Preparar una hoja de función (BEO) con IA

La hoja de función (BEO, de Banquet Event Order) es el documento operativo del gran día: quién hace qué, a qué hora y con qué material. Prepararla a mano es tedioso. La IA de Joinways la rellena a partir de un presupuesto firmado o de un documento que importas, ahorrándote mucho tiempo.

La clave de un buen BEO es que todos los equipos lean la misma partitura: cocina, sala, técnica, proveedores externos. Al partir de una fuente ya validada — el presupuesto firmado — la IA te evita copiar los servicios uno a uno y te deja concentrarte en la orquestación: horarios precisos y responsables.

Requisitos

• Un evento al que adjuntar el BEO.
• Una fuente que importar: un presupuesto firmado en Joinways o un archivo (PDF) que describa el servicio.
• Un presupuesto lo más completo posible si lo usas como fuente: sus partidas se convertirán en las líneas del BEO.
• Permisos de acceso al evento y a su BEO en la cuenta.

Lo que aprenderás

• Importar una fuente (presupuesto firmado, PDF) para generar el BEO
• Revisar el horario y las partidas rellenadas
• Completar los horarios y los responsables antes del gran día
• Compartir el BEO en PDF o mediante un enlace público

Las fuentes que la IA puede leer

El BEO se construye siempre a partir de una fuente que tú designas. La calidad del rellenado depende directamente de lo clara que sea esa fuente: esto es lo que la IA sabe aprovechar.

• El presupuesto firmado del evento: la fuente recomendada, ya que sus partidas coinciden con tu catálogo.
• Un archivo PDF que subir: un planning, una descripción de servicio o notas operativas.
• Un documento textual y legible: un PDF claro se lee mejor que una imagen escaneada de baja calidad.

Generar el BEO con IA

La generación se hace desde el evento, en unos clics. Este es el proceso paso a paso y lo que ocurre cada vez.

1. Abre el evento y luego la pestaña BEO. Es donde vive la hoja de función de este evento.
2. Haz clic en Importar / Rellenar con IA. El asistente te pregunta qué fuente usar.
3. Elige la fuente: el presupuesto firmado del evento o un archivo para subir.
4. La IA rellena el horario, las partidas y las notas operativas a partir de la fuente.
5. Revisa, completa los horarios y los responsables, y guarda la hoja.

Qué rellena la IA

El rellenado cubre los tres grandes bloques de una hoja de función. Cada uno sigue siendo editable tras la generación.

• El cronograma (recepción, servicio, fin): un horario tipo que adaptar a tu lugar.
• Las partidas y servicios (catering, material, espacios): tomados de la fuente.
• Las notas operativas para los equipos: instrucciones prácticas para el gran día.

Qué debes verificar y completar

El BEO rellenado es un punto de partida. Cierta información no figura en la fuente y depende de tu organización: te corresponde completarla antes de difundir la hoja.

• Los horarios: adapta el cronograma tipo a las restricciones reales de tu lugar.
• Los responsables: asigna un referente a cada partida clave.
• Las partidas: añade, quita o precisa un servicio ausente de la fuente.
• Las notas: enriquece las instrucciones propias de tu equipo y del lugar.

Cómo funciona

Cuando lanzas la importación, la IA lee la fuente designada, extrae los servicios y el contexto, y luego lo estructura todo en una hoja de función: un cronograma, partidas y notas. La hoja aparece en la pestaña BEO, lista para revisar y completar.

El BEO nunca se difunde automáticamente: permanece en el evento hasta que lo exportas o lo compartes. Así mantienes el control sobre lo que se transmite a los equipos y proveedores.

Compartir el BEO

Una vez finalizado el BEO, expórtalo en PDF para tus equipos o genera un enlace público para compartir con un proveedor externo, sin que necesite una cuenta de Joinways.

• Exportación PDF: un documento imprimible para entregar a los equipos internos.
• Enlace público: acceso en línea para un proveedor externo, sin cuenta de Joinways.

Casos particulares

• Fuente escaneada como imagen: un PDF de baja calidad es más difícil de leer; prefiere un archivo textual.
• Presupuesto modificado tras la generación: actualiza el BEO si el presupuesto cambia antes del evento.
• Sin presupuesto firmado: importa un PDF que describa el servicio, o rellena el BEO manualmente.
• Proveedor externo: comparte el enlace público en lugar de un acceso a la cuenta, que expondría otros datos.

💡 Consejo: importa el presupuesto firmado en lugar de un PDF externo cuando sea posible: las partidas ya coinciden con tu catálogo.

Buenas prácticas

• Revisa siempre los horarios: la IA sugiere un cronograma tipo que debes adaptar a tu lugar.
• Asigna un responsable a cada partida clave para el gran día.
• Actualiza el BEO si el presupuesto cambia antes del evento.
• Prioriza el presupuesto firmado como fuente: sus partidas ya están alineadas con tu catálogo.
• Revisa la hoja completa antes de exportarla o de generar el enlace público.

Solución de problemas

Problema: la importación no da nada utilizable.

Causa: la fuente es una imagen escaneada de baja calidad, difícil de leer. Solución: prefiere un presupuesto firmado o un PDF claro y con texto, y vuelve a lanzar la importación.

Problema: los horarios propuestos no encajan con mi lugar.

Causa: la IA propone un cronograma tipo, genérico. Solución: ajusta cada horario directamente en la hoja para reflejar tus restricciones reales, y guarda.

Problema: el BEO ya no refleja el presupuesto.

Causa: el presupuesto se modificó tras generar el BEO. Solución: actualiza el BEO, volviendo a lanzar la importación o corrigiendo las partidas a mano antes del evento.

Ejemplo concreto

Thomas coordina un castillo de recepciones. A una semana de una boda, importa el presupuesto firmado en el BEO. La IA genera el cronograma: cóctel a las 18h, cena a las 20h, partidas de catering y sonido. Thomas ajusta dos horarios, asigna al maître y envía el PDF a todo el equipo.

Otro ejemplo

Sophie gestiona un espacio para seminarios de empresa. El cliente envió su propio planning de jornada en PDF. Lo importa en el BEO: la IA extrae las franjas (plenaria, talleres, pausas, almuerzo) y las partidas de material. Sophie completa los responsables del lado técnico y genera un enlace público para el catering asociado, sin cuenta de Joinways.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear un BEO sin IA?

Sí, puedes rellenar el BEO manualmente, línea por línea. La IA es una ayuda, no una obligación.

¿El enlace público expone datos sensibles?

El enlace solo muestra el contenido operativo del BEO, no tus datos financieros ni tu CRM.

¿Qué fuente da el mejor resultado?

El presupuesto firmado del evento: sus partidas ya coinciden con tu catálogo, lo que limita las correcciones.

¿La IA inventa horarios?

Propone un cronograma tipo a partir de la fuente; esos horarios son sugerencias que debes verificar y adaptar a tu lugar.

¿Puedo modificar el BEO tras la generación?

Sí, todo sigue siendo editable: horarios, partidas, responsables y notas se modifican como en un BEO rellenado a mano.

¿El BEO se envía automáticamente a los equipos?

No. Permanece en el evento hasta que lo exportas en PDF o generas un enlace público.

¿Qué hago si no tengo un presupuesto firmado?

Importa un PDF que describa el servicio, o rellena la hoja manualmente, partida por partida.

Véase también

• Hoja de función (BEO)
• Acceso público a un evento