Intégration agenda
Outlook Calendar, aligné avec votre planning
Vos événements confirmés apparaissent dans Outlook Calendar. Le planning se gère dans Joinways, et les agendas Microsoft 365 de l'équipe le reflètent automatiquement.
Poussé automatiquement
Les événements confirmés apparaissent dans Outlook Calendar, et les changements faits dans Joinways suivent. Aucune recopie.
Natif Microsoft 365
Les événements vont dans les agendas Outlook que vous choisissez pour chaque lieu, dans le compte Microsoft connecté.
Connexion OAuth
Deux minutes avec votre compte Microsoft. Aucun mot de passe stocké, révocable à tout moment.
Ce que fait l'intégration Outlook Calendar
L'équipe continue de regarder Outlook. Joinways s'assure que ce qu'elle y voit est vrai.
Les réservations là où l'équipe regarde
Une réservation confirmée dans Joinways apparaît dans Outlook Calendar. Rien à exporter ni à ressaisir, et le point du matin n'a plus besoin d'être corrigé.
Une seule source pour le planning
Le planning se tient dans Joinways ; l'agenda Outlook en est le reflet. Une date déplacée dans Joinways est mise à jour dans Outlook, l'équipe ne lit jamais une vieille version.
Des disponibilités fiables
Ce qui est réservé dans Joinways est visible dans Outlook : l'équipe répond à une demande de date sans recouper deux outils.
En bref
- Catégorie
- Agenda
- Disponibilité
- Disponible
- Mise en place
- Quelques minutes, choix des agendas par lieu compris
- Qui peut la connecter
- Un propriétaire ou administrateur, une fois pour l'espace
- Ce qui circule
- Dans un sens : de Joinways vers Outlook Calendar
- Mises à jour
- À chaque modification dans Joinways, avec nouvelles tentatives automatiques
- Requis côté outil
- Un compte Microsoft autorisant l'écriture dans l'agenda
- Développée par
- Joinways (intégration native)
Avant de commencer
- Un compte Microsoft dont vous pouvez modifier les agendas.
- Le droit d'écriture dans l'agenda (Calendars.ReadWrite) : si votre administrateur Microsoft 365 n'autorise que la lecture, la connexion est refusée.
- Un rôle de propriétaire ou d'administrateur dans votre espace Joinways.
- Vos lieux configurés dans Joinways : agendas et statuts se choisissent lieu par lieu.
Ce qui se synchronise avec Outlook Calendar
- Les réservations confirmées, avec leur date et leurs horaires
- Les modifications de date ou d'horaire faites dans Joinways, répercutées dans l'agenda
- L'agenda Microsoft 365 de votre choix
- Les statuts de votre choix : confirmés par défaut, options en plus
- Vos disponibilités, identiques dans Joinways et dans Outlook
Sécurité et accès
- Joinways demande à Microsoft la lecture et l'écriture de vos agendas, avec un accès hors ligne pour que la synchronisation continue.
- Seuls les événements créés par Joinways sont modifiés ou retirés. Vos autres rendez-vous ne sont pas touchés.
- Les clients ne sont pas ajoutés comme participants : aucune invitation n'est envoyée.
- Les jetons d'accès sont stockés chiffrés. Joinways ne voit jamais votre mot de passe Microsoft.
- La déconnexion supprime les jetons stockés. Les événements déjà envoyés restent dans votre agenda.
Ce qu'elle ne fait pas
- Les rendez-vous ajoutés directement dans Outlook Calendar ne sont pas relus et ne bloquent rien dans Joinways.
- Les événements sans lieu ne sont pas envoyés.
- À l'activation, les événements à venir sont envoyés (200 au plus par lieu). Les événements passés ne le sont pas.
- L'espace envoie via un seul compte Microsoft connecté, pas un par membre.
Comment connecter Outlook Calendar à Joinways
La connexion passe par OAuth Microsoft et demande l'écriture dans vos agendas. Si votre administrateur Microsoft 365 n'autorise que la lecture, il devra d'abord approuver Joinways.
- 1
Ouvrez vos réglages d'intégrations
Dans Joinways, allez dans Réglages, puis Intégrations, et choisissez Outlook Calendar.
- 2
Autorisez avec Microsoft
Connectez-vous avec le compte Microsoft propriétaire de l'agenda. Joinways ne stocke aucun mot de passe.
- 3
Choisissez l'agenda et les statuts
Dans les réglages de synchronisation de chaque lieu, choisissez les agendas qui reçoivent ses événements et les statuts à envoyer : les événements confirmés par défaut, les options si vous le souhaitez.
- 4
Laissez les réservations se classer
Les événements confirmés apparaissent désormais dans Outlook Calendar, sans saisie manuelle.
Trois cas de planning
La réunion planning du lundi
L'agenda Outlook partagé affiche déjà les réservations confirmées du week-end. La réunion part de cette vue, sans que personne ait à lire le CRM à voix haute.
La salle préparée le mauvais jour
Un client déplace son cocktail du jeudi au vendredi. Le changement fait dans Joinways est déjà dans l'agenda de l'équipe technique : la salle est montée le bon jour.
L'événement qui tombe à l'eau
Un client annule et vous passez l'événement en perdu dans Joinways. Sauf si vous avez choisi d'envoyer les événements perdus, il quitte l'agenda Outlook et le créneau redevient libre.
Pourquoi synchroniser votre planning avec Outlook Calendar ?
Dans les équipes qui tournent sur Microsoft 365, l'agenda Outlook partagé est le lieu réel des opérations : horaires de montage, attribution des salles, qui est sur site. Quand les réservations vivent dans un outil séparé, quelqu'un doit les recopier, et chaque copie est une occasion de se tromper de date, de salle ou d'horaire.
L'intégration supprime la recopie. Confirmez une réservation dans Joinways, elle est dans Outlook Calendar ; déplacez-la dans Joinways, l'agenda suit. La connexion via Microsoft OAuth prend deux minutes, et la synchronisation se fait ensuite sans vous.
Et sans la synchronisation ?
Quelqu'un recopie les réservations vers l'agenda partagé, à la main, quand il a le temps, et une erreur de date ou de salle passe facilement inaperçue.
Le planning repose alors sur la parole de chacun, et la même question revient sans cesse : « tu l'as bien reporté dans Outlook ? »
