Préparer une fiche de fonction (BEO) avec l'IA

La fiche de fonction (BEO, pour Banquet Event Order) est le document opérationnel du jour J : qui fait quoi, à quelle heure, avec quel matériel. La préparer à la main est fastidieux. L'IA de Joinways la pré-remplit à partir d'un devis signé ou d'un document que vous importez, pour vous faire gagner un temps considérable.

L'enjeu d'un bon BEO, c'est que toutes les équipes lisent la même partition : cuisine, salle, technique, prestataires externes. En partant d'une source déjà validée — le devis signé — l'IA vous évite de recopier les prestations une à une et vous laisse vous concentrer sur l'orchestration : horaires précis et responsables.

Prérequis

• Un événement auquel rattacher le BEO.
• Une source à importer : un devis signé dans Joinways ou un fichier (PDF) décrivant la prestation.
• Un devis le plus complet possible si vous l'utilisez comme source : ses postes deviendront les lignes du BEO.
• Les droits d'accès à l'événement et à son BEO sur le compte.

Ce que vous allez apprendre

• Importer une source (devis signé, PDF) pour générer le BEO
• Vérifier le planning et les postes pré-remplis
• Compléter les horaires et les responsables avant le jour J
• Partager le BEO en PDF ou via un lien public

Les sources que l'IA peut lire

Le BEO se construit toujours à partir d'une source que vous désignez. La qualité du pré-remplissage dépend directement de la clarté de cette source : voici ce que l'IA sait exploiter.

• Le devis signé de l'événement : la source recommandée, car ses postes correspondent déjà à votre catalogue.
• Un fichier PDF à téléverser : un planning, un descriptif de prestation ou des notes opérationnelles.
• Un document textuel et lisible : un PDF clair se lit mieux qu'une image scannée de mauvaise qualité.

Générer le BEO avec l'IA

La génération se fait depuis l'événement, en quelques clics. Voici le déroulé étape par étape et ce qui se produit à chaque fois.

1. Ouvrez l'événement, puis l'onglet BEO. C'est là que vit la fiche de fonction de cet événement.
2. Cliquez sur Importer / Remplir avec l'IA. L'assistant vous demande quelle source utiliser.
3. Choisissez la source : le devis signé de l'événement ou un fichier à téléverser.
4. L'IA pré-remplit le planning, les postes et les notes opérationnelles à partir de la source.
5. Vérifiez, complétez les horaires et les responsables, puis enregistrez la fiche.

Ce que l'IA remplit

Le pré-remplissage couvre les trois grands blocs d'une fiche de fonction. Chacun reste éditable après génération.

• Le déroulé horaire (accueil, service, fin) : un planning type à ajuster à votre lieu.
• Les postes et prestations (traiteur, matériel, espaces) : repris de la source.
• Les notes opérationnelles pour les équipes : consignes pratiques pour le jour J.

Ce que vous devez vérifier et compléter

Le BEO pré-rempli est un point de départ. Certaines informations ne figurent pas dans la source et relèvent de votre organisation : c'est à vous de les compléter avant de diffuser la fiche.

• Les horaires : ajustez le déroulé type aux contraintes réelles de votre lieu.
• Les responsables : assignez un référent à chaque poste clé.
• Les postes : ajoutez, retirez ou précisez une prestation absente de la source.
• Les notes : enrichissez les consignes propres à votre équipe et au lieu.

Comment ça marche

Quand vous lancez l'import, l'IA lit la source désignée, en extrait les prestations et le contexte, puis structure le tout en une fiche de fonction : un déroulé horaire, des postes et des notes. La fiche s'affiche dans l'onglet BEO, prête à être relue et complétée.

Le BEO n'est jamais diffusé automatiquement : il reste dans l'événement tant que vous ne l'avez pas exporté ou partagé. Vous gardez donc la main sur ce qui sera transmis aux équipes et aux prestataires.

