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Guida pratica

Come ridurre il tempo di risposta alle richieste di eventi

I tuoi clienti inviano spesso la stessa richiesta a più location. Ecco come misurare il tuo tempo di risposta reale, in ore di apertura, ed eliminare i passaggi che lo rallentano.

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Le richieste in Joinways segnalano una nuova richiesta di evento da gestire
Valutazione 5,0/5 su G2
  • DayOff
  • Snapdragon Stadium
  • Shaner
  • Daymaker
  • Lenny Boy Brewing Co.
  • Queens Museum

Riduci il tuo tempo di risposta in cinque passaggi

Calcola quattro settimane: una misurazione di partenza, poi una verifica ogni settimana.

  1. Misura il tuo punto di partenza

    Recupera le richieste delle ultime quattro settimane. Per ognuna, annota quando è arrivata e quando è partita la prima risposta utile: una risposta sulla piattaforma, un preventivo, un'email, una richiesta di informazioni. Calcola il tempo mediano in ore di apertura.

  2. Trova dove si perdono le ore

    Ordina le risposte in ritardo per canale, per orario di arrivo e per persona. Il ritardo si accumula quasi sempre in un punto: una piattaforma controllata meno spesso, richieste ricevute dopo la chiusura, un membro del team assorbito dagli eventi in corso.

  3. Stabilisci chi risponde, fascia per fascia

    Un nome per ogni mezza giornata di apertura, noto a tutto il team. Fuori dall'orario di apertura, decidi cosa riceve il cliente: una conferma di ricezione che dice quando risponderai.

  4. Prepara ciò che viene ribattuto

    Scrivi un modello per ogni tipo di richiesta frequente, cinque o sei al massimo. Tieni aggiornati i tuoi pacchetti (forfait, prezzo a persona) così la prima risposta include un prezzo. Il preventivo dettagliato può seguire.

  5. Fissa l'obiettivo e monitoralo

    Fissa l'obiettivo a partire dalla tua mediana iniziale, non da un numero letto da qualche parte. Ricalcolalo ogni settimana per quattro settimane, per canale e per persona. Saprai così quale passaggio ha funzionato e cosa resta da sistemare.

Riduci il tuo tempo di risposta in cinque passaggi
Da sapere

La prima risposta utile non è sempre il preventivo

Tre abitudini accorciano il tuo tempo di risposta senza aggiungere lavoro.

Conta in ore di apertura: una richiesta ricevuta alle 22 conta dalla riapertura successiva. Altrimenti il numero mescola la tua reattività con i tuoi orari

Un'azienda che cerca una location si aspetta tre cose nella tua prima risposta: disponibilità, un prezzo forfettario o a persona e un referente con nome e cognome

Le richieste di fine anno cominciano ad arrivare a settembre, quelle di primavera a gennaio. In quelle settimane designa due persone per fascia invece di una

Tre numeri da seguire

Tre numeri da seguire

  • Tempo mediano di prima risposta, in ore di apertura
  • Quota di richieste con risposta in meno di un'ora di apertura
  • Richieste in attesa da più di 24 ore
Il tempo di risposta si misura fino alla risposta vera

Il tempo di risposta si misura fino alla risposta vera

La conferma di ricezione rassicura il cliente, ma non gli risponde. Joinways conta il tempo fino al primo segnale utile al cliente, e lo mostra per origine: vedi quale canale è in attesa.

Dove si inceppa

La tua risposta aspetta tutto ciò che devi fare prima di scriverla

Sei a un sopralluogo o stai seguendo un evento quando arriva la richiesta. Prima di poter rispondere devi trovarla, verificare la data, ribattere i dettagli e spesso calcolare il prezzo. Ogni passaggio aggiunge ore.

