Integración de email
Outlook conectado a tu CRM de eventos
El mismo principio que Gmail, para Microsoft 365: envías y recibes desde Joinways, y el historial completo llega a cada ficha de cliente, sin reescribir nada.
OAuth de Microsoft 365
Inicias sesión con tu cuenta de Microsoft. Sin contraseñas guardadas, desconexión cuando quieras.
Sincronización bidireccional
Los emails enviados desde Joinways aparecen en Outlook. Los entrantes se unen a la solicitud correcta.
Buzón individual o compartido
Cada miembro conecta su propio buzón para enviar y recibir. Un buzón compartido como eventos@ se lee para crear solicitudes.
Lo que hace la integración de Outlook
Tu buzón de Outlook sigue funcionando exactamente igual. Joinways añade el vínculo entre cada email y el evento del que trata.
Historial completo en cada ficha
Los hilos se unen al cliente y al evento. Cualquiera del equipo abre una ficha y ve toda la conversación, no solo su parte.
Solicitudes fuera del montón
Las solicitudes de reserva que llegan a Outlook se detectan y se convierten en solicitudes en tu seguimiento comercial, con los datos clave ya extraídos.
Responder desde Joinways
Contestas con tu propia dirección, desde la misma pantalla donde viven el evento y el presupuesto. El destinatario ve un email de Outlook normal.
De un vistazo
- Categoría
- Disponibilidad
- Disponible
- Configuración
- Unos 2 minutos
- Quién puede conectarla
- Cada miembro (su buzón); propietario o administrador (dirección de solicitudes)
- Qué circula
- Tu buzón: en ambos sentidos. Dirección de solicitudes: solo entrada
- Actualizaciones
- En tiempo real para tu buzón; buzones compartidos revisados cada minuto
- Necesario en la herramienta
- Cuenta de Microsoft 365 u Outlook.com; acceso completo para buzones compartidos
- Desarrollada por
- Joinways (integración nativa)
Antes de empezar
- Una cuenta de Microsoft 365 de trabajo o educativa, o una cuenta de Outlook.com.
- Para un buzón compartido de Microsoft 365: acceso completo (Full Access) en tu propia cuenta.
- Según la configuración de tu organización, puede que un administrador de Microsoft 365 tenga que aprobar Joinways la primera vez.
- Para conectar la dirección de solicitudes del espacio: un rol de propietario o administrador en tu espacio de Joinways.
Qué se sincroniza con Outlook
- Los emails recibidos y enviados del buzón de Microsoft 365 conectado, adjuntos incluidos
- Los hilos, unidos a la solicitud y al evento correspondientes
- Los envíos hechos desde Joinways, visibles en tus elementos enviados de Outlook
- Las solicitudes detectadas en los emails entrantes, con fecha, invitados y espacio extraídos
- Varios buzones por espacio: individuales y compartidos (contacto@, eventos@)
Seguridad y acceso
- Tu propio buzón: Joinways pide a Microsoft leer tus emails y enviar desde tu dirección.
- Un buzón compartido se lee con tu propio inicio de sesión, en solo lectura, y nunca se usa para enviar.
- La lectura del calendario se incluye para importar una vez tus reservas existentes, si así lo eliges.
- Los tokens de acceso se guardan cifrados. Joinways nunca ve tu contraseña de Microsoft.
- Desconectar en Joinways borra los tokens guardados y detiene las notificaciones de Joinways en tu buzón.
- Si tu acceso a un buzón compartido sigue cortado 30 minutos, Joinways te pide volver a conectarlo.
Lo que no hace
- Una lista de distribución no es un buzón: sus solicitudes llegan por reenvío.
- Los emails salen de tu propia dirección conectada, no de un buzón compartido.
- Las solicitudes nuevas vienen de la dirección de solicitudes. Tu propio buzón asocia los emails a clientes y eventos existentes.
- Los buzones compartidos se revisan cada minuto, no al instante.
Cómo conectar Outlook a Joinways
La conexión usa OAuth de Microsoft en tu cuenta de Microsoft 365 u Outlook.com. Unos dos minutos. Según la configuración de tu organización, puede que un administrador tenga que aprobar Joinways la primera vez.
- 1
Abre tus ajustes de integraciones
En Joinways, ve a Ajustes, luego Integraciones, y elige Outlook.
- 2
Autoriza con Microsoft
Inicia sesión con la cuenta de Microsoft 365 del buzón a conectar. Joinways no guarda contraseñas.
- 3
Elige el buzón
Buzón individual, o una dirección compartida desde la que responde tu equipo, como contacto@ o eventos@.
- 4
Trabaja desde Joinways
Los emails entrantes y salientes se sincronizan y se unen a las solicitudes y eventos correctos.
Tres situaciones del día a día
Cubrir a un compañero sin previo aviso
Tu compañero está fuera y su cliente insiste. La ficha muestra todo el intercambio, lo recibiera quien lo recibiera: respondes informado, sin rebuscar en un buzón ajeno.
eventos@ atendido entre tres, sin duplicados
Tres personas vigilan el buzón compartido. Cada hilo se archiva en su ficha: todos ven lo que ya se respondió y contestan desde su propia dirección. Ningún cliente recibe dos respuestas distintas.
El buzón eventos@ sin contraseña propia
eventos@ es un buzón compartido de Microsoft 365. Lo conectas con tu propia cuenta y su acceso completo. Joinways lo revisa cada minuto y convierte cada petición de reserva en una solicitud.
¿Por qué conectar Outlook a tu software de gestión de espacios?
Los espacios que funcionan con Microsoft 365 tienen el mismo problema que los demás: la historia de cada reserva está enterrada en buzones individuales. Las respuestas dependen de quién esté en su mesa, y cubrir a un compañero ausente significa reenviarse hilos. Conectar Outlook pone el mismo historial completo delante de todo el equipo, unido al cliente y al evento.
La integración se autentica mediante Microsoft OAuth y se sincroniza en ambos sentidos. Nada cambia en Outlook: tus carpetas, tu firma y tus hábitos se quedan donde están. La diferencia es que tu software de gestión ve por fin los emails de los que depende tu negocio.
¿Y sin la integración de Outlook?
La historia de cada reserva queda repartida entre los buzones individuales del equipo. Las respuestas dependen de quién esté, y cada ausencia se paga en emails reenviados.
Tu software de gestión ve entonces solo una fracción de la actividad real: las decisiones ocurren en hilos que nunca conoció.
