Les devis transmis via une plateforme

Quand une demande vient d'une plateforme de réservation, le devis passe souvent par la plateforme lui aussi : vous l'y déposez, le client l'y lit, et il l'y signe. Joinways ne possède jamais ce document, mais il a sa place dans l'historique de l'événement.

Un devis plateforme est donc une fiche, pas un document de travail : il montre ce qui a été transmis, via quelle plateforme et pour quel montant, avec le PDF reçu en pièce jointe. Cet article explique d'où il vient, ce que vous pouvez en faire, et en quoi il diffère d'un devis construit dans Joinways.

D'où vient un devis plateforme

Deux chemins en créent un, et aucun ne vous demande de ressaisir quoi que ce soit.

• Par les emails de la plateforme. Quand elle vous annonce qu'un devis a été transmis au client, Joinways l'enregistre sur le bon événement, montants lus dans le PDF joint.
• Par l'extension Chrome. Ouvrez la demande sur la plateforme et l'extension enregistre le devis qu'elle lit sur la page, sans que vous remplissiez quoi que ce soit.

Dans les deux cas, le devis se pose sur l'événement lié à cette demande : un événement ne se retrouve donc pas avec un doublon d'un document qu'il a déjà.

Pendant quelques secondes, l'onglet « Devis » affiche que le devis est en cours de lecture. Si un même devis correspond à plusieurs événements, Joinways ne choisit pas à votre place : il l'annonce sur chacun et vous cliquez sur « Ranger le devis ici » sur le bon.

Comment le reconnaître

Un devis plateforme ne parle pas le même langage que les vôtres. Là où un devis Joinways dit « Envoyé » puis « Signé », celui-ci nomme la plateforme : « Transmis via » la plateforme, puis « Validé sur » la plateforme quand elle annonce que le client a accepté, et « Signé sur » la plateforme une fois la copie signée récupérée. La formulation est voulue, car aucune de ces actions n'a eu lieu ici.

La page porte une bande courte avec ces étapes et leurs dates, et sous elle une ligne qui rappelle où le client agit. Quand la plateforme annonce un refus, une annulation ou une expiration, le devis passe en « Refusé » de lui-même.

Ce que vous pouvez faire depuis la page

Trois actions, et seulement trois, puisque l'original vit ailleurs.

• Voir le PDF reçu : le document tel que la plateforme vous l'a envoyé.
• Ouvrir sur la plateforme : bascule directement sur la demande, là où le client agit.
• Récupérer le devis signé : ramène la version signée dans Joinways une fois que le client a accepté.

Cette dernière n'apparaît que si la plateforme a effectivement signalé une acceptation. Une demande qu'elle a refusée, annulée ou laissée expirer n'attend pas de signature, et Joinways ne fait pas semblant du contraire.

Ce qu'il n'a pas

• Pas de lien public de signature. Le client signe sur la plateforme, selon ses conditions à elle.
• Pas de relance. Une règle de relance pousserait le client vers une page qu'il n'est pas censé utiliser : les devis plateforme en sont exclus.
• Pas de lignes modifiables. Le montant vient du PDF. Le détail ligne à ligne lu sur ce PDF s'affiche pour information, sans jamais devenir une ligne de devis (voir ci-dessous).
• Pas de versions que vous créez. Quand la plateforme envoie une version révisée, elle arrive comme une nouvelle fiche et l'ancienne affiche « Version remplacée ».

Voyez un devis plateforme comme une copie gardée pour mémoire. Tout ce que vous modifieriez normalement sur un devis se modifie sur la plateforme, puis revient ici tout seul.

Le détail lu sur le PDF

Sur la page du devis, la section « Détail du devis » montre les lignes lues sur le PDF de la plateforme : par jour et par rubrique, avec les quantités, les options et les remises. Le total des lignes est comparé au total du devis ; un écart signale qu'une partie du document n'a pas été lue.

Ces lignes sont en lecture seule et ne comptent dans aucun total : le montant du devis et le montant confirmé restent ceux du document.

La lecture se lance seule quand un devis plateforme est accepté, signé, facturé ou payé, et reprend si le PDF arrive après coup. Pour un devis seulement transmis, cliquez sur « Lire le détail ». Le détail apparaît en quelques minutes ; « Relire » relance la lecture. Sans PDF reçu, le détail ne peut pas être lu.

Ces lignes servent aussi ailleurs : le panneau « Devis » de la fiche de fonction et sa génération depuis le devis les utilisent à la place du montant global, et l'API et le connecteur MCP les renvoient.

Ramener la signature

Une fois que le client a signé sur la plateforme, Récupérer le devis signé attache le PDF signé au devis. Joinways le lit pour préremplir la date de signature et le signataire, et vous confirmez avant l'enregistrement.

À partir de là, le devis se comporte comme n'importe quel devis signé : l'événement se confirme, le montant confirmé est recalculé, le PDF signé reste attaché. Si le document ne porte aucune signature visible, Joinways vous le dit plutôt que d'enregistrer en silence.

