La línea « fianza por daños » en el presupuesto suele quedar en una columna estrecha. Sin cifra y sin preautorización bloqueada la noche del evento, esa línea no cobra nada.
El contrato de un espacio repite los mismos puntos de fricción, lleve cuatro páginas o cuarenta: qué se alquiló, cuándo entra el dinero, quién responde si alguien se hace daño, cuánto cuesta una silla rota, cómo se escribe un cambio de aforo, y si el cliente vio la letra pequeña antes de cerrar la fecha. Anticipo, cancelación y fuerza mayor están desarrollados en el artículo sobre las cláusulas que protegen el margen. Aquí se detienen la incorporación, la mora, la responsabilidad, los daños, la adenda y la imagen. Es una lectura práctica de las normas, no un dictamen: un abogado del sector tiene que revisar la página antes de usarla.
Sin ejemplar, no hay condiciones
La Ley 7/1998, de Condiciones Generales de la Contratación, lo dice en el artículo 5 con una sequedad útil. Las condiciones generales pasan a formar parte del contrato cuando el adherente acepta su incorporación y firman todos. Todo contrato debe hacer referencia a las condiciones incorporadas. No hay aceptación si el predisponente no informó de su existencia y no facilitó un ejemplar. El artículo 7 añade lo que no se incorpora: lo que el adherente no tuvo oportunidad real de conocer de manera completa al celebrar el contrato, y lo ilegible, ambiguo u oscuro, salvo aceptación expresa por escrito.
Un enlace en el pie de la web no es un ejemplar. Una casilla que afirma que el cliente ha leído un PDF que no se adjuntó no es una oportunidad real. La firma electrónica deja constancia de la hora del clic, pero no repara el anexo que falta.
Si el cliente es consumidor, entra además el texto refundido de la LGDCU. El artículo 82 fija el estándar de cláusula abusiva; el 83 las deja sin efecto si desequilibran al consumidor. Tres artículos salen a menudo en reclamaciones de bodas y fiestas privadas: el 85.6 (indemnización desproporcionada), el 87.2 (retener anticipos si renuncia el cliente sin reciprocidad si renuncia el espacio) y el 86.2 (excluir responsabilidad por muerte o lesiones causadas por el empresario).
Las condiciones viajan en el mismo presupuesto que el precio. Después de la firma y el anticipo, la fecha pasa a ser un evento en el calendario. Antes, es una opción.
- Informar de que existen condiciones generales, por escrito, antes de reservar la fecha.
- Entregar un ejemplar (PDF adjunto o cuerpo del propio presupuesto), no un hipervínculo huérfano.
- Hacer firmar la incorporación, o una casilla que apunte a un archivo que sí se abre.
- Dejar en el expediente quién explicó anulación, extra de hora y fianza.
El dinero: anticipo breve, mora larga
En los espacios que acompañamos, el anticipo a la firma ronda el 30 % del presupuesto estimado, a veces el 50 % en una boda o un sábado que no se realquila tarde. El saldo, antes del evento, entre D-30 y D-7, nunca después si el cliente es un particular. Qué vale un anticipo «no reembolsable», la escala de cancelación y la fuerza mayor están en el artículo hermano. Aquí basta una línea: nombre el anticipo, feche el saldo, exija aviso escrito, liste los eventos de fuerza mayor.
La mora sí tiene ley propia. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en operaciones comerciales se aplica a los pagos entre empresas. El artículo 4 fija, a falta de pacto, treinta días naturales tras la prestación, y prohíbe pactar más de sesenta. El artículo 5 hace nacer los intereses de demora automáticamente, sin aviso ni intimación. El artículo 7, a falta de pacto, toma el tipo del BCE más ocho puntos. El artículo 8 añade 40 euros de costes de cobro, siempre, sin petición expresa, más los costes acreditados que superen esa cifra.
El artículo 9 anula las cláusulas que excluyan esos intereses o esa indemnización, y las que fijen un tipo abusivo. Escriba el tipo contractual o escriba que rige la ley. El «10 % anual» copiado de un contrato viejo no es una fuente.
| Pieza | Qué dice la ley | Qué escribir en el contrato |
|---|---|---|
| Plazo | 30 días si no hay pacto; máximo 60 entre empresas | La fecha exacta del saldo, antes del evento |
| Intereses | Automáticos; BCE + 8 puntos si no hay pacto | El tipo pactado, o la remisión a la ley |
| Costes de cobro | 40 € por factura, más el exceso justificado | La mención, también en la factura |
| Cláusulas nulas | Excluir intereses o la indemnización; tipo abusivo | No firmar un pacto que los borre |
El evento no se celebra si el saldo no está pagado en la fecha. Luego hay que cumplirlo. Si no, el cliente aprende a saltarse la línea.
