Procesar una solicitud entrante

Una solicitud que llega a Solicitudes todavía no es más que un mensaje en bruto: la IA ya ha extraído lo esencial, pero eres tú quien decide convertirla en un expediente o descartarla. Una solicitud solo vale si la gestionas rápido y bien. El gesto diario tiene tres tiempos: abrir, comprobar lo que la IA ha entendido y decidir: convertir, vincular o descartar.

Procesar una solicitud no consiste en volver a teclear datos: la IA ya ha hecho ese trabajo. Tu papel es comprobar, corregir si hace falta y luego encaminar la solicitud hacia el siguiente paso correcto. Esta página detalla cada campo, cómo corregir a la IA, cómo evitar duplicados y cuándo descartar.

Lo que aprenderás

• Revisar e interpretar la información extraída por la IA, campo por campo
• Corregir una extracción inexacta
• Convertir una solicitud en evento
• Vincular para evitar duplicados, o descartar según el caso

Revisar la extracción, campo por campo

Cuando abres una solicitud, los campos detectados aparecen junto al mensaje original. Esta comparación lado a lado te permite comprobar de un vistazo: cada campo extraído debe corresponder a lo que el mensaje dice realmente.

• Fecha: la fecha o el periodo deseado. Es el campo más sensible porque condiciona la disponibilidad; presta especial atención a las formulaciones vagas («en junio», «el próximo fin de semana»).
• Presupuesto: el importe mencionado. Cuidado con la confusión con IVA / sin IVA y con los presupuestos expresados «por persona» en lugar de en total.
• PAX (número de invitados): el número de personas previstas. Determina el espacio adecuado; un «unos cincuenta» debe confirmarse antes de comprometer un espacio concreto.

El mensaje original permanece siempre visible: ante la duda sobre un campo, vuelve a leer la frase correspondiente en lugar de fiarte solo del resumen.

Referencia: los campos y sus trampas

Más allá de los tres campos clave, una solicitud detectada puede traer otra información útil. Aquí tienes un resumen de los campos que la IA intenta extraer, con lo que debes vigilar en cada uno.

• Tipo de evento: boda, cumpleaños, seminario, cóctel… Orienta el espacio y el presupuesto; comprueba cuando el mensaje sea genérico («una fiesta»).
• Contacto: nombre, correo o teléfono del prospecto, recogido automáticamente al convertir o vincular.
• Empresa: si el mensaje viene de una empresa, ayuda a reconocer un cliente recurrente y a evitar duplicados.
• Canal: el origen del mensaje (correo, Instagram, formulario…). Útil para detectar que un mismo prospecto te escribe por varias vías.
• Espacio previsto: cuando el prospecto menciona una sala concreta, la IA la propone; confírmala con el PAX antes de comprometerla.

Un campo que la IA deja vacío no es un error: simplemente indica que el mensaje no contenía esa información. A ti te toca completarlo mediante un intercambio con el prospecto.

Corregir a la IA

Si la IA leyó mal una fecha o confundió un presupuesto con IVA y sin IVA, corrige el campo directamente — tu corrección se conserva para ese expediente. Corregir no solo sirve en el momento: cada corrección actúa como una señal para fiabilizar las extracciones siguientes en mensajes similares.

1. Abre la solicitud en Solicitudes.
2. Lee el mensaje original y los campos extraídos (fecha, presupuesto, PAX).
3. Corrige lo que sea inexacto: el campo se actualiza de inmediato.
4. Elige: Crear evento, vincular a un expediente/contacto existente o descartar.

💡 Consejo: ante la duda, fíjate en los campos extraídos (fecha, presupuesto, PAX) para decidir qué gestionar primero.

Las tres decisiones

Una vez verificada la extracción, cada solicitud acaba en una de estas tres salidas. Elegir la correcta evita a la vez perder una oportunidad y desordenar tus expedientes.

• Convertir: la solicitud se convierte en un evento a seguir. Todo se traslada (contacto, fecha, espacio previsto) y llegas a un expediente ya estructurado, listo para trabajar.
• Vincular: enlaza la solicitud a un contacto o evento existente. Es el buen reflejo en cuanto un prospecto ya te ha escrito, porque evita duplicados y mantiene un historial único.
• Descartar: spam o fuera de tema, mantén Solicitudes limpia. La solicitud sale de la cola activa sin crear un expediente inútil.

Estas tres decisiones no son tan definitivas como para atraparte: una solicitud descartada puede recuperarse con los filtros y volver a convertirse, y un vínculo erróneo se corrige abriendo el expediente correcto. Pero apunta bien a la primera para mantener tus expedientes limpios.

Gestionar los duplicados

El duplicado es la trampa más común: un prospecto escribe por correo y luego insiste por Instagram, y acabas con dos expedientes para el mismo evento. El reflejo es simple: antes de convertir, pregúntate si ese contacto o ese evento ya existe. Si es así, vincula en lugar de crear. Así conservas un solo hilo de conversación y un historial completo.

Para detectar un duplicado de un vistazo, fíjate primero en el correo y el nombre del contacto: son las señales más fiables, porque el mismo prospecto suele mantener la misma dirección entre canales. En su defecto, cruza la fecha y el tipo de evento: dos solicitudes con la misma fecha, el mismo tipo y la misma empresa casi siempre apuntan a un único expediente.

Cuándo descartar

Descarta sin dudar lo que claramente no es una solicitud de evento: prospección comercial, newsletter, pregunta administrativa, mensaje personal. Mantener Solicitudes limpia te permite concentrarte en las oportunidades reales. Eso sí, no confundas «a descartar» con «incompleto»: una solicitud real pero confusa se trabaja (insiste con el prospecto), no se descarta.

