Generar un presupuesto con IA

Redactar un presupuesto lleva tiempo: elegir las líneas correctas, los precios adecuados, el nivel de servicio justo. La IA de Joinways propone un primer presupuesto coherente en segundos, basado en los datos del evento y tu catálogo. Tú mantienes el control: es un punto de partida para revisar y ajustar, nunca un envío automático al cliente.

El objetivo de esta función no es reemplazar tu experiencia comercial, sino encargarse de la parte más mecánica del trabajo: encontrar los servicios adecuados en el catálogo, fijar cantidades coherentes con el número de asistentes y aplicar los precios ya guardados. Así partes de una base sólida en lugar de una página en blanco.

Requisitos

• Un catálogo cumplimentado en el lugar (espacios, servicios, precios): cuanto más completo, mejor el presupuesto generado.
• Un evento con sus datos (tipo, número de asistentes, fechas) para guiar a la IA.
• Un lugar asociado al evento, ya que el catálogo está vinculado al lugar: sin lugar, la IA no tiene servicios que proponer.
• Permisos de acceso a presupuestos en la cuenta, para poder crear y validar un presupuesto.

Lo que aprenderás

• Generar un presupuesto con IA desde un evento
• Elegir un nivel de servicio (tier) adecuado
• Revisar y ajustar las líneas, cantidades y precios propuestos
• Activar la generación automática al convertir una solicitud

Qué usa la IA como datos de entrada

Antes de proponer una sola línea, la IA lee el contexto del evento y lo compara con tu catálogo. Comprender estas entradas te ayuda a saber por qué un presupuesto es rico o pobre, y sobre qué actuar para mejorarlo.

• El tipo de evento: orienta la naturaleza de los servicios seleccionados (seminario, boda, cóctel…).
• El número de asistentes (Pax): sirve para dimensionar las cantidades (cubiertos, pausas, alquileres).
• Las fechas y la duración: influyen en el alquiler de sala y los servicios por jornada.
• El catálogo del lugar: los servicios, sus precios y descripciones son la fuente de las líneas propuestas.
• El nivel de servicio elegido: indica la ambición esperada (esencial, estándar, premium).

Generar un presupuesto manualmente

La generación manual es la vía más directa: te quedas dentro del evento y lanzas la IA cuando decides. Esto es lo que ocurre en cada paso.

1. Abre el evento y luego la pestaña Presupuestos. Es el espacio donde se listan todos los presupuestos vinculados al evento.
2. Haz clic en Generar con IA. El asistente se abre y te pide el nivel deseado.
3. Elige un nivel de servicio (p. ej. esencial, estándar o premium). Esta elección calibra la riqueza del presupuesto.
4. El presupuesto se construye ante ti: líneas, cantidades y precios de tu catálogo aparecen progresivamente.
5. Revisa, ajusta las líneas y valida el presupuesto antes de enviarlo. Nada llega al cliente hasta que tú lo decides.

Qué puedes revisar y modificar

El presupuesto generado nunca queda bloqueado. Cada elemento sigue siendo editable como en un presupuesto creado a mano, así que mantienes el control total sobre el resultado final antes de enviarlo.

• Las líneas: añade, elimina o reemplaza un servicio propuesto.
• Las cantidades: corrige el número de cubiertos, noches o pausas si hace falta.
• Los precios: modifica un precio unitario directamente en la línea para este presupuesto.
• El IVA: comprueba el tipo aplicado en cada línea antes de enviar.
• Las opciones: completa con servicios adicionales que la IA no haya incluido.

Los niveles de servicio

El nivel (tier) le indica a la IA la ambición del presupuesto. Un nivel « premium » propone más servicios y opciones de gama alta; un nivel « esencial » se queda en lo necesario. Elige según el presupuesto que indicó el cliente.

• Esencial: se centra en los servicios básicos imprescindibles del evento.
• Estándar: un equilibrio entre lo necesario y el confort, adecuado para la mayoría de solicitudes.
• Premium: enriquece el presupuesto con opciones de gama alta y servicios complementarios.

Cómo funciona

Cuando lanzas la generación, la IA cruza los datos del evento con el catálogo del lugar, luego selecciona los servicios coherentes, fija cantidades proporcionales al número de asistentes y aplica los precios guardados. El resultado aparece como un presupuesto borrador en la pestaña Presupuestos.

Este presupuesto borrador se marca con una insignia que indica que fue generado por IA. Luego se comporta como cualquier otro presupuesto: lo ajustas, lo validas, lo envías. Hasta que lo envíes, el cliente no sabe nada de él.

