El director del Plan de Autoprotección figura en la portada. El walkie del sábado lo lleva otra persona.
Si esas dos líneas no coinciden, el sábado ya ha empezado mal. La verificación útil mira el aforo escrito en la licencia, el nombre que puede activar el plan, la puerta real de cada prestador y la primera incidencia que alguien se atreve a anotar. El resto es método de casa, proporcional al riesgo. Un reloj impreso queda bien en un PDF. No aparece en el BOE.
El aforo de la licencia no se improvisa en el presupuesto
El Reglamento General de Policía de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas (Real Decreto 2816/1982), en su texto consolidado, no es el derecho de 2026 para dimensionar una sala. La sección primera (fachadas y salidas por tramos de aforo, puertas en el sentido de la evacuación) fue derogada por el Código Técnico de la Edificación. La sección de autoprotección, y con ella el plan de emergencia de aquel reglamento, lo fue por el Real Decreto 393/2007. Queda un resto supletorio: el artículo 1 remite a las normas especiales y a lo que fijen las comunidades autónomas y los ayuntamientos. El número que cuenta el sábado es el de la licencia, no el del cubierto añadido a última hora. De ese decreto no sale ningún aforo de venta.
La Norma Básica de Autoprotección (Real Decreto 393/2007) fue derogada, con efectos de 11 de julio de 2023, por el Real Decreto 524/2023. Derogada, no vacía. El propio texto consolidado del BOE precisa que la Norma Básica continúa aplicándose hasta que se apruebe el instrumento que la sustituya. Mientras tanto, el anexo I obliga a plan, entre otras, a actividades de espectáculos en edificios cerrados con capacidad o aforo igual o superior a 2.000 personas, o con altura de evacuación igual o superior a 28 m; a instalaciones cerradas desmontables o de temporada con aforo igual o superior a 2.500; y, al aire libre, a aforos iguales o superiores a 20.000. Las administraciones competentes pueden exigir el plan por debajo de esos umbrales cuando haya un riesgo o una vulnerabilidad particulares, o fijar su propio catálogo. Un salón por debajo de 2.000 no «queda fuera» de la licencia. Queda fuera, solo, de ese umbral estatal del plan.
| Situación | Umbral que dispara el plan estatal |
|---|---|
| Edificio cerrado | Aforo ≥ 2.000 personas, o altura de evacuación ≥ 28 m |
| Instalación cerrada desmontable o de temporada | Aforo ≥ 2.500 personas |
| Al aire libre | Aforo ≥ 20.000 personas |
| Por debajo de esos umbrales | Sigue la licencia local o autonómica; la CCAA puede bajar el umbral |
En los espacios con los que trabajamos, el roce aparece cuando el comercial vende una mesa más y nadie abre la licencia. El aforo no es un argumento. Es un techo.
Autoprotección y prevención de riesgos el sábado
Mientras la NBA siga vigente de forma transitoria, la elaboración, implantación, mantenimiento y revisión del plan son responsabilidad del titular. Lo redacta un técnico competente y lo suscribe el titular. Se nombra a una persona responsable única de la prevención y el control de riesgos, y a un director del Plan de Actuación en Emergencias, con autoridad para activarlo, notificar a Protección Civil e informar al personal. El plan se revisa, como mínimo, cada tres años. Los simulacros, al menos una vez al año. Una actividad temporal en un centro autorizado para otra actividad del anexo I obliga al organizador a un plan complementario antes de empezar.
Eso no sustituye a la Ley 31/1995 de prevención de riesgos laborales. El artículo 20 obliga al empresario, teniendo en cuenta el tamaño y la actividad de la empresa y la posible presencia de personas ajenas, a analizar las emergencias y a adoptar medidas de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación, designando personal formado y suficiente, comprobando su funcionamiento y organizando la relación con servicios externos. Los invitados son esas personas ajenas. El artículo 24 añade que el titular del centro debe informar a los demás empresarios que trabajen en él (el catering, el audiovisual, la seguridad) de los riesgos y de las medidas de emergencia, para que lo trasladen a sus trabajadores. La ronda de prestadores no es cortesía. Es coordinación entre empresarios en un mismo centro.
Si el walkie lo lleva quien no aparece en la portada del plan, el documento y el sábado se han separado. Eso se corrige antes de abrir la puerta, no en el debrief.
