Entender Solicitudes unificadas

Solicitudes es el punto de entrada de toda tu actividad comercial: es la pantalla en la que aterriza cada mensaje que puede convertirse en un evento, sea cual sea el canal por el que el prospecto te escribió. En lugar de vigilar el correo por un lado, los MD de Instagram por otro y WhatsApp en otro sitio, miras un solo flujo que la IA ya ha ordenado y precalificado.

La idea central es la de un embudo único. Una oportunidad nunca se pierde tan fácilmente como cuando está dispersa entre varias aplicaciones, donde nadie sabe quién debe responder. Al reunir todos los canales en un mismo lugar, Solicitudes garantiza que ninguna solicitud quede sin respuesta simplemente porque llegó por un canal que consultas poco.

Lo que aprenderás

• Entender cómo llegan las solicitudes desde todos tus canales y se califican automáticamente
• Leer e interpretar los datos extraídos por la IA
• Filtrar el flujo y priorizar las solicitudes más prometedoras
• Procesar una solicitud: convertirla, adjuntarla a un expediente existente o descartarla

El principio: un embudo único

Cada prospecto elige su propio canal: unos envían un correo detallado, otros un mensaje de Instagram de dos líneas, otros un audio convertido en texto en WhatsApp. Sin una herramienta central, esos mensajes viven en bandejas separadas y acaban contradiciéndose o perdiéndose. El espacio Solicitudes unificado los reúne en una sola cola, ordenada por fecha de llegada, donde cada entrada indica de qué canal procede.

En la práctica, ves el mensaje original a la izquierda y, a la derecha, lo que la IA ha entendido. Ya no copias una fecha de un correo a otra herramienta: la información ya está estructurada, lista para convertirse en un expediente.

Los canales centralizados

Cuatro canales alimentan Solicitudes. Cada uno se conecta una sola vez y luego muestra automáticamente sus nuevos mensajes.

• Correo (Gmail, Outlook): la mayoría de las solicitudes. Suele ser el canal más completo, porque el prospecto se toma el tiempo de escribir fecha, presupuesto y número de invitados.
• Instagram: los mensajes directos de tu cuenta profesional. Aquí las solicitudes son más cortas e informales, pero a menudo de alto potencial.
• WhatsApp Business: las conversaciones entrantes. Práctico para intercambios rápidos, sobre todo en solicitudes de última hora.
• Formulario web: las solicitudes desde tu formulario integrado. Como los campos ya están estructurados, la extracción es la más fiable aquí.

Sea cual sea el canal, la solicitud llega al mismo lugar y sigue el mismo recorrido. Siempre respondes desde Solicitudes, lo que te evita volver manualmente a Instagram o WhatsApp para cerrar la conversación.

Lo que la IA hace por ti

En cada mensaje entrante, la IA realiza una primera tarea de clasificación para ahorrarte tiempo. Empieza por detectar si se trata realmente de una solicitud de evento o de un mensaje sin relación (newsletter, prospección comercial, pregunta administrativa). Si es una solicitud, extrae los datos clave:

• Tipo de evento y fecha(s) deseada(s) — lo que permite comprobar la disponibilidad de inmediato.
• Número de invitados y presupuesto mencionado — los dos criterios que determinan el espacio adecuado y la seriedad del proyecto.
• Datos de contacto — nombre, correo, teléfono, para vincular la solicitud a la persona correcta.

Entre bastidores, la IA también evalúa la calidad de cada solicitud. Esa valoración sirve para automatizar la calificación — hacer aflorar las oportunidades más sólidas — y, según tus ajustes, para generar un presupuesto sin ningún paso manual.

Lo que ves en pantalla es, por tanto, un resumen fiel colocado junto al texto original. Siempre conservas la posibilidad de comprobarlo todo: la IA propone, tú decides.

Referencia: canales, estados y filtros

Para orientarte en la cola, aquí tienes un resumen de los elementos que encuentras en cada solicitud.