Partager le BEO

Une fois le BEO finalisé, exportez-le en PDF pour vos équipes ou générez un lien public à partager avec un prestataire externe, sans qu'il ait besoin d'un compte Joinways.

• Export PDF : un document imprimable à transmettre aux équipes internes.
• Lien public : un accès en ligne pour un prestataire externe, sans compte Joinways.

Cas particuliers

• Source scannée en image : un PDF de mauvaise qualité est plus difficile à lire ; préférez un fichier textuel.
• Devis modifié après génération : mettez le BEO à jour si le devis change avant l'événement.
• Pas de devis signé : importez un PDF décrivant la prestation, ou remplissez le BEO manuellement.
• Prestataire externe : partagez le lien public plutôt qu'un accès au compte, qui exposerait d'autres données.

💡 Astuce : importez le devis signé plutôt qu'un PDF externe quand c'est possible : les postes correspondent déjà à votre catalogue.

Bonnes pratiques

• Relisez systématiquement les horaires : l'IA propose un déroulé type, à adapter à votre lieu.
• Assignez un responsable à chaque poste clé pour le jour J.
• Mettez le BEO à jour si le devis change avant l'événement.
• Privilégiez le devis signé comme source : les postes sont déjà alignés sur votre catalogue.
• Relisez la fiche entière avant de l'exporter ou de générer le lien public.

Dépannage

Problème : l'import ne donne rien d'exploitable.

Cause : la source est une image scannée de mauvaise qualité, difficile à lire. Solution : préférez un devis signé ou un PDF clair et textuel, puis relancez l'import.

Problème : les horaires proposés ne collent pas à mon lieu.

Cause : l'IA propose un déroulé type, générique. Solution : ajustez chaque horaire directement dans la fiche pour refléter vos contraintes réelles, puis enregistrez.

Problème : le BEO ne reflète plus le devis.

Cause : le devis a été modifié après la génération du BEO. Solution : mettez le BEO à jour, en relançant l'import ou en corrigeant les postes à la main avant l'événement.

Exemple concret

Thomas coordonne un château de réception. À J-7 d'un mariage, il importe le devis signé dans le BEO. L'IA génère le déroulé : cocktail à 18h, dîner à 20h, postes traiteur et sonorisation. Thomas ajuste deux horaires, assigne le maître d'hôtel, puis envoie le PDF à toute l'équipe.

Autre exemple

Sophie gère un espace pour séminaires d'entreprise. Le client a transmis son propre planning de journée en PDF. Elle l'importe dans le BEO : l'IA en extrait les créneaux (plénière, ateliers, pauses, déjeuner) et les postes matériel. Sophie complète les responsables côté technique, puis génère un lien public pour le traiteur partenaire, sans compte Joinways.

FAQ

Puis-je créer un BEO sans IA ?

Oui, vous pouvez remplir le BEO manuellement, ligne par ligne. L'IA est une aide, pas une obligation.

Le lien public expose-t-il des données sensibles ?

Le lien ne montre que le contenu opérationnel du BEO, pas vos données financières ou votre CRM.

Quelle source donne le meilleur résultat ?

Le devis signé de l'événement : ses postes correspondent déjà à votre catalogue, ce qui limite les corrections.

L'IA invente-t-elle des horaires ?

Elle propose un déroulé type à partir de la source ; ces horaires sont des suggestions à vérifier et à adapter à votre lieu.

Puis-je modifier le BEO après la génération ?

Oui, tout reste éditable : horaires, postes, responsables et notes se modifient comme dans un BEO rempli à la main.

Le BEO est-il envoyé automatiquement aux équipes ?

Non. Il reste dans l'événement jusqu'à ce que vous l'exportiez en PDF ou génériez un lien public.

Que faire si je n'ai pas de devis signé ?

Importez un PDF décrivant la prestation, ou remplissez la fiche manuellement, poste par poste.

Voir aussi

• Fiche de fonction (BEO)
• Accès public à un événement