Répondre plus vite avec l'assistant email IA

Répondre vite à une demande, c'est souvent ce qui fait la différence pour décrocher un événement. L'assistant email IA rédige pour vous un brouillon de réponse adapté à la demande reçue, que vous relisez et envoyez en quelques secondes. Vous gagnez du temps tout en gardant votre voix.

Cette page détaille comment générer un brouillon depuis l'onglet « Échanges » d'un événement, ce que l'IA prend en compte pour le composer, et comment vous gardez le contrôle à chaque étape. L'IA propose, vous validez et envoyez.

Prérequis

• Une messagerie connectée (voir Connecter votre messagerie).
• Un événement, avec sa conversation ouverte dans l'onglet « Échanges ». Pour une demande pas encore convertie, la réponse se prépare depuis les Demandes, ou avec l'Agent Joinways (carte « Répondre à la demande »).
• Des informations à jour sur l'événement (date, espace, articles du lieu) : l'IA s'en sert pour répondre juste.

Ce que vous allez apprendre

• Générer un brouillon de réponse depuis l'onglet « Échanges » d'un événement
• Ajuster le ton et le contenu avant l'envoi
• Utiliser les informations de l'événement et du contact
• Savoir contrôler la langue et le contexte du brouillon

Générer un brouillon

La génération se fait depuis la zone de réponse d'une conversation. L'IA lit le fil et propose un texte prêt à relire.

1. Ouvrez l'événement, onglet « Échanges », puis la conversation. Cliquez sur « Répondre » ou créez un nouvel email.
2. Cliquez sur « Rédiger avec l'IA », puis décrivez ce que vous voulez dans le champ « Décrivez l'email souhaité... » (par exemple « proposer une visite mardi ou jeudi ») et cliquez sur « Générer ».

1. L'IA affiche un aperçu. Cliquez sur « Accepter » pour l'insérer dans votre message, « Régénérer » pour une autre version, ou « Rejeter ».
2. Relisez, ajustez le texte, puis cliquez sur Envoyer.

Ce que l'IA prend en compte

Pour composer un brouillon pertinent, l'IA s'appuie sur les éléments disponibles dans la conversation et l'événement rattaché :

• Votre consigne, et le message auquel vous répondez avec les cinq derniers échanges du fil
• L'événement (titre, date, contact, entreprise) et votre lieu : ses espaces, sa carte et ses disponibilités à la date prévue
• Le nom du contact pour personnaliser la réponse

Ce que l'IA rédige

Le brouillon est une réponse complète et personnalisée, pas un simple modèle. Selon le message reçu, il peut :

1. Saluer et remercier le client en le nommant.
2. Répondre aux questions posées dans le dernier message.
3. Reprendre le contexte de l'événement (date, nombre de participants, espace) quand il est connu.
4. Adopter le ton adapté à la demande pour rester dans votre voix.
5. Proposer une suite (par exemple un créneau de visite) que vous complétez avant l'envoi.

Référence : éléments et commandes

Voici chaque élément que vous manipulez et son rôle :

• « Rédiger avec l'IA » : le bouton de la zone de réponse (ou d'un nouvel email) qui ouvre le champ de consigne.
• Brouillon : le texte proposé, entièrement modifiable avant l'envoi.
• Envoyer : l'action qui, et seulement après votre validation, envoie le message au client.
• Dernier message du client : la base principale de la réponse.
• Événement rattaché : la source des dates, invités et espace utilisés pour personnaliser.
• Nom du contact : utilisé pour personnaliser la réponse.
• Langue : une réponse est rédigée dans la langue du message reçu ; un nouvel email suit la langue de votre consigne.

Comment ça marche

Le déroulé complet, de l'ouverture à l'envoi :

1. Vous ouvrez une conversation de l'événement, cliquez sur « Rédiger avec l'IA » et écrivez votre consigne.
2. L'IA lit le dernier message et le contexte de l'événement rattaché.
3. Elle compose un brouillon dans le ton adapté, avec le nom du contact.
4. Vous relisez, corrigez dates, prix et disponibilités, ajoutez votre touche.
5. Vous cliquez sur Envoyer : l'IA ne s'envoie jamais toute seule.

