Telefonie-Integration
Aircall-Anrufe, im richtigen Kundendatensatz abgelegt
Eine am Telefon besprochene Buchung sollte nicht verschwinden, wenn das Gespräch endet. Mit verbundenem Aircall werden Anrufe Ihrer Kontakte in deren Datensatz abgelegt, inklusive Transkript, neben Ihren E-Mails.
Anrufe automatisch verknüpft
Eingehende Anrufe werden anhand der Telefonnummer dem Kontakt zugeordnet, und aufgezeichnete Anrufe werden bei diesem Kontakt und der betreffenden Veranstaltung abgelegt.
Transkripte gespeichert
Was am Telefon gesagt wurde, kommt in die schriftliche Historie, ohne dass nach dem Gespräch Notizen abgetippt werden müssen.
Kontext zum Anrufer auf dem Bildschirm
Wenn ein bekannter Kontakt anruft und Joinways geöffnet ist, zeigt es beim Annehmen sofort, wer am Apparat ist und welche Veranstaltung gerade läuft.
Was die Aircall-Integration leistet
Details werden oft am Telefon geklärt, und die Integration hält sie im Datensatz fest, statt sie dem Gedächtnis zu überlassen.
Eine Historie, Anrufe inklusive
Anrufe erscheinen im Kundendatensatz in zeitlicher Reihenfolge, neben den E-Mails und den per Nachricht eingegangenen Anfragen.
Anrufe mit Kontext angenommen
Sobald Sie annehmen, zeigt Joinways den Anrufer, sein Unternehmen und die laufende Veranstaltung, mit einem Link zum Datensatz. Während des Gesprächs getippte Notizen werden dort abgelegt.
Transkript bei der Veranstaltung
Das Gesprächstranskript wird bei der Veranstaltung gespeichert, sodass jeder nachlesen kann, was telefonisch vereinbart wurde.
Auf einen Blick
- Kategorie
- Telefonie
- Verfügbarkeit
- Verfügbar
- Einrichtungszeit
- Fünf Minuten
- Wer verbinden kann
- Ein Inhaber oder Administrator des Arbeitsbereichs, für das ganze Team
- Was übertragen wird
- In eine Richtung: Anrufe und Aufzeichnungen kommen von Aircall
- Aktualisierungen
- Live während des Anrufs, Transkript sobald die Aufzeichnung bereitsteht
- Voraussetzungen
- Ein Aircall-Konto mit aktivierter Gesprächsaufzeichnung
- Entwickelt von
- Joinways (native Integration)
Bevor Sie starten
- Ein Aircall-Konto, bei dem Sie sich anmelden können, um Joinways zu autorisieren.
- In Aircall aktivierte Gesprächsaufzeichnung für die Leitungen, die transkribiert werden sollen. Ohne Aufzeichnung gibt es kein Transkript.
- Aircall-Benutzer und Joinways-Mitglieder mit derselben E-Mail-Adresse, damit jeder Anruf der richtigen Person zugeordnet wird.
- Joinways in einem Browser-Tab geöffnet, um die Daten des Anrufers nach dem Annehmen zu sehen.
Was zwischen Joinways und Aircall übertragen wird
- Eingehende Anrufe, anhand der Telefonnummer dem Kontakt zugeordnet
- Transkripte, im Kundendatensatz gespeichert
- Die Daten des Anrufers, beim Annehmen sofort auf dem Bildschirm
- Anrufe, in derselben Zeitleiste wie E-Mails und Nachrichten
- Einstellungen Ihrer Wahl: Anruferfenster, Transkription ausgehender Anrufe, automatisches Anlegen von Anfragen
Sicherheit und Zugriff
- Der Zugriff läuft über die Anmeldung von Aircall (OAuth). Kein Aircall-Passwort wird in Joinways eingegeben.
- Joinways abonniert die Anrufbenachrichtigungen Ihres Aircall-Kontos: Beginn, Annahme, Ende und Aufzeichnung des Anrufs.
- Jede Anrufbenachrichtigung wird anhand eines für Ihren Arbeitsbereich eindeutigen Geheimnisses geprüft.
- Aufzeichnungen werden abgerufen, um das Transkript zu erstellen. Token und der Signaturschlüssel für Benachrichtigungen werden verschlüsselt gespeichert.
- Beim Trennen wird dieses Abonnement in Aircall entfernt. Bereits abgelegte Anrufe bleiben in der Historie.
Was die Integration nicht leistet
- Sie tätigt keine Anrufe: Die Anruftaste öffnet Ihre Standard-Telefon-App, etwa die Aircall-App.
- Sie transkribiert keine Anrufe ohne Aufzeichnung und keine ausgehenden Anrufe, sofern Sie diese Option nicht aktivieren.
- Das Anruferfenster erscheint in einem geöffneten Joinways-Tab, nicht in der Aircall-App.
- Für Folgeanrufe legt sie keine Anfrage an: Diese werden beim bestehenden Kontakt oder bei der bestehenden Veranstaltung abgelegt.
Aircall mit Joinways verbinden
Die Verbindung verknüpft Ihr Aircall-Konto in fünf Minuten mit Ihrem Joinways-Arbeitsbereich.
- 1
Einstellungen > Integrationen öffnen
Gehen Sie in Joinways zu Einstellungen, dann Integrationen, und wählen Sie Aircall.
- 2
Bei Aircall autorisieren
Melden Sie sich bei Ihrem Aircall-Konto an und erteilen Sie den Zugriff. Joinways speichert Ihr Passwort nie.
- 3
Optionen prüfen
Aircall-Benutzer werden per E-Mail-Adresse den Joinways-Mitgliedern zugeordnet. Wählen Sie dann Ihre Optionen: das Anruferfenster, die Transkription ausgehender Anrufe und das automatische Anlegen von Anfragen.
- 4
Annehmen und wissen, wer anruft
Ab dann werden Anrufe in den Kundendatensätzen abgelegt, und die Daten des Anrufers erscheinen beim Annehmen sofort auf dem Bildschirm.
Aircall im Alltag
Der um eine Stunde verschobene Aufbau
Der Kunde ruft an, um den Aufbau um eine Stunde zu verschieben. Der Anruf wird bei der Veranstaltung transkribiert, sodass das Team am Veranstaltungstag die neue Uhrzeit hat, ohne sich auf das Gedächtnis der Person zu verlassen, die abgenommen hat.
Bereits informiert annehmen
Ein Kunde ruft wegen seines Teamdinners zurück. Sobald Sie annehmen, stehen sein Name und die laufende Veranstaltung auf dem Bildschirm, sodass Sie nie fragen müssen, um welche Veranstaltung es geht. Ihre Gesprächsnotizen werden dort abgelegt.
Die unbekannte Nummer, die eine neue Buchung ist
Jemand, mit dem Sie noch nie gesprochen haben, ruft wegen eines Team-Offsites im März an. Nach dem Gespräch wird die Anfrage aus dem Transkript angelegt, mit der Nummer des Anrufers.
Häufig gestellte Fragen
Warum Aircall mit Joinways verbinden?
Am Telefon werden die Details einer Veranstaltung tatsächlich geklärt: die finale Personenzahl, die Aufbauzeit, die nebenbei erwähnte Ernährungseinschränkung. Nichts davon steht irgendwo, es sei denn, jemand tippt es nach dem Gespräch ab, und unter Zeitdruck tut das niemand. So erzählt der Kundendatensatz nur die halbe Geschichte.
Mit verbundenem Aircall wird jeder Anruf dem richtigen Kontakt zugeordnet, transkribiert und in dieselbe Zeitleiste wie E-Mails und Nachrichten eingefügt. Wer den nächsten Anruf annimmt oder das nächste Angebot schreibt, liest nach, was vereinbart wurde, und muss den Kunden nicht noch einmal fragen.
Und ohne die Aircall-Integration?
Was am Telefon gesagt wird, bleibt im Kopf der Person, die abgenommen hat, oder auf einem Klebezettel, und der Kundendatensatz enthält nur, was jemand aufgeschrieben hat.
Ändert sich am Telefon eine Personenzahl oder eine Uhrzeit und niemand schreibt es auf, müssen Sie den Kunden erneut fragen, oder Sie erfahren es am Veranstaltungstag.
Wie werden Anrufe dem richtigen Kunden zugeordnet?
Über die Telefonnummer des Anrufers. Stimmt sie mit einem Kontakt in Ihrem Arbeitsbereich überein, werden der Anruf und sein Transkript dessen Datensatz zugeordnet.
Sehe ich während des Anrufs, wer anruft?
Ja, wenn Joinways geöffnet ist. Sobald Sie den Anruf eines bekannten Kontakts annehmen, zeigt Joinways, wer anruft und welche Veranstaltung läuft, mit einem Link zum Datensatz. Solange das Telefon noch klingelt, wird nichts angezeigt.
Werden Anrufe transkribiert?
Ja, wenn Aircall den Anruf aufzeichnet. Joinways transkribiert eingehende Anrufe anhand der Aufzeichnung; ausgehende Anrufe werden nur transkribiert, wenn Sie diese Option aktivieren.
5 weitere Fragen anzeigen
Brauche ich ein Aircall-Abonnement?
Ja. Die Integration verbindet Ihr bestehendes Aircall-Konto; für die Tarife und Funktionen von Aircall gelten deren eigene Bedingungen.
Was ist mit Anrufen von unbekannten Nummern?
Ist der Anruf eine neue Buchungsanfrage, legt Joinways aus dem Transkript eine Anfrage mit der Nummer des Anrufers an. Andernfalls wird der Anruf keinem Datensatz zugeordnet. Während des Gesprächs können Sie aus der Nummer einen Kontakt anlegen.
Kann ich Aircall jederzeit trennen?
Ja, in Ihren Joinways-Integrationseinstellungen. Bereits abgelegte Anrufe bleiben in der Historie.
Wo finde ich einen früheren Anruf?
Bei der betreffenden Veranstaltung, in derselben Zeitleiste wie ihre E-Mails, und bei der Anfrage, wenn der Anruf eine angelegt hat, jeweils mit Transkript.
Werden ausgehende Anrufe transkribiert?
Nur wenn Sie es aktivieren. Standardmäßig transkribiert Joinways eingehende Anrufe, und die Option für ausgehende Anrufe in den Aircall-Einstellungen nimmt Ihre eigenen Anrufe hinzu.
