Intégration comptabilité
QuickBooks Online relié à vos devis, de l'acompte au solde
Si vous tenez votre comptabilité dans QuickBooks Online, vous y émettez vos factures directement depuis le devis signé. QuickBooks les numérote et calcule la taxe de vente, et le devis passe en payé dès que le paiement est enregistré.
La facture émise dans votre comptabilité
La facture est créée dans votre société QuickBooks, avec votre numérotation, et votre comptable la retrouve là où il fait déjà ses rapprochements.
Taxe calculée par QuickBooks
Aux États-Unis, QuickBooks applique la taxe de vente de l'adresse du client. Ailleurs, chaque ligne prend le code de taxe de son taux.
Une connexion qui se renouvelle seule
L'autorisation se renouvelle d'elle-même ; si elle est révoquée depuis QuickBooks, Joinways vous prévient et vous reconnectez le compte en un clic.
Ce que fait l'intégration QuickBooks
Le devis signé dans Joinways devient la facture qu'attend votre comptabilité.
Une seule autorisation Intuit
Vous reliez votre société QuickBooks Online par la connexion Intuit, puis Joinways crée les clients et les factures et lit leurs paiements.
Acompte et solde depuis le devis
Sur un devis signé, vous émettez une facture unique, ou l'acompte puis le solde, dont l'acompte déjà facturé est déduit. Chaque ligne est enregistrée sur le produit ou service choisi : le chiffre d'affaires arrive dans le bon compte de produits.
Le paiement reconnu tout seul
Quand le client paie par le lien de paiement QuickBooks, ou quand le paiement est enregistré dans QuickBooks, le devis passe en payé dans Joinways, sans ressaisie.
En bref
- Catégorie
- Comptabilité
- Disponibilité
- Disponible
- Mise en place
- Environ 2 minutes
- Qui peut la connecter
- Un propriétaire ou un administrateur de l'espace de travail
- Ce qui circule
- Factures et clients vers QuickBooks, paiements en retour
- Mises à jour
- Paiements signalés par Intuit, revérifiés toutes les 6 heures
- Prérequis
- QuickBooks Online, avec un compte administrateur de la société
- Développée par
- Joinways (intégration native)
Avant de commencer
- Une société QuickBooks Online. QuickBooks Desktop n'est pas pris en charge.
- Un administrateur QuickBooks pour autoriser Joinways, et le propriétaire ou un administrateur de l'espace Joinways pour lancer la connexion.
- QuickBooks Payments activé si vos clients doivent payer en ligne depuis la facture.
- Hors États-Unis : un code de taxe QuickBooks pour chaque taux utilisé dans vos devis.
- Le multidevise activé dans QuickBooks si vous établissez des devis dans une autre devise que celle de votre comptabilité.
Ce qui circule entre Joinways et QuickBooks
- Les réglages de votre société : pays, devise, numérotation et taxe
- Les clients, retrouvés par email ou créés une seule fois
- Les factures uniques, d'acompte et de solde émises depuis le devis signé
- Le produit ou service des lignes, choisi dans vos réglages
- Les paiements imputés à ces factures, pour passer le devis en payé
- Jamais lus ni modifiés : vos flux bancaires, vos factures fournisseurs, vos dépenses ou votre paie
Sécurité et accès
- L'accès passe par l'authentification Intuit (OAuth). Aucun mot de passe QuickBooks n'est saisi dans Joinways.
- Joinways crée des clients, des factures et un produit ou service dans QuickBooks, et lit les réglages de votre société, vos codes de taxe et vos paiements.
- Vos flux bancaires, factures fournisseurs, dépenses et paie ne sont jamais lus ni modifiés.
- Les jetons sont chiffrés et renouvelés automatiquement.
- La déconnexion depuis vos réglages révoque l'accès chez Intuit. Vous pouvez aussi le révoquer depuis QuickBooks.
Ce qu'elle ne fait pas
- Elle n'émet ni avoir ni remboursement : une facture payée se corrige dans QuickBooks.
- Elle n'accepte pas de ligne négative : une remise se reporte sur la ligne concernée.
- Elle n'importe pas dans Joinways les factures créées directement dans QuickBooks.
- Elle ne fonctionne pas avec QuickBooks Desktop.
Connecter QuickBooks à Joinways
La connexion passe par l'authentification Intuit, jamais par un mot de passe saisi dans Joinways. Comptez environ deux minutes.