Cas particuliers

• Plateforme non reconnue : Joinways enregistre le devis sans la nommer, et les libellés parlent de la plateforme plutôt que d'un nom.
• Montants qui semblent faux : ils ont été lus dans le PDF. Ouvrez le PDF reçu pour vérifier, et considérez la plateforme comme la référence.
• Vous voulez aussi un devis Joinways : rien ne l'empêche sur le même événement, par exemple pour des extras vendus en direct. Les deux coexistent ; seuls les devis validés ou signés comptent dans le montant confirmé.
• Nouvelle version sur la plateforme : elle arrive comme une nouvelle fiche et l'ancienne passe en « Version remplacée ». Ne modifiez pas l'ancienne fiche à la main.
• Fausse nouvelle version : si deux devis de la plateforme ont été liés à tort, « Ce n'est pas une nouvelle version » sur la fiche remplacée en refait un devis à part entière.
• Devis reçu pour une autre demande : quand le n° de demande de l'email ne correspond à aucune demande de l'événement, le devis n'est pas rangé. La fiche l'annonce, et « Ranger le devis ici » le pose sur l'événement si c'est le bon.
• Devis annoncé sans document : si la plateforme écrit qu'un devis a été transmis sans joindre de PDF, Joinways propose « Marquer DEVIS-0123 comme transmis » sur le devis Joinways que vous y avez déposé, ou d'ouvrir la demande avec l'extension.
• Ni duplication ni suppression : un devis plateforme ne se duplique pas et ne se supprime pas. Annulez-le ou refusez-le ; rien n'est envoyé à la plateforme.

Plateformes qui exigent leur propre devis

Certaines plateformes, comme Kactus et Funbooker, n'acceptent que le devis déposé chez elles et interdisent de proposer une prestation au client en dehors. Sur un événement venu de l'une d'elles, un devis Joinways encore non accepté affiche « À déposer sur » suivi du nom de la plateforme, à la place d'« Envoyer » et des liens de signature. Ouvrez la demande sur la plateforme : l'extension Joinways remplit son formulaire de devis. « Envoyer quand même par email » reste possible après confirmation. Les automatisations, elles, n'envoient jamais d'email hors des adresses de la plateforme, et la fenêtre de rédaction vous avertit dès qu'un destinataire est hors plateforme.

Bonnes pratiques

• Installez l'extension Chrome si vous travaillez depuis les plateformes au quotidien : c'est elle qui fait arriver ces fiches sans effort.
• Récupérez le devis signé dès que la plateforme signale une acceptation, pour que l'événement se confirme le jour même.
• Gardez vos règles de relance pour vos propres devis, où vous maîtrisez le lien que le client ouvre.

Résolution de problèmes

Récupérer le devis signé n'est pas proposé

Cause : la plateforme n'a pas encore signalé d'acceptation, ou a signalé un refus. Solution : vérifiez la demande sur la plateforme ; si elle y est bien signée, importez le PDF signé avec « Nouveau devis », puis « Importer un devis signé ».

Il n'y a pas de PDF reçu

Cause : le devis a été enregistré depuis la page de la plateforme plutôt que depuis un email portant le document. Solution : ouvrez la demande sur la plateforme pour le lire, la fiche reste valable sans le fichier.

Le devis s'est posé sur le mauvais événement

Cause : deux demandes du même client ont été traitées comme une seule. Solution : vérifiez les demandes dans l'Inbox et fusionnez-les ou séparez-les là-bas, le devis suit.

Exemple concret

Une demande de séminaire arrive par une plateforme et vous la chiffrez là-bas. La plateforme vous écrit que le devis est parti au client ; Joinways l'enregistre sur l'événement comme transmis via cette plateforme, PDF joint. Quatre jours plus tard elle signale l'acceptation, vous cliquez sur Récupérer le devis signé, et l'événement se confirme au bon montant. Rien n'a été saisi deux fois, et l'historique se lit comme celui d'un événement chiffré depuis Joinways.

Questions fréquentes

Puis-je modifier un devis plateforme ?

Non. C'est la fiche d'un document qui vit sur la plateforme. Modifiez-le là-bas et la nouvelle version revient.

Pourquoi pas de lien de signature ?

Parce que le client signe sur la plateforme. Un lien Joinways lui mettrait deux chemins de signature sous les yeux.

Compte-t-il dans mon chiffre d'affaires ?

Oui, dès que la plateforme l'a validé ou qu'il est signé : il alimente alors le montant confirmé de l'événement comme tout devis accepté.

Une règle de relance va-t-elle le suivre ?

Non. La relance est réservée aux devis dont vous maîtrisez le lien de signature.

L'extension Chrome est-elle indispensable ?

Pas strictement : les emails de la plateforme suffisent. L'extension attrape ce que les emails ne disent pas.

À lire aussi

• Faire signer un devis en ligne
• L'extension Chrome
• Comprendre l'Inbox unifiée