Préparer une fiche de fonction avec l'IA

Recopier un devis dans une fiche de fonction prend du temps : il faut transformer des lignes facturées en déroulé horodaté, répartir les prestations entre restauration, technique et activités, retrouver les régimes. L'IA de Joinways fait ce premier jet à votre place, à partir du devis, d'un PDF ou d'une fiche passée du même lieu.

Vous gardez la main : l'IA remplit l'état de la fiche, vous relisez et ajustez avant que l'enregistrement automatique ne la diffuse sur les liens. Pour reprendre un devis ligne par ligne sans IA, utilisez plutôt le panneau « Devis » de la fiche, décrit dans Préparer une fiche de fonction.

Ce que vous allez apprendre

• Remplir une fiche de fonction depuis un devis avec « Enrichir ».
• Choisir le niveau de détail de l'IA.
• Reprendre une fiche de fonction similaire d'un événement passé.
• Savoir ce que l'IA reprend, ce qu'elle laisse de côté et ce qu'il faut vérifier.

Prérequis

• Un événement et sa fiche de fonction, avec un rôle autre que « Lecture seule ».
• Une source : un devis de l'événement (signé ou accepté de préférence), un PDF (devis externe, planning du client), ou une fiche passée du même lieu.
• Facultatif : les réglages « Import IA » du lieu (équipement inclus, niveau de détail). Voir Régler la fiche de fonction d'un lieu.

1. Ouvrir « Enrichir »

Ouvrez l'événement, onglet « Fiche de fonction », puis cliquez sur « Enrichir » dans la barre d'actions. Sur une fiche encore vide, le bouton « Générer avec l'IA » du planning part directement du devis gagné de l'événement.

La fenêtre « Enrichir la fiche de fonction » propose :

• les devis de l'événement, avec leur statut, leur nombre d'éléments et leur montant. Les devis refusés, annulés ou remplacés par un avenant n'y figurent pas ;
• les documents repérés dans les emails et fichiers de l'événement, comme le PDF d'un devis de plateforme. Les CGV et un PDF déjà transformé en devis ne sont pas proposés ;
• « Reprendre une fiche de fonction similaire » ;
• « Importer un autre PDF », pour un devis externe ou le planning envoyé par le client.

2. Remplir depuis un devis

1. Choisissez le devis. Tant que le lieu n'a pas réglé de niveau de détail, Joinways demande lequel utiliser : « Détaillé », « Compact » ou « Ligne par ligne ». Cochez « Enregistrer ce choix pour le lieu » pour ne plus avoir la question, puis cliquez sur « Remplir la fiche ».
2. Si la fiche contient déjà un planning ou des notes, choisissez « Fusionner (ajouter les nouveaux) » ou « Remplacer tout ». Si la fiche n'affiche encore que le programme par défaut du lieu, chaque ligne du devis prend directement la place de la ligne qu'elle représente.
3. Relisez le résultat. Un message résume ce qui a été ajouté ou laissé de côté, par exemple les besoins en personnel ou les options non retenues.

• Détaillé : toutes les précisions du devis (formats, menus, matériel, consignes).
• Compact : les mêmes lignes avec moins de texte (horaires, couverts, allergies, l'essentiel à préparer).
• Ligne par ligne : chaque article du devis devient une ligne du planning, sans exception, avec l'heure, la salle, la quantité et la disposition reprises du devis. L'IA ne remplit que les autres sections. Ce niveau vaut pour un devis ; un PDF reste en détaillé.

3. Reprendre une fiche similaire

« Reprendre une fiche de fonction similaire » liste les fiches passées du lieu, de la plus proche à la plus lointaine, avec la raison du rapprochement : même client, même type, effectif proche, même durée. Les fiches vides sont écartées.

1. Choisissez une fiche dans la liste de gauche.
2. Cochez les sections à reprendre (planning, restauration, disposition, technique, activités).
3. Choisissez « Compléter la fiche de fonction » ou « Remplacer », puis cliquez sur « Reprendre N sections ».

Les quantités sont recalées sur l'effectif de votre événement, les « ok » de l'ancien événement et les noms de personnes sont retirés. Les contacts, le staff, les créneaux de salle et les lignes de devis de l'autre événement ne sont jamais repris.