Cas particuliers

Quelques situations à connaître :

• Une demande pas encore convertie n'a pas le bouton « Rédiger avec l'IA » : convertissez-la en événement, ou demandez à l'Agent Joinways de préparer la réponse.
• Si le bouton « Rédiger avec l'IA » n'apparaît pas, vérifiez que vous êtes dans l'onglet « Échanges » d'un événement, en train de répondre ou d'écrire un nouvel email.
• La langue du brouillon s'adapte au message reçu : vérifiez-la et ajustez avant l'envoi.
• Rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas cliqué sur Envoyer : vous pouvez tout réécrire.

Bonnes pratiques

• Relisez toujours les dates, prix et disponibilités mentionnés avant d'envoyer.
• Ajoutez une touche personnelle : une phrase sur le lieu ou une question de suivi.
• Servez-vous du brouillon comme base, puis affinez le ton selon le client.
• Complétez l'événement (date, espace, articles du lieu) avant de générer : le brouillon sera plus précis.

Dépannage

Problème : le bouton « Rédiger avec l'IA » n'apparaît pas.

Cause : vous êtes dans les Demandes, où le bouton « Rédiger avec l'IA » n'existe pas.

Solution : convertissez la demande en événement, puis répondez depuis l'onglet « Échanges ». Ou ouvrez l'Agent, mentionnez la demande avec @ et demandez-lui de préparer la réponse : elle attend votre confirmation sur une carte.

Problème : le brouillon manque de contexte.

Cause : la consigne était trop vague, ou l'événement manque d'informations (date, espace, articles du lieu).

Solution : précisez la consigne (« proposer une visite mardi ou jeudi, rappeler la capacité de la verrière »), complétez l'événement, puis cliquez sur « Régénérer ».

Problème : le brouillon n'est pas dans la bonne langue.

Cause : l'IA s'adapte au message reçu, qui pouvait être ambigu.

Solution : vérifiez la langue du brouillon avant l'envoi et ajustez si besoin.

Exemple concret

Une demande pour un anniversaire de 60 personnes un samedi de juin vient d'être convertie en événement. Camille ouvre l'onglet « Échanges », clique sur « Répondre » puis sur « Rédiger avec l'IA » : le brouillon remercie le client, confirme la capacité de la salle et propose un créneau de visite. Camille ajoute le lien vers le formulaire de visite et envoie en moins d'une minute.

Le client reçoit une réponse rapide, personnalisée et exacte, sans que Camille ait rédigé le message de zéro.

Autre exemple

Karim reçoit, dans l'onglet « Échanges » d'un événement, une relance d'un client sur la disponibilité d'une date. Il clique sur « Rédiger avec l'IA » : le brouillon reprend le prénom du contact et la date évoquée. Karim vérifie la disponibilité réelle, corrige une phrase et envoie.

Comme la conversation est rattachée à l'événement, le brouillon mentionne déjà l'espace pressenti, ce qui rassure le client.

FAQ

L'IA répond-elle dans la langue du client ? Oui pour une réponse : le brouillon est rédigé dans la langue du message reçu. Pour un nouvel email, il suit la langue de votre consigne.

L'IA envoie-t-elle le message à ma place ? Non. L'IA ne s'envoie jamais toute seule : vous validez toujours le message avant qu'il ne parte au client.

Puis-je modifier le brouillon ? Oui, entièrement. Relisez, ajustez le texte, ajoutez votre touche, puis cliquez sur Envoyer.

Que prend en compte l'IA pour rédiger ? Votre consigne, le message auquel vous répondez et les derniers échanges du fil, les informations de l'événement (date, contact, entreprise) et votre lieu (espaces, carte, disponibilités à la date prévue).

Pourquoi mon brouillon manque-t-il de contexte ? Votre consigne était sans doute trop courte, ou l'événement incomplet. Précisez l'une ou l'autre et régénérez.

Où se trouve le bouton ? Dans l'onglet « Échanges » d'un événement, dans la zone de réponse d'une conversation ou dans la fenêtre d'un nouvel email : « Rédiger avec l'IA ».

Que faire si le bouton n'apparaît pas ? Vérifiez que vous êtes dans un événement et non dans les Demandes.

Le brouillon remplace-t-il mes modèles d'email ? Non. Il s'appuie sur la conversation pour proposer un texte ; vous restez libre de partir d'un modèle puis de l'ajuster.

Voir aussi

• Comprendre les Demandes
• Comment l'IA qualifie vos demandes
• Gérer les échanges d'un événement
• L'Agent Joinways : demander, préparer, confirmer