Coordinación y técnica, sin reloj de mercado
La confirmación útil ocurre cuando aún pueden moverse el aforo real, el acceso y quién viene. A veces es dos días antes. A veces, la mañana de los camiones. Convertir una hora impresa en rito de sector es la forma más limpia de marcar una casilla con la llave del muelle todavía en un cajón.
Una llamada por prestador cuando el número ya se defendería ante un inspector. Ventana de llegada. Plantilla propia. Qué traen y qué pone la casa. Puerta, muelle, contacto in situ. Luego el organizador: cifra actualizada, cronograma que aún cree, un móvil que descuelga y un recambio. La cifra de la primera ficha rara vez sobrevive: el mismo organizador suele tener otros tres o cuatro espacios en danza.
- Aforo sentado y de pie, leído contra la licencia, no contra el primer presupuesto.
- Qué riesgos y qué medidas de emergencia se han pasado ya al catering y al audiovisual.
- Puerta, llave, zona de descarga. Escritas. No «como el mes pasado».
- Potencia y red: lo que da el espacio, lo que trae el técnico.
- Quién lleva el walkie, con el mismo nombre que el plan.
El pase técnico es aburrido a propósito. Enchufes que se van a usar. Alargadores de más. Nombre de la red impreso. Micros con pilas cambiadas. Proyector de punta a punta, con el adaptador anunciado. Hacerlo a la hora en que la luz se parecerá a la del evento. El sol de las diez miente sobre una cena.
Después, el recorrido de evacuación. Del reglamento de 1982, el consolidado apenas conserva aquí el alumbrado de señalización encendido hasta que el local quede vacío. No es el derecho de 2026 de las puertas ni de las fachadas: aquella sección primera ya cayó con el Código Técnico. Una caja de copas en la vía de salida se juzga con la licencia y con el plan vigente, no con un decreto residual.
Después: incidencias, factura, conversación
Recorrido de las salas antes de que salgan las cajas. Fotos de daños. Qué mintió en la hoja de función. Si el incidente obliga a tocar el plan o el registro interno, se toca el mismo día.
La semana comercial es otro oficio. Un agradecimiento con una pregunta concreta. En los espacios que vemos, tres o cuatro toques en un par de semanas bastan. Después, se cierra en claro. Es un orden de magnitud observado, no un estudio de conversión. El artículo sobre el seguimiento detalla cómo no convertir esa ronda en acoso. El expediente que sostuvo la opción debe sostener la incidencia y la siguiente conversación. Joinways deja ese evento en el mismo sitio que el calendario; el CRM sirve cuando la conversación sigue después de la factura. Para elegir herramienta, la guía de software es el texto largo.
Preguntas que llegan al mostrador
- ¿Existe un horario oficial de confirmaciones el día del evento?
- No. Ni el Reglamento de 1982, ya residual y supletorio, ni la Norma Básica de Autoprotección fijan un reloj de confirmaciones. La Norma, mientras siga aplicándose, marca planes y umbrales. La Ley de prevención de riesgos habla de medidas y de personal designado. Un método de casa puede marcar horas. No son una norma de mercado.
- ¿Qué aforo puedo publicar en la ficha comercial?
- El de la licencia, o el más bajo si el plan de autoprotección o un condicionante municipal recorta. Los umbrales de 2.000, 2.500 y 20.000 personas del anexo I de la NBA no son aforos de venta: marcan cuándo el Estado exige un plan. Inventar un aforo «tipo teatro» en el anuncio es el atajo que luego choca con el inspector.
- ¿El plan de autoprotección sigue siendo obligatorio si el decreto de 2007 está derogado?
- El Real Decreto 524/2023 derogó la Norma Básica, pero el BOE consolidado dice que sigue aplicándose hasta el nuevo instrumento. El titular no puede aparcar el plan a la espera de un reglamento futuro. Las CCAA pueden exigir umbrales más bajos.
- ¿Hay que informar al catering de las medidas de emergencia?
- Sí, como a cualquier otro empresario que trabaje en el centro. El artículo 24 de la Ley 31/1995 obliga al titular a dar información e instrucciones sobre riesgos y medidas de emergencia, para que las traslade a sus trabajadores. El sábado no es una excepción.