4. Autres points de départ

• « Importer un autre PDF » : l'IA lit un devis signé hors de Joinways, le planning d'un client ou une autre fiche, et en tire le déroulé et les notes.
• « Coller un planning » (planning vide) : collez un texte d'email ou de document ; « Convertir » le transforme en lignes horodatées.
• « Modèles rapides » (planning vide) : « Arrivées & Départ », « Session matin », « Journée simple », « Journée complète » ou « Soirée » posent une trame de journée.

Ce que l'IA reprend et ce qu'elle laisse de côté

• Noms des prestations : le titre de la ligne de devis est gardé tel qu'il est écrit, sans quantité ni prix.
• Options : sur un devis signé, facturé ou payé, ou quand le client a fait son choix, les options non retenues sont écartées. Sur un devis seulement accepté, elles restent, marquées à confirmer.
• Personnel : chaque ligne de personnel vendue crée un besoin « En attente » dans « Staff », dans la limite de 100 lignes.
• Prix : jamais recopiés dans la fiche.
• Inclus au lieu : l'équipement fourni d'office par le lieu est retiré des notes et du planning.
• Contraintes alimentaires : l'import ajoute les régimes manquants et n'en efface jamais, même avec « Remplacer tout ». Vérifiez les doublons signalés.
• Activités : chaque activité vendue a sa ligne dans « Activités ».
• Plusieurs jours : chaque jour reçoit ses lignes, et la restauration peut être détaillée jour par jour.
• Prestataires : ceux que l'IA repère apparaissent sous « Lus dans le devis », à ajouter ou ignorer. Un article du catalogue rattaché à un prestataire l'ajoute avec son coût d'achat.

Après un avenant, les lignes reprises du devis passent « Modifié » dans le panneau « Devis » : « Mettre à jour » reporte le changement sans écraser ce que l'équipe a retouché.

Important : l'IA propose des horaires à partir de la source. Ce sont des suggestions à vérifier, surtout pour les temps de mise en place et les fins de service.

Exemple : un séminaire importé d'un devis de plateforme

Une demande arrive par une plateforme avec un devis en PDF. Dans « Enrichir », la coordinatrice choisit le document repéré dans les emails. L'IA remplit le planning, place les deux pauses et le déjeuner, ajoute trois besoins « En attente » dans « Staff » et retire le vidéoprojecteur, inclus au lieu. Elle corrige l'heure de fin, affecte le staff et partage la fiche.

Dépannage

Le bouton « Générer avec l'IA » est grisé

Cause : l'événement n'a aucun devis. Solution : passez par « Enrichir » et importez un PDF, ou remplissez le planning à la main.

L'import ne donne rien d'exploitable

Cause : le PDF est une image scannée difficile à lire. Solution : utilisez le devis de Joinways ou un PDF textuel.

Un devis n'apparaît pas dans « Enrichir »

Cause : il est refusé, annulé ou remplacé par un avenant. Solution : c'est voulu ; utilisez la dernière version du devis.

La question du niveau de détail revient à chaque import

Cause : le choix n'a pas été enregistré pour le lieu. Solution : cochez « Enregistrer ce choix pour le lieu », ou réglez le niveau dans l'onglet « Import IA » des réglages du lieu.

Questions fréquentes

L'IA envoie-t-elle la fiche aux équipes ?

Non. Elle remplit la fiche ; les liens partagés montrent le résultat une fois enregistré. Rien n'est envoyé par email sans vous.

Puis-je reprendre un devis sans IA ?

Oui, avec le panneau « Devis » de la fiche : chaque ligne est reprise telle quelle, sans reformulation.

Les prix apparaissent-ils dans la fiche ?

Non, l'import les retire. Seul le réglage « Prix » du lieu affiche le prix des lignes, et uniquement pour l'équipe.

Que reprend une fiche similaire ?

Les sections que vous cochez, avec les quantités recalées sur votre effectif. Jamais les contacts, le staff, les créneaux de salle ni les lignes de devis.

Voir aussi

• Préparer une fiche de fonction
• Régler la fiche de fonction d'un lieu
• Travailler avec les prestataires
• Gérer les avenants à un devis signé