Los estados de una solicitud

• Por tratar: la solicitud aún no se ha procesado; es el estado a vaciar primero cada día.
• Una vez convertida la solicitud en un evento, sale de la cola activa pero sigue siendo consultable.
• Una solicitud también puede vincularse a un expediente o contacto existente.
• Declinado: la solicitud se ha sacado de la cola sin crear un expediente; sigue siendo localizable mediante los filtros.

Filtrar la cola

• Por estado: mostrar solo las solicitudes por tratar, o al contrario revisar una que ya declinaste.
• Por canal: agrupar todas las conversaciones de un mismo canal, por ejemplo tus MD de Instagram.

Cada solicitud muestra además su canal de origen y su fecha de llegada, dos pistas útiles para decidir qué gestionar primero.

Filtrar y priorizar el flujo

Cuando el volumen crece, la clasificación se vuelve esencial. Los filtros te permiten limitar la vista por estado — para ver solo las solicitudes aún sin procesar, por ejemplo — o por canal, para agrupar todas tus conversaciones de Instagram.

1. Abre Solicitudes: la cola muestra las solicitudes más recientes arriba, con su estado y su canal.
2. Aplica un filtro para aislar lo que importa ahora — por ejemplo, solicitudes por tratar con fecha próxima.
3. Procesa las solicitudes una a una: cada acción actualiza el estado y la entrada sale de la lista de mensajes por tratar.

Procesar una solicitud

Procesar una solicitud consiste en decidir su destino una vez verificada la extracción. Hay tres salidas posibles, y cada una hace avanzar el expediente de forma limpia.

1. Abre la solicitud para ver el mensaje original y los campos extraídos uno al lado del otro.
2. Corrige si hace falta (fecha, presupuesto, número de invitados): tu corrección se conserva.
3. Elige la acción: Crear evento traslada todos los datos a un nuevo expediente; adjuntar a un expediente existente completa una oportunidad ya abierta; descartar archiva el mensaje sin crear nada.

Cómo funciona

La secuencia es siempre la misma: un mensaje llega por un canal conectado, la IA lo detecta y lo extrae, la solicitud aparece en Solicitudes con su resumen, tú verificas y luego decides. Tus correcciones no se desperdician: actúan como una señal para fiabilizar las extracciones siguientes, de modo que la herramienta se equivoca cada vez menos con las formulaciones que sueles recibir.

Casos particulares

Varios mensajes de un mismo prospecto: a veces un contacto insiste por correo y luego por Instagram. Adjunta la nueva solicitud al expediente ya abierto en lugar de crear un segundo, para mantener un historial único.

Mensaje ambiguo: si la IA duda y solo extrae parcialmente los campos, no fuerces la conversión. Responde primero al prospecto para obtener la fecha o el presupuesto que faltan y luego procesa la solicitud completada.

Mensaje fuera de tema bien redactado: una prospección comercial puede parecer una solicitud. Antes de convertir, comprueba que se menciona una fecha de evento real; si no, descártalo.

Pico de volumen: tras una feria o una campaña, Solicitudes puede llenarse de golpe. Filtra por fecha próxima para gestionar primero los eventos inminentes y luego vuelve a las solicitudes con fecha lejana.

Canal desconectado a mitad de camino: si un canal deja de mostrar sus mensajes, las solicitudes no desaparecen — esperan a la reconexión. Comprueba tus ajustes en cuanto un canal parezca silencioso.

💡 Bueno saber: una solicitud mal calificada se corrige con un clic. Tus correcciones ayudan a fiabilizar las siguientes.

Buenas prácticas

• Procesa Solicitudes al menos una vez al día: la rapidez de respuesta gana expedientes, porque el primer establecimiento en responder suele llevarse el evento.
• Prioriza las solicitudes más completas y urgentes (fecha próxima, presupuesto claro) en lugar de trabajar estrictamente por orden de llegada.
• Vincula cada solicitud a un contacto para conservar todo el historial en un solo lugar, aunque el prospecto cambie de canal.
• Corrige a la IA en cuanto detectes un error: es rápido y mejora las extracciones futuras.
• Mantén todos tus canales conectados: un canal desconectado es una fuente de solicitudes que ya no llega a la cola.
• Responde desde Solicitudes en lugar del canal original para conservar un historial completo y centralizado.

