La vue Comptable : votre chiffre d’affaires
Suivez votre CA HT confirmé daté à la prestation, le CA par convive et votre prévisionnel, lieu par lieu.
Combien votre lieu a-t-il réellement réalisé ? Combien est déjà engagé pour les mois à venir ? La vue Comptable des rapports répond à ces questions à partir de vos événements confirmés, sans tableur à tenir à la main. C'est la lecture financière de votre activité : ce qui a été livré, ce qui est encore à venir, et la répartition entre vos lieux.
Là où un suivi manuel demande des heures de saisie et finit toujours par décaler, la vue Comptable se reconstruit automatiquement à chaque consultation à partir de vos événements. Vous n'avez rien à recopier : il suffit de tenir vos statuts d'événements et vos montants à jour pour que les chiffres soient justes.
Important : la vue Comptable raisonne à la date de prestation (quand l'événement a lieu). Pour raisonner à la date de signature, utilisez la vue Commercial.
Cette distinction est essentielle : un même événement signé en janvier mais livré en juin apparaîtra en janvier dans la vue Commercial et en juin dans la vue Comptable. Les deux vues ne se contredisent pas — elles répondent à deux questions différentes.
Prérequis
Avant d'exploiter la vue Comptable, quelques éléments doivent être en place pour que les chiffres reflètent fidèlement votre activité.
- Vos événements doivent porter un statut à jour : seuls les événements confirmés alimentent le chiffre d'affaires.
- Chaque événement confirmé doit avoir une date de prestation : c'est elle qui détermine le mois où le revenu est compté.
- Le montant HT de l'événement doit être renseigné pour qu'il pèse dans le total.
- Le nombre de convives (PAX) doit être saisi pour que le CA par convive soit calculable sur cet événement.
Ce que vous allez apprendre
- Lire le CA HT confirmé, le CA moyen et le CA par convive
- Comprendre ce qu'est le CA prévisionnel
- Analyser votre activité par lieu sur la période choisie
- Distinguer la logique « date de prestation » de la logique « date de signature »
À quoi sert la vue Comptable
La vue Comptable répond à une question simple : sur une période donnée, combien votre lieu a-t-il livré en valeur, et combien reste-t-il à livrer ? Elle se concentre sur le réalisé et l'engagé, pas sur les intentions commerciales.
C'est la vue de référence pour rapprocher votre activité de votre comptabilité, préparer un point de gestion ou comparer le poids relatif de vos différents lieux.
La logique de la date de prestation
Chaque montant est rattaché au mois où l'événement a lieu, et non au mois où le client a signé. Un acompte versé en avance n'avance pas le revenu : c'est la prestation qui déclenche la comptabilisation.
Conséquence directe : la courbe de la vue Comptable suit le rythme réel de votre activité sur le terrain, mois par mois, et non le rythme de vos signatures.
Le CA HT confirmé
Le total affiché est la somme des montants HT des seuls événements confirmés sur la période. Les devis envoyés mais non signés et les pistes en cours n'y figurent pas : ils relèvent du pipeline, suivi dans la vue Commercial.
Le CA par convive
Le CA par convive rapporte le revenu au nombre de personnes accueillies. C'est un indicateur de valeur unitaire : il révèle si vous montez en gamme ou si vous remplissez à bas prix, indépendamment du nombre d'événements.
Il n'est calculé que sur les événements où le PAX est renseigné : un PAX manquant exclut l'événement de ce ratio sans fausser le total du CA.
Le CA prévisionnel
Le prévisionnel correspond au total HT des événements déjà confirmés dont la date de prestation est encore à venir. C'est votre carnet de commandes : du revenu sécurisé qui n'a pas encore été livré, et non des devis non signés.
En incluant les prochains mois dans la période, vous voyez ce prévisionnel apparaître en zone grisée sur le graphique : la part de votre activité déjà engagée mais pas encore réalisée.
L'analyse par lieu
Le détail des revenus par lieu répartit le CA confirmé entre vos différents lieux ou espaces. Il met en évidence ceux qui concentrent l'essentiel de l'activité et ceux qui restent sous-exploités, pour orienter vos efforts commerciaux.
Référence des indicateurs
Voici chaque indicateur de la vue Comptable, avec sa définition exacte.
- CA HT total : la somme des montants HT des événements confirmés, datés par leur date de prestation.
- CA HT moyen par événement : le CA total divisé par le nombre d'événements confirmés.
- CA par convive : le CA HT rapporté au nombre de convives (PAX), pour les événements où le PAX est renseigné.
- CA prévisionnel : le total HT des événements déjà confirmés dont la date est à venir — votre carnet de commandes futur (et non des devis non signés).
