Suivre une demande de plateforme : journal et suggestions de statut
Ce que la plateforme dit d'une demande est rangé dans un journal, et Joinways vous propose le changement de statut sans jamais l'appliquer seul.
Mis à jour le
Une demande qui arrive par une plateforme de réservation continue de vivre sur la plateforme. Le client y écrit, le devis y est transmis, la demande y est acceptée, clôturée ou annulée. La plateforme vous en informe par email, un message à la fois, mélangé au reste de votre boîte.
Joinways lit ces emails et range chaque fait dans un journal attaché à la demande. Quand la plateforme et Joinways ne disent plus la même chose, Joinways vous propose le changement de statut. Il ne l'applique jamais seul : c'est votre clic qui décide.
Ce que vous allez apprendre
- Lire le bloc « Sur la plateforme » d'une demande.
- Comprendre les types de faits enregistrés.
- Traiter une suggestion de statut.
- Retrouver le journal dans l'événement.
Prérequis
Les emails de la plateforme doivent arriver dans Joinways : par la boîte qui reçoit vos demandes, ou par la boîte que vous avez connectée pour vos échanges. Aucun réglage supplémentaire n'est nécessaire.
Le bloc « Sur la plateforme »
Ouvrez une demande venue d'une plateforme dans « Demandes ». Dans le panneau de la demande, le bloc « Sur la plateforme » liste les six derniers faits, du plus récent au plus ancien, avec leur date. Un message long se déplie avec « Voir plus ».
Quand le client a écrit et que vous n'avez pas encore répondu, le bloc l'affiche en tête : « En attente de votre réponse depuis » suivi de la durée. La ligne disparaît dès qu'une réponse, un devis ou un contrat part vers le client par la plateforme.
Les faits enregistrés
La liste est fixe, quelle que soit la plateforme :
- « Demande reçue », « Message du client », « Brief modifié ».
- « Devis transmis », « Devis ouvert », « Contrat transmis ».
- « Demande acceptée », « Demande clôturée », « Réservation annulée », « Demande expirée ».
- « Paiement », « Demande transférée », « Relance de la plateforme ».
- « Vous avez répondu » : une réponse envoyée depuis la page de la plateforme, enregistrée par l'extension Chrome.
- « Message de la plateforme » : un email de la plateforme qui n'entre dans aucun autre type.
Quand la plateforme donne un montant, par exemple pour un devis transmis, il s'affiche sur la ligne, hors taxes ou TTC.
Quand la plateforme et Joinways divergent
Une ligne apparaît alors en tête de la demande, et en haut de la fiche de l'événement s'il existe. Elle met les deux versions côte à côte, par exemple « Kactus : clôturée par le client il y a 3 j » face à « Joinways : option », puis propose l'action qui les réconcilie.
- « Confirmer l'événement » : la plateforme signale la demande acceptée, l'événement n'est pas encore confirmé.
- « Passer en perdu » : la demande est clôturée, annulée ou expirée sur la plateforme, l'événement est encore ouvert.
- « Rejeter la demande » : même situation, mais la demande n'a pas encore été convertie en événement.
- « Récupérer le devis » : un devis a été transmis sur la plateforme, l'événement n'en a aucun d'envoyé. Le bouton ouvre la reprise du devis dans l'onglet « Devis ».
- « Ignorer » : la suggestion ne vous concerne pas. Elle disparaît et ne revient pas pour ce fait.
Rien ne change tout seul. Le journal enregistre, Joinways propose, vous cliquez. Tant que vous n'avez pas cliqué, le statut de la demande et de l'événement reste le vôtre.
Dans l'événement
Une fois la demande convertie, l'onglet « Échanges » de l'événement mêle les faits de la plateforme à vos emails, dans l'ordre chronologique. Un onglet par demande de plateforme montre cette conversation seule. Les faits plus anciens se chargent à la demande.
Plateformes reconnues
Joinways n'a pas de liste figée de plateformes. Une plateforme jamais vue est comprise dès son premier email, grâce à l'IA. À force d'exemples, Joinways apprend ses formulations et les reconnaît sans IA. Vos clics sur les suggestions servent aussi d'apprentissage : appliquer confirme la lecture, ignorer la corrige.
Exemple
Une demande de séminaire arrive par une plateforme. Deux jours plus tard, la plateforme écrit que le client a choisi un autre lieu. Dans Joinways, la ligne « Kactus : clôturée par le client · Joinways : option » apparaît sur l'événement. Un clic sur « Passer en perdu » libère la date et votre pipeline reste juste, sans avoir relu l'email.
Dépannage
Le bloc « Sur la plateforme » n'apparaît pas
Cause : aucun fait n'a encore été enregistré pour cette demande, ou la demande n'est pas venue d'une plateforme. Solution : vérifiez que les emails de la plateforme arrivent bien dans une boîte connectée à Joinways.
La suggestion est fausse
Cause : l'email de la plateforme a été mal classé. Solution : cliquez sur « Ignorer ». Joinways en tient compte pour les prochains emails de cette plateforme.
Questions fréquentes
Joinways peut-il changer un statut sans moi ?
Non. Le journal ne modifie jamais un statut. Seul votre clic sur une suggestion l'applique.
Le journal remplace-t-il les emails de la plateforme ?
Non. Les emails restent dans vos échanges. Le journal en donne le résumé, un fait par ligne.
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