Automatiser vos emails post-événement

Demander un retour deux jours après un événement, relancer un devis resté en option, remercier un client : ces emails partent toujours trop tard quand on les envoie à la main. Les Automatisations les envoient pour vous, chaque jour, selon des règles que vous définissez une fois.

Ce que vous allez apprendre

• Créer une règle depuis zéro ou depuis un modèle
• Configurer le déclencheur, le délai, les conditions et l’email
• Suivre l'historique des envois et comprendre les statuts

Prérequis

• Plan Pro (ou essai gratuit). Le plan Basic n'inclut pas les automatisations.
• Rôle propriétaire du workspace pour créer, modifier ou supprimer une règle (les autres membres peuvent les consulter).
• Boîte email connectée. Les emails partent depuis le compte Gmail ou Outlook du propriétaire de l'événement — chaque membre connecte le sien dans Profil > Emails.

Créer une automatisation

1. Ouvrez Réglages > Automatisations, onglet Workflows.
2. Cliquez sur Nouvelle automatisation, ou partez d’un modèle : « Feedback J+2 post-événement » ou « Relance devis non signé ».
3. La règle s'ouvre dans l'éditeur. Elle est inactive par défaut : rien ne part tant que vous ne l'activez pas.

Les étapes du workflow

• Déclencheur. Deux choix : « Fin d’un événement » (la date de fin est passée) ou « Changement de statut ». Sélectionnez ensuite les statuts concernés : Confirmé, En option, Perdu, Annulé.
• Délai. De 0 à 365 jours après le déclencheur, avec une « Heure d'envoi préférée » (9h00 par défaut). Le fuseau horaire utilisé est celui du lieu de l'événement.
• Condition (optionnelle). Vérifie une information avant d'envoyer : Email du contact, Type d'événement, Lieu ou Nombre de participants — avec les opérateurs « est renseigné », « est vide », « est égal à », « est différent de », « contient ». Si la condition n'est pas remplie, l'email n'est pas envoyé pour cet événement.
• Action « Envoyer un email ». Rédigez l'objet et le message, et insérez des champs dynamiques : {client_name}, {event_title}, {event_date}, {venue_name}, {owner_name}, {company_name}… Une règle contient une seule action email.

Tester puis activer

1. Utilisez « Envoyer un email de test » pour recevoir le rendu réel dans votre boîte (objet préfixé [Test]).
2. Cliquez sur Enregistrer.
3. Activez la règle avec l'interrupteur en haut de l'éditeur. Les règles actives s'exécutent automatiquement chaque jour.

Suivre l'historique des envois

Chaque règle affiche son « Historique des envois » : Envoyé, Échoué, Ignoré ou En attente, avec la date. Un événement ne reçoit jamais deux fois le même email : une exécution Envoyé ou Ignoré est définitive pour cette règle.

FAQ

Pourquoi un envoi est-il « Ignoré » ?

L'événement n'a pas de propriétaire, ou son propriétaire n'a pas connecté Gmail/Outlook dans Profil > Emails, ou une condition de la règle n'était pas remplie.

Puis-je envoyer deux emails différents pour le même événement ?

Oui : créez deux règles (par exemple un remerciement à J+1 et une demande d’avis à J+7). Chaque règle porte une action email.

Qui peut créer des règles ?

Seul le propriétaire du workspace. Les membres voient les règles et leur historique.

Voir aussi

• Envoyer des emails depuis un événement
• Connecter Gmail
• Connecter Outlook