Integración de calendario
Outlook Calendar, alineado con tu planificación
Tus eventos confirmados aparecen en Outlook Calendar. La planificación se gestiona en Joinways, y los calendarios de Microsoft 365 del equipo la reflejan automáticamente.
Enviado automáticamente
Los eventos confirmados aparecen en Outlook Calendar, y los cambios hechos en Joinways siguen. Sin reescribir nada.
Nativo de Microsoft 365
Los eventos van a los calendarios de Outlook que eliges para cada espacio, en la cuenta de Microsoft conectada.
Conexión OAuth
Dos minutos con tu cuenta de Microsoft. Sin contraseñas guardadas, revocable en cualquier momento.
Lo que hace la integración de Outlook Calendar
El equipo sigue mirando Outlook, y Joinways se encarga de que lo que ve ahí esté al día.
Reservas donde mira el equipo
Una reserva confirmada en Joinways aparece en Outlook Calendar. Sin exportar, sin reescribir, sin briefing matinal que corregir.
Una sola planificación de referencia
La planificación vive en Joinways; el calendario de Outlook es su reflejo. Una fecha movida en Joinways se actualiza en Outlook: el equipo nunca lee una versión antigua.
Disponibilidad fiable
Lo reservado en Joinways es visible en Outlook: el equipo responde a una petición de fecha sin cotejar dos herramientas.
De un vistazo
- Categoría
- Calendario
- Disponibilidad
- Disponible
- Configuración
- Unos minutos, con la elección de calendarios por espacio
- Quién puede conectarla
- Un propietario o administrador, una vez para todo el espacio de trabajo
- Qué circula
- En un sentido: de Joinways a Outlook Calendar
- Actualizaciones
- Con cada cambio en Joinways, con reintentos automáticos
- Necesario en la herramienta
- Una cuenta de Microsoft que permita escribir en el calendario
- Desarrollada por
- Joinways (integración nativa)
Antes de empezar
- Una cuenta de Microsoft cuyos calendarios puedas editar.
- Permiso de escritura en el calendario (Calendars.ReadWrite): si tu administrador de Microsoft 365 solo permite lectura, la conexión se rechaza.
- Un rol de propietario o administrador en tu espacio de Joinways.
- Tus espacios configurados en Joinways: calendarios y estados se eligen espacio por espacio.
Qué se sincroniza con Outlook Calendar
- Las reservas confirmadas, con su fecha y sus horarios
- Los cambios de fecha u horario hechos en Joinways, reflejados en el calendario
- El calendario de Microsoft 365 que elijas
- Los estados que elijas: confirmados por defecto, opciones también
- Tu disponibilidad, idéntica en Joinways y en Outlook
Seguridad y acceso
- Joinways pide a Microsoft lectura y escritura de tus calendarios, con acceso sin conexión para que la sincronización siga funcionando.
- Solo se modifican o retiran los eventos creados por Joinways. Tus otras citas quedan igual.
- Los clientes no se añaden como asistentes, así que no se envía ninguna invitación.
- Los tokens de acceso se guardan cifrados. Joinways nunca ve tu contraseña de Microsoft.
- Desconectar borra los tokens guardados. Los eventos ya enviados se quedan en tu calendario.
Lo que no hace
- Las citas que añades directamente en Outlook Calendar no se leen y no bloquean nada en Joinways.
- Los eventos sin espacio no se envían.
- Al activar la sincronización, se envían los eventos próximos (hasta 200 por espacio). Los pasados, no.
- El espacio de trabajo envía a través de una sola cuenta de Microsoft conectada, no una por miembro.
Cómo conectar Outlook Calendar a Joinways
La conexión usa OAuth de Microsoft y necesita permiso de escritura en tus calendarios. Si tu administrador de Microsoft 365 solo permite lectura, tendrá que aprobar Joinways primero.
- 1
Abre tus ajustes de integraciones
En Joinways, ve a Ajustes, luego Integraciones, y elige Outlook Calendar.
- 2
Autoriza con Microsoft
Inicia sesión con la cuenta de Microsoft propietaria del calendario. Joinways no guarda contraseñas.
- 3
Elige el calendario y los estados
En la configuración de sincronización de cada espacio, elige los calendarios que reciben sus eventos y los estados que se envían: eventos confirmados por defecto, opciones si quieres.
- 4
Deja que las reservas se archiven
Los eventos confirmados aparecen a partir de ahora en Outlook Calendar, sin captura manual.
Tres situaciones del día a día
La reunión de planificación del lunes
El calendario compartido de Outlook ya muestra las reservas confirmadas del fin de semana. La reunión arranca sobre hechos, no con alguien leyendo el CRM en voz alta.
La sala montada el día equivocado
Un cliente mueve su cóctel del jueves al viernes. El cambio hecho en Joinways ya está en el calendario del equipo técnico: la sala se monta el día correcto.
El evento que se cae
Un cliente cancela y marcas el evento como perdido en Joinways. Salvo que hayas elegido enviar los eventos perdidos, sale del calendario de Outlook y el hueco vuelve a quedar libre.
¿Por qué sincronizar tu planificación con Outlook Calendar?
En los equipos que funcionan con Microsoft 365, el calendario compartido de Outlook es donde ocurren realmente las operaciones: horarios de montaje, asignación de salas, quién está en el sitio. Cuando las reservas viven en una herramienta aparte, alguien tiene que copiarlas, y cada copia es una ocasión de equivocarse de fecha, de sala o de hora.
La integración elimina la copia. Confirma una reserva en Joinways y está en Outlook Calendar; muévela en Joinways y el calendario le sigue. Se conecta en dos minutos mediante Microsoft OAuth y después no hay que tocar nada.
¿Y sin la sincronización?
Alguien copia las reservas al calendario compartido, a mano, cuando tiene tiempo, y a veces se equivoca de fecha, de sala o de hora.
Al final, para fiarse de la planificación hay que preguntar a alguien si lo pasó a Outlook.
