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Plantilla de contrato de alquiler de espacio gratis, con un ejemplo completo
El contrato de alquiler de espacio fija los espacios, las fechas, el precio, la cancelación, la responsabilidad y las normas del lugar. Descarga la plantilla en blanco y el ejemplo comentado de una cena de empresa para 120 invitados, en Word o en PDF. Es información general, no asesoramiento jurídico.
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Un archivo Word con las ocho cláusulas, los campos para rellenar resaltados y una nota breve debajo de cada cláusula. El PDF es la misma plantilla, lista para imprimir.
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Contrato de alquiler de espacio, Word (.docx)
Las ocho cláusulas con los campos resaltados y una nota debajo de cada una. Se abre en Word, Google Docs y Pages.
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Contrato de alquiler de espacio, PDF para imprimir
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Ejemplo de contrato de alquiler de espacio: una cena de empresa para 120 invitados
Las ocho cláusulas rellenas para la cena anual de Talvenor en un lugar de celebraciones de Madrid, cada una con su nota. Nombres y cifras son ficticios. El archivo Word tiene las mismas cláusulas con los campos para rellenar.
| Punto | Ejemplo de redacción | Por qué |
|---|---|---|
| 1. Espacios cedidos | ||
| Partes | Espacio Ribera S.L. y Talvenor S.L., firmado por Lucía Ortega, directora de RR. HH. | Quien firma debe poder obligar a la empresa |
| Espacios | Salón principal (150 sentados) y Terraza (120 de pie). Jardín y reservado no incluidos | Escribir lo que queda excluido evita un conflicto |
| 2. Fecha, horarios y accesos | ||
| Horario | Jueves 12 de noviembre de 2026, de 20:30 a 01:00 | |
| Accesos | Montaje desde las 16:00, desmontaje terminado a las 02:30. Entregas por el muelle con cita | Evita que la florista llegue a las 7:00 a una sala que se libera a mediodía |
| Horas extra | 350 € + IVA por hora iniciada después de la 01:00, con el acuerdo del Lugar | |
| 3. Precio, anticipo y pago | ||
| Precio | 25.026,10 € IVA incluido según el presupuesto n.º P-2026-0412 | |
| Anticipo | 30 % (7.507,83 €) a la firma. La fecha se bloquea al recibirlo | Sin esta frase, la opción no caduca nunca |
| Saldo | A pagar el 5 de noviembre de 2026, ajustado a los asistentes definitivos | |
| 4. Cancelación y cambio de fecha | ||
| Escala | Más de 90 días: se retiene el anticipo. De 90 a 31 días: 50 % del total. 30 días o menos: 100 % | Deciden las fechas y los porcentajes, no una negociación |
| Cambio de fecha | Una vez, al menos 30 días antes, a una fecha dentro de 12 meses. El anticipo se traslada | Lo que la mayoría de clientes prefiere a un reembolso |
| 5. Asistentes garantizados y consumo mínimo | ||
| Asistentes | 120 invitados confirmados el 2 de noviembre. Se factura el número garantizado o el real, si es mayor | La cocina hace sus pedidos con esta cifra |
| Consumo mínimo | 12.000 € + IVA de comida y bebida | |
| 6. Responsabilidad, seguro y daños | ||
| Seguro | Certificado de responsabilidad civil recibido el 28 de octubre | |
| Revisión | A la 01:15 con el contacto del cliente. Daños anotados y firmados en la orden de servicio | El daño se resuelve en el momento |
| 7. Normas del lugar | ||
| Sonido | Fin de la música a la 01:00. Limitador desde las 00:00 | |
| Decoración y proveedores | Sin confeti ni llama abierta. Florista y DJ aprobados, seguros recibidos | Ningún proveedor desconocido el día del evento |
| Alcohol | Servido solo por el personal de barra del Lugar | |
| 8. Fuerza mayor, ley aplicable y firma | ||
| Fuerza mayor | Primero, nueva fecha en los 12 meses siguientes; si no, reembolso de los servicios no prestados | |
| Ley aplicable | Ley española, tribunales de Madrid | |
| Firma | Presupuesto firmado en línea el 1 de octubre de 2026, condiciones adjuntas | Una sola firma para el presupuesto y las condiciones |
Información general, no asesoramiento jurídico. Anticipos, penalizaciones por cancelación, responsabilidad y contratos con consumidores tienen reglas propias: pide a un abogado que revise tu versión una vez.
Las ocho cláusulas de un contrato de alquiler de espacio, en orden
Las cláusulas en el orden en que las lee el cliente, con lo que debe decir cada una y lo que más falta en un contrato tipo de internet.
Partes e instalaciones
La entidad jurídica y la dirección del lugar, la entidad jurídica del cliente o el particular y el cargo del firmante. Después, las instalaciones: cada espacio por su nombre, su aforo y las zonas comunes incluidas, como la terraza, el guardarropa o el aparcamiento. Lo que suele faltar: qué espacios no están incluidos. Un cliente que firmó por la sala da por hecho que el jardín va con ella.