La generación automática (beta)

Puedes activar la creación automática de un presupuesto al convertir una solicitud cualificada en evento. El presupuesto se prepara en segundo plano para las solicitudes con puntuación suficiente, lo que te ahorra tiempo en las respuestas rápidas.

1. Abre Ajustes > Automatizaciones, pestaña IA.
2. Activa la generación automática de presupuestos.
3. En la próxima conversión de una solicitud cualificada, habrá un borrador de presupuesto listo en el evento.

El presupuesto preparado automáticamente también sigue siendo un borrador: nunca se envía sin tu validación. Lo encuentras en la pestaña Presupuestos del evento, listo para revisar.

Casos particulares

• Catálogo parcial: si solo hay algunos servicios cumplimentados, el presupuesto será más corto; completa el catálogo para resultados más ricos.
• Datos del evento ausentes: sin tipo ni número de asistentes, la IA carece de referencias para dimensionar las cantidades.
• Solicitud con puntuación insuficiente: la generación automática no se activa; aún puedes lanzar la generación manual.
• Servicio fuera del catálogo: la IA no lo inventará; añádelo manualmente al presupuesto tras la generación.

💡 Consejo: un presupuesto generado por IA se marca con una insignia. Es un borrador inteligente: revisa siempre precios y cantidades antes de enviar.

Buenas prácticas

• Mantén tu catálogo actualizado: es la fuente de las líneas y precios generados.
• Revisa siempre el IVA y las cantidades antes de enviar al cliente.
• Usa el presupuesto de IA como base y añade tu toque comercial.
• Cumplimenta el tipo y el número de asistentes en el evento antes de generar, para cantidades más precisas.
• Elige el nivel de servicio según el presupuesto anunciado, para limitar los ajustes posteriores.

Solución de problemas

Problema: el presupuesto generado está vacío o pobre.

Causa: el catálogo del lugar carece de servicios o precios, o el evento no tiene tipo ni número de asistentes. Solución: comprueba que el catálogo contiene servicios y precios, y que el evento tiene tipo y número de asistentes, y vuelve a lanzar la generación.

Problema: los precios no coinciden.

Causa: los precios del catálogo están desactualizados o este presupuesto necesita una tarifa específica. Solución: edita cada línea directamente en el presupuesto y actualiza también tu catálogo para las próximas generaciones.

Problema: la generación automática no se activa.

Causa: la opción no está activada, o la solicitud no tiene puntuación suficiente. Solución: activa la opción en Ajustes > Automatizaciones, pestaña IA, y lanza la generación manual para las solicitudes no cualificadas cuando sea necesario.

Ejemplo concreto

Léa gestiona un espacio de seminarios. Para una solicitud de jornada de trabajo de 40 personas, hace clic en Generar con IA en nivel « estándar ». En segundos, el presupuesto incluye el alquiler de la sala, el paquete de pausa-café y el almuerzo de su catálogo. Añade una opción de « equipo de videoconferencia » y envía el presupuesto enseguida.

Otro ejemplo

Marc gestiona una finca para bodas. Llega una solicitud para 120 asistentes con un presupuesto holgado; elige el nivel « premium ». La IA propone la privatización del lugar, la cena sentada, el paquete de bebidas y el alojamiento. Marc ajusta el número de habitaciones, corrige el tipo de IVA en la línea de catering y valida el presupuesto antes de enviarlo a la pareja.

Preguntas frecuentes

¿El presupuesto de IA se envía automáticamente?

No. Queda como borrador en el evento hasta que lo valides y lo envíes.

¿Puedo convertir un presupuesto de IA en plantilla?

Sí, ajústalo y guárdalo como plantilla para futuros eventos similares.

¿La IA inventa servicios?

No. Se apoya únicamente en los servicios y precios presentes en el catálogo del lugar; un servicio ausente del catálogo debe añadirse manualmente.

¿Puedo cambiar el nivel tras la generación?

Puedes lanzar de nuevo la generación con otro nivel, o simplemente ajustar las líneas del presupuesto existente a mano.

¿Qué pasa si mi catálogo está vacío?

Sin servicios ni precios en el catálogo, la IA no tiene líneas que proponer: el presupuesto estará vacío. Cumplimenta primero el catálogo del lugar.

¿La generación automática funciona para todas las solicitudes?

No, solo se activa para las solicitudes con puntuación suficiente; para las demás, usa la generación manual.

¿Puedo reconocer un presupuesto generado por IA?

Sí, una insignia marca los presupuestos generados por IA en la pestaña Presupuestos del evento.

Véase también

• Crear un presupuesto
• Gestionar tus lugares y su catálogo