Gérer les emails d'un événement

Les échanges par email font vivre un dossier. En les centralisant dans l'événement, vous gardez le contexte complet sans fouiller votre boîte mail — et toute l'équipe voit la même chose. Envoyer, recevoir et relire une conversation se font au même endroit, directement depuis la fiche du client.

Concrètement, chaque message envoyé ou reçu reste attaché au bon dossier et au bon contact. Le fil de discussion ne se disperse plus entre les boîtes individuelles : il devient une mémoire partagée que n'importe quel membre de l'équipe peut consulter et reprendre.

Cette page récapitule tout ce que vous pouvez faire avec le fil d'emails d'un événement : composer un message, répondre dans la conversation, joindre un devis, vous appuyer sur l'assistant IA et garder un historique lisible par tous.

Prérequis

Avant d'envoyer ou de recevoir des emails depuis un événement, vérifiez ces quelques conditions.

• Une boîte connectée : Gmail ou Outlook reliée à Joinways pour envoyer et recevoir depuis l'application.
• Un événement ouvert : le dossier dans lequel le fil de discussion sera rattaché.
• Un contact identifié : l'adresse du client ou de l'interlocuteur à qui écrire, pour relier l'échange à la bonne personne.
• La synchronisation active : selon votre configuration, elle conditionne la remontée automatique des réponses et de l'historique.

Une fois ces conditions réunies, le fil d'emails fonctionne tout seul : vous écrivez depuis le dossier, et les réponses reviennent s'y ranger.

Ce que vous allez apprendre

• Envoyer un email depuis l'événement, avec ou sans pièce jointe.
• Suivre le fil de discussion rattaché et y répondre.
• Vous appuyer sur l'assistant IA et les modèles pour rédiger plus vite.
• Garder un historique partagé en équipe, lisible par tous.

Envoyer un email

Depuis le dossier, vous composez et envoyez un message sans quitter l'événement. La réponse du client revient ensuite au même endroit, dans le même fil.

1. Ouvrez l'événement puis l'onglet Emails.
2. Rédigez votre message (devis en pièce jointe, réponse à une question…).
3. Envoyez : la réponse du client revient au même endroit.
4. Suivez le fil au fil des échanges : chaque nouveau message s'ajoute à la conversation.

Comme l'envoi part de votre boîte connectée, le client reçoit un email normal, signé de votre adresse. La différence, côté Joinways, c'est que la conversation reste rangée dans le bon dossier.

Répondre dans le fil et le partager

Répondre depuis l'événement plutôt que depuis votre messagerie personnelle garde l'échange visible par toute l'équipe et préserve le contexte du dossier.

1. Ouvrez le fil de discussion rattaché à l'événement.
2. Cliquez pour répondre au dernier message reçu.
3. Rédigez votre réponse, ajoutez une pièce jointe si besoin, puis envoyez.
4. Le message rejoint le fil : un collègue qui ouvre le dossier voit l'échange complet.

Ce partage est la clé : si vous êtes absent, un coéquipier reprend la conversation là où elle en est, sans avoir à vous demander de transférer quoi que ce soit.

Ce que vous pouvez faire avec le fil d'emails

Le fil d'emails d'un événement regroupe plusieurs actions. Voici ce que chacune recouvre.

• Envoyer un email : composer un nouveau message au client ou à un contact depuis le dossier.
• Répondre : poursuivre une conversation existante en restant dans le même fil.
• Joindre une pièce : ajouter un devis ou un document à votre message.
• Recevoir les réponses : les réponses du client reviennent dans l'événement, pas seulement dans votre boîte.
• Relier au bon contact : chaque échange est rattaché à l'interlocuteur concerné du dossier.
• Assistant IA : faire rédiger un brouillon de réponse pour gagner du temps.
• Modèles d'email : partir d'un texte type pour les messages récurrents.
• Historique partagé : toute l'équipe consulte le même fil de discussion.

Rédiger plus vite : IA et modèles

Pour ne pas repartir d'une page blanche à chaque message, deux aides cohabitent dans le fil : l'assistant IA et les modèles d'email.

• Assistant IA : génère un brouillon de réponse à partir du contexte du dossier, que vous relisez et ajustez.
• Modèles d'email : fournissent un texte type pour les messages récurrents (confirmation, relance, envoi de devis).
• Pièces jointes : vous complétez le message en y attachant le devis ou le document attendu.

Dans tous les cas, vous gardez le dernier mot : l'IA et les modèles proposent un point de départ, vous validez le contenu avant l'envoi.

