Importar y exportar tus datos

¿Llegas con un historial — una hoja de contactos construida con paciencia, una agenda de eventos pasados y futuros, una lista de empresas clientes? Importar estos datos a Joinways te ahorra horas de reescritura y te permite empezar con tu actividad ya en marcha. Y en el sentido inverso, la exportación te mantiene al mando de tus datos en todo momento: puedes recuperarlos para tus análisis, tu contabilidad o una copia de seguridad, sin quedar nunca atrapado en la herramienta.

Este artículo detalla qué se puede importar y exportar, los formatos aceptados, cómo preparar un archivo limpio y cómo relanzar una importación tras corregirla. El objetivo: que tu primer día en Joinways parta de una base completa y no de una página en blanco.

Requisitos

• Tener una cuenta de Joinways y acceso a tu espacio de trabajo (workspace).
• Disponer de tus datos de origen en una hoja de cálculo (Excel, Google Sheets) o un archivo CSV.
• Para importar, el permiso de acceder a los Ajustes del espacio; algunas importaciones sensibles están reservadas a los administradores.
• Idealmente, una primera fila de encabezados clara en tu archivo (Nombre, Email, Teléfono, etc.) para facilitar la asociación de columnas.

Lo que aprenderás

• Importar tus contactos, tus empresas y tus eventos existentes.
• Preparar un archivo limpio para una importación sin errores.
• Asociar las columnas de tu archivo a los campos de Joinways.
• Exportar tus contactos, tus eventos y tus informes.
• Corregir y relanzar una importación parcialmente fallida.

Importar datos

La importación lee tu archivo línea por línea y crea, en Joinways, un registro por fila. Mantienes el control en cada paso: elección del tipo de datos, asociación de las columnas, y luego comprobación antes de que los registros se creen realmente.

1. Abre Ajustes y luego la sección Importar / Exportar de tu espacio de trabajo.
2. Elige el tipo de datos a importar: contactos (personas), empresas o eventos.
3. Sube tu archivo en formato CSV o Excel desde tu ordenador.
4. Asocia cada columna de tu archivo al campo de Joinways correspondiente (por ejemplo la columna « Mail » al campo Email).
5. Lanza la importación: Joinways procesa las filas y crea los registros.
6. Comprueba el resultado mostrado — el número de filas importadas y, si procede, las que se han omitido.

Preparar un archivo limpio

La calidad de la importación depende ante todo de la calidad del archivo de origen. Unos minutos de limpieza previa evitan horas de corrección después. La idea es llegar con una tabla regular, donde cada columna contenga un solo tipo de información y donde los formatos sean homogéneos.

1. Pon una fila de encabezados explícita en la primera línea (Apellido, Nombre, Email, Teléfono, Empresa, Fecha…).
2. Una información por columna: no mezcles nombre y apellido, ni ciudad y código postal, en la misma celda.
3. Homogeneiza los formatos de fecha (por ejemplo DD/MM/AAAA en todas partes) y de teléfono.
4. Elimina las filas vacías, los duplicados evidentes y los caracteres extraños.
5. Guarda en CSV (UTF-8) o en Excel antes de subir el archivo.

Exportar datos

La exportación hace el camino inverso: Joinways genera un archivo de hoja de cálculo a partir de tus registros, que descargas en pocos clics. Es útil para un análisis externo, un envío al contable, una copia de seguridad periódica o una migración.

1. Abre la lista que quieres exportar (contactos, eventos) o la sección Informes.
2. Lanza la exportación desde la sección Importar / Exportar o la acción de exportación de la lista.
3. Descarga el archivo generado en formato de hoja de cálculo.
4. Ábrelo en tu herramienta habitual para tus análisis o tu contabilidad.

Referencia: lo que se importa y se exporta

Estos son los tipos de datos admitidos y el formato esperado, con una línea sobre lo que cubre cada uno.

• Contactos (personas) — tus interlocutores: nombre, email, teléfono y datos asociados.
• Empresas — las sociedades clientes o prospectos a las que vincular tus contactos y eventos.
• Eventos — tu agenda: eventos pasados y futuros con sus fechas.
• Informes — en la exportación, tus datos agregados para análisis o contabilidad.
• Formato de importación aceptado — CSV y Excel (los formatos de hoja de cálculo habituales).
• Formato de exportación — archivo de hoja de cálculo descargable, utilizable en Excel, Google Sheets o un software contable.
• Asociación de columnas — el paso de mapeo que enlaza cada columna del archivo con el campo correcto de Joinways.
• Informe de importación — el resumen de filas importadas y omitidas mostrado al final de la importación.
• Codificación recomendada — UTF-8 para conservar acentos y caracteres especiales en los CSV.
• Copia de seguridad — la exportación sirve también de copia de respaldo independiente de la herramienta.

Cómo funciona

Durante una importación, Joinways lee el encabezado de tu archivo para proponerte una asociación de columnas, y luego recorre cada fila para crear un registro. Las filas conformes se crean; las filas con una columna obligatoria vacía o mal formateada se apartan y se señalan en el informe. No se crea ningún dato hasta que hayas validado la asociación de columnas.

En la exportación, Joinways reúne los registros de la lista o el informe elegido en un solo archivo de hoja de cálculo, respetando las columnas visibles, y luego te lo entrega para descargar.

Casos particulares

• Archivo voluminoso: divídelo en varios lotes si la importación parece lenta, manteniendo la misma fila de encabezados en cada lote.
• Duplicados: un mismo contacto presente dos veces en el archivo crea dos registros; elimina duplicados antes de importar.
• Fechas ambiguas: un formato mezclado (DD/MM y MM/DD) puede desplazar fechas de eventos; homogeneiza antes de subir.
• Columnas faltantes: si falta una columna obligatoria, la asociación falla; añádela al archivo y relanza.

💡 Consejo: haz siempre una importación de prueba con una muestra pequeña (5 a 10 filas) antes de importar todo el archivo. Así validas la asociación de columnas y los formatos sin arriesgarte a contaminar tu base con cientos de filas mal asociadas.

Buenas prácticas

• Empieza con una muestra reducida para validar la asociación y los formatos.
• Homogeneiza los formatos de fecha y de teléfono en todo el archivo.
• Comprueba los duplicados tras cada importación y límpialos si es necesario.
• Importa las empresas antes que los contactos para poder vincular estos a aquellas.
• Conserva tu archivo de origen: sirve de copia de seguridad y permite relanzar una importación corregida.

Solución de problemas

Problema: algunas filas no se han importado. Causa: una columna obligatoria está vacía o un formato es inválido en esas filas. Solución: abre el informe, corrige las filas señaladas en el archivo, y luego relanza la importación con el archivo corregido.

Problema: las columnas no se asocian correctamente. Causa: la fila de encabezados falta o es ambigua. Solución: añade encabezados explícitos en la primera línea y rehaz la asociación manualmente en el paso de mapeo.

Problema: los caracteres acentuados se muestran mal tras importar. Causa: el archivo no está codificado en UTF-8. Solución: vuelve a guardar el CSV en UTF-8 (o usa el formato Excel) y súbelo de nuevo.

Ejemplo concreto

Una sala de recepciones migra desde una hoja de Excel de 400 contactos. La responsable limpia primero el archivo (una columna Nombre, una columna Email, una columna Teléfono, eliminando duplicados), importa primero las empresas, y luego prueba la importación con 10 contactos. Validada la asociación, lanza los 400 contactos de una vez: el informe indica 396 importados y 4 omitidos por email faltante.

Corrige las 4 filas en el archivo, las reimporta, y recupera su agenda completa en Joinways en menos de un cuarto de hora.

Otro ejemplo

Al final del trimestre, el gerente exporta sus eventos para entregárselos a su contable. Desde Importar / Exportar, genera un archivo de hoja de cálculo con todos los eventos del trimestre, lo abre en Google Sheets para comprobar los importes, y luego lo envía al despacho contable.

El mismo archivo le sirve de copia de seguridad mensual: guarda una copia fechada, independiente de Joinways.

Preguntas frecuentes

¿Qué formatos de archivo se aceptan al importar?

Los formatos de hoja de cálculo habituales: CSV y Excel. Prefiere CSV en UTF-8 para conservar los acentos.

¿Qué puedo importar?

Tus contactos (personas), tus empresas y tus eventos existentes.

¿Qué puedo exportar?

Tus contactos, tus eventos y tus informes, en un archivo de hoja de cálculo descargable.

¿Cómo asocio mis columnas a los campos de Joinways?

En el paso de mapeo, enlazas cada columna de tu archivo con el campo correspondiente (Email, Teléfono, etc.).

¿Por qué no se importan algunas filas?

Porque una columna obligatoria está vacía o mal formateada en esas filas; corrígelas y relanza.

¿Debo importar las empresas antes que los contactos?

Es recomendable, para poder vincular después cada contacto a su empresa.

¿Mis datos me pertenecen?

Sí. La exportación te permite recuperar tus datos en cualquier momento, para análisis, contabilidad o copia de seguridad.

¿Puedo relanzar una importación sin crear duplicados?

Relanza solo sobre las filas corregidas del informe, y no sobre todo el archivo, para evitar recrear los registros ya importados.

Véase también

• Gestionar personas
• Gestionar empresas
• Empezar en 15 minutos