Integración de telefonía
Las llamadas de Aircall, archivadas en la ficha correcta
Una reserva hablada por teléfono no debería desaparecer al colgar. Con Aircall conectado, cada llamada queda vinculada a la ficha correcta, transcripción incluida, junto a tus emails.
Llamadas vinculadas automáticamente
Las llamadas entrantes se asocian al contacto por su número, y las llamadas grabadas llegan a su ficha, con el evento correspondiente.
Transcripciones conservadas
Lo dicho por teléfono se une al historial escrito. Ya no hace falta una nota adhesiva después de la llamada.
El contexto del llamante en pantalla
Cuando llama un contacto conocido y Joinways está abierto, muestra quién está al teléfono y el evento en curso en cuanto contestas.
Lo que hace la integración de Aircall
Los detalles se deciden por teléfono, y la integración los deja escritos en la ficha.
Un solo historial, llamadas incluidas
Emails, WhatsApp y ahora las llamadas: la ficha del cliente muestra cada intercambio, sea cual sea el canal, en orden.
Descolgar preparado
En cuanto contestas, Joinways muestra a quien llama, su empresa y el evento en curso, con un enlace a la ficha. Las notas tomadas durante la llamada se archivan en ella.
La transcripción en el evento
La transcripción de la llamada se conserva con la ficha: lo acordado por teléfono se puede comprobar.
De un vistazo
- Categoría
- Telefonía
- Disponibilidad
- Disponible
- Configuración
- Unos 5 minutos
- Quién puede conectarla
- Un propietario o administrador del espacio, para todo el equipo
- Qué circula
- En un solo sentido: llamadas y grabaciones llegan desde Aircall
- Actualizaciones
- En directo durante la llamada, transcripción cuando la grabación está lista
- Necesario en la herramienta
- Una cuenta de Aircall con la grabación de llamadas activada
- Desarrollada por
- Joinways (integración nativa)
Antes de empezar
- Una cuenta de Aircall en la que puedas iniciar sesión, para autorizar a Joinways.
- La grabación de llamadas activada en Aircall para las líneas que quieres transcribir. Sin grabación, no hay transcripción.
- Usuarios de Aircall y miembros de Joinways con el mismo email, para atribuir cada llamada a la persona correcta.
- Joinways abierto en una pestaña del navegador para ver los datos de quien llama en cuanto contestas.
Qué se sincroniza con Aircall
- Las llamadas entrantes, asociadas al contacto por su número
- Las transcripciones, conservadas en la ficha del cliente
- Los datos de quien llama, en pantalla en cuanto contestas
- Las llamadas, insertadas en la misma cronología que emails y mensajes
- Ajustes a la carta: screen-pop, transcripción de llamadas salientes, creación automática de solicitudes
Seguridad y acceso
- El acceso pasa por el inicio de sesión de Aircall (OAuth). No se escribe ninguna contraseña de Aircall en Joinways.
- Joinways registra un webhook en tu cuenta de Aircall, para el inicio, la respuesta y el fin de las llamadas y sus grabaciones.
- Cada aviso de llamada se verifica con un secreto propio de tu espacio.
- Las grabaciones se descargan para producir la transcripción. Los tokens y el secreto del webhook se guardan cifrados.
- Al desconectar se elimina el webhook en Aircall. Las llamadas ya archivadas siguen en el historial.
Lo que no hace
- No hace llamadas: el botón de llamada abre tu app de teléfono predeterminada, como la app de Aircall.
- No transcribe llamadas sin grabación, ni llamadas salientes salvo que actives esa opción.
- El panel de quien llama aparece en una pestaña abierta de Joinways, no dentro de la app de Aircall.
- No crea una solicitud para las llamadas de seguimiento: se archivan en el contacto o el evento existente.
Cómo conectar Aircall a Joinways
La conexión vincula tu cuenta de Aircall a tu espacio de Joinways en unos minutos.
- 1
Abre tus ajustes de integraciones
En Joinways, ve a Ajustes, luego Integraciones, y elige Aircall.
- 2
Autoriza con Aircall
Inicia sesión en tu cuenta de Aircall y concede el acceso. Ninguna contraseña se guarda en Joinways.
- 3
Revisa tus opciones
Los usuarios de Aircall se asocian a los miembros de Joinways por su email. Elige tus opciones: panel de llamada, transcripción de llamadas salientes, creación automática de solicitudes.
- 4
Atiende con contexto
Las llamadas empiezan a unirse a las fichas de cliente, y los datos de quien llama aparecen en pantalla en cuanto contestas.
Tres situaciones del día a día
La hora de montaje cambiada por teléfono
El cliente llama para retrasar el montaje una hora. La llamada queda transcrita en la ficha del evento: el equipo que trabaja ese día tiene la hora correcta.
Descolgar ya informado
Contestas, aparecen el nombre de quien llama y el evento en curso, con un enlace a la ficha. Tomas tus notas durante la llamada y se archivan en ella.
El número desconocido que quiere reservar
Alguien con quien nunca has hablado llama por un seminario en marzo. Después de la llamada, la solicitud se crea a partir de la transcripción, con su número.
¿Por qué conectar la línea del espacio a Joinways?
El teléfono es donde suelen cerrarse los detalles de un evento: el número final de invitados, la hora de montaje, esa restricción alimentaria mencionada de pasada. Nada de eso queda escrito, salvo que alguien lo teclee después de la llamada, y bajo presión nadie lo hace. Así que la ficha del cliente solo cuenta la mitad de la historia.
Con Aircall conectado, las llamadas se convierten en registros: vinculadas al contacto correcto, transcritas, colocadas en la misma cronología que los emails y los mensajes. Quien atiende la siguiente llamada, o redacta el próximo presupuesto, lee lo acordado en vez de pedirle al cliente que lo repita.
¿Y sin la integración de Aircall?
Lo dicho por teléfono solo existe en la cabeza de quien descolgó, o en una nota adhesiva. La ficha del cliente solo recoge lo que se escribió.
Y es justo por teléfono donde se cierran los detalles delicados: aforos, horarios, restricciones. Perderlos es volver a preguntar al cliente, o descubrirlos el día del evento.