Comment ça marche

Le fil d'emails relie votre boîte connectée et le dossier de l'événement. L'envoi passe par votre messagerie, et la conversation est classée dans Joinways.

1. Vous écrivez depuis l'événement : le message part de votre boîte connectée.
2. Le client répond comme à un email classique.
3. La réponse est rattachée à l'événement et au contact concerné.
4. Le fil s'enrichit à chaque échange et reste consultable par l'équipe.

Les emails liés à une demande remontent automatiquement dans l'événement créé à partir de cette demande : vous démarrez le dossier avec la conversation déjà en place.

Cas particuliers

Quelques situations valent la peine d'être anticipées.

• Email arrivé dans votre boîte : selon la synchronisation, il peut remonter dans l'événement sans intervention de votre part.
• Plusieurs interlocuteurs : reliez chaque échange au bon contact pour que le fil reste lisible.
• Demande convertie en événement : les emails de la demande suivent dans l'événement créé.
• Réponse pendant une absence : un coéquipier voit le fil et reprend la main sans rien perdre.

💡 Bon à savoir : les emails liés à une demande remontent automatiquement dans l'événement créé. Vous n'avez pas à recoller les morceaux : la conversation est déjà rattachée.

Bonnes pratiques

• Répondez depuis le dossier : vous conservez le contexte et rendez l'échange visible par l'équipe.
• Reliez chaque échange au bon contact : le fil reste clair, surtout quand plusieurs personnes écrivent.
• Utilisez l'assistant IA : il rédige un premier jet que vous n'avez plus qu'à ajuster.
• Appuyez-vous sur les modèles : pour les messages récurrents, partez d'un texte type plutôt que d'une page blanche.
• Joignez les bons documents : rattachez le devis ou le document utile directement à votre message.

Dépannage

Voici les situations les plus fréquentes et la façon de les résoudre.

Je ne peux pas envoyer d'email depuis l'événement. Cause : aucune boîte n'est connectée. Solution : reliez votre messagerie Gmail ou Outlook à Joinways, puis réessayez depuis l'onglet Emails.

La réponse du client n'apparaît pas dans le dossier. Cause : la synchronisation n'est pas active ou le message n'a pas été relié. Solution : vérifiez la connexion de votre boîte et que l'échange est bien rattaché au bon contact.

Le fil est éclaté entre plusieurs contacts. Cause : les échanges n'ont pas tous été reliés au même interlocuteur. Solution : reliez chaque message au bon contact pour reconstituer une conversation lisible.

Exemple concret

Un collègue est absent ; sa cliente répond à une relance. Le reste de l'équipe voit le fil dans l'événement et reprend la main sans rien perdre. La réponse, l'historique et le devis joint sont là, dans le dossier : personne n'a besoin d'aller fouiller une boîte mail personnelle.

Autre exemple

Vous recevez une demande par email. En la convertissant en événement, la conversation initiale remonte automatiquement dans le dossier. Vous répondez depuis l'événement avec un devis en pièce jointe, en partant d'un modèle pour aller vite, et la réponse de la cliente revient se ranger dans le même fil.

FAQ

Mes anciens emails sont-ils importés ?

Selon votre configuration de synchronisation, un historique récent peut être rattaché automatiquement à l'événement.

L'envoi part-il de mon adresse ?

Oui. Le message part de votre boîte connectée : le client reçoit un email signé de votre adresse habituelle.

Puis-je joindre un devis à un email ?

Oui. Vous ajoutez le devis ou un document en pièce jointe directement à votre message depuis l'événement.

L'assistant IA écrit-il à ma place ?

Il rédige un brouillon que vous relisez et ajustez avant d'envoyer : vous gardez la main sur le contenu final.

Mes coéquipiers voient-ils le fil ?

Oui. Le fil de discussion est partagé : toute l'équipe consulte les mêmes échanges depuis l'événement.

Faut-il Gmail ou Outlook ?

Une boîte Gmail ou Outlook connectée est nécessaire pour envoyer et recevoir depuis Joinways.

La réponse du client revient-elle automatiquement ?

Oui, lorsque la synchronisation est active : la réponse se range dans le fil de l'événement.

Puis-je partir d'un modèle d'email ?

Oui. Pour les messages récurrents, vous démarrez d'un texte type que vous adaptez avant l'envoi.

Voir aussi

• Répondre plus vite avec l'assistant email IA
• Connecter Gmail
• Créer un événement