Casos particulares

Solicitud sin fecha: no conviertas a ciegas. Responde primero para obtener una fecha y convierte una vez completado el campo — sin fecha es imposible comprobar la disponibilidad.

Varias fechas posibles: si el prospecto duda entre dos fechas, quédate con la que prefiere y anota la alternativa; ajustarás el expediente después.

Solicitud agrupada: un mensaje que menciona dos eventos distintos (una boda y un brunch al día siguiente) puede justificar dos expedientes. Convierte el principal y luego crea o vincula el segundo según tu organización.

Solicitud en un idioma extranjero: la IA extrae los campos aunque el mensaje no esté en tu idioma. Aún así, verifica la fecha y el presupuesto, porque los formatos (día/mes, moneda) pueden confundir de un idioma a otro.

Solicitud que rebota sobre un expediente antiguo: un cliente vuelve un año después para un nuevo evento. Vincula al contacto existente para conservar el historial, pero crea un nuevo evento — un mismo contacto puede tener varios eventos a lo largo del tiempo.

Mensaje sin información utilizable: un simple «Hola, ¿tienen disponibilidad?» sin fecha ni PAX no es algo que descartar. Responde para cualificarlo y convierte una vez que los campos esenciales estén presentes.

Buenas prácticas

• Gestiona primero las solicitudes más completas y urgentes (fecha próxima, presupuesto claro).
• Responde rápido: la rapidez marca la diferencia, porque el primero en responder suele ganar.
• Corrige las extracciones para fiabilizar la IA: un campo corregido hoy es una extracción más precisa mañana.
• Vincula en lugar de recrear en cuanto un contacto o un evento ya existe.
• Verifica siempre la fecha antes de convertir: es el campo que desbloquea la comprobación de disponibilidad.
• Vacía Solicitudes con regularidad: una solicitud que se queda parada pierde valor, porque el prospecto suele contactar con varios locales en paralelo.
• Anota lo que la IA no pudo adivinar (preferencias, restricciones) directamente en el expediente tras la conversión, para que nada del intercambio se pierda.

Solución de problemas

¿Un campo extraído es incorrecto? Causa: una formulación ambigua en el mensaje (una fecha relativa, un presupuesto por persona). Solución: corrige el campo a mano; la corrección se conserva y mejora las próximas extracciones.

¿Has creado un duplicado? Causa: la solicitud se convirtió aunque ya existía un expediente. Solución: en adelante, vincula la nueva solicitud al expediente existente en lugar de crear un segundo.

¿No puedes convertir una solicitud? Causa frecuente: un campo obligatorio (la fecha) está vacío. Solución: completa el campo que falta y vuelve a intentar la conversión.

¿La solicitud ya no aparece en la cola? Causa: probablemente fue convertida, vinculada o descartada. Solución: usa los filtros de Solicitudes para mostrarla de nuevo; nada se elimina, todo sigue siendo consultable.

Ejemplo concreto

Llega una solicitud por Instagram: «cumpleaños 40, 50 personas, junio». El organizador abre la solicitud: la IA ha detectado bien el tipo de evento y las 50 personas, pero el presupuesto está vacío y la fecha sigue siendo vaga. Completa el presupuesto tras un intercambio rápido, concreta una fecha en junio, comprueba que no exista ya un expediente para este contacto y convierte en evento — todo en 30 segundos. El expediente llega ya estructurado, listo para un presupuesto.

Otro ejemplo

Llega un correo de un cliente existente: «Querríamos repetir nuestro seminario anual, 80 personas, primera quincena de septiembre, presupuesto en torno a 12.000 € sin IVA». La IA detecta la empresa, los 80 PAX y el presupuesto, pero propone como fecha el 1 de septiembre cuando el mensaje dice «primera quincena». El organizador corrige la fecha a un periodo, observa que la empresa ya está en la base con un evento el año pasado y vincula el contacto para conservar el historial. En lugar de descartar o recrear, crea un nuevo evento enlazado al mismo contacto, con el espacio usado el año anterior preseleccionado. Resultado: ningún duplicado, un historial comercial continuo y un expediente listo para duplicar el presupuesto del año pasado.

Preguntas frecuentes

¿Descarté una solicitud por error?

Encuéntrala con los filtros de Solicitudes y vuelve a convertirla: descartar no elimina el mensaje, solo lo saca de la cola activa.

¿Debo verificar todo antes de convertir?

Como mínimo la fecha, el presupuesto y el PAX: son los campos que estructuran el expediente. El resto se completa después en el evento.

¿Se conservan mis correcciones?

Sí: la corrección queda asociada al expediente y también ayuda a fiabilizar las extracciones futuras.

¿Qué diferencia hay entre vincular y convertir?

Convertir crea un nuevo evento; vincular enlaza la solicitud a un contacto o evento que ya existe, para evitar duplicados.

¿Qué hago con una solicitud sin presupuesto?

Puedes convertir sin presupuesto si la fecha y el PAX están; completa el presupuesto más tarde, tras un intercambio con el prospecto.

¿Puedo procesar varias solicitudes del mismo prospecto a la vez?

Vincúlalas al mismo contacto para que compartan historial. Si es el mismo evento, mantén un único expediente; si son eventos distintos, crea un expediente por evento, todos enlazados al mismo contacto.

¿Puede la IA convertir automáticamente en mi lugar?

No: la IA extrae y prepara, pero la decisión de convertir, vincular o descartar sigue siendo tuya. Es este control humano el que garantiza expedientes fiables y un historial limpio.

¿Qué pasa con el mensaje original tras la conversión?

Permanece asociado al expediente del evento: conservas acceso a las palabras exactas del prospecto, valioso para captar una preferencia o resolver una ambigüedad más adelante.

Ver también

• Entender Solicitudes unificadas
• Entender la puntuación IA
• Crear un evento