La vista Contable: tu facturación
Sigue tu facturación neta confirmada fechada en la prestación, el ingreso por comensal y tu previsión, lugar por lugar.
¿Cuánto realizó realmente tu lugar? ¿Cuánto ya está comprometido para los próximos meses? La vista Contable responde a estas preguntas a partir de tus eventos confirmados, sin una hoja de cálculo que mantener a mano. Es la lectura financiera de tu actividad: lo que se ha realizado, lo que aún está por venir y el reparto entre tus lugares.
Donde un seguimiento manual exige horas de captura de datos y siempre acaba desfasado, la vista Contable se reconstruye automáticamente a partir de tus eventos cada vez que la consultas. No tienes nada que copiar: basta con mantener al día los estados de tus eventos y sus importes para que las cifras sean correctas.
Importante: la vista Contable se basa en la fecha de prestación (cuando ocurre el evento). Para razonar por fecha de firma, usa la vista Comercial.
Esta distinción es esencial: un mismo evento firmado en enero pero realizado en junio aparecerá en enero en la vista Comercial y en junio en la vista Contable. Las dos vistas no se contradicen: responden a dos preguntas diferentes.
Requisitos
Antes de aprovechar la vista Contable, deben estar listos algunos elementos para que las cifras reflejen fielmente tu actividad.
- Tus eventos deben tener un estado al día: solo los eventos confirmados alimentan la facturación.
- Cada evento confirmado debe tener una fecha de prestación: ella determina el mes en que se cuenta el ingreso.
- El importe neto del evento debe estar informado para que pese en el total.
- El número de comensales (PAX) debe estar capturado para que el ingreso por comensal sea calculable en ese evento.
Lo que aprenderás
- Leer la facturación neta confirmada, la media y el ingreso por comensal
- Entender qué es la facturación prevista
- Analizar tu actividad por lugar en el periodo elegido
- Distinguir la lógica de «fecha de prestación» de la lógica de «fecha de firma»
Para qué sirve la vista Contable
La vista Contable responde a una pregunta sencilla: en un periodo dado, ¿cuánto valor realizó tu lugar y cuánto queda por realizar? Se centra en lo realizado y lo comprometido, no en las intenciones comerciales.
Es la vista de referencia para conciliar tu actividad con tu contabilidad, preparar una revisión de gestión o comparar el peso relativo de tus distintos lugares.
La lógica de la fecha de prestación
Cada importe se asocia al mes en que ocurre el evento, no al mes en que el cliente firmó. Un anticipo pagado por adelantado no adelanta el ingreso: es la prestación la que dispara la contabilización.
Consecuencia directa: la curva de la vista Contable sigue el ritmo real de tu actividad sobre el terreno, mes a mes, y no el ritmo de tus firmas.
La facturación neta confirmada
El total mostrado es la suma de los importes netos de los eventos confirmados únicamente en el periodo. Los presupuestos enviados pero sin firmar y las pistas en curso no figuran: pertenecen al pipeline, que se sigue en la vista Comercial.
El ingreso por comensal
El ingreso por comensal relaciona el ingreso con el número de personas acogidas. Es un indicador de valor unitaria: revela si subes de gama o si llenas a bajo precio, con independencia del número de eventos.
Solo se calcula sobre los eventos con PAX informado: un PAX que falta excluye al evento de este ratio sin distorsionar el total de la facturación.
La facturación prevista
La previsión corresponde al total neto de los eventos ya confirmados cuya fecha de prestación es futura. Es tu cartera de pedidos: ingreso asegurado que aún no se ha realizado, y no presupuestos sin firmar.
Al incluir los próximos meses en el periodo, ves aparecer esta previsión en zona sombreada en el gráfico: la parte de tu actividad ya comprometida pero aún no realizada.
El análisis por lugar
El desglose de ingresos por lugar reparte la facturación confirmada entre tus distintos lugares o espacios. Pone de relieve los que concentran lo esencial de la actividad y los que siguen infrautilizados, para orientar tus esfuerzos comerciales.
Referencia de los indicadores
Aquí tienes cada indicador de la vista Contable, con su definición exacta.
- Facturación neta total: la suma de los importes netos de los eventos confirmados, fechados por su fecha de prestación.
- Facturación neta media por evento: la facturación total dividida por el número de eventos confirmados.
- Ingreso por comensal: la facturación neta dividida por el número de comensales (PAX), para los eventos con PAX informado.
- Facturación prevista: el total neto de los eventos ya confirmados cuya fecha es futura — tu cartera de pedidos futura (no presupuestos sin firmar).
