Les demandes transférées entre vos lieux

Les plateformes de réservation ne laissent pas mourir une demande quand un lieu dit non : elles la transmettent. Si vous exploitez plusieurs lieux sur la même plateforme, cela veut dire qu'un de vos propres lieux décline et que la demande vous revient aussitôt, sur un autre site, sous forme d'un email tout neuf.

Sans rien faire, cela se lit comme deux demandes sans rapport du même client, et quelqu'un répond deux fois. Joinways reconnaît le transfert, le relie à la demande dont il vient, et vous dit clairement quel lieu a décliné. Cet article explique ce que vous voyez et quoi en faire.

Ce que Joinways détecte

Les plateformes annoncent un transfert avec leurs propres mots, en français, en anglais ou en espagnol. Joinways lit ces annonces et traite l'email comme une demande pour le lieu qui la reçoit, pas pour celui qui est nommé dedans, lequel est le lieu qui a décliné.

Cette distinction est tout l'enjeu : le lieu mentionné dans le corps n'est jamais le lieu de la nouvelle demande. L'inverser reviendrait à classer la demande sur un site qui a déjà dit non.

Ce que vous voyez dans l'Inbox

• Un badge Transférée sur la carte : vous savez avant d'ouvrir que ce n'est pas une demande fraîche.
• Un bandeau dans le détail qui nomme le lieu ayant décliné, quand la plateforme le précise.
• Un lien, Voir la demande d'origine, qui mène directement à la demande dont vient le transfert.
• Un onglet Transfert quand la demande touchait déjà plusieurs lieux, pour que toute l'histoire tienne au même endroit.
• Le lieu qui a décliné affiché barré, ce qui se lit d'un coup d'œil comme une porte déjà fermée.

De l'autre côté, la demande d'origine porte sa propre mention, Transmise à un autre de vos lieux, avec un lien vers le transfert. Qui l'ouvrira plus tard verra où le client est parti, au lieu d'une demande qui semble s'être arrêtée net.

Le lieu, c'est vous qui le choisissez

Un email de transfert dit rarement lequel de vos lieux la plateforme a en tête. Joinways ne devine pas : le lieu s'affiche À choisir, et vous le désignez au moment de convertir la demande en événement.

Si vous ouvrez la demande sur la plateforme avec l'extension Chrome, le brief complète ce que l'email a laissé de côté, y compris le lieu concerné.

Ce qu'il advient de la demande d'origine

Si la demande d'origine était encore en attente dans votre Inbox, Joinways la ferme comme transférée. Elle ne reste pas dans votre pile à traiter en faisant croire qu'il faut encore y répondre, et elle ne disparaît pas non plus : elle garde son historique et son lien vers le transfert.

Le transfert hérite aussi de l'identité de la demande d'origine quand les deux sont à vous, sur la même plateforme et pour le même client. C'est ainsi que les deux restent une seule demande reconnaissable, plutôt que deux clients au même nom.

💡 Lisez la demande d'origine avant de répondre. Elle contient généralement l'échange qui a mené au refus, et savoir pourquoi l'autre lieu a dit non change souvent ce que vous proposez.

Comment la traiter

1. Ouvrez la demande et lisez le bandeau : il dit quel lieu a décliné.
2. Suivez Voir la demande d'origine pour savoir ce qui a déjà été dit à ce client.
3. Vérifiez la date et le nombre de participants face au lieu que vous avez en tête : la demande a été écrite pour un autre.
4. Convertissez-la en choisissant le lieu au passage. À partir de là, c'est un événement ordinaire.
5. Répondez sur la plateforme, là où le client attend.

Cas particuliers

• Transfert venu d'un lieu qui n'est pas le vôtre : la demande d'origine n'est pas dans votre Inbox, il n'y a donc rien à relier. Le transfert est traité comme une demande ordinaire.
• La plateforme ne nomme pas le lieu qui a décliné : le bandeau dit qu'un autre lieu a décliné, sans le nom. Tout le reste fonctionne pareil.
• Plusieurs transferts d'affilée : chacun renvoie à la demande précédente, et vous pouvez remonter la chaîne.
• Vous déclinez aussi : répondez sur la plateforme. Joinways enregistre ce que la plateforme annonce ensuite, il ne décline jamais à votre place.

Bonnes pratiques

• Traitez un transfert comme une demande chaude, pas froide : ce client a déjà décrit son projet une fois.
• Ne redemandez jamais ce que la demande d'origine contient déjà. Les clients le remarquent, et cela donne l'impression de deux sociétés plutôt que d'un groupe.
• Choisissez le lieu avant de rédiger votre réponse, pour que la capacité et le prix annoncés correspondent à la salle que vous proposez vraiment.
• Gardez l'extension installée si vous travaillez sur plusieurs lieux d'une même plateforme : c'est elle qui remplit le brief que l'email laisse vide.

Résolution de problèmes

La demande s'est posée sur le lieu qui a décliné

Cause : l'email n'a pas été reconnu comme un transfert, généralement une formulation que la plateforme vient de changer. Solution : choisissez le bon lieu à la conversion, et signalez-nous la plateforme pour que la formulation soit ajoutée.

Il n'y a pas de lien vers la demande d'origine

Cause : l'origine n'est jamais arrivée dans votre Inbox, ou venait d'un lieu extérieur à votre espace. Solution : traitez le transfert seul, il ne lui manque rien.

La demande d'origine est encore ouverte

Cause : elle avait déjà été convertie ou archivée, elle a donc été laissée telle quelle. Solution : rien à faire, le lien entre les deux tient toujours.

Exemple concret

Une entreprise demande 150 personnes un samedi de juin. Votre lieu en ville reçoit la demande, voit que la date est déjà prise et décline sur la plateforme. Deux heures plus tard, la plateforme envoie la demande à votre domaine à la campagne. L'Inbox l'affiche comme transférée, nomme le lieu en ville et renvoie au premier échange. Votre collègue la lit, trouve le budget et le brief déjà écrits, choisit le domaine et répond l'après-midi même, sans poser au client une seule question à laquelle il a déjà répondu.

Questions fréquentes

Cela fonctionne-t-il sur toutes les plateformes ?

La détection repose sur la façon dont les plateformes formulent un transfert, en français, anglais et espagnol, pas sur une liste de noms de plateformes.

Pourquoi le lieu est-il vide ?

Parce que l'email ne dit pas pour lequel de vos lieux il est. Vous choisissez à la conversion, ou l'extension le remplit depuis la plateforme.

La demande d'origine est-elle perdue ?

Non. Elle est fermée comme transférée, garde son historique et renvoie à la nouvelle.

Suis-je notifié d'un transfert ?

Il arrive dans l'Inbox comme toute demande. Les transferts ne déclenchent volontairement pas de notification séparée, pour ne pas alourdir une boîte déjà chargée.

Puis-je répondre depuis Joinways ?

Pour une demande plateforme, répondez sur la plateforme : c'est là que le client vous lit.

À lire aussi

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• Traiter une demande entrante
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