Illustrazione: l'ingresso di una location a fine giornata, una persona al telefono alla reception mentre un secondo telefono si illumina senza risposta sul bancone

  1. La richiesta aspetta in una casella che nessuno apre: una notifica di una piattaforma, la casella di un collega assente

    Con Joinways

    Tutte le tue richieste arrivano in un'unica casella. Una notifica attivabile ti avvisa delle nuove richieste, e quelle in attesa da più di 24 ore vengono conteggiate

  2. Non rispondi senza verificare la data sul calendario, e il calendario non ce l'hai davanti

    Con Joinways

    Per una richiesta da piattaforma, l'estensione Chrome mostra sulla pagina della piattaforma se la data è libera. Quando crei l'evento, i conflitti di sala vengono segnalati, allestimento compreso

  3. Ogni risposta si scrive da zero, ribattendo data, numero di ospiti e sale

    Con Joinways

    Una bozza di risposta preparata dall'IA a partire dalla richiesta, dalle tue sale e dalla disponibilità reale. Se la data è occupata, suggerisce un'altra data o un'altra sala. Tu la controlli e la invii

  4. La prima risposta aspetta il preventivo, e il preventivo aspetta che tu recuperi le tariffe da un file

    Con Joinways

    Il preventivo viene preparato quando crei l'evento, dai tuoi pacchetti: forfettario, a persona o a scaglioni

  5. Non conosci il tuo tempo di risposta reale, né per canale né per le richieste ricevute dopo la chiusura

    Con Joinways

    La scheda Richieste nei report indica il tuo tempo mediano di prima risposta in ore di apertura, per origine, per membro del team e per location

Pagine prodotto correlate: Report

In Joinways

Il prodotto, schermata per schermata

Illustrazione: mock-up del prodotto con dati di esempio fittizi (nomi, location e importi sono inventati).

In pratica

Cosa puoi verificare durante la prova

Sulle tue richieste, accanto agli strumenti che usi oggi.

2 min

Per collegare la tua casella

Gmail o Outlook si collegano in due minuti. Le richieste delle piattaforme di prenotazione che arrivano lì vengono lette come tutte le altre.

Quando arrivano le tue richieste

Una mappa di calore per giorno e fascia di due ore, nel fuso orario della location, con il tempo di risposta per le richieste ricevute fuori dall'orario di apertura.

30 giorni

Prova gratuita, accanto ai tuoi strumenti

La prova si svolge accanto al tuo modo di lavorare attuale, senza carta di credito.

Casi d'uso

Lo stesso metodo, tre situazioni

Tre situazioni, e cosa le tiene sotto controllo.

  1. Richieste ricevute dopo la chiusura

    Il modulo del sito può inviare la conferma di ricezione subito dopo l'invio, a qualsiasi ora. Il giorno dopo, la persona designata per l'apertura gestisce per prime quelle richieste.

  2. Periodi di punta

    Quando le richieste arrivano in massa, il tempo di risposta si allunga senza che nessuno se ne accorga. Il conteggio delle richieste in attesa da più di 24 ore lo rende visibile.

  3. Il team a un sopralluogo o a un evento

    La notifica segnala la richiesta ovunque tu sia. La risposta parte tra due appuntamenti, dalla bozza preparata.

Per approfondire: Richieste · Eventi

Domande frequenti

Come si riduce il tempo di risposta alle richieste di eventi?

Prima misura il tuo tempo di risposta reale in ore di apertura, dal momento in cui arriva la richiesta alla prima risposta utile. Trova dove si allunga: un canale, una fascia oraria, una persona. Poi accorcia ciò che si ripete a ogni risposta: verifica della data, ribattitura della richiesta, calcolo del prezzo.
  • Il tempo di risposta si conta in ore di apertura, fino a una risposta vera: la conferma di ricezione non conta
  • Una persona designata che risponde in ogni fascia di apertura
  • Una conferma di ricezione che dice quando risponderai, e mantiene la promessa
  • Modelli per tipo di richiesta e pacchetti pronti, per rispondere con un prezzo
  • Tempo di risposta monitorato ogni settimana, per origine e per persona

Qual è un buon tempo di risposta per una richiesta di evento?

