E-Mail-Integration
Outlook und Joinways: die gesamte Historie im Kundendatensatz
Verbinden Sie Ihr Microsoft-365-Postfach: Sie senden und empfangen aus Joinways, und die gesamte Historie landet in jedem Kundendatensatz, ohne dass etwas abgetippt wird.
Mit Microsoft anmelden
Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-Konto an. Joinways speichert kein Passwort, und Sie können die Verbindung jederzeit trennen.
Gesendete Elemente bleiben in Outlook
Aus Joinways gesendete E-Mails erscheinen in Outlook, und eingehende E-Mails werden bei der richtigen Anfrage abgelegt.
Persönliches oder geteiltes Postfach
Jedes Mitglied verbindet sein eigenes Postfach zum Senden und Empfangen. Ein geteiltes Postfach wie events@ wird gelesen, um Anfragen anzulegen.
Was die Outlook-Integration leistet
Ihr Outlook-Postfach funktioniert genau wie bisher. Joinways ergänzt die Verbindung zwischen jeder E-Mail und der Veranstaltung, um die es geht.
Die gesamte Historie in jedem Datensatz
Threads sind mit dem Kunden und der Veranstaltung verknüpft, sodass jeder im Team sie öffnen und die gesamte Korrespondenz lesen kann, egal wer sie geführt hat.
Anfragen aus dem Stapel geholt
In Outlook eingehende Buchungsanfragen werden erkannt und in Joinways zu Anfragen, mit bereits ausgefüllten wichtigen Angaben.
Aus Joinways antworten
Sie antworten mit Ihrer eigenen Adresse, auf demselben Bildschirm, auf dem Veranstaltung und Angebot liegen. Der Empfänger sieht eine normale Outlook-E-Mail.
Auf einen Blick
- Kategorie
- Verfügbarkeit
- Verfügbar
- Einrichtungszeit
- Zwei Minuten
- Wer verbinden kann
- Jedes Mitglied (eigenes Postfach); ein Inhaber oder Administrator (Anfrageadresse)
- Was übertragen wird
- Ihr Postfach: in beide Richtungen. Anfrageadresse: nur eingehend
- Aktualisierungen
- In Echtzeit für Ihr Postfach; geteilte Postfächer werden jede Minute geprüft
- Voraussetzungen
- Microsoft-365-Geschäftskonto oder Outlook.com; geteilte Postfächer benötigen Vollzugriff
- Entwickelt von
- Joinways (native Integration)
Bevor Sie starten
- Ein Microsoft-365-Geschäfts- oder Schulkonto oder ein Outlook.com-Konto.
- Für ein geteiltes Microsoft-365-Postfach: Vollzugriff darauf mit Ihrem eigenen Konto.
- Je nach Einstellungen Ihrer Organisation muss ein Microsoft-365-Administrator Joinways beim ersten Mal freigeben.
- Um die Anfrageadresse der Location zu verbinden: die Rolle Inhaber oder Administrator in Ihrem Joinways-Arbeitsbereich.
Was zwischen Joinways und Outlook übertragen wird
- Empfangene und gesendete E-Mails des verbundenen Microsoft-365-Postfachs, inklusive Anhängen
- Threads, verknüpft mit der Anfrage und Veranstaltung, um die es geht
- Aus Joinways gesendete E-Mails, sichtbar in Ihren gesendeten Elementen in Outlook
- In eingehenden E-Mails erkannte Anfragen, mit bereits ausgelesenen Angaben
- Mehrere Postfächer pro Arbeitsbereich: persönlich und geteilt (contact@, events@)
Sicherheit und Zugriff
- Ihr eigenes Postfach: Joinways bittet Microsoft um Zugriff, Ihre E-Mails zu lesen sowie E-Mails von Ihrer Adresse vorzubereiten und zu senden.
- Ein geteiltes Postfach wird über Ihre eigene Anmeldung nur lesend genutzt und nie zum Senden verwendet.
- Lesezugriff auf den Kalender ist enthalten, damit Sie Ihre bestehenden Buchungen einmalig importieren können, wenn Sie das wünschen.
- Zugriffstoken werden verschlüsselt gespeichert. Joinways sieht Ihr Microsoft-Passwort nie.
- Wenn Sie die Verbindung in Joinways trennen, werden die gespeicherten Token gelöscht und die Benachrichtigungen von Joinways für Ihr Postfach beendet.
- Ist Ihr Zugriff auf ein geteiltes Postfach 30 Minuten lang gestört, bittet Joinways Sie, sich neu zu verbinden.
Was die Integration nicht leistet
- Eine Verteilerliste ist kein Postfach: Ihre Anfragen kommen per Weiterleitung.
- Ein geteiltes Microsoft-365-Postfach wird nur für Anfragen gelesen: Antworten gehen über Ihre eigene Adresse oder eine zum Senden verbundene Adresse raus.
- Neue Anfragen kommen über die Anfrageadresse, während Ihr eigenes Postfach E-Mails bei bestehenden Kunden und Veranstaltungen ablegt.
- Geteilte Postfächer werden jede Minute geprüft, nicht sofort.
Outlook mit Joinways verbinden
Die Verbindung nutzt Microsoft OAuth mit Ihrem Microsoft-365- oder Outlook.com-Konto und dauert zwei Minuten. Je nach Einstellungen Ihrer Organisation muss ein Administrator Joinways beim ersten Mal freigeben.
- 1
Einstellungen > Integrationen öffnen
Gehen Sie in Joinways zu Einstellungen, dann Integrationen, und wählen Sie Outlook.
- 2
Bei Microsoft autorisieren
Melden Sie sich mit dem Microsoft-365-Konto des Postfachs an, das Sie verbinden möchten. Joinways speichert Ihr Passwort nie.
- 3
Postfach auswählen
Ihr eigenes Postfach oder eine gemeinsame Adresse wie contact@ mit eigener Microsoft-Anmeldung. Ein geteiltes Microsoft-365-Postfach wie events@ wird mit Ihrem Konto verbunden, um Anfragen zu lesen.
- 4
Aus Joinways arbeiten
Eingehende und ausgehende E-Mails werden synchronisiert und bei den richtigen Anfragen und Veranstaltungen abgelegt.
Outlook im Alltag
Kurzfristig eine Kollegin vertreten
Ihre Kollegin ist nicht da, als ihr Kunde nachfragt. Die Veranstaltung zeigt den gesamten Austausch, egal wer die E-Mails erhalten hat, sodass Sie voll informiert antworten, ohne in einem fremden Postfach zu suchen.
events@ im Team bearbeitet, ohne Doppelungen
Drei Personen betreuen das geteilte Postfach. Jeder Thread wird bei seinem Datensatz abgelegt, sodass alle sehen, was bereits beantwortet ist, bevor sie von ihrer eigenen Adresse antworten.
Das geteilte Postfach events@
events@ ist ein geteiltes Microsoft-365-Postfach. Sie verbinden es mit Ihrem eigenen Konto, das Vollzugriff darauf hat, und Joinways prüft es jede Minute, um jede Buchungsanfrage in eine Anfrage umzuwandeln.
Häufig gestellte Fragen
Warum Outlook mit Joinways verbinden?
Locations, die mit Microsoft 365 arbeiten, haben dasselbe Problem wie alle anderen: Die Geschichte jeder Buchung steckt in einzelnen Postfächern. Antworten hängen davon ab, wer gerade am Platz ist, und eine Vertretung bedeutet, Threads hin- und herzuleiten. Mit verbundenem Outlook hat das ganze Team dieselbe vollständige Historie vor Augen, beim Kunden und bei der Veranstaltung abgelegt.
Sie verbinden sich mit Ihrem Microsoft-Konto, und E-Mails fließen in beide Richtungen. In Outlook selbst ändert sich nichts: Ihre Ordner, Ihre Signatur, Ihre Gewohnheiten bleiben. Joinways sieht einfach die E-Mails, in denen über Ihre Buchungen entschieden wird.
Und ohne die Outlook-Integration?
Jeder sieht nur sein eigenes Postfach: Um die Anfragen einer abwesenden Kollegin zu übernehmen, müssen Sie die richtigen Threads finden und sich weiterleiten lassen.
Ihre Location-Software sieht dann nur einen Bruchteil der tatsächlichen Aktivität, und Entscheidungen fallen in Gesprächen, die sie nie zu sehen bekommt.
Funktioniert das mit Microsoft 365 und Exchange Online?
Die Integration verbindet Microsoft-365-Konten über den offiziellen OAuth-Ablauf von Microsoft, der in Microsoft 365 verwaltete Exchange-Online-Postfächer abdeckt.
Bleiben meine E-Mails in Outlook?
Ja. Outlook bleibt Ihr E-Mail-Programm: Aus Joinways gesendete E-Mails erscheinen in Ihren gesendeten Elementen, und empfangene E-Mails bleiben in Ihrem Postfach.
Kann ich ein geteiltes Postfach verbinden?
Ja. Für ein geteiltes Microsoft-365-Postfach wie events@ melden Sie sich mit Ihrem eigenen Konto an, das Vollzugriff darauf benötigt. Joinways liest es jede Minute, um Anfragen anzulegen. Eine Verteilerliste läuft stattdessen über eine Weiterleitung.
5 weitere Fragen anzeigen
Wird irgendwo ein Passwort gespeichert?
Nein. Die Authentifizierung läuft über Microsoft OAuth. Joinways sieht und speichert Ihr Passwort nie, und der Zugriff kann jederzeit widerrufen werden.
Werden aus eingehenden E-Mails Anfragen angelegt?
Ja, für E-Mails, die die Anfrageadresse erreichen oder an Joinways weitergeleitet werden: Jede Buchungsanfrage wird als Anfrage gespeichert, mit bereits ausgefüllten Angaben. E-Mails in den eigenen Postfächern der Mitglieder werden bei bestehenden Kunden und Veranstaltungen abgelegt.
Kann ich Outlook und Gmail im selben Team nutzen?
Ja. Postfächer beider Arten lassen sich im selben Arbeitsbereich verbinden, und alle E-Mails landen im selben Posteingang und bei denselben Datensätzen.
Brauchen wir die Freigabe unseres Microsoft-365-Administrators?
Sie melden sich mit Ihrem eigenen Konto über Microsoft OAuth an. Je nach Konfiguration Ihrer Organisation muss der Administrator die App beim ersten Mal freigeben.
Was, wenn events@ eine Verteilerliste ist?
Eine Verteilerliste hat kein Postfach, das Joinways lesen könnte, und lässt sich daher nicht per Microsoft-Anmeldung verbinden. Joinways führt Sie stattdessen durch die Weiterleitung an Ihre Joinways-Adresse. Anfragen werden dann genauso angelegt.
