Informes y rendimiento

Informes y rendimiento

La sección Informes te ofrece una visión global de tu negocio: solicitudes recibidas, pipeline de eventos, ingresos y rendimiento por venue o miembro del equipo. Tres pestañas estructuran los datos y, en conjunto, cuentan la historia completa de un evento, desde la solicitud inicial hasta los ingresos realmente obtenidos.

Este artículo describe cada vista, cada KPI y cada filtro del dashboard. El objetivo no es solo mostrarte dónde hacer clic, sino explicarte cómo se calcula cada cifra para que puedas interpretarla con confianza y convertirla en decisiones concretas.

Requisitos

Los dashboards están disponibles en todos los planes. Los informes personalizados más avanzados corresponden a los planes Pro y Enterprise. Para obtener cifras significativas debes haber introducido ya solicitudes, eventos y presupuestos en Joinways: un espacio vacío no muestra ninguna tendencia.

También necesitas acceso a la sección Informes. Los miembros del equipo ven los datos según sus permisos, y cuanto más correctamente estén cumplimentados tus venues y responsables de evento, más fiables serán los desgloses por venue y por responsable.

Lo que aprenderás

Aprenderás a acceder al dashboard, a distinguir las vistas Solicitudes, Comercial y Contable, a leer cada KPI y gráfico, a usar los filtros de período, venue y responsable, y luego a convertir esas cifras en acción: ajustar tus precios, tu tiempo de respuesta y tus campañas de marketing.

Acceder a los informes

En la barra lateral, haz clic en Informes. Llegarás al dashboard con un selector de período en la parte superior. Este selector, junto con los filtros de venue y responsable, se aplica a todas las pestañas: cambiar el período recalcula al instante todos los indicadores mostrados.

En la práctica:

1. Abre Informes desde la barra lateral; el dashboard se carga en la primera pestaña.
2. Elige un período en la parte superior; todos los KPIs y gráficos se recalculan.
3. Cambia entre las pestañas Solicitudes, Comercial y Contable según la pregunta que tengas.

Vista Solicitudes

Esta vista analiza tus solicitudes entrantes. Responde a la pregunta «¿cuántas solicitudes recibimos, de dónde vienen y cuántas se concretan?». Es el punto de partida de todo tu embudo comercial.

1. Consulta los KPIs en la parte superior para el volumen y la calidad de las solicitudes del período.
2. Lee el gráfico mensual apilado para ver la evolución en el tiempo.
3. Revisa los desgloses por fuente y por venue para identificar tus mejores canales.

Elementos mostrados en esta vista:

• KPIs: solicitudes recibidas, validadas, rechazadas, pendientes, tasa de conversión.
• Gráfico mensual apilado (validadas / pendientes / rechazadas).
• Desglose por fuente (email, Instagram, WhatsApp, formulario).
• Desglose por venue.

Vista Comercial

Esta vista analiza tu pipeline por fecha de confirmación. Es decir, un ingreso se vincula al mes en que se firmó el negocio, lo que la convierte en la herramienta ideal para dirigir el rendimiento comercial y medir el esfuerzo de venta de un período.

1. Lee el gráfico de ingresos mensuales para seguir el importe firmado en el período.
2. Compara los eventos confirmados con el pipeline para estimar el potencial restante.
3. Analiza las métricas por venue y responsable para detectar a tus mejores performers.

Elementos mostrados en esta vista:

• Ingresos mensuales (gráfico combinado: área + línea).
• Eventos confirmados y pipeline.
• Presupuestos enviados, aceptados, en curso, perdidos.
• Ciclo de venta promedio.
• Métricas por venue y responsable de evento.

Vista Contable

Misma estructura que la vista Comercial, pero los datos se organizan por fecha de evento (en lugar de fecha de confirmación). Es la vista adecuada para la conciliación contable: vincula el ingreso al mes en que el evento realmente tiene lugar, lo que coincide con la lógica de facturación.

