Générer un devis avec l'IA

Rédiger un devis prend du temps : choisir les bonnes lignes, les bons prix, le bon niveau de prestation. L'IA de Joinways vous propose un premier devis cohérent en quelques secondes, basé sur les informations de l'événement et votre catalogue. Vous gardez la main : c'est un point de départ à valider et à ajuster, jamais un envoi automatique au client.

L'objectif de cette fonctionnalité n'est pas de remplacer votre expertise commerciale, mais de vous faire gagner la partie la plus mécanique du travail : retrouver les bonnes prestations dans le catalogue, poser des quantités cohérentes avec le nombre de participants et appliquer les prix déjà enregistrés. Vous repartez ainsi d'une base solide plutôt que d'une page blanche.

Prérequis

• Un catalogue renseigné sur le lieu (espaces, prestations, prix) : plus il est complet, meilleur est le devis généré.
• Un événement avec ses détails (type, nombre de participants, dates) pour guider l'IA.
• Un lieu rattaché à l'événement, car le catalogue est lié au lieu : sans lieu, l'IA n'a aucune prestation à proposer.
• Les droits d'accès aux devis sur le compte, pour pouvoir créer et valider un devis.

Ce que vous allez apprendre

• Générer un devis avec l'IA depuis un événement
• Choisir un niveau de prestation (tier) adapté
• Relire et ajuster les lignes, quantités et prix proposés
• Activer la génération automatique à la conversion d'une demande

Ce que l'IA utilise comme données d'entrée

Avant de proposer la moindre ligne, l'IA lit le contexte de l'événement et le confronte à votre catalogue. Comprendre ces entrées vous aide à savoir pourquoi un devis est riche ou pauvre, et sur quoi agir pour l'améliorer.

• Le type d'événement : oriente la nature des prestations retenues (séminaire, mariage, cocktail…).
• Le nombre de participants (Pax) : sert à dimensionner les quantités (couverts, pauses, locations).
• Les dates et la durée : influencent la location de salle et les prestations par journée.
• Le catalogue du lieu : les prestations, leurs prix et leurs descriptions sont la source des lignes proposées.
• Le niveau de prestation choisi : indique l'ambition attendue (essentiel, standard, premium).

Générer un devis manuellement

La génération manuelle est la voie la plus directe : vous restez dans l'événement et lancez l'IA quand vous le décidez. Voici ce qui se passe à chaque étape.

1. Ouvrez l'événement, puis l'onglet Devis. C'est l'espace où sont listés tous les devis liés à cet événement.
2. Cliquez sur Générer avec l'IA. L'assistant s'ouvre et vous invite à préciser le niveau souhaité.
3. Choisissez un niveau de prestation (par ex. essentiel, standard ou premium). Ce choix calibre la richesse du devis.
4. Le devis se construit sous vos yeux : lignes, quantités et prix issus de votre catalogue apparaissent au fur et à mesure.
5. Relisez, ajustez les lignes, puis validez le devis avant de l'envoyer. Rien n'est transmis au client tant que vous ne l'avez pas décidé.

Ce que vous pouvez relire et modifier

Le devis généré n'est jamais figé. Chaque élément reste éditable comme dans un devis créé à la main : vous gardez donc un contrôle total sur le résultat final avant l'envoi.

• Les lignes : ajoutez, supprimez ou remplacez une prestation proposée.
• Les quantités : corrigez le nombre de couverts, de nuitées ou de pauses si besoin.
• Les prix : modifiez un prix unitaire directement sur la ligne pour ce devis.
• La TVA : vérifiez le taux appliqué sur chaque ligne avant l'envoi.
• Les options : complétez avec des prestations supplémentaires que l'IA n'aurait pas retenues.

Les niveaux de prestation

Le niveau (tier) indique à l'IA l'ambition du devis. Un niveau « premium » propose davantage de prestations et des options haut de gamme ; un niveau « essentiel » reste sur le nécessaire. Choisissez selon le budget annoncé par le client.

• Essentiel : se concentre sur les prestations de base indispensables à l'événement.
• Standard : un équilibre entre le nécessaire et le confort, adapté à la majorité des demandes.
• Premium : enrichit le devis d'options haut de gamme et de prestations complémentaires.

Comment ça marche

Lorsque vous lancez la génération, l'IA croise les informations de l'événement avec le catalogue du lieu, puis sélectionne les prestations cohérentes, pose des quantités proportionnées au nombre de participants et applique les prix enregistrés. Le résultat s'affiche sous la forme d'un devis brouillon dans l'onglet Devis.

Ce devis brouillon est signalé par un badge indiquant qu'il a été généré par l'IA. Il vit ensuite comme n'importe quel devis : vous l'ajustez, vous le validez, vous l'envoyez. Tant que vous ne l'avez pas envoyé, le client n'en a aucune connaissance.