Non esiste un numero valido per ogni location. Misura il tuo tempo mediano in ore di apertura, poi riducilo. Ciò che conta è una risposta utile, con disponibilità e prezzo, prima che il cliente abbia fissato la sua rosa di candidati.

Una conferma di ricezione automatica non è impersonale?

No, se dice quando risponderai e aggiunge qualcosa di utile: capienze, foto, una brochure. In Joinways parte subito dopo l'invio del modulo del sito, e per un'email alla creazione dell'evento, secondo le tue regole.

Si può rispondere più in fretta alle richieste delle piattaforme di prenotazione?

Sì. L'estensione Chrome riconosce la richiesta sulla pagina della piattaforma, mostra se la data è disponibile e prepara una bozza da incollare nella tua risposta. Rispondi sulla piattaforma, come richiedono le sue condizioni.

Come misura Joinways il tempo di risposta?

Dall'arrivo della richiesta al primo segnale inviato al cliente: una risposta sulla piattaforma, un preventivo, un'email o una richiesta di informazioni. Si calcola nell'orario di apertura di ogni location, in base agli orari impostati nelle Impostazioni.

Rispondere in fretta significa rispondere senza preventivo?

Spesso sì. Una prima risposta con disponibilità, una fascia di prezzo e la proposta di un sopralluogo dice al cliente se continuare con te. Il preventivo dettagliato segue, preparato alla creazione dell'evento.

Come si calcola il tempo di risposta alle richieste di eventi?

Calcola il tempo di risposta richiesta per richiesta, dall'ora di arrivo alla prima risposta utile al cliente. Conta solo l'orario di apertura della location: una richiesta ricevuta dopo la chiusura conta dalla riapertura successiva. La conferma di ricezione non ferma il cronometro; lo fanno solo una risposta sulla piattaforma, un'email, un preventivo o una richiesta di informazioni. Fai il calcolo sulle ultime quattro settimane.

Perché il tempo di risposta conta per una location per eventi?

Il tempo di risposta conta perché la maggior parte dei clienti invia la stessa richiesta a più location e confronta le risposte che riceve. Un'azienda che confronta da tre a cinque location tiene quelle che le danno in fretta disponibilità e prezzo. Una risposta che arriva dopo che la rosa è stata fissata non conta più. Una risposta veloce senza disponibilità né prezzo non è una risposta utile.

Meglio seguire il tempo di risposta mediano o medio?

Segui il tempo mediano alla prima risposta, non la media. Una sola richiesta dimenticata per cinque giorni falsa la media del mese, mentre la mediana mostra il tempo di una richiesta tipica. Aggiungi il numero di richieste in attesa da più di 24 ore: è il dato che fa emergere le richieste dimenticate.

I modelli di risposta fanno risparmiare tempo?

Sì, i modelli di risposta fanno risparmiare tempo se coprono i tipi di richiesta più frequenti, cinque o sei al massimo. Ognuno mantiene la struttura e le frasi che non cambiano, e tu completi data, numero di partecipanti, disponibilità e prezzo. Un modello inviato senza questi dettagli sembra una risposta automatica. Rivedi i modelli ogni volta che cambiano i tuoi prezzi.

Quanto tempo serve per ridurre il tempo di risposta?

Calcola quattro settimane per ridurre il tempo di risposta in modo misurabile. Il punto di partenza usa le richieste delle ultime quattro settimane, poi ricalcoli la mediana ogni settimana. Comincia da ciò che si sistema in un giorno: un nome per ogni fascia di apertura e modelli pronti. I pacchetti da aggiornare richiedono più tempo.

I prezzi sono pubblici: da 69 € per location al mese in base alle dimensioni della location, con una prova gratuita di 30 giorni. Vedi i prezzi

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