Fecha, horarios y accesos
La fecha del evento, el horario de invitados y las franjas de montaje y de desmontaje con sus horas. También los puntos de acceso para proveedores, las franjas del muelle de carga y qué pasa si el cliente se excede del horario. Lo que suele faltar: la diferencia entre horario de invitados y horario de acceso. Sin ella, un cliente programa una entrega de flores a las 7:00 para una sala que se libera a mediodía.
Precio, anticipo y calendario de pagos
La base imponible y el total con IVA según el presupuesto firmado, el importe del anticipo y su fecha de vencimiento, y el saldo y su fecha. También los medios de pago aceptados, las condiciones por retraso en el pago y la fianza si la hay. Lo que suele faltar: la frase que dice que la fecha solo queda reservada cuando se recibe el anticipo. Sin ella, la opción no tiene fin.
Cancelación y cambio de fecha
Una escala por fechas: el porcentaje del total que se retiene si el cliente cancela con más de un número dado de días de antelación. Después, un porcentaje mayor cerca de la fecha y el importe completo en los últimos días. Un plazo de cambio de fecha en el que el anticipo se traslada a una nueva fecha dentro de un periodo fijado. Las condiciones de cancelación del propio lugar y lo que reembolsa. Lo que suele faltar: la propia escala. Muchos contratos solo dicen que pueden aplicarse gastos de cancelación, sin dar ninguna cifra.
Asistentes garantizados y consumo mínimo
Los asistentes garantizados, la fecha límite para confirmarlos y el consumo mínimo si el lugar lo aplica. También la regla a partir de esa fecha: el cliente paga el número garantizado aunque asistan menos y paga un suplemento por cada invitado adicional. Lo que suele faltar: la fecha de confirmación. Sin ella, la cocina pide para 120 y el cliente anuncia 95 esa misma mañana.
Responsabilidad, seguro y daños
Quién responde de los daños a las instalaciones y al material, la obligación de seguro del cliente y el certificado que debe aportar, y el seguro del propio lugar. También la comprobación de daños con el responsable del cliente al final del evento y cómo se facturan los daños. Lo que suele faltar: la revisión conjunta al desmontar, que permite resolver en el momento una reclamación por daños.
Normas del lugar: ruido, decoración, proveedores, alcohol
El límite horario de ruido y el límite de volumen, qué se puede fijar y qué no a paredes y techos, velas y confeti. También la lista de proveedores homologados o las condiciones para proveedores externos, la política de alcohol y quién lo sirve, zonas de fumadores, menores, fotografía. Lo que suele faltar: el límite horario con una hora exacta y la regla de proveedores. Sin ella, puede presentarse un catering que nadie ha aprobado y sin seguro.
Fuerza mayor, ley aplicable y firma
Qué cuenta como fuerza mayor y qué pasa entonces: primero cambio de fecha y luego reembolso de los importes no gastados. Después van la ley aplicable y el tribunal competente. Por último, el bloque de firma con nombres, fechas y la frase que dice que firmar el presupuesto confirma la reserva según estas condiciones. Lo que suele faltar: la frase que vincula las condiciones al presupuesto, que es lo que hace que una sola firma baste.
Qué va en el contrato y qué no
Qué comprobar antes de enviar tus condiciones: en cada familia de cláusulas, lo que siempre está, lo que se añade si procede y lo que pertenece a otro documento.
| Familia | Siempre en el contrato | Añadir si procede | Nunca en el contrato |
|---|---|---|---|
| Instalaciones y horarios | Espacios por su nombre, horario de invitados, franjas de montaje y desmontaje, acceso de proveedores | Zonas comunes incluidas, aparcamiento, tarifa por hora de prolongación | El cronograma operativo, que va en la escaleta |
| Precio y pago | Total según el presupuesto, anticipo y vencimiento, saldo y vencimiento, la frase que reserva la fecha | Fianza, condiciones por retraso en el pago, consumo mínimo | Tus precios de coste, tarifas de proveedores, comisión de agencia |
| Cancelación | Una escala por fechas con porcentajes del total, y un plazo de cambio de fecha | Las condiciones de cancelación del propio lugar, el tratamiento de la fuerza mayor | Cualquier redacción del tipo «pueden aplicarse gastos» sin una cifra |
| Asistentes y responsabilidad | Asistentes garantizados, fecha de confirmación, regla a partir de esa fecha, obligación de seguro, revisión de daños | Precio por invitado adicional, plazo para el certificado de seguro | Menús y cantidades, que van en la orden de servicio |
| Normas del lugar y firma | Límite horario de ruido con una hora exacta, límites de decoración, regla de proveedores, política de alcohol, la frase que vincula condiciones y presupuesto | Lista de proveedores homologados, zonas de fumadores, normas de fotografía | Normas copiadas de otro lugar que no aplicas |
Unas condiciones escritas una vez zanjan los conflictos
Los conflictos nacen casi siempre de las mismas cláusulas: la cancelación, los asistentes, los horarios y los daños.
