Responder más rápido con el asistente de email IA
Deja que la IA redacte un borrador de respuesta a tus solicitudes, con el tono y los datos correctos, desde tu bandeja de entrada.
Actualizado el
Responder rápido a una solicitud suele ser lo que gana la reserva. El asistente de email IA redacta una respuesta adaptada al mensaje que recibiste, que revisas y envías en segundos. Ahorras tiempo manteniendo tu propia voz.
Esta página explica cómo generar un borrador desde la pestaña « Conversaciones » de un evento, qué tiene en cuenta la IA y cómo mantienes el control en cada paso. La IA propone, tú revisas y envías.
Requisitos
- Un buzón conectado (ver Conectar tu correo).
- Un evento, con su conversación abierta en la pestaña «Conversaciones». Para una solicitud aún no convertida, la respuesta se prepara desde Solicitudes, o con el Agente Joinways (tarjeta «Responder a la solicitud»).
- Datos del evento al día (fecha, espacio, artículos del lugar): la IA los usa para responder con precisión.
Lo que aprenderás
- Generar un borrador de respuesta desde la pestaña « Conversaciones » de un evento
- Ajustar el tono y el contenido antes de enviar
- Usar los datos del evento y del contacto
- Saber controlar el idioma y el contexto del borrador
Generar un borrador
La generación se hace desde la zona de respuesta de una conversación. La IA lee el hilo y propone un texto listo para revisar.
- Abre el evento, pestaña « Conversaciones », y luego la conversación. Haz clic en « Responder » o crea un nuevo correo.
- Haz clic en « Escribir con IA », describe lo que quieres en el campo « Describe el correo que quieres... » (por ejemplo « proponer una visita el martes o el jueves ») y haz clic en « Generar ».
- La IA muestra una vista previa. Haz clic en « Aceptar » para insertarla en tu mensaje, « Regenerar » para otra versión o « Rechazar ».
- Revisa, ajusta el texto y haz clic en Enviar.
Qué tiene en cuenta la IA
Para componer un borrador pertinente, la IA se apoya en los elementos disponibles en la conversación y el evento vinculado:
- Tu instrucción, y el mensaje al que respondes junto con los cinco últimos mensajes del hilo
- El evento (título, fecha, contacto, empresa) y tu lugar: sus espacios, su carta y su disponibilidad en la fecha prevista
- El nombre del contacto para personalizar la respuesta
Qué redacta la IA
El borrador es una respuesta completa y personalizada, no una simple plantilla. Según el mensaje recibido, puede:
- Saludar y agradecer al cliente nombrándolo.
- Responder a las preguntas planteadas en el último mensaje.
- Retomar el contexto del evento (fecha, número de asistentes, espacio) cuando se conoce.
- Adoptar el tono adaptado a la solicitud para mantener tu voz.
- Proponer un siguiente paso (por ejemplo una franja de visita) que completas antes de enviar.
Referencia: elementos y controles
Aquí tienes cada elemento que manejas y su función:
- « Escribir con IA »: el botón de la zona de respuesta (o de un nuevo correo) que abre el campo de instrucción.
- Borrador: el texto propuesto, totalmente editable antes de enviar.
- Enviar: la acción que, y solo tras tu revisión, envía el mensaje al cliente.
- Último mensaje del cliente: la base principal de la respuesta.
- Evento vinculado: la fuente de las fechas, invitados y espacio usados para personalizar.
- Nombre del contacto: usado para personalizar la respuesta.
- Idioma: una respuesta se redacta en el idioma del mensaje recibido; un correo nuevo sigue el idioma de tu instrucción.
Cómo funciona
El recorrido completo, de la apertura al envío:
- Abres una conversación del evento, haces clic en « Escribir con IA » y escribes tu instrucción.
- La IA lee el último mensaje y el contexto del evento vinculado.
- Compone un borrador con el tono adaptado, con el nombre del contacto.
- Revisas, corriges fechas, precios y disponibilidad, añades tu toque.
- Haces clic en Enviar: la IA nunca envía sola.
