Procesar una solicitud

Traiter une demande

Quand une nouvelle demande arrive dans la section Demandes, vous devez la qualifier puis décider de l'accepter (créer un événement) ou de la rejeter. Voici le processus étape par étape.

1. Ouvrir et consulter la demande

Dans la barre latérale, cliquez sur Demandes. Sélectionnez une demande dans la liste à gauche. Le panneau de droite affiche :

• Le message original (email, DM Instagram ou WhatsApp).
• Les informations extraites par l'IA : nom, email, date, nombre d'invités, type d'événement, budget.
• La source et la date de réception.
• Un résumé IA du contenu.

2. Vérifier et corriger les informations

Tous les champs extraits par l'IA sont modifiables. Cliquez sur un champ pour le corriger si nécessaire. Les valeurs corrigées seront reprises si vous créez un événement.

3. Créer un événement

1. Cliquez sur Valider.
2. Le formulaire de création d'événement s'ouvre, pré-rempli avec les données de la demande.
3. Ajustez le lieu, l'espace, les dates et le statut si nécessaire.
4. Cliquez sur Créer.

Vous êtes redirigé vers la fiche événement. Vous pouvez ensuite créer un devis, envoyer des emails et gérer les tâches.

4. Rejeter une demande

Si la demande ne correspond pas à votre activité (spam, newsletter, hors cible), cliquez sur Rejeter. La demande passe dans l'onglet « Rejetés » et n'apparaît plus dans la liste principale.

Critères de qualification

Toutes les demandes ne se valent pas. Pour prioriser efficacement, évaluez chaque demande selon trois critères : la date de l'événement (urgence), le nombre de participants (valeur potentielle) et la disponibilité de vos espaces. Traitez en priorité les demandes à forte valeur dont la date est proche.

• Demande qualifiée — le client a indiqué une date, un type d'événement et un nombre de participants. Vous pouvez passer directement au devis.
• Demande à qualifier — il manque des informations essentielles. Répondez rapidement avec des questions ciblées pour compléter la demande.
• Demande non pertinente — l'événement ne correspond pas à votre offre (capacité, type, budget). Répondez poliment et archivez.

Temps de réponse

Dans l'événementiel, la rapidité de réponse est un avantage concurrentiel majeur. Les études montrent qu'un temps de réponse inférieur à 2 heures augmente le taux de conversion de 40 %. Joinways vous aide en centralisant toutes les demandes et en vous notifiant dès qu'une nouvelle arrive.

💡 Créez des modèles de réponse pour les demandes types (mariage, séminaire, anniversaire) afin de répondre en moins de 5 minutes.

Puis-je automatiser la réponse initiale ?

Joinways peut vous notifier instantanément par email ou push. Pour une réponse automatique, vous pouvez configurer un message d'accusé de réception dans les paramètres d'automatisation.

Bonnes pratiques

Traitez les demandes dans les 24 heures suivant leur réception. Des temps de réponse rapides améliorent la satisfaction client et augmentent significativement les taux de conversion. Assignez un membre de l'équipe à chaque demande immédiatement pour assurer le suivi.

💡 Utilisez la vue pipeline pour repérer rapidement les demandes qui nécessitent votre attention et prioriser votre flux de travail quotidien.

Dépannage

Une demande bloquée dans une étape du pipeline ?

Vérifiez que tous les champs obligatoires sont remplis et que l'événement a le bon statut. Vous pouvez déplacer manuellement la demande vers l'étape suivante si les transitions automatiques ne s'appliquent pas.

Impossible de trouver une demande ?

Utilisez la barre de recherche ou vérifiez vos filtres actifs. Les demandes peuvent être filtrées par statut, lieu ou plage de dates. Supprimez tous les filtres pour voir la liste complète.

FAQ

Suis-je notifié des nouvelles demandes ?

Oui, si vous avez activé les notifications. Vous pouvez aussi utiliser les filtres de la section Demandes pour trier par date, source ou lieu.

Puis-je créer plusieurs événements depuis une même demande ?

Non, une demande est liée à un seul événement.

Puis-je réassigner une demande à un autre membre ?

Oui. Ouvrez la demande, changez le membre assigné et sauvegardez. Le nouveau responsable reçoit automatiquement une notification.

Voir aussi

• Comprendre les Demandes
• Créer un événement
• Emails liés à un événement