La génération automatique (bêta)

Vous pouvez activer la création automatique d'un devis lorsque vous convertissez une demande qualifiée en événement. Le devis est préparé en arrière-plan pour les demandes au score suffisant, ce qui vous fait gagner un temps précieux sur les réponses rapides.

1. Ouvrez Paramètres > Automatisations, onglet IA.
2. Activez l'option de génération automatique de devis.
3. À la prochaine conversion d'une demande qualifiée, un devis brouillon sera prêt dans l'événement.

Le devis préparé automatiquement reste lui aussi un brouillon : il n'est jamais envoyé sans votre validation. Vous le retrouvez dans l'onglet Devis de l'événement, prêt à être relu.

Cas particuliers

• Catalogue partiel : si seules quelques prestations sont renseignées, le devis sera plus court ; complétez le catalogue pour des résultats plus riches.
• Détails d'événement manquants : sans type ni nombre de participants, l'IA manque de repères pour dimensionner les quantités.
• Demande au score insuffisant : la génération automatique ne se déclenche pas ; vous pouvez toujours lancer la génération manuelle.
• Prestation hors catalogue : l'IA ne l'inventera pas ; ajoutez-la manuellement au devis après la génération.

💡 Astuce : un devis généré par l'IA est signalé par un badge. C'est un brouillon intelligent : vérifiez toujours les prix et les quantités avant l'envoi.

Bonnes pratiques

• Tenez votre catalogue à jour : c'est la source des lignes et des prix générés.
• Relisez toujours la TVA et les quantités avant d'envoyer au client.
• Servez-vous du devis IA comme base, puis ajoutez votre touche commerciale.
• Renseignez le type et le nombre de participants sur l'événement avant de générer, pour des quantités plus justes.
• Choisissez le niveau de prestation en fonction du budget annoncé, pour limiter les ajustements après coup.

Dépannage

Problème : le devis généré est vide ou pauvre.

Cause : le catalogue du lieu manque de prestations ou de prix, ou l'événement n'a ni type ni nombre de participants. Solution : vérifiez que le catalogue contient des prestations et des prix, et que l'événement a un type et un nombre de participants renseignés, puis relancez la génération.

Problème : les prix ne correspondent pas.

Cause : les prix du catalogue sont obsolètes ou ce devis nécessite un tarif spécifique. Solution : modifiez chaque ligne directement dans le devis, et mettez aussi votre catalogue à jour pour les prochaines générations.

Problème : la génération automatique ne se déclenche pas.

Cause : l'option n'est pas activée, ou la demande n'a pas un score suffisant. Solution : activez l'option dans Paramètres > Automatisations, onglet IA, et lancez au besoin la génération manuelle pour les demandes non qualifiées.

Exemple concret

Léa gère un espace de séminaires. Pour une demande de journée d'étude à 40 personnes, elle clique sur Générer avec l'IA en niveau « standard ». En quelques secondes, le devis inclut la location de salle, le forfait pause-café et le déjeuner depuis son catalogue. Elle ajoute une option « matériel de visio » et envoie le devis dans la foulée.

Autre exemple

Marc gère un domaine pour mariages. Une demande pour 120 participants arrive avec un budget confortable ; il choisit le niveau « premium ». L'IA propose la privatisation du lieu, le dîner assis, le forfait boissons et l'hébergement. Marc ajuste la quantité de chambres, corrige le taux de TVA sur la prestation traiteur, puis valide le devis avant de l'envoyer au couple.

FAQ

Le devis IA est-il envoyé automatiquement ?

Non. Il reste un brouillon dans l'événement jusqu'à ce que vous le validiez et l'envoyiez.

Puis-je repartir d'un devis IA pour créer un modèle ?

Oui, ajustez-le puis enregistrez-le comme modèle pour les prochains événements similaires.

L'IA invente-t-elle des prestations ?

Non. Elle s'appuie uniquement sur les prestations et prix présents dans le catalogue du lieu ; une prestation absente du catalogue doit être ajoutée manuellement.

Puis-je modifier le niveau après génération ?

Vous pouvez relancer une génération avec un autre niveau, ou simplement ajuster les lignes du devis existant à la main.

Que se passe-t-il si mon catalogue est vide ?

Sans prestations ni prix au catalogue, l'IA n'a aucune ligne à proposer : le devis sera vide. Renseignez d'abord le catalogue du lieu.

La génération automatique fonctionne-t-elle pour toutes les demandes ?

Non, elle ne se déclenche que pour les demandes au score suffisant ; pour les autres, utilisez la génération manuelle.

Puis-je reconnaître un devis généré par l'IA ?

Oui, un badge signale les devis générés par l'IA dans l'onglet Devis de l'événement.

Voir aussi

• Créer un devis
• Gérer vos lieux et leur catalogue