- Graphique de performance : la courbe combinée du CA et du nombre d'événements sur la période, mois par mois.
- Détail des revenus par lieu : la répartition du CA confirmé entre vos lieux, pour repérer ceux qui pèsent le plus.
Comment ça marche
- Ouvrez Rapports, puis l'onglet Comptable.
- Choisissez la période — vous pouvez inclure les prochains mois pour voir votre prévisionnel.
- Lisez les totaux, le graphique de performance (CA + nombre d'événements) et le détail des revenus par lieu.
Les chiffres se recalculent instantanément à chaque changement de période : aucune génération ni export manuel n'est nécessaire pour obtenir une lecture à jour.
Cas particuliers
- Un événement confirmé sans PAX renseigné compte dans le CA total mais est exclu du calcul du CA par convive.
- Un événement dont la date de prestation est dans le futur n'apparaît pas dans le réalisé : il alimente le prévisionnel.
- Un devis envoyé mais non signé ne figure jamais ici : il reste dans le pipeline de la vue Commercial.
- Un événement signé sur la période mais livré au-delà de la période ne pèse pas dans le total réalisé de cette période.
💡 Astuce : les mois à venir déjà confirmés apparaissent en zone grisée — c'est votre prévisionnel réel.
Bonnes pratiques
- Renseignez le nombre de convives (PAX) pour fiabiliser le CA par convive.
- Tenez vos statuts d'événements à jour : seuls les confirmés alimentent le CA.
- Surveillez le prévisionnel pour anticiper l'activité des prochains mois.
- Vérifiez la date de prestation de chaque événement : c'est elle qui détermine le mois de comptabilisation.
- Comparez régulièrement le détail par lieu pour identifier vos espaces les plus rentables.
Dépannage
Problème : un événement attendu n'apparaît pas dans le CA. Cause : il n'est pas au statut confirmé, ou sa date de prestation est hors de la période choisie. Solution : confirmez l'événement et vérifiez que sa date de prestation tombe bien dans la période.
Problème : le CA par convive semble incohérent. Cause : certains événements confirmés n'ont pas de PAX renseigné. Solution : complétez le nombre de convives sur ces événements pour qu'ils entrent dans le ratio.
Problème : un revenu attendu manque alors que le devis est envoyé. Cause : le devis n'est pas signé, l'événement n'est donc pas confirmé. Solution : confirmez l'événement une fois le devis signé ; en attendant, suivez-le dans la vue Commercial.
Exemple concret
En consultant la période, un lieu voit 142 000 € de CA confirmé réalisé et 38 000 € déjà engagés sur les mois à venir. En regardant le détail par lieu, la grande salle pèse 70 % du CA : l'équipe sait où concentrer ses efforts.
En croisant ce total avec le CA moyen par événement, le responsable comprend si ces 142 000 € viennent de quelques gros événements ou d'un grand nombre de prestations plus modestes — deux modèles d'activité très différents à piloter.
Autre exemple
Un lieu qui prépare son budget de l'année étend la période aux six prochains mois. La zone grisée affiche 38 000 € de prévisionnel : ce sont des événements déjà signés, à livrer. Le responsable sait ainsi qu'une part de son trimestre à venir est déjà sécurisée, avant même de relancer son pipeline.
Si le CA par convive d'un mois chute alors que le nombre d'événements augmente, c'est le signe d'un remplissage à bas prix : un indicateur à surveiller pour protéger sa marge.
FAQ
Les devis envoyés mais non signés comptent-ils ?
Non. Seuls les événements confirmés alimentent le CA. Votre pipeline en cours se suit dans la vue Commercial (indicateur « Pipeline ouvert »).
Le CA prévisionnel inclut-il les devis non signés ?
Non : c'est le total des événements déjà confirmés dont la date de prestation est à venir.
Pourquoi la vue Comptable raisonne-t-elle à la date de prestation ?
Parce qu'elle reflète le revenu réellement livré, mois par mois. Pour raisonner à la date de signature, utilisez la vue Commercial.
Un événement sans PAX fausse-t-il le CA total ?
Non. Son montant compte dans le CA total ; seul le CA par convive l'ignore, faute de nombre de convives.
Comment voir mon prévisionnel ?
Incluez les prochains mois dans la période : la part déjà confirmée à venir apparaît en zone grisée sur le graphique.
Le CA est-il en HT ou en TTC ?
La vue Comptable raisonne en montants HT : le CA HT total est la somme des montants HT des événements confirmés.
Faut-il exporter ou rafraîchir pour avoir les chiffres à jour ?
Non : la vue se recalcule à partir de vos événements à chaque consultation, sans tableur à tenir à la main.
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