- Gráfico de rendimiento: la curva combinada de la facturación y el número de eventos en el periodo, mes a mes.
- Desglose de ingresos por lugar: el reparto de la facturación confirmada entre tus lugares, para detectar cuáles pesan más.
Cómo funciona
- Abre Informes y luego la pestaña Contable.
- Elige el periodo — puedes incluir los próximos meses para ver tu previsión.
- Lee los totales, el gráfico de rendimiento (facturación + número de eventos) y el desglose de ingresos por lugar.
Las cifras se recalculan al instante cada vez que cambias de periodo: no hace falta ninguna generación ni exportación manual para obtener una lectura al día.
Casos particulares
- Un evento confirmado sin PAX informado cuenta en la facturación total pero queda excluido del cálculo del ingreso por comensal.
- Un evento cuya fecha de prestación es futura no aparece en lo realizado: alimenta la previsión.
- Un presupuesto enviado pero sin firmar nunca figura aquí: permanece en el pipeline de la vista Comercial.
- Un evento firmado en el periodo pero realizado más allá del periodo no pesa en el total realizado de ese periodo.
💡 Consejo: los próximos meses ya confirmados aparecen sombreados — esa es tu previsión real.
Buenas prácticas
- Informa el número de comensales (PAX) para fiabilizar el ingreso por comensal.
- Mantén tus estados de evento al día: solo los confirmados alimentan la facturación.
- Vigila la previsión para anticipar los próximos meses.
- Verifica la fecha de prestación de cada evento: ella determina el mes de contabilización.
- Compara regularmente el desglose por lugar para identificar tus espacios más rentables.
Solución de problemas
Problema: un evento esperado no aparece en la facturación. Causa: no está en estado confirmado, o su fecha de prestación queda fuera del periodo elegido. Solución: confirma el evento y verifica que su fecha de prestación caiga dentro del periodo.
Problema: el ingreso por comensal parece incoherente. Causa: algunos eventos confirmados no tienen PAX informado. Solución: completa el número de comensales en esos eventos para que entren en el ratio.
Problema: falta un ingreso esperado aunque el presupuesto fue enviado. Causa: el presupuesto no está firmado, por lo que el evento no está confirmado. Solución: confirma el evento una vez firmado el presupuesto; mientras tanto, síguelo en la vista Comercial.
Ejemplo concreto
Al consultar el periodo, un lugar ve 142.000 € de facturación confirmada realizada y 38.000 € ya comprometidos para los próximos meses. En el desglose por lugar, la sala principal supone el 70 % de la facturación: el equipo sabe dónde concentrarse.
Al cruzar este total con la facturación media por evento, el responsable entiende si esos 142.000 € provienen de unos pocos eventos grandes o de un gran número de prestaciones más modestas — dos modelos de actividad muy distintos que pilotar.
Otro ejemplo
Un lugar que prepara su presupuesto del año extiende el periodo a los próximos seis meses. La zona sombreada muestra 38.000 € de previsión: son eventos ya firmados, por realizar. Así el responsable sabe que una parte de su trimestre por venir ya está asegurada, incluso antes de reactivar su pipeline.
Si el ingreso por comensal de un mes cae mientras el número de eventos aumenta, es señal de un llenado a bajo precio: un indicador que vigilar para proteger el margen.
Preguntas frecuentes
¿Cuentan los presupuestos enviados pero sin firmar?
No. Solo los eventos confirmados alimentan la facturación. Tu pipeline en curso se sigue en la vista Comercial («Pipeline abierto»).
¿La facturación prevista incluye presupuestos sin firmar?
No: es el total de los eventos ya confirmados cuya fecha de prestación es futura.
¿Por qué la vista Contable razona por fecha de prestación?
Porque refleja el ingreso realmente realizado, mes a mes. Para razonar por fecha de firma, usa la vista Comercial.
¿Un evento sin PAX distorsiona la facturación total?
No. Su importe cuenta en la facturación total; solo el ingreso por comensal lo ignora, por falta de número de comensales.
¿Cómo veo mi previsión?
Incluye los próximos meses en el periodo: la parte futura ya confirmada aparece en zona sombreada en el gráfico.
¿La facturación es neta o bruta?
La vista Contable razona en importes netos: la facturación neta total es la suma de los importes netos de los eventos confirmados.
¿Hace falta exportar o refrescar para tener las cifras al día?
No: la vista se recalcula a partir de tus eventos cada vez que la consultas, sin una hoja de cálculo que mantener a mano.
Véase también
¿Listo para centralizar tus solicitudes de eventos?