Intégration email
Outlook connecté à votre CRM événementiel
Le même principe que Gmail, pour Microsoft 365 : vous envoyez et recevez depuis Joinways, et l'historique complet arrive sur chaque fiche client, sans rien ressaisir.
OAuth Microsoft 365
Vous vous connectez avec votre compte Microsoft. Aucun mot de passe stocké, déconnexion quand vous voulez.
Synchronisation bidirectionnelle
Les emails envoyés depuis Joinways apparaissent dans Outlook. Les emails entrants se rattachent à la bonne demande.
Boîte individuelle ou partagée
Chaque membre connecte sa propre boîte pour envoyer et recevoir. Une boîte partagée comme events@ est lue pour créer les demandes.
Ce que fait l'intégration Outlook
Votre boîte Outlook continue de fonctionner exactement comme avant. Joinways ajoute le lien entre chaque email et l'événement dont il parle.
L'historique complet sur chaque fiche
Les fils se rattachent au client et à l'événement. N'importe qui dans l'équipe ouvre une fiche et voit toute la conversation, pas seulement sa part.
Les demandes sorties de la pile
Les demandes de réservation qui arrivent dans Outlook sont détectées et transformées en demandes dans votre suivi commercial, avec les informations clés déjà extraites.
Répondre depuis Joinways
Vous répondez avec votre propre adresse, depuis l'écran où vivent l'événement et le devis. Le destinataire voit un email Outlook normal.
En bref
- Catégorie
- Disponibilité
- Disponible
- Mise en place
- Environ 2 minutes
- Qui peut la connecter
- Chaque membre (sa boîte) ; propriétaire ou administrateur (adresse des demandes)
- Ce qui circule
- Votre boîte : deux sens. Adresse des demandes : réception seule
- Mises à jour
- En temps réel pour votre boîte ; boîtes partagées relevées chaque minute
- Requis côté outil
- Compte Microsoft 365 ou Outlook.com ; accès complet pour une boîte partagée
- Développée par
- Joinways (intégration native)
Avant de commencer
- Un compte Microsoft 365 professionnel ou scolaire, ou un compte Outlook.com.
- Pour une boîte partagée Microsoft 365 : un accès complet (Full Access) sur votre propre compte.
- Selon les réglages de votre organisation, un administrateur Microsoft 365 peut devoir approuver Joinways la première fois.
- Pour connecter l'adresse des demandes du lieu : un rôle de propriétaire ou d'administrateur dans votre espace Joinways.
Ce qui se synchronise avec Outlook
- Les emails reçus et envoyés de la boîte Microsoft 365 connectée, pièces jointes comprises
- Les fils de discussion, rattachés à la demande et à l'événement concernés
- Les envois faits depuis Joinways, visibles dans vos éléments envoyés Outlook
- Les demandes détectées dans les emails entrants, avec date, nombre d'invités et lieu extraits
- Plusieurs boîtes par espace : individuelles et partagées (contact@, events@)
Sécurité et accès
- Votre propre boîte : Joinways demande à Microsoft de lire vos emails et d'envoyer depuis votre adresse.
- Une boîte partagée est lue via votre propre connexion, en lecture seule, et ne sert jamais à envoyer.
- La lecture de l'agenda est incluse pour importer une fois vos réservations existantes, si vous le choisissez.
- Les jetons d'accès sont stockés chiffrés. Joinways ne voit jamais votre mot de passe Microsoft.
- La déconnexion dans Joinways supprime les jetons stockés et arrête les notifications de Joinways sur votre boîte.
- Si votre accès à une boîte partagée reste coupé 30 minutes, Joinways vous demande de la reconnecter.
Ce qu'elle ne fait pas
- Une liste de distribution n'est pas une boîte : ses demandes arrivent par transfert.
- Les emails partent de votre propre adresse connectée, pas d'une boîte partagée.
- Les nouvelles demandes viennent de l'adresse des demandes. Votre propre boîte rattache les emails aux clients et événements existants.
- Les boîtes partagées sont relevées chaque minute, pas instantanément.
Comment connecter Outlook à Joinways
La connexion passe par OAuth Microsoft sur votre compte Microsoft 365 ou Outlook.com. Environ deux minutes. Selon les réglages de votre organisation, un administrateur peut devoir approuver Joinways la première fois.
- 1
Ouvrez vos réglages d'intégrations
Dans Joinways, allez dans Réglages, puis Intégrations, et choisissez Outlook.
- 2
Autorisez avec Microsoft
Connectez-vous avec le compte Microsoft 365 de la boîte à relier. Joinways ne stocke aucun mot de passe.
- 3
Choisissez la boîte
Boîte individuelle, ou adresse partagée depuis laquelle votre équipe répond, comme contact@ ou events@.
- 4
Travaillez depuis Joinways
Les emails entrants et sortants se synchronisent et se rattachent aux bonnes demandes et aux bons événements.
Trois cas fréquents dans une équipe sur Outlook
Le remplacement au pied levé
Votre collègue est absent, son client relance. La fiche montre tout l'échange, quel que soit celui qui a reçu les emails : vous répondez informé, sans fouiller une boîte qui n'est pas la vôtre.
events@ traité à plusieurs sans doublons
Trois personnes surveillent la boîte partagée. Chaque fil se range sur sa fiche : chacun voit ce qui a été répondu et répond depuis sa propre adresse. Aucun client ne reçoit deux réponses différentes.
La boîte events@ sans mot de passe
events@ est une boîte partagée Microsoft 365. Vous la connectez avec votre propre compte et son accès complet. Joinways la relève chaque minute et transforme chaque demande de réservation en demande.
Pourquoi connecter Outlook à votre logiciel de gestion de lieu ?
Les lieux qui tournent sur Microsoft 365 ont le même problème que les autres : l'histoire de chaque réservation est enfouie dans des boîtes individuelles. Les réponses dépendent de qui est à son bureau, et remplacer un collègue absent revient à se faire transférer des fils. Connecter Outlook met le même historique complet devant toute l'équipe, rattaché au client et à l'événement.
L'intégration s'authentifie via Microsoft OAuth et se synchronise dans les deux sens. Vos dossiers, votre signature et vos habitudes restent en place dans Outlook, et votre logiciel de gestion voit désormais les emails sur lesquels repose votre activité.
Et sans l'intégration Outlook ?
Chacun ne voit que sa propre boîte. Pour reprendre le dossier d'un collègue absent, il faut retrouver les bons fils et se les faire transférer.
Votre logiciel de gestion ne voit alors qu'une fraction de l'activité réelle : les décisions se prennent dans des fils que lui ne connaît pas.
