Les devis transmis via une plateforme

Quand une demande vient d'une plateforme de réservation, le devis passe souvent par la plateforme lui aussi : vous l'y déposez, le client l'y lit, et il l'y signe. Joinways ne possède jamais ce document, mais il a sa place dans l'historique de l'événement.

Un devis plateforme est donc une fiche, pas un document de travail : il montre ce qui a été transmis, via quelle plateforme et pour quel montant, avec le PDF reçu en pièce jointe. Cet article explique d'où il vient, ce que vous pouvez en faire, et en quoi il diffère d'un devis construit dans Joinways.

D'où vient un devis plateforme

Deux chemins en créent un, et aucun ne vous demande de ressaisir quoi que ce soit.

• Par les emails de la plateforme. Quand elle vous annonce qu'un devis a été transmis au client, Joinways l'enregistre sur le bon événement, montants lus dans le PDF joint.
• Par l'extension Chrome. Ouvrez la demande sur la plateforme et l'extension enregistre le devis qu'elle lit sur la page, sans que vous remplissiez quoi que ce soit.

Dans les deux cas, le devis se pose sur l'événement lié à cette demande : un événement ne se retrouve donc pas avec un doublon d'un document qu'il a déjà.

Comment le reconnaître

Un devis plateforme ne parle pas le même langage que les vôtres. Là où un devis Joinways dit Envoyé puis Signé, celui-ci nomme la plateforme : Transmis via la plateforme, puis Signé dessus. La formulation est voulue, car aucune de ces deux actions n'a eu lieu ici.

La page porte une bande courte avec ces deux moments et leurs dates, et sous elle une ligne qui rappelle où le client agit. Un devis refusé ou annulé sur la plateforme s'affiche simplement Refusé ou Annulé.

Ce que vous pouvez faire depuis la page

Trois actions, et seulement trois, puisque l'original vit ailleurs.

• Voir le PDF reçu : le document tel que la plateforme vous l'a envoyé.
• Ouvrir sur la plateforme : bascule directement sur la demande, là où le client agit.
• Récupérer le devis signé : ramène la version signée dans Joinways une fois que le client a accepté.

Cette dernière n'apparaît que si la plateforme a effectivement signalé une acceptation. Une demande qu'elle a refusée, annulée ou laissée expirer n'attend pas de signature, et Joinways ne fait pas semblant du contraire.

Ce qu'il n'a pas

• Pas de lien public de signature. Le client signe sur la plateforme, selon ses conditions à elle.
• Pas de relance. Une règle de relance pousserait le client vers une page qu'il n'est pas censé utiliser : les devis plateforme en sont exclus.
• Pas de lignes modifiables. Les montants viennent du PDF ; le détail ligne à ligne reste sur la plateforme, ce que la page vous indique.
• Pas de versions ni d'historique. Il y a un document, celui que vous avez reçu.

💡 Voyez un devis plateforme comme une copie gardée pour mémoire. Tout ce que vous modifieriez normalement sur un devis se modifie sur la plateforme, puis revient ici tout seul.

Ramener la signature

Une fois que le client a signé sur la plateforme, Récupérer le devis signé attache le PDF signé au devis. Joinways le lit pour préremplir la date de signature et le signataire, et vous confirmez avant l'enregistrement.

À partir de là, le devis se comporte comme n'importe quel devis signé : l'événement se confirme, le montant confirmé est recalculé, le PDF signé reste attaché. Si le document ne porte aucune signature visible, Joinways vous le dit plutôt que d'enregistrer en silence.

Cas particuliers

• Plateforme non reconnue : Joinways enregistre le devis sans la nommer, et les libellés parlent de la plateforme plutôt que d'un nom.
• Montants qui semblent faux : ils ont été lus dans le PDF. Ouvrez le PDF reçu pour vérifier, et considérez la plateforme comme la référence.
• Vous voulez aussi un devis Joinways : rien ne l'empêche sur le même événement, par exemple pour des extras vendus en direct. Les deux coexistent et seuls les devis signés comptent dans le montant confirmé.
• Nouvelle version sur la plateforme : elle arrive telle que la plateforme l'annonce. Ne modifiez pas l'ancienne fiche à la main.

Bonnes pratiques

• Installez l'extension Chrome si vous travaillez depuis les plateformes au quotidien : c'est elle qui fait arriver ces fiches sans effort.
• Récupérez le devis signé dès que la plateforme signale une acceptation, pour que l'événement se confirme le jour même.
• Gardez vos règles de relance pour vos propres devis, où vous maîtrisez le lien que le client ouvre.

Résolution de problèmes

Récupérer le devis signé n'est pas proposé

Cause : la plateforme n'a pas encore signalé d'acceptation, ou a signalé un refus. Solution : vérifiez la demande sur la plateforme ; si elle y est bien signée, importez le PDF signé depuis la liste des devis.

Il n'y a pas de PDF reçu

Cause : le devis a été enregistré depuis la page de la plateforme plutôt que depuis un email portant le document. Solution : ouvrez la demande sur la plateforme pour le lire, la fiche reste valable sans le fichier.

Le devis s'est posé sur le mauvais événement

Cause : deux demandes du même client ont été traitées comme une seule. Solution : vérifiez les demandes dans l'Inbox et fusionnez-les ou séparez-les là-bas, le devis suit.

Exemple concret

Une demande de séminaire arrive par une plateforme et vous la chiffrez là-bas. La plateforme vous écrit que le devis est parti au client ; Joinways l'enregistre sur l'événement comme transmis via cette plateforme, PDF joint. Quatre jours plus tard elle signale l'acceptation, vous cliquez sur Récupérer le devis signé, et l'événement se confirme au bon montant. Rien n'a été saisi deux fois, et l'historique se lit comme celui d'un événement chiffré depuis Joinways.

Questions fréquentes

Puis-je modifier un devis plateforme ?

Non. C'est la fiche d'un document qui vit sur la plateforme. Modifiez-le là-bas et la nouvelle version revient.

Pourquoi pas de lien de signature ?

Parce que le client signe sur la plateforme. Un lien Joinways lui mettrait deux chemins de signature sous les yeux.

Compte-t-il dans mon chiffre d'affaires ?

Une fois signé, oui : il alimente le montant confirmé de l'événement comme tout devis signé.

Une règle de relance va-t-elle le suivre ?

Non. La relance est réservée aux devis dont vous maîtrisez le lien de signature.

L'extension Chrome est-elle indispensable ?

Pas strictement : les emails de la plateforme suffisent. L'extension attrape simplement ce que les emails ne disent pas.

À lire aussi

• Faire signer un devis en ligne
• L'extension Chrome
• Comprendre l'Inbox unifiée