Preparar una hoja de función (BEO)

El BEO (Banquet Event Order), u hoja de función, es el documento que alinea a todos tus equipos el día del evento: quién hace qué, dónde, a qué hora, para cuántas personas. Es el puente entre la venta y la ejecución.

Donde el presupuesto describe lo que se vendió y facturó, el BEO traduce ese acuerdo comercial en una hoja de ruta operativa. Toma los servicios validados y los ordena en el tiempo y en el espacio, para que la cocina, la sala, el equipo técnico y la recepción trabajen a partir de una única referencia compartida.

Bien construido, el BEO elimina las preguntas de última hora y la improvisación: cada equipo sabe de antemano qué preparar, cuándo y para cuántos asistentes. Es la herramienta que lleva un evento de «confirmado» a «listo para ser entregado».

Requisitos

• Un evento confirmado con sus servicios (idealmente desde el presupuesto firmado).
• Un presupuesto firmado adjunto: es la fuente de los servicios, los asistentes (Pax) y los importes que el BEO traslada.
• Los datos clave rellenados: fecha, espacio reservado, número de asistentes (Pax), servicios asociados.

Lo que aprenderás

• Generar un BEO a partir de un evento confirmado
• Rellenar horarios, espacios, asistentes (Pax) y servicios
• Añadir instrucciones y contactos in situ
• Compartir el BEO en PDF con tus equipos y proveedores
• Mantener el BEO actualizado tras una enmienda

Generar el BEO

El BEO se construye a partir de un evento ya confirmado. En lugar de empezar de cero, dejas que el evento alimente la hoja: la información ya capturada en la parte de venta se traslada y solo queda ordenarla y precisarla para el terreno.

1. Abre el evento confirmado correspondiente.
2. Abre la hoja de función (BEO) asociada a ese evento.
3. Los datos clave (fecha, espacio, asistentes, servicios) se trasladan automáticamente desde el evento y el presupuesto.

Rellenar con IA

Para ahorrar tiempo, la IA puede rellenar previamente el BEO a partir del presupuesto firmado y del resumen del evento. Propone un desarrollo, reparte los servicios a lo largo del tiempo y traslada lo que conoce; tú mantienes el control para ajustar cada detalle operativo antes de difundir la hoja.

1. Lanza el rellenado previo por IA desde el BEO.
2. Revisa cada sección propuesta (horarios, espacios, servicios, instrucciones).
3. Corrige y completa los detalles que solo conoce el terreno antes de finalizar.

Rellenar las secciones

El núcleo del BEO son sus secciones: describen el evento desde el ángulo de la ejecución. Rellénalas en el orden del desarrollo para que la hoja se lea tal y como transcurrirá el día, desde la recepción hasta el fin del servicio.

1. Rellena los horarios hora a hora, de la recepción al final.
2. Precisa los espacios utilizados y su configuración.
3. Indica el número exacto de asistentes (Pax) y, si hace falta, el plano de mesas.
4. Enumera los servicios: menú, bebidas, material, proveedores.
5. Añade las instrucciones: alergias, peticiones especiales, contactos in situ.

Compartir y ejecutar

Una vez finalizado, el BEO se convierte en el documento de referencia del día. Lo descargas en PDF y lo compartes con los equipos que lo necesitan, y luego lo conservas en el expediente del evento. Si el evento cambia, vuelves a pasar por el BEO para realinearlo antes de cualquier nueva difusión.

1. Descarga el BEO en PDF para tus equipos (cocina, sala, técnica).
2. Actualízalo si el evento cambia (una enmienda puede afectar al BEO).
3. Consérvalo en el expediente del evento para la trazabilidad.

Las secciones de un BEO

Un BEO completo se organiza en torno a unas pocas secciones clave. Aquí tienes cada una y lo que describe, para que no falte nada el día del evento.

• Horarios: desarrollo hora a hora del día (recepción, cóctel, cena, fin).
• Espacios: salas utilizadas y su configuración (teatro, banquete…).
• Asistentes (Pax): número exacto de asistentes y plano de mesas si hace falta.
• Servicios: menú, bebidas, material y proveedores movilizados.
• Instrucciones: alergias, peticiones especiales y contactos in situ.

Cómo funciona

El BEO está vinculado a un evento confirmado: es su prolongación operativa. Los datos clave (fecha, espacio, asistentes, servicios) fluyen desde el evento y el presupuesto hacia la hoja, lo que evita la doble entrada y las diferencias entre lo que se vendió y lo que se ejecutará.