Anota quién firma por el cliente y en calidad de qué. Un asistente que reserva para su dirección no siempre compromete a la empresa
Pon precio a la hora extra en el contrato: es la cláusula que te piden a medianoche, cuando la fiesta se alarga
Recorre los espacios con el contacto del cliente antes de que se vaya, y anota los daños en la orden de servicio
Qué comprobar antes del envío
- Las condiciones adjuntas son la versión revisada, no una copia retocada
- Las fechas del anticipo, del saldo y de confirmación de asistentes están en el presupuesto
- La frase de firma menciona las condiciones
Anticipo o arras: la palabra compromete
Con arras penitenciales, cada parte puede desistir: el cliente perdiéndolas, el lugar devolviéndolas duplicadas. Un anticipo compromete a los dos. Elige la palabra con tu abogado y mantenla en todas partes.
Tu contrato vive al lado del presupuesto, y los dos acaban contradiciéndose
Envías el presupuesto y después un contrato adaptado de una plantilla de internet, en PDF. El cliente firma uno y olvida el otro, o firma un contrato con el importe de la primera versión del presupuesto. El día que cancela o cambia los asistentes, buscas qué cláusula se aplica.
El presupuesto y el contrato son dos documentos: el cliente firma uno, rara vez los dos
Con JoinwaysPara cada lugar, eliges: tus condiciones dentro del presupuesto, que se firma solo, o un contrato aparte de dos páginas, generado desde el presupuesto aceptado o firmado
Copias en el contrato las partes, la fecha, los espacios y los importes del presupuesto, con los errores de la copia
Con JoinwaysEl contrato toma los datos del lugar, el cliente, el evento, los espacios, los asistentes, el precio y el calendario de pagos del presupuesto y de tus Ajustes
Tus cláusulas cambian de un envío a otro, y la cancelación se reduce a «pueden aplicarse gastos»
Con JoinwaysEscribes tus condiciones una vez para el lugar: pago, anticipo, cancelación, cambio de fecha, fianza, recargos por demora, seguro, fuerza mayor. Salen en cada documento
El cliente añade veinte personas o cambia de fecha después de firmar, y el contrato firmado ya no coincide con el presupuesto
Con JoinwaysSi cambian el importe, las fechas, los asistentes o los espacios, el contrato queda señalado para regenerarlo. Un contrato firmado no cambia: la modificación se acuerda en un documento nuevo
La firma se eterniza: contrato impreso, firmado, escaneado, reenviado por email y archivado quién sabe dónde
Con JoinwaysEl cliente firma en línea, con un código de verificación enviado a su email. El PDF firmado se guarda en los archivos del evento
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El producto, pantalla a pantalla
Lo que compruebas durante la prueba
Con tus propias solicitudes, junto a tus herramientas actuales.
Una cláusula se quita para un contrato
Una cláusula que no se aplica a este cliente se desmarca al generar el contrato, sin tocar las condiciones del lugar.
El contrato en el idioma del cliente
Eliges el idioma al generarlo, para un cliente o una agencia en el extranjero.
De prueba gratis, junto a tus herramientas
Adjunta tus condiciones a tus próximos presupuestos y compara con el contrato que envías hoy. Sin tarjeta.
La misma plantilla, de un evento a otro
Las cláusulas se mantienen, las cifras y las prioridades cambian.
Una cena de empresa
Anticipo a la firma, saldo una semana antes, asistentes confirmados diez días antes, límite de ruido a la una. El departamento de compras suele leer primero la cláusula de ley aplicable.
Una celebración reservada con un año de antelación
Un anticipo mayor para bloquear una fecha muy solicitada, una escala de cancelación más larga y un plazo de cambio de fecha. Las normas del lugar van a los proveedores del organizador.
Un rodaje o una sesión de fotos
El horario de acceso importa más que el de los invitados. El contrato prevé una tarifa por hora de prolongación, el certificado de seguro antes del montaje y el derecho a filmar las instalaciones.
Para saber más: Solicitudes · Eventos
Preguntas frecuentes
Lo esencial: qué contiene un contrato de alquiler de espacio
- La escala de cancelación se escribe como fechas y porcentajes del total
- El horario de los invitados y el horario de acceso son dos líneas distintas
- Las condiciones se revisan una vez con un abogado y después no cambian de un cliente a otro
¿Qué es un contrato de alquiler de espacio?
¿Puedo usar una plantilla de contrato de alquiler de espacio?
¿Cómo es la política de cancelación de un lugar?
¿El anticipo es reembolsable?
¿Hace falta un contrato además del presupuesto?
¿Es válida una firma en línea para un contrato de alquiler de espacio?
¿Qué diferencia hay entre un contrato de alquiler de espacio y las condiciones generales?
¿Qué anticipo pedir por el alquiler de un espacio?
¿Hay que pedir fianza por el alquiler de un espacio?
¿Qué seguro pedir al cliente que alquila un espacio?
¿Es diferente un contrato de alquiler de espacio con un particular?
¿Cómo se firma en línea un contrato de alquiler de espacio?
Los precios son públicos: desde 69 € por lugar al mes según el tamaño del lugar, con 30 días de prueba gratis. Ver precios