Casos particulares
Algunas situaciones a conocer:
- Una solicitud aún no convertida no tiene el botón «Escribir con IA»: conviértela en evento, o pide al Agente Joinways que prepare la respuesta.
- Si el botón « Escribir con IA » no aparece, comprueba que estás en la pestaña « Conversaciones » de un evento, respondiendo o escribiendo un correo nuevo.
- El idioma del borrador se adapta al mensaje recibido: revísalo y ajústalo antes de enviar.
- No se envía nada hasta que haces clic en Enviar: puedes reescribirlo todo.
Buenas prácticas
- Revisa siempre las fechas, precios y disponibilidad mencionados antes de enviar.
- Añade un toque personal: una frase sobre el lugar o una pregunta de seguimiento.
- Usa el borrador como base y ajusta el tono según el cliente.
- Completa el evento (fecha, espacio, artículos del lugar) antes de generar: el borrador será más preciso.
Solución de problemas
Problema: el botón « Escribir con IA » no aparece.
Causa: estás en Solicitudes, donde el botón «Escribir con IA» no existe.
Solución: convierte la solicitud en evento y responde desde la pestaña «Conversaciones». O abre el Agente, menciona la solicitud con @ y pídele que prepare la respuesta: espera tu confirmación en una tarjeta.
Problema: el borrador carece de contexto.
Causa: la instrucción era demasiado vaga, o al evento le faltan datos (fecha, espacio, artículos del lugar).
Solución: precisa la instrucción (« proponer una visita el martes o el jueves, recordar la capacidad del invernadero »), completa el evento y haz clic en « Regenerar ».
Problema: el borrador no está en el idioma correcto.
Causa: la IA se adapta al mensaje recibido, que pudo ser ambiguo.
Solución: revisa el idioma del borrador antes de enviar y ajústalo si hace falta.
Ejemplo concreto
Una solicitud para un cumpleaños de 60 personas un sábado de junio acaba de convertirse en evento. Camille abre la pestaña « Conversaciones », hace clic en « Responder » y luego en « Escribir con IA »: el borrador agradece al cliente, confirma la capacidad de la sala y propone una franja de visita. Camille añade el enlace al formulario de visita y envía en menos de un minuto.
El cliente recibe una respuesta rápida, personalizada y exacta, sin que Camille haya redactado el mensaje desde cero.
Otro ejemplo
En la pestaña « Conversaciones » de un evento, Karim recibe un seguimiento de un cliente sobre la disponibilidad de una fecha. Hace clic en « Escribir con IA »: el borrador retoma el nombre del contacto y la fecha mencionada. Karim verifica la disponibilidad real, corrige una frase y envía.
Como la conversación está vinculada al evento, el borrador ya menciona el espacio previsto, lo que tranquiliza al cliente.
Preguntas frecuentes
¿La IA responde en el idioma del cliente? Sí en una respuesta: el borrador se redacta en el idioma del mensaje recibido. En un correo nuevo, sigue el idioma de tu instrucción.
¿La IA envía el mensaje por mí? No. La IA nunca envía sola: siempre validas el mensaje antes de que llegue al cliente.
¿Puedo editar el borrador? Sí, totalmente. Revisa, ajusta el texto, añade tu toque y haz clic en Enviar.
¿Qué tiene en cuenta la IA para redactar? Tu instrucción, el mensaje al que respondes y los últimos mensajes del hilo, los datos del evento (fecha, contacto, empresa) y tu lugar (espacios, carta, disponibilidad en la fecha prevista).
¿Por qué a mi borrador le falta contexto? Probablemente tu instrucción era demasiado corta o el evento está incompleto. Precisa uno u otro y regenera.
¿Dónde está el botón? En la pestaña « Conversaciones » de un evento, en la zona de respuesta de una conversación o en la ventana de un correo nuevo: « Escribir con IA ».
¿Qué hago si el botón no aparece? Comprueba que estás en un evento y no en Solicitudes.
¿El borrador reemplaza mis plantillas de email? No. Se apoya en la conversación para proponer un texto; eres libre de partir de una plantilla y luego ajustarla.
Véase también
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