Quién responde y quién repara la silla
El seguro de responsabilidad del espacio cubre el edificio y a su equipo. El del organizador cubre a los invitados y a los proveedores que él trae. Ese reparto no sirve si el certificado llega al día siguiente. Pídalo por escrito, con fecha límite anterior al evento, y nombre las coberturas. No invente un suelo de cinco millones porque lo leyó en un blog. Pregunte a su corredor qué exige una sala de su tamaño. Escriba esa cifra.
Si el cliente trae catering, DJ o florista, garantiza que cada uno tiene su propio seguro y mostrará certificado. Usted no los eligió. La cláusula lo dice.
Los daños necesitan un mecanismo. Una preautorización o una transferencia, en una cifra escrita. Inventario a la entrada y a la salida, con fotos. Fecha de liberación. Sin inventario, la cláusula no sirve de nada. El extra de hora va en el mismo bloque: hora de fin, tarifa por tramo empezado (un ejemplo, no una norma: unos cientos de euros más IVA en una sala mediana), quién puede autorizarlo in situ. Y con el mismo tamaño de letra que el menú.
La adenda, el aforo y la foto del brindis
Un aforo que salta de 120 a 180 la víspera ya no es un ajuste, sino otro evento. Cada cambio, por adenda escrita y firmada. Fecha tope para el aforo definitivo (D-7 a D-10 se ve a menudo: cocina y personal lo necesitan). Se factura el mayor entre el mínimo garantizado y el real. Ausentes, al precio pactado.
Los extras de la noche piden un contacto nombrado y un sí por escrito antes de abrir la caja. Vale un correo o un mensaje, si se conserva; sin ese sí por escrito, no hay extra.
Un único cambio de fecha, pedido por escrito, con un suelo de preaviso, sigue siendo útil. El segundo, o el tardío, sigue la escala del artículo del anticipo. Un aplazamiento sin techo bloquea la sala y no cobra.
La Ley Orgánica 1/1982 protege el derecho a la propia imagen. El artículo 7.5 considera intromisión ilegítima captar, reproducir o publicar la imagen de una persona, salvo los casos del artículo 8. El 7.6 prohíbe usar nombre, voz o imagen para fines publicitarios o comerciales sin encaje legal. El artículo 2 exige consentimiento expreso, revocable, con indemnización si la revocación causa daño. El de menores lo da, por escrito, el representante legal cuando el menor no puede prestarlo.
Una cláusula que autoriza al espacio a publicar cualquier cara y cualquier logo, en cualquier canal, sin plazo, no es ese consentimiento. No vincula al invitado que no firmó. Escriba la práctica: planos generales, sin rostros aislados reconocibles sin autorización aparte, sin logos del cliente sin su acuerdo, derecho a oponerse por escrito antes de la fecha. Si el cliente usa su marca o sus fotos en publicidad propia, necesita su visto bueno por escrito.
Una línea breve de confidencialidad sobre listas e intervenciones cierra el paquete. Los equipos jurídicos la piden. El personal necesita saber qué no se cuenta.
Dos dudas que llegan al correo
- ¿Basta el enlace a las condiciones en la web?
- No, si quiere incorporarlas. La Ley 7/1998 exige informar de su existencia y facilitar un ejemplar; si el adherente no tuvo oportunidad real de conocerlas por completo, no se incorporan. El enlace del pie es un anuncio, no un ejemplar. Adjunte el PDF al presupuesto o incluya el texto, y haga firmar la incorporación.
- ¿Puedo retener el anticipo si cancelo yo el evento?
- Frente a un consumidor, el artículo 87.2 de la LGDCU considera abusiva la retención de cantidades si el consumidor renuncia, cuando no hay una indemnización equivalente si renuncia el empresario. Si el espacio anula fuera de fuerza mayor, devolver e indemnizar en espejo no es cortesía: es la lectura prudente de ese artículo. Frente a una empresa el margen es otro, y aun así un abogado debe ver la redacción.