- 1
Ouvrez Réglages > Intégrations
Dans Joinways, allez dans Réglages, Intégrations, Facturation, et choisissez QuickBooks.
- 2
Connectez-vous à QuickBooks
Choisissez la société QuickBooks Online à relier et autorisez l'accès. Seul le propriétaire ou un administrateur de l'espace peut le faire.
- 3
Choisissez le produit ou service
Indiquez le produit ou service QuickBooks sur lequel sont enregistrées les lignes. À défaut, Joinways en crée un sur votre compte de produits « Services ».
- 4
Facturez depuis le devis
Sur un devis signé, émettez la facture via QuickBooks : le paiement remontera ensuite tout seul.
QuickBooks au quotidien
L'acompte d'un séminaire payé en ligne
L'entreprise règle l'acompte depuis le lien de la facture QuickBooks. Le paiement remonte dans Joinways, le devis passe en payé et la date est confirmée sans ouvrir QuickBooks.
Le comptable qui clôture le mois
Le premier du mois, le comptable externe ouvre QuickBooks : chaque facture d'événement s'y trouve déjà, numérotée, avec sa taxe calculée, et rapprochée de ses paiements. Le lieu n'a fait aucun export.
Le solde payé par chèque
Le client remet un chèque le jour de l'événement. Le lieu l'enregistre dans QuickBooks comme d'habitude, et le devis passe en payé dans Joinways sans mise à jour à la main.
Questions fréquentes
Pourquoi connecter QuickBooks à Joinways ?
Aux États-Unis, beaucoup de lieux indépendants tiennent leur comptabilité dans QuickBooks Online. Le devis est fait dans un outil, la facture ressaisie dans QuickBooks, et quelqu'un vérifie plus tard que l'acompte est arrivé avant de confirmer la date.
Une fois QuickBooks relié, la facture part du devis signé avec ses lignes, son client et son acompte. QuickBooks garde son rôle (numérotation, taxe de vente, encaissement et grand livre), tandis que Joinways suit le paiement et passe le devis en payé.
Et sans l'intégration QuickBooks ?
La facture est ressaisie dans QuickBooks à partir du devis signé dans Joinways, et c'est aussi là que le paiement se vérifie : Joinways ignore donc que l'acompte est arrivé.
La date reste en attente tant que quelqu'un n'a pas vérifié l'acompte et mis le devis à jour.
Que fait la connexion QuickBooks ?
Elle relie votre société QuickBooks Online à votre espace Joinways. Depuis un devis signé, Joinways crée la facture dans QuickBooks (unique, d'acompte ou de solde) et suit son paiement jusqu'au devis payé.
QuickBooks Online ou QuickBooks Desktop ?
QuickBooks Online uniquement, dans tous les pays où Intuit le vend. Les éditions Desktop ne sont pas prises en charge.
Comment la taxe est-elle gérée ?
QuickBooks la calcule. Aux États-Unis, chaque ligne est marquée taxable ou non et QuickBooks applique le taux de l'adresse du client : le total peut donc différer légèrement de l'estimation du devis. Hors États-Unis, chaque ligne prend le code de taxe QuickBooks de son taux ; si aucun ne correspond, Joinways le signale au lieu de deviner.
Voir les 5 autres questions
Comment mes clients paient-ils ?
Par la page de paiement de la facture QuickBooks, par carte ou virement, quand QuickBooks Payments est activé sur votre société. Sinon, ils paient comme d'habitude et vous enregistrez le paiement dans QuickBooks. Dans les deux cas, le devis passe en payé dans Joinways.
Ma liste de clients va-t-elle se remplir de doublons ?
Non. Le client est retrouvé dans QuickBooks par son email, ou créé une seule fois.
Puis-je annuler une facture depuis Joinways ?
Oui, tant qu'elle n'est pas payée : elle est annulée dans QuickBooks et garde son numéro. Une facture payée se rembourse dans QuickBooks.
Comment l'accès est-il protégé ?
Par la connexion officielle d'Intuit (OAuth) : vous vous connectez chez QuickBooks, jamais dans Joinways. Les jetons sont chiffrés, renouvelés automatiquement et révocables depuis vos réglages ou depuis QuickBooks.
Mon devis est dans une autre devise que celle de ma comptabilité : est-ce un problème ?
QuickBooks l'accepte si le multidevise est activé sur votre société. Sinon, Joinways refuse la facture et vous dit pourquoi.
