Kalender-Integration
Outlook Calendar, im Einklang mit dem Belegungsplan Ihrer Location
Ihre bestätigten Veranstaltungen erscheinen von selbst in Outlook Calendar. Sie verwalten den Belegungsplan in Joinways, und die Microsoft-365-Kalender des Teams bleiben auf demselben Stand.
Automatisch übertragen
Bestätigte Veranstaltungen erscheinen in Outlook Calendar, und in Joinways vorgenommene Änderungen werden übernommen, ohne Abtippen.
Die Kalender Ihrer Wahl
Veranstaltungen landen in den Outlook-Kalendern, die Sie für jede Location im verbundenen Microsoft-Konto wählen.
Kein Passwort gespeichert
Sie melden sich in zwei Minuten mit Ihrem Microsoft-Konto an. Der Zugriff kann jederzeit widerrufen werden.
Was die Outlook-Calendar-Integration leistet
Das Team behält seinen Outlook-Kalender. In Joinways bestätigte Buchungen erscheinen dort, und ihre Änderungen folgen.
Buchungen dort, wo das Team nachsieht
Eine in Joinways bestätigte Buchung erscheint in Outlook Calendar, ohne Export oder Abtippen und ohne morgendliches Briefing, das korrigiert werden muss.
Eine Quelle für den Belegungsplan
Der Belegungsplan liegt in Joinways, und der Outlook-Kalender folgt ihm. Ein in Joinways verschobener Termin wird in Outlook aktualisiert, sodass das Team nie einen alten Stand liest.
„Haben Sie am 12. noch frei?“
Outlook zeigt, was in Joinways bestätigt ist, sodass das Team eine Terminanfrage beantwortet, ohne ein anderes Tool zu öffnen.
Auf einen Blick
- Kategorie
- Kalender
- Verfügbarkeit
- Verfügbar
- Einrichtungszeit
- Zwei Minuten, einschließlich der Kalender pro Location
- Wer verbinden kann
- Ein Inhaber oder Administrator des Arbeitsbereichs, einmal für den Arbeitsbereich
- Was übertragen wird
- In eine Richtung: von Joinways zu Outlook Calendar
- Aktualisierungen
- Bei jeder Änderung in Joinways, mit automatischen Wiederholungsversuchen
- Voraussetzungen
- Ein Microsoft-Konto, das Schreibzugriff auf den Kalender erlaubt
- Entwickelt von
- Joinways (native Integration)
Bevor Sie starten
- Ein Microsoft-Konto, dessen Kalender Sie bearbeiten können.
- Schreibberechtigung für Kalender (Calendars.ReadWrite): Wenn Ihr Microsoft-365-Administrator nur Lesezugriff erlaubt, wird die Verbindung abgelehnt.
- Die Rolle Inhaber oder Administrator in Ihrem Joinways-Arbeitsbereich.
- Ihre Locations in Joinways eingerichtet: Kalender und Status werden Location für Location gewählt.
Was zwischen Joinways und Outlook Calendar übertragen wird
- Bestätigte Buchungen, mit Datum und Uhrzeiten
- In Joinways geänderte Termine und Uhrzeiten, im Kalender übernommen
- Der Microsoft-365-Kalender Ihrer Wahl
- Die Status Ihrer Wahl: standardmäßig bestätigt, auch Optionen
- Schließungen von Räumen, als belegt angezeigt, wenn Sie die Synchronisierung der Schließtage aktivieren
Sicherheit und Zugriff
- Joinways bittet Microsoft um Lese- und Schreibzugriff auf Ihre Kalender sowie um Offline-Zugriff, damit die Synchronisierung weiterläuft.
- Nur von Joinways angelegte Termine werden aktualisiert oder entfernt. Ihre anderen Termine bleiben unverändert.
- Kunden werden nicht als Teilnehmende hinzugefügt, daher wird keine Einladung versendet.
- Zugriffstoken werden verschlüsselt gespeichert. Joinways sieht Ihr Microsoft-Passwort nie.
- Beim Trennen der Verbindung werden die gespeicherten Token gelöscht. Bereits übertragene Termine bleiben in Ihrem Kalender.
Was die Integration nicht leistet
- Termine, die Sie direkt in Outlook Calendar hinzufügen, werden nicht zurückgelesen und blockieren in Joinways nichts.
- Veranstaltungen ohne Location werden nicht übertragen.
- Beim Aktivieren der Synchronisierung werden anstehende Veranstaltungen übertragen (bis zu 200 pro Location). Vergangene nicht.
- Der Arbeitsbereich überträgt über ein verbundenes Microsoft-Konto, nicht über eines pro Mitglied.
Outlook Calendar mit Joinways verbinden
Die Verbindung nutzt Microsoft OAuth und benötigt Schreibzugriff auf Ihre Kalender. Wenn Ihr Microsoft-365-Administrator nur Lesezugriff erlaubt, muss er Joinways zuerst freigeben.
- 1
Einstellungen > Integrationen öffnen
Gehen Sie in Joinways zu Einstellungen, dann Integrationen, und wählen Sie Outlook Calendar.
- 2
Bei Microsoft autorisieren
Melden Sie sich mit dem Microsoft-Konto an, dem der Kalender gehört. Joinways speichert Ihr Passwort nie.
- 3
Kalender und Status auswählen
Wählen Sie in den Synchronisierungseinstellungen jeder Location die Kalender, die ihre Veranstaltungen erhalten, und die zu übertragenden Status: standardmäßig bestätigte Veranstaltungen, auf Wunsch auch Optionen.
- 4
Buchungen erscheinen von selbst
Bestätigte Veranstaltungen erscheinen ab jetzt in Outlook Calendar, ohne manuelle Eingabe.
Outlook Calendar im Alltag
Die Planungsbesprechung am Montag
Der geteilte Outlook-Kalender zeigt bereits die am Wochenende bestätigten Buchungen, sodass die Besprechung direkt davon ausgehen kann.
Der am falschen Tag aufgebaute Raum
Ein Kunde verschiebt seinen Empfang von Donnerstag auf Freitag. Die in Joinways vorgenommene Änderung steht bereits im Kalender des Operations-Teams, sodass der Raum am richtigen Tag aufgebaut wird.
Die Veranstaltung, die nicht zustande kommt
Ein Kunde sagt ab, und Sie markieren die Veranstaltung in Joinways als verloren. Sofern Sie nicht gewählt haben, verlorene Veranstaltungen zu übertragen, verschwindet sie aus dem Outlook-Kalender, und das Zeitfenster erscheint wieder frei.
Häufig gestellte Fragen
Warum Outlook Calendar mit Joinways verbinden?
In Teams, die mit Microsoft 365 arbeiten, findet der Betrieb im geteilten Outlook-Kalender statt: Aufbauzeiten, Raumzuteilung, wer vor Ort ist. Werden Buchungen in einem separaten Tool geführt, muss jemand sie übertragen, und jede Übertragung ist eine Gelegenheit, Datum, Raum oder Uhrzeit falsch einzutragen.
Die Integration erspart das Übertragen: Bestätigen Sie eine Buchung in Joinways, und sie steht in Outlook Calendar; verschieben Sie sie in Joinways, und der Kalender folgt. Die Verbindung über Microsoft OAuth dauert zwei Minuten und läuft dann von selbst.
Und ohne die Outlook-Calendar-Integration?
Jemand kopiert Buchungen von Hand in den geteilten Kalender, wenn Zeit dafür ist, und ein falscher Termin oder Raum fällt leicht nicht auf.
Der Belegungsplan beruht dann auf dem Wort aller, und dieselbe Frage taucht immer wieder auf: "Hast du es in Outlook eingetragen?"
Wie funktioniert die Synchronisierung?
Joinways überträgt den Belegungsplan in Outlook Calendar. Veranstaltungen mit den gewählten Status erscheinen und bleiben automatisch aktuell: Sie verwalten den Belegungsplan in Joinways, und die Microsoft-365-Kalender bilden ihn ab.
Funktioniert das mit geteilten Microsoft-365-Kalendern?
Ja, sofern das verbundene Microsoft-Konto Zugriff darauf hat: Für jede Location können Sie jeden Kalender wählen, den dieses Konto sieht und bearbeiten kann.
Brauche ich auch die Outlook-E-Mail-Integration?
Nein, Kalender und E-Mail sind getrennte Verbindungen. Viele Locations nutzen beide, Sie können aber auch nur den Kalender synchronisieren.
5 weitere Fragen anzeigen
Was wird in Outlook Calendar übertragen?
Veranstaltungen mit den Status, die Sie für jede Location wählen: standardmäßig bestätigte Buchungen, auf Wunsch auch Optionen. Der Kalender zeigt nur echte Veranstaltungen, nicht jede eingehende Anfrage.
Wie ist die Verbindung gesichert?
Über Microsoft OAuth. Kein Passwort wird gespeichert, und der Zugriff kann jederzeit über Ihr Microsoft-Konto oder die Joinways-Einstellungen widerrufen werden.
Können Google- und Outlook-Kalender in einem Team nebeneinander bestehen?
Ja. Ein Arbeitsbereich kann sowohl Outlook Calendar als auch Google Calendar verbinden, jeweils einmal. Die Veranstaltungen jeder Location werden dann in die auf beiden Seiten ausgewählten Kalender übertragen.
Überschreiben Joinways-Veranstaltungen meine anderen Termine?
Nein. Die Synchronisierung fügt die Veranstaltungen des Belegungsplans hinzu und aktualisiert sie; der Rest Ihres Kalenders bleibt unberührt.
Blockiert eine in Outlook Calendar angelegte Buchung den Termin in Joinways?
Nein. Die Synchronisierung läuft in eine Richtung: Joinways überträgt seine Veranstaltungen in Outlook Calendar und liest keine im Kalender angelegten Termine. Ein direkt in Outlook hinzugefügter Termin bleibt dort und blockiert in Joinways nichts. Um einen Termin zu optionieren oder zu blockieren, legen Sie die Option oder die Veranstaltung in Joinways an oder schließen Sie den Raum für den Zeitraum: Der Kalender zeigt es dann an.
