Comment l'IA qualifie vos demandes

Chaque demande qui arrive dans vos Demandes est analysée par l'IA de Joinways avant même que vous l'ouvriez. Au lieu de relire à la main chaque email ou message Instagram et WhatsApp, vous trouvez une demande déjà structurée avec les informations essentielles : date, nombre de participants (Pax), budget et type d'événement. L'IA ne décide pas à votre place : elle vous épargne les cinq minutes de lecture et de recopie, et vous arrivez sur une demande prête à traiter.

Dans l'événementiel, la vitesse de réponse est souvent ce qui fait gagner ou perdre un contrat. En vous épargnant la saisie manuelle, l'IA vous permet de répondre plus vite et avec des informations fiables, sans rien oublier au passage.

Ce que vous allez apprendre

• Comment l'IA détecte et lit une demande entrante, quel que soit le canal
• Quelles informations sont extraites automatiquement et comment elles sont pré-remplies
• Comment lire le résumé IA, vérifier les données et garder le dernier mot
• Ce qui se passe avec un message ambigu et comment l'IA gère le doute
• Comment vos données sont protégées

Prérequis

Pour que l'IA puisse travailler, au moins une source de demandes doit être reliée à Joinways ; une fois la connexion faite, il n'y a rien d'autre à configurer.

• Au moins une source connectée : Gmail, Outlook, une adresse de transfert, Instagram ou WhatsApp (voir Intégrations).
• Aucune configuration supplémentaire : l'analyse IA est active par défaut sur toutes les demandes, sans option à cocher.
• Vous retrouvez cette fonction dans « Réglages » > « Automatisations », onglet « Intégrées », sous « Lecture des nouvelles demandes » (« Toujours actif »). Elle lit aussi les emails envoyés par les plateformes de réservation.
• Pour aller plus loin, l'Agent Joinways peut aussi vérifier les disponibilités et préparer la réponse à chaque nouvelle demande : voir Le tri automatique des nouvelles demandes.

Comment l'IA lit une demande

Dès qu'un message arrive sur l'un de vos canaux, l'IA le parcourt comme le ferait un commercial expérimenté : elle repère la date évoquée, le nombre de participants (Pax), le budget, le type d'événement et le canal d'origine, puis pré-remplit ces champs sur la demande. Vous n'avez plus qu'à vérifier ce qui a été compris au lieu de tout saisir vous-même.

En quelques secondes, Joinways enchaîne quatre étapes :

1. Détection : l'IA reconnaît d'abord s'il s'agit bien d'une demande d'événement, et non d'une newsletter, d'une facture ou d'un spam. Un email purement promotionnel est écarté pour ne pas encombrer votre boîte.
2. Extraction : elle lit ensuite le contenu du message et en extrait les champs clés (date, effectif, budget…), même quand ils sont noyés dans un long paragraphe.
3. Création de la demande : la demande apparaît dans vos Demandes, accompagnée d'un résumé IA qui condense le message en quelques lignes.
4. Rattachement : Joinways relie la demande au bon lieu et repère si la même demande existe déjà (doublon, même demande adressée à un autre de vos lieux, relance d'une plateforme).

Dans la liste des Demandes, chaque demande affiche un aperçu rédigé par l'IA. En l'ouvrant, vous voyez le bloc « Données extraites » à droite du message original, qui reste consultable en entier.

Ce que l'IA extrait

L'IA cherche systématiquement les informations qui structurent un événement. Quand une donnée est présente dans le message, elle la place dans le champ correspondant ; quand elle est absente, le champ reste vide pour que vous repériez tout de suite ce qu'il faudra demander.

• Nom du client et coordonnées (email, téléphone)
• Type d'événement (mariage, séminaire, anniversaire…)
• Date(s) souhaitée(s) et horaires
• Participants (Pax)
• Budget indicatif
• Besoins particuliers (traiteur, hébergement, technique…)

Ces champs servent ensuite ailleurs : la date et l'effectif alimentent vos disponibilités, le budget et le type d'événement vos statistiques, et les coordonnées préparent votre réponse, si bien que des champs bien remplis vous donnent des rapports justes.

Un indice de fiabilité, invisible dans les Demandes

L'IA attribue à chaque extraction un indice de fiabilité, calculé sur les informations trouvées : client, événement, date, budget, lien vers la plateforme, coordonnées complètes. Cet indice n'est pas affiché dans les Demandes : Joinways s'en sert en interne, par exemple pour décider s'il prépare un devis pré-rempli quand vous convertissez la demande.

Pour prioriser, appuyez-vous sur les « Données extraites » de chaque demande : une demande avec date, nombre de participants et budget est prête à devenir un événement ; une demande sans date appelle d'abord une question au client.

Astuce : une demande incomplète n'est pas forcément une mauvaise demande. Il lui manque souvent une date ou un budget, qu'une relance précise suffit à obtenir.