Solución de problemas

¿No se detectó una solicitud real? Causa: la IA la clasificó como mensaje vario porque la formulación era inusual. Solución: abre el mensaje y conviértelo en evento manualmente; la IA aprende de estos casos y mejora.

¿Una solicitud no aparece en Solicitudes? Causa probable: el canal en cuestión no está (o ya no está) conectado. Solución: comprueba la conexión del canal en tus ajustes y vuelve a conectarlo si hace falta.

¿Un campo extraído es siempre incorrecto? Causa: una confusión recurrente, por ejemplo un presupuesto con IVA leído como sin IVA. Solución: corrige el campo cada vez; esas correcciones repetidas son la señal más eficaz para fiabilizar la extracción.

¿La cola no se actualiza? Causa: un filtro activo oculta una parte de las solicitudes. Solución: reinicia los filtros para volver a ver toda la cola antes de concluir que hay un problema de canal.

Ejemplo concreto

El lunes por la mañana esperan 14 mensajes en Solicitudes: 9 solicitudes de evento detectadas, 5 varios. En lugar de abrir Gmail, Instagram y WhatsApp por separado, el equipo recorre una sola cola. En 20 minutos convierte 6 solicitudes en opciones, adjunta una a un expediente ya abierto para un prospecto que había insistido y programa seguimientos para las 3 inciertas a las que les faltaba fecha. Los 5 mensajes varios se declinan con un clic y Solicitudes vuelve a quedar limpia.

Otro ejemplo

Un viernes por la noche llega un mensaje de WhatsApp: «Hola, ¿disponibilidad mañana por la noche para 30 personas?». La IA detecta una solicitud, extrae 30 asistentes y una fecha al día siguiente, pero el presupuesto y el tipo de evento quedan vacíos. En lugar de dejarla dormir todo el fin de semana, el organizador la ve arriba de la cola (fecha más próxima), responde directamente desde Solicitudes para confirmar la disponibilidad y obtener el tipo de evento, y luego la convierte en opción. El mismo hilo de WhatsApp continúa dentro de Solicitudes: ningún cambio de aplicación, y el historial queda completo en el expediente.

Preguntas frecuentes

¿También llegan los mensajes personales?

La IA filtra para mostrar solo lo que parece una solicitud de evento; tú mantienes el control final y siempre puedes descartar lo que no corresponde.

¿Debo responder desde Solicitudes o desde el canal original?

Desde Solicitudes: todo está centralizado, lo que evita hacer malabares entre correo, MD de Instagram y WhatsApp y mantiene el historial completo.

¿Qué pasa si corrijo un campo extraído por la IA?

Tu corrección se conserva para ese expediente y también sirve como señal para fiabilizar las extracciones siguientes.

¿Se pierde una solicitud declinada?

No: declinar archiva el mensaje fuera de la cola activa sin eliminarlo. Mantienes Solicitudes limpia conservando el rastro del mensaje.

¿La IA puede generar un presupuesto sola?

Sí, según tus ajustes: cuando una solicitud se considera de buena calidad, la IA puede generar un presupuesto. Sigues siendo libre de revisarlo antes de enviarlo.

¿Cuántos canales puedo conectar?

Los cuatro canales — correo, Instagram, WhatsApp Business y formulario web — pueden funcionar en paralelo. Cuantos más conectes, más cubre Solicitudes todas tus fuentes de solicitudes.

¿Puedo encontrar una solicitud que ya procesé?

Sí: filtra por estado (convertida, vinculada, declinada) para mostrarla de nuevo. Nada se elimina, todo sigue siendo consultable desde Solicitudes.

¿Puedo cambiar el orden de la cola?

La cola se ordena por fecha de llegada, las más recientes arriba. Para concentrarte en lo urgente, aplica un filtro (estado, canal) en lugar de seguir el orden bruto.

Ver también

• Procesar una solicitud
• Entender la puntuación IA
• Cómo la IA califica tus solicitudes