La diferencia es esencial: un evento firmado en enero para una recepción en junio aparece en enero en la vista Comercial y en junio en la vista Contable. Elige la vista según si diriges el esfuerzo de venta o reconoces el ingreso.

Filtros

Todas las vistas comparten los mismos filtros. Combinarlos te permite aislar exactamente la porción de actividad que te interesa, por ejemplo un solo venue en el último trimestre para un comercial concreto.

• Período: últimos 6 meses, último mes, trimestre, año, personalizado.
• Venue.
• Responsable del evento.

Referencia de indicadores

Esta sección recapitula cada indicador, vista y filtro del dashboard con una definición de una línea que explica en términos sencillos lo que representa.

• Solicitudes recibidas — número total de solicitudes que entraron en el período seleccionado.
• Validadas — solicitudes cualificadas y conservadas como oportunidades reales.
• Rechazadas — solicitudes descartadas (fuera de objetivo, fecha no disponible, etc.).
• Pendientes — solicitudes aún por tratar, ni validadas ni rechazadas.
• Tasa de conversión — proporción de solicitudes que se concretan, indicador clave de la eficacia comercial.
• Gráfico mensual apilado — barras por mes que apilan validadas, pendientes y rechazadas.
• Desglose por fuente — volumen de solicitudes por canal: email, Instagram, WhatsApp, formulario.
• Desglose por venue — volumen de solicitudes atribuido a cada venue.
• Ingresos mensuales — ingresos por mes, mostrados en un gráfico combinado área + línea.
• Eventos confirmados y pipeline — negocios ganados frente a negocios aún en curso.
• Presupuestos enviados, aceptados, en curso, perdidos — distribución de los presupuestos por estado en el embudo.
• Ciclo de venta promedio — tiempo medio entre la solicitud y la confirmación.
• Métricas por venue / responsable — ingresos y actividad desglosados por venue y responsable de evento.
• Filtro Período — restringe todos los cálculos a 6 meses, 1 mes, trimestre, año o un rango personalizado.
• Filtro Venue / Responsable — limita la visualización a un solo venue o un solo responsable.

Cómo funciona

El dashboard agrega en tiempo real tus solicitudes, eventos y presupuestos según el período y los filtros elegidos. La vista Solicitudes cuenta las solicitudes por estado, la vista Comercial vincula el ingreso a la fecha de confirmación, y la vista Contable lo vincula a la fecha de evento.

Los ingresos mostrados se basan en presupuestos firmados. Cuando un presupuesto se firma, su importe alimenta los ingresos; si el importe cambia después, una nueva versión del presupuesto actualiza las cifras. Cambiar un filtro recalcula todo sin recargar la página.

Interpretar tus informes

Los informes solo son útiles si los conviertes en acciones concretas. Acostúmbrate a analizar tus indicadores al menos una vez al mes y compara los resultados con el período anterior o el año pasado.

• Tasa de conversión de solicitudes — si esta tasa baja, analiza las razones: precios demasiado altos, tiempo de respuesta demasiado lento u oferta inadecuada.
• Ingresos por tipo de evento — identifica tus eventos más rentables y concentra tus esfuerzos de marketing en estas categorías.
• Estacionalidad — compara mes a mes para anticipar períodos bajos y ajustar tus promociones.

Acciones recomendadas por métrica

Así es como convertir datos en decisiones. Si tu ingreso promedio por evento se estanca, ofrece opciones premium en tus presupuestos. Si tu tasa de conversión baja, reduce tu tiempo de respuesta a solicitudes. Si un tipo de evento está subrepresentado, lanza una campaña enfocada.

Casos particulares

Por defecto, los informes incluyen todos los eventos, incluidos los cancelados. Usa filtros para excluir eventos cancelados y obtener una visión más precisa de tu actividad real. Un presupuesto firmado y luego modificado requiere una nueva versión para que los ingresos reflejen el importe correcto.

