Intégration téléphonie
Les appels Aircall, classés sur la bonne fiche client
Une réservation discutée au téléphone ne devrait pas disparaître quand l'appel se termine. Avec Aircall connecté, chaque appel est relié à la bonne fiche, transcription comprise, à côté de vos emails.
Appels reliés automatiquement
Les appels entrants sont associés au contact par son numéro, et les appels enregistrés arrivent sur sa fiche, avec l'événement concerné.
Transcriptions conservées
Ce qui s'est dit au téléphone rejoint l'historique écrit, sans note à retaper après l'appel.
Le contexte de l'appelant à l'écran
Quand un contact connu appelle et que Joinways est ouvert, il affiche qui est en ligne et l'événement en cours dès que vous décrochez.
Ce que fait l'intégration Aircall
Les détails se décident souvent au téléphone. L'intégration les inscrit sur la fiche au lieu de les laisser à la mémoire de chacun.
Un seul historique, appels compris
Emails, WhatsApp et maintenant les appels : la fiche client montre chaque échange, quel que soit le canal, dans l'ordre.
Décrocher préparé
Dès que vous décrochez, Joinways affiche l'appelant, sa société et l'événement en cours, avec un lien vers la fiche. Les notes prises pendant l'appel y sont rangées.
La transcription sur l'événement
La transcription de l'appel est conservée avec la fiche : ce qui a été convenu au téléphone peut se relire.
En bref
- Catégorie
- Téléphonie
- Disponibilité
- Disponible
- Mise en place
- Environ 5 minutes
- Qui peut la connecter
- Un propriétaire ou administrateur de l'espace, pour toute l'équipe
- Ce qui circule
- Sens unique : appels et enregistrements arrivent depuis Aircall
- Mises à jour
- En direct pendant l'appel, transcription dès l'enregistrement disponible
- Requis côté outil
- Un compte Aircall avec l'enregistrement des appels activé
- Développée par
- Joinways (intégration native)
Avant de commencer
- Un compte Aircall auquel vous pouvez vous connecter, pour autoriser Joinways.
- L'enregistrement des appels activé dans Aircall pour les lignes à transcrire. Sans enregistrement, pas de transcription.
- Des utilisateurs Aircall et des membres Joinways avec la même adresse email, pour attribuer chaque appel à la bonne personne.
- Joinways ouvert dans un onglet du navigateur pour voir les coordonnées de l'appelant dès que vous décrochez.
Ce qui se synchronise avec Aircall
- Les appels entrants, reliés au contact par son numéro de téléphone
- Les transcriptions, conservées sur la fiche client
- Les coordonnées de l'appelant, à l'écran dès que vous décrochez
- Les appels, insérés dans la même chronologie que les emails et messages
- Les réglages à la carte : screen-pop, transcription des appels sortants, création automatique de demandes
Sécurité et accès
- L'accès passe par l'authentification Aircall (OAuth). Aucun mot de passe Aircall n'est saisi dans Joinways.
- Joinways enregistre un webhook dans votre compte Aircall, pour le début, la prise, la fin des appels et leurs enregistrements.
- Chaque notification d'appel est vérifiée avec un secret propre à votre espace.
- Les enregistrements sont récupérés pour produire la transcription. Les jetons et le secret du webhook sont chiffrés.
- La déconnexion supprime le webhook chez Aircall. Les appels déjà rangés restent dans l'historique.
Ce qu'elle ne fait pas
- Elle ne passe pas d'appels : le bouton d'appel ouvre votre application téléphonique par défaut, comme l'application Aircall.
- Elle ne transcrit ni les appels sans enregistrement, ni les appels sortants tant que l'option n'est pas activée.
- Le panneau de l'appelant s'affiche dans un onglet Joinways ouvert, pas dans l'application Aircall.
- Elle ne crée pas de demande pour un appel de suivi : il est rangé sur le contact ou l'événement existant.
Comment connecter Aircall à Joinways
La connexion relie votre compte Aircall à votre espace Joinways en quelques minutes.
- 1
Ouvrez vos réglages d'intégrations
Dans Joinways, allez dans Réglages, puis Intégrations, et choisissez Aircall.
- 2
Autorisez avec Aircall
Connectez-vous à votre compte Aircall et accordez l'accès. Aucun mot de passe stocké dans Joinways.
- 3
Vérifiez vos options
Les utilisateurs Aircall sont associés aux membres Joinways par leur email. Choisissez vos options : panneau d'appel, transcription des appels sortants, création automatique des demandes.
- 4
Décrochez avec le contexte
Les appels se rattachent aux fiches clients, et les coordonnées de l'appelant s'affichent dès que vous décrochez.
Trois appels courants
Le montage décalé d'une heure
Le client appelle pour décaler le montage d'une heure. L'appel est transcrit sur la fiche de l'événement : l'équipe du jour J a l'horaire à jour, sans dépendre de la mémoire de celui qui a décroché.
Décrocher en connaissant le dossier
Vous décrochez, le nom de l'appelant et l'événement en cours s'affichent, avec un lien vers la fiche. Vous prenez vos notes pendant l'appel, elles y sont rangées.
Le numéro inconnu qui veut réserver
Une personne que vous n'avez jamais eue au téléphone appelle pour un séminaire en mars. Après l'appel, la demande est créée à partir de la transcription, avec son numéro.
Pourquoi connecter la ligne du lieu à Joinways ?
C'est au téléphone que les détails d'un événement se règlent vraiment : le nombre d'invités final, l'horaire de montage, la contrainte alimentaire mentionnée en passant. Rien de tout ça n'est écrit nulle part, sauf si quelqu'un le retape après l'appel, et sous pression personne ne le fait. La fiche client ne garde donc qu'une partie de l'échange.
Avec Aircall connecté, les appels deviennent des enregistrements : reliés au bon contact, transcrits, posés dans la même chronologie que les emails et les messages. La personne qui prend l'appel suivant, ou rédige le prochain devis, lit ce qui a été convenu au lieu de demander au client de répéter.
Et sans l'intégration Aircall ?
Ce qui se dit au téléphone n'existe que dans la tête de celui qui a décroché, ou sur un post-it. La fiche client ne garde que ce qui a été écrit.
Quand un effectif ou un horaire change au téléphone et que personne ne le note, il faut le redemander au client, ou on le découvre le jour J.