Vérifier et corriger les informations

L'IA propose et c'est vous qui décidez. Les « Données extraites » ne se modifient pas dans la demande : vous validez ou corrigez ce qui a été compris au moment de convertir la demande en événement, et ce sont vos valeurs qui sont reprises.

1. Ouvrez la demande depuis la section Demandes : elle s'affiche avec le résumé et les champs extraits.
2. Parcourez le bloc « Données extraites » affiché au-dessus du message d'origine.
3. Cliquez sur « Convertir » : la fenêtre de création d'événement s'ouvre, pré-remplie avec ces données. Corrigez ou complétez un champ à cet endroit, par exemple une date donnée en fourchette ou un budget annoncé par téléphone.
4. Cliquez sur « Convertir en événement » : l'événement est créé avec les valeurs que vous avez vérifiées, sans nouvelle saisie.

Cas particuliers

Tous les messages ne sont pas aussi nets que « le 12 septembre, 120 personnes ». Voici comment l'IA gère les situations délicates.

• Date ambiguë : pour « le premier week-end de juin » ou « cet été », l'IA fait une hypothèse raisonnable, que vous corrigez dans la fenêtre de conversion. En cas de doute fort, elle laisse le champ vide plutôt que d'inventer.
• Plusieurs dates proposées : quand le client donne deux options, l'IA les signale dans le résumé pour que vous tranchiez avec lui lors de la relance.
• Budget en fourchette : un budget « entre 10 000 et 15 000 € » est repris comme valeur indicative ; vous l'affinez au moment du devis.
• Message multilingue ou très court : l'extraction est moins précise sur un message rédigé dans plusieurs langues ou réduit à une phrase. La demande est tout de même créée, et c'est à vous de la compléter.

Bonnes pratiques

• Vérifiez toujours la date et l'effectif avant de créer l'événement : ce sont les champs qui alimentent vos disponibilités et vos statistiques.
• Connectez tous vos canaux pour que toutes vos demandes arrivent dans les Demandes : un message reçu sur un compte Instagram non connecté peut vous faire perdre un événement.
• Répondez vite aux demandes complètes (date, participants, budget) : elles sont prêtes, et la rapidité de réponse est souvent décisive dans l'événementiel.
• Relancez les demandes incomplètes avec une question précise sur ce qui manque plutôt qu'un message générique.

Dépannage

Une demande n'a pas été détectée ?

Cause probable : le canal n'est pas connecté, ou le message ne portait pas sur un événement. Vérifiez que le canal concerné est bien connecté et actif dans « Réglages » > « Intégrations ». L'IA peut ignorer volontairement les emails purement publicitaires ou sans rapport avec un événement.

Les informations extraites sont incorrectes ?

Cause probable : un message ambigu ou rédigé dans plusieurs langues. Corrigez les champs dans la fenêtre qui s'ouvre quand vous cliquez sur « Convertir » : ce sont vos valeurs qui sont reprises dans l'événement.

Une information est arrivée par téléphone ?

Comme elle ne figure pas dans le message écrit, l'IA ne peut pas l'extraire. Ajoutez la date, le nombre de participants ou le budget dans la fenêtre de conversion, avant de cliquer sur « Convertir en événement ».

Exemple concret

Camille gère un domaine viticole qui accueille des mariages. Une cliente écrit : « Bonjour, nous cherchons un lieu pour notre mariage le 12 septembre, environ 120 personnes, budget autour de 15 000 €. » En quelques secondes, la demande apparaît avec le type « Mariage », la date du 12 septembre, 120 participants et un budget de 15 000 € dans ses « Données extraites ».

Camille n'a plus qu'à vérifier que la Grange est libre, à cliquer sur « Convertir » et à ajuster le budget si besoin avant de créer l'événement. Le temps qu'elle aurait passé à recopier ces informations, elle le consacre à une réponse personnalisée.

FAQ

L'IA traite-t-elle plusieurs langues ?

Oui. L'IA comprend les demandes rédigées en français, en anglais et en espagnol, entre autres, et extrait les champs clés quelle que soit la langue du message.

Mes données sont-elles utilisées pour entraîner un modèle public ?

Non. Vos demandes servent uniquement à alimenter votre espace de travail Joinways ; elles ne nourrissent aucun modèle partagé avec d'autres clients.

Puis-je créer une demande manuellement ?

Oui, via le formulaire de demande public ou en créant directement un événement si la demande vous parvient par téléphone.

Que se passe-t-il si je modifie un champ rempli par l'IA ?

Les « Données extraites » restent telles quelles dans la demande. Vous corrigez les valeurs dans la fenêtre de conversion, et c'est ce que vous validez qui est repris dans l'événement.

L'IA peut-elle se tromper de type d'événement ?

Cela peut arriver sur un message ambigu. Le type proposé reste une suggestion : vous le corrigez dans la fenêtre de conversion avant de créer l'événement.

Voir aussi

• Comprendre les Demandes
• Traiter une demande entrante
• Le tri automatique des nouvelles demandes
• L'Agent Joinways : demander, préparer, confirmer