.
Líneas agrupadas por bloque
Alquiler de sala por espacio, comida y bebida por plato o por paquete, personal por puesto y por hora, técnica y material, extras y servicios de proveedores. Un bloque por familia, una línea por artículo, en el orden en que el cliente piensa en ellos. Lo que suele faltar: las líneas de personal y de técnica que se mencionaron por email y nunca se presupuestaron, y que reaparecen como sorpresa en la factura.
Lógica de precio y cantidades
Cada línea indica su unidad: por persona, por hora, por unidad o precio fijo, con la cantidad y el precio unitario. Las líneas por persona van ligadas al número de asistentes garantizado y lo indican; las líneas de precio fijo no cambian sea cual sea el número de asistentes. Lo que suele faltar: el número de asistentes en que se basan las líneas por persona, y qué pasa con el total si hay diez invitados más o menos.
IVA por línea y totales
Alquiler de sala, comida, bebida y servicios llevan a menudo tipos de IVA distintos. Cada línea muestra su tipo; el presupuesto muestra la base imponible, el IVA por tipo y el total con IVA. Los descuentos van en su propia línea, nunca escondidos en un precio unitario. Lo que suele fallar: un único tipo de IVA aplicado a todo, que es incorrecto en uno de los bloques y se corrige después en una hoja de cálculo.
Anticipo, calendario de pagos y condiciones de cancelación
El importe del anticipo y su fecha de vencimiento, el saldo y su fecha, y los medios de pago aceptados. También la escala de cancelación (qué se retiene en cada fecha antes del evento) y la política de cambio de fecha. El consumo mínimo y las reglas de asistentes garantizados también van aquí. Lo que suele faltar: la escala de cancelación, aunque es la cláusula que más protege al lugar.
Opciones y firma
Líneas opcionales que el cliente puede añadir marcándolas (la hora extra de barra, la segunda estación de cóctel, el técnico de sonido). Llevan precio, pero quedan fuera del total hasta que las elige. Después el bloque de firma: nombre, fecha y la frase que dice que firmar el presupuesto confirma la reserva según las condiciones adjuntas. Esa frase es lo que más suele faltar en los presupuestos montados a mano.
Qué va en el presupuesto y qué no
Qué comprobar antes de enviar el presupuesto: en cada sección, lo que siempre está, lo que se añade si procede y lo que pertenece a otro documento.
| Sección | Siempre en el presupuesto | Añadir si procede | Nunca en el presupuesto |
|---|---|---|---|
| Cabecera y resumen | Número de presupuesto, fecha de validez, fecha y horarios del evento, número de asistentes, espacios reservados | Número de versión, franjas de montaje y desmontaje, referencia de la agencia | El historial completo del cliente y sus precios anteriores |
| Líneas | Una línea por artículo con unidad, cantidad, precio unitario y tipo de IVA, agrupadas por bloque | Una descripción corta bajo la línea para los paquetes, el menú por plato | Tu precio de coste y el margen de cada línea |
| Precios y totales | Base imponible, IVA por tipo, total con IVA, descuentos en su propia línea | Una media por persona para quien gestiona el presupuesto del lado del cliente | Precios de otros clientes, tarifas de temporada que no se ofrecen aquí |
| Condiciones económicas | Anticipo y fecha de vencimiento, saldo y fecha, escala de cancelación, política de cambio de fecha | Consumo mínimo, regla de asistentes garantizados, fianza | Tarifas de proveedores y la comisión de la agencia que trajo el evento |
| Opciones y firma | Opciones con precio y fuera del total, la frase que convierte la firma en reserva | El enlace público de firma, las condiciones adjuntas como anexo | Instrucciones operativas, que pertenecen a la orden de servicio |
Un presupuesto completo se firma sin idas y venidas
La mayoría de las idas y venidas vienen de lo que el presupuesto no dice: los asistentes previstos, los horarios de acceso, qué pasa si el grupo crece.
Presupuesta sobre los asistentes anunciados, y escribe en el presupuesto hasta qué fecha se confirman y cómo se ajustan
Muestra el precio por persona junto al total: es la cifra que tu cliente compara de un lugar a otro
Prevé el circuito de compras de la empresa: validación por la dirección, orden de compra, factura a nombre de la sociedad. Un presupuesto que lleva esas referencias se firma antes
Qué comprobar antes del envío
- Cada línea tiene una unidad, una cantidad, un precio y un tipo de IVA, y las líneas por persona indican sus asistentes
- Fecha de validez, anticipo, fecha del saldo y escala de cancelación están en el presupuesto
- El bloque de firma dice que firmar confirma la reserva
La firma confirma la reserva
Hasta la firma, la fecha sigue siendo una opción en tu calendario. El cliente firma el presupuesto en línea, el evento pasa a confirmado y la orden de servicio se prepara desde las líneas firmadas.
Cada presupuesto parte del anterior, y por ahí entran los errores
Abres el último presupuesto parecido, cambias el nombre, la fecha y los asistentes, y recalculas el IVA a mano. Las condiciones de cancelación están en un PDF aparte. El presupuesto sale como adjunto y no sabes si lo han abierto.
Un precio antiguo, una fecha o el nombre de otro cliente sobrevive a la copia del presupuesto anterior
Con JoinwaysEl presupuesto se prepara desde tu catálogo al crear el evento. La fecha, los asistentes y los espacios de la solicitud ya están, y nada viene de un cliente anterior
Precios fijos y precios por persona se mezclan: cuando los asistentes pasan de 40 a 55, hay que rehacer el total
Con JoinwaysCada artículo tiene su modo de precio: fijo, por persona o por tramos. El total sigue a los asistentes, y un cambio después de la firma pasa por una adenda
Alquiler, comida y bebidas no tienen el mismo tipo de IVA, y un tipo único falsea el total
Con JoinwaysCada línea lleva su tipo de IVA, y el presupuesto da la base imponible, el IVA por tipo y el total con IVA. Los descuentos tienen su propia línea
El presupuesto debe ir a nombre de la agencia, la empresa matriz o la plataforma de reserva, no de la persona que escribió
Con JoinwaysEl presupuesto se dirige al cliente, a otra empresa (agencia, empresa matriz) o a la plataforma de reserva de la que viene la solicitud
Enviado como adjunto, el presupuesto no tiene ningún seguimiento: escribes al cliente demasiado tarde, o nunca
Con JoinwaysEl presupuesto sale desde el evento por un enlace. Pasa a «Visto» al abrirse, un recordatorio sale según tus reglas y el cliente firma en línea
Páginas de producto relacionadas: Informes
El producto, pantalla a pantalla
Lo que compruebas durante la prueba
Con tus propias solicitudes, junto a tus herramientas actuales.
El cliente marca sus opciones
Una línea opcional queda fuera del total. El cliente la elige desde el enlace del presupuesto, y el total se actualiza antes de que firme.
El anticipo se factura desde el presupuesto
La factura de anticipo sale del presupuesto firmado, pagable en línea si conectas tu cuenta de Stripe. La factura final descuenta el anticipo.
De prueba gratis, junto a tus herramientas
Prepara los presupuestos de tus próximas solicitudes y compáralos con los que envías hoy. Sin tarjeta.
La misma plantilla, de un evento a otro
Cada formato tiene sus bloques de líneas.
Una cena de empresa
Salón principal y terraza a precio fijo, cóctel y cena por invitado, camareros y personal de barra por hora, y una recena como opción.
Una jornada de seminario
Un paquete de jornada por persona que cubre la sala, las pausas y la comida, y después precios fijos para una sala de trabajo o el proyector.
Una fiesta privada
El alquiler del lugar a precio fijo, la cena y las bebidas por persona, y una hora más de barra como opción.
Para saber más: Solicitudes · Eventos
Preguntas frecuentes
Lo esencial: qué contiene un presupuesto de evento
- Cada línea tiene su unidad, su cantidad, su precio unitario y su tipo de IVA
- Las líneas por persona siguen a los asistentes garantizados; los precios fijos no cambian
- El anticipo, el saldo y la escala de cancelación figuran en el propio presupuesto
¿Qué diferencia hay entre un presupuesto, una propuesta y un contrato?
¿Cuánto tiempo debe ser válido un presupuesto?
¿Cómo presentar las líneas por persona y los precios fijos?
¿Qué condiciones de anticipo y cancelación son habituales en un lugar?
¿Cómo presento opciones sin inflar el total?
¿Hay una plantilla de presupuesto de evento para descargar?
¿Cómo se hace un presupuesto de evento?
¿Cómo es un ejemplo de presupuesto de evento?
¿Qué información hace falta para presupuestar un seminario?
¿Qué hacer si cambian los asistentes después de firmar el presupuesto?
¿Presupuesto de evento en Excel, Word o en un software?
¿Sirve esta plantilla para un presupuesto de catering?
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