Un mismo evento no aparece en el mismo mes según la vista: la vista Comercial lo fecha en la firma, la vista Contable en la fecha de evento. En un espacio reciente, algunas tendencias mensuales serán parciales hasta que tengas varios meses de historial.

💡 Comparte un resumen mensual de los informes con tu equipo para alinear objetivos y celebrar los logros.

Buenas prácticas

Revise su panel de informes semanalmente para detectar tendencias en volumen de leads, tasas de conversión e ingresos. Las decisiones basadas en datos le ayudan a optimizar precios, esfuerzos de marketing y capacidad del equipo.

• Compara siempre un período con el anterior, o con el mismo período del año pasado, en lugar de una cifra aislada.
• Usa la vista Comercial para dirigir la venta y la vista Contable para la conciliación financiera.
• Mantén tus venues y responsables de evento al día para que los desgloses sigan siendo fiables.

💡 Comparta métricas clave con su equipo durante las reuniones semanales. La transparencia sobre el rendimiento mantiene a todos alineados con los objetivos.

Solución de problemas

Mis cifras de ingresos parecen incorrectas.

Causa: los ingresos se basan en presupuestos firmados; un importe modificado tras la firma, o un filtro de venue incorrecto, distorsiona el total. Solución: crea una nueva versión del presupuesto con el importe actualizado y verifica que el filtro de venue correcto esté aplicado.

El mismo evento aparece en dos meses diferentes.

Causa: la vista Comercial fecha en la confirmación y la vista Contable en la fecha de evento. Solución: no es un error; elige la vista que corresponda a tu necesidad (esfuerzo de venta o reconocimiento de ingreso).

Eventos cancelados inflan mis cifras.

Causa: por defecto, los informes incluyen todos los eventos. Solución: aplica los filtros para excluir los eventos cancelados y recuperar una visión de la actividad real.

Ejemplo concreto

Un venue de recepción constata que su tasa de conversión cayó este trimestre. Al filtrar la vista Solicitudes por venue, el gerente ve que las solicitudes de WhatsApp permanecen mucho tiempo «pendientes». Reduce su tiempo de respuesta en ese canal y, al mes siguiente, la tasa de conversión se recupera claramente.

Otro ejemplo

Para cerrar su año, una responsable compara la vista Comercial y la vista Contable. La vista Comercial muestra un alto volumen firmado en diciembre, pero la vista Contable reparte ese ingreso en los meses de evento del año siguiente: así ajusta sus previsiones de tesorería en consecuencia.

FAQ

¿Los dashboards están disponibles en todos los planes?

Sí, los dashboards están incluidos en todos los planes. Los informes personalizados más avanzados están reservados a los planes Pro y Enterprise.

¿Puedo exportar los informes como PDF?

Los datos de los informes se pueden exportar en formato CSV para procesarlos en una hoja de cálculo. Para formato PDF, exporta como CSV y luego convierte, o haz una captura de pantalla del dashboard.

¿Los informes incluyen eventos cancelados?

Por defecto, los informes incluyen todos los eventos. Usa filtros para excluir eventos cancelados y obtener una visión más precisa de tu actividad real.

¿Puedo exportar los informes?

Los datos de los informes (y los datos individuales: eventos, empresas, personas) se pueden exportar en formato CSV, ya sea mediante el botón de exportación en la página de informes o desde Configuración > Import/Export. La exportación de los gráficos como imágenes aún no está disponible.

¿Hasta cuándo se remontan los datos históricos?

Los informes muestran datos desde la creación de tu workspace. No hay límite de tiempo en los datos históricos — todos tus eventos, solicitudes e ingresos están siempre disponibles.

¿Puedo exportar datos de informes?

Sí. Use el botón de exportación en la página de informes para descargar datos como CSV para un análisis más detallado en herramientas como Excel o Google Sheets.

¿Qué vista debo usar para la contabilidad?

La vista Contable, que organiza los datos por fecha de evento, es la más adecuada para la conciliación contable.

Véase también

• Presupuesto e ingresos por evento
• Import / Export
• Comprender las Solicitudes