Una vez rellenado, el BEO se descarga en PDF para compartirlo con los equipos: cocina, sala, técnica. Se conserva en el expediente del evento, lo que garantiza la trazabilidad: siempre sabes contra qué versión se entregó el servicio.

Casos particulares

Si el evento cambia tras crear el BEO —por ejemplo mediante una enmienda al presupuesto firmado— la hoja no se actualiza de forma fiable por sí sola: conviene revisarla siempre y realinearla con la última versión validada del evento.

Si el BEO no traslada los servicios correctos, suele ser porque el presupuesto firmado no está adjunto o no está actualizado: corrige el vínculo y luego regenera o ajusta la hoja.

💡 Consejo: deja que la IA rellene el BEO a partir del presupuesto y el resumen, y luego ajusta los detalles operativos que solo conoce el terreno.

Buenas prácticas

• Parte siempre de un evento confirmado y de un presupuesto firmado actualizado antes de construir el BEO.
• Revisa el BEO tras cada enmienda para que refleje la última versión validada.
• Descarga y comparte el PDF con todos los equipos implicados (cocina, sala, técnica).
• Conserva el BEO en el expediente del evento para la trazabilidad.
• Sé explícito con las instrucciones sensibles (alergias, contactos): evitan errores el día del evento.
• Rellena los horarios en orden cronológico real: un desarrollo legible evita solapamientos entre equipos.
• Verifica los asistentes (Pax) justo antes del evento: es la cifra de la que dependen la cocina y el plano de mesas.

Solución de problemas

El BEO no muestra los servicios correctos.

— Causa: el presupuesto firmado no está adjunto al evento, o no está actualizado.

— Solución: comprueba que el presupuesto firmado está adjunto y actualizado, y luego regenera o ajusta el BEO.

El BEO ya no refleja el evento tras un cambio.

— Causa: una enmienda modificó el evento, pero el BEO no se revisó.

— Solución: reabre el BEO, compáralo con la última versión validada del evento y corrige las secciones afectadas.

Los equipos no tienen la versión correcta in situ.

— Causa: se difundió un PDF más antiguo antes de la última actualización.

— Solución: vuelve a descargar el PDF actualizado desde el BEO y redifúndelo a los equipos implicados.

Ejemplo concreto

Para un seminario de 60 personas, el BEO especifica: recepción con café a las 8:30, montaje en teatro, almuerzo buffet a las 12:30 (3 vegetarianos, 1 sin gluten), pausa a las 16:00. Los equipos saben exactamente qué preparar.

La cocina prepara el buffet y anticipa los regímenes especiales; la sala monta la configuración de teatro; la recepción sabe a qué hora recibir a los participantes. Una sola hoja, leída por todos, basta para encuadrar el día.

Otro ejemplo

Para una cena de gala de 120 asistentes, el BEO despliega un desarrollo distinto: cóctel de bienvenida a las 19:00, cena sentada en banquete a las 20:30, con un plano de mesas a respetar y un proveedor técnico para el sonido y la iluminación.

Aquí los asistentes (120) y la configuración (banquete, plano de mesas) pesan más que el horario por sí solo, y la sección de proveedores se vuelve central. El mismo documento se adapta así a eventos muy distintos manteniendo la misma lógica.

Preguntas frecuentes

¿El BEO se actualiza automáticamente tras una enmienda?

Revisa siempre el BEO tras un cambio: debe reflejar la última versión validada del evento.

¿A partir de qué se genera el BEO?

A partir de un evento confirmado y de sus servicios, idealmente desde el presupuesto firmado adjunto.

¿Puedo dejar que la IA rellene el BEO?

Sí: la IA rellena previamente el BEO a partir del presupuesto y el resumen, y luego tú ajustas los detalles operativos.

¿Cómo comparto el BEO con mis equipos?

Descárgalo en PDF y compártelo con los equipos implicados (cocina, sala, técnica).

¿Qué contiene exactamente un BEO?

Los horarios, los espacios, los asistentes (Pax), los servicios y las instrucciones del evento.

¿Por qué el BEO no muestra los servicios correctos?

Lo más habitual es que el presupuesto firmado no esté adjunto o no esté actualizado; corrígelo y luego regenera la hoja.

¿Hay que conservar el BEO tras el evento?

Sí, consérvalo en el expediente del evento para la trazabilidad.

¿Qué equipos usan el BEO el día del evento?

Principalmente la cocina, la sala y la técnica; el PDF les sirve de hoja de ruta común.

Véase también

• Preparar una hoja de función (BEO) con IA
• Crear un evento
• Enmiendas a un presupuesto firmado
• Tareas y seguimiento