Integrazione calendario
Outlook Calendar, allineato al planning della tua location
I tuoi eventi confermati compaiono da soli in Outlook Calendar. Gestisci il planning in Joinways, e i calendari Microsoft 365 del team restano allineati.
Inviati automaticamente
Gli eventi confermati compaiono in Outlook Calendar e le modifiche fatte in Joinways si riportano, senza nulla da ridigitare.
I calendari che scegli
Gli eventi vanno nei calendari Outlook che scegli per ogni location, nell'account Microsoft collegato.
Nessuna password memorizzata
Accedi con il tuo account Microsoft in due minuti. L'accesso può essere revocato in qualsiasi momento.
Cosa fa l'integrazione Outlook Calendar
Il team mantiene il suo calendario Outlook. Le prenotazioni confermate in Joinways vi compaiono, e le loro modifiche seguono.
Le prenotazioni dove il team guarda
Una prenotazione confermata in Joinways compare in Outlook Calendar, senza nulla da esportare o ridigitare e nessun briefing mattutino da correggere.
Un'unica fonte per il planning
Il planning vive in Joinways e il calendario Outlook lo segue. Una data spostata in Joinways viene aggiornata in Outlook, così il team non legge mai una versione vecchia.
“Siete liberi il 12?”
Outlook mostra ciò che è confermato in Joinways, così il team risponde a una richiesta di data senza aprire un altro strumento.
In breve
- Categoria
- Calendario
- Disponibilità
- Disponibile
- Tempo di configurazione
- Due minuti, compresi i calendari di ogni location
- Chi può collegarla
- Un proprietario o amministratore dello spazio di lavoro, una volta per lo spazio di lavoro
- Cosa si sincronizza
- In una sola direzione: da Joinways a Outlook Calendar
- Aggiornamenti
- A ogni modifica in Joinways, con nuovi tentativi automatici
- Requisiti
- Un account Microsoft che consenta l'accesso in scrittura al calendario
- Sviluppata da
- Joinways (integrazione nativa)
Prima di iniziare
- Un account Microsoft di cui puoi modificare i calendari.
- Il permesso di scrittura sul calendario (Calendars.ReadWrite): se il tuo amministratore Microsoft 365 consente solo l'accesso in lettura, il collegamento viene rifiutato.
- Un ruolo di proprietario o amministratore nel tuo spazio di lavoro Joinways.
- Le tue location configurate in Joinways: calendari e stati si scelgono location per location.
Cosa si sincronizza tra Joinways e Outlook Calendar
- Prenotazioni confermate, con data e orari
- Modifiche di data e orario fatte in Joinways, riportate nel calendario
- Il calendario Microsoft 365 che scegli
- Gli stati che scegli: confermati per impostazione predefinita, anche le opzioni
- Chiusure degli spazi, mostrate come occupato se attivi la sincronizzazione delle chiusure
Sicurezza e accessi
- Joinways chiede a Microsoft l'accesso in lettura e scrittura ai tuoi calendari, più l'accesso offline perché la sincronizzazione continui a funzionare.
- Vengono aggiornati o rimossi solo gli eventi creati da Joinways. I tuoi altri appuntamenti restano come sono.
- I clienti non vengono aggiunti come partecipanti, quindi non viene inviato alcun invito.
- I token di accesso sono memorizzati in forma crittografata. Joinways non vede mai la tua password Microsoft.
- Scollegarsi elimina i token memorizzati. Gli eventi già inviati restano nel tuo calendario.
Cosa non fa
- Gli eventi che aggiungi direttamente in Outlook Calendar non vengono letti e non bloccano nulla in Joinways.
- Gli eventi senza location non vengono inviati.
- Quando attivi la sincronizzazione, vengono inviati gli eventi futuri (fino a 200 per location). Quelli passati no.
- Lo spazio di lavoro invia tramite un solo account Microsoft collegato, non uno per membro.
Collega Outlook Calendar a Joinways
Il collegamento usa Microsoft OAuth e richiede l'accesso in scrittura ai tuoi calendari. Se il tuo amministratore Microsoft 365 consente solo l'accesso in lettura, dovrà prima approvare Joinways.
- 1
Apri Impostazioni > Integrazioni
In Joinways, vai su Impostazioni, poi Integrazioni, e scegli Outlook Calendar.
- 2
Autorizza con Microsoft
Accedi con l'account Microsoft proprietario del calendario. Joinways non memorizza mai la tua password.
- 3
Scegli il calendario e gli stati
Nelle impostazioni di sincronizzazione di ogni location, scegli i calendari che ricevono i suoi eventi e gli stati da inviare: per impostazione predefinita gli eventi confermati, anche le opzioni se lo desideri.
- 4
Le prenotazioni compaiono da sole
D'ora in poi gli eventi confermati compaiono in Outlook Calendar, senza inserimento manuale.
Outlook Calendar, ogni giorno
La riunione di pianificazione del lunedì
Il calendario Outlook condiviso mostra già le prenotazioni confermate nel fine settimana, così la riunione può partire direttamente da lì.
La sala allestita il giorno sbagliato
Un cliente sposta il suo cocktail da giovedì a venerdì. La modifica fatta in Joinways è già nel calendario del team operativo, così la sala viene allestita il giorno giusto.
L'evento che salta
Un cliente annulla e tu segni l'evento come perso in Joinways. A meno che tu non abbia scelto di inviare gli eventi persi, scompare dal calendario Outlook e la fascia oraria torna libera.
Domande frequenti
Perché collegare Outlook Calendar a Joinways?
Nei team che lavorano con Microsoft 365, il calendario Outlook condiviso è il luogo in cui si svolgono davvero le operazioni: orari di allestimento, assegnazione delle sale, chi è presente in loco. Quando le prenotazioni stanno in uno strumento separato, qualcuno deve ricopiarle, e ogni copia è un'occasione per sbagliare data, sala o orario.
L'integrazione elimina la copia: conferma una prenotazione in Joinways ed è in Outlook Calendar, spostala in Joinways e il calendario segue. Si collega in due minuti tramite Microsoft OAuth, poi funziona da sola.
E senza l'integrazione Outlook Calendar?
Qualcuno ricopia a mano le prenotazioni nel calendario condiviso, quando ha tempo, e una data o una sala sbagliata passa facilmente inosservata.
Il planning si basa allora sulla parola di ciascuno, e torna sempre la stessa domanda: "l'hai messo in Outlook?"
Come funziona la sincronizzazione?
Joinways invia il planning a Outlook Calendar. Gli eventi con gli stati che hai scelto compaiono e restano aggiornati automaticamente: gestisci il planning in Joinways, e i calendari Microsoft 365 lo riflettono.
Funziona con i calendari condivisi di Microsoft 365?
Sì, se l'account Microsoft collegato vi ha accesso: per ogni location puoi scegliere qualsiasi calendario che quell'account vede e può modificare.
Mi serve anche l'integrazione email di Outlook?
No, calendario ed email sono collegamenti separati. Molte location li usano entrambi, ma puoi sincronizzare solo il calendario.
Mostra altre 5 domande
Cosa viene inviato a Outlook Calendar?
Gli eventi con gli stati che scegli per ogni location: per impostazione predefinita le prenotazioni confermate, anche le opzioni se lo desideri. Il calendario mostra solo eventi reali, non ogni richiesta in arrivo.
Come è protetto il collegamento?
Tramite Microsoft OAuth. Nessuna password viene memorizzata, e l'accesso può essere revocato in qualsiasi momento dal tuo account Microsoft o dalle impostazioni di Joinways.
Calendari Google e Outlook possono convivere nello stesso team?
Sì. Uno spazio di lavoro può collegare sia Outlook Calendar sia Google Calendar, ciascuno una volta. Gli eventi di ogni location vengono quindi inviati ai calendari selezionati da entrambe le parti.
Gli eventi di Joinways sovrascrivono i miei altri appuntamenti?
No. La sincronizzazione aggiunge e aggiorna gli eventi del planning della location; il resto del tuo calendario non viene toccato.
Una prenotazione creata in Outlook Calendar blocca la data in Joinways?
No. La sincronizzazione va in una sola direzione: Joinways invia i suoi eventi a Outlook Calendar e non legge gli eventi creati nel calendario. Un appuntamento aggiunto direttamente in Outlook resta lì e non blocca nulla in Joinways. Per mettere in opzione o bloccare una data, crea l'opzione o l'evento in Joinways, oppure chiudi lo spazio per quel periodo